Apa Itu Tempat Kerja Hybrid? Bagaimana Mengatur dan Mengelolanya

Model hybrid adalah masa depan tempat kerja.

Dengan beralihnya startup ke ruang kerja bersama dan kerja jarak jauh, ke perusahaan besar yang menawarkan opsi kerja hybrid, model kerja fleksibel menjadi lebih populer. Dorongan ke arah kerja hybrid telah menunjukkan manfaat yang signifikan bagi organisasi dan karyawan individu, seperti keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik dan penghematan biaya.

Namun, seperti hal baru lainnya, menyesuaikan diri dengan kerja hibrid melibatkan percobaan dengan proses baru. Manajemen tempat kerja hybrid yang tepat memastikan bisnis Anda berjalan lancar dan efisien. Ini membantu mengatasi tantangan di tempat kerja dan membekali Anda dengan alat dan struktur organisasi yang tepat untuk menyiapkan Anda menuju kesuksesan.

Lihat bagaimana pendekatan hibrid terkoordinasi dapat meningkatkan produktivitas dan moral karyawan secara substansial. Namun pertama-tama, mari kita mulai dengan memahami apa itu tempat kerja hybrid.

Apa itu tempat kerja hybrid?

Tempat kerja hybrid adalah lingkungan di mana karyawan bekerja dari jarak jauh dan di lingkungan kantor. Karyawan dapat bekerja dari rumah, di co-working space, atau di kantor pada hari dan waktu tertentu.

Kerja hybrid memungkinkan fleksibilitas dan manfaat yang lebih besar bagi karyawan dan pemberi kerja. Pengaturan kerja seperti itu mengurangi stres dan meningkatkan produktivitas, memungkinkan karyawan bekerja di lingkungan yang lebih nyaman dan menyenangkan.

Bagi pemberi kerja, ini mengurangi biaya overhead dan menambahkan tenaga kerja yang lebih beragam ke kumpulan bakat mereka. Meskipun penting untuk menyeimbangkan pekerjaan jarak jauh dan di kantor, ruang kerja hybrid menawarkan yang terbaik dari kedua dunia kepada karyawan dan pemberi kerja.

Manfaat tempat kerja hybrid

Dengan pandemi yang melanda, karyawan dengan cepat beralih ke pekerjaan jarak jauh dan mengalami keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik tetapi kehilangan kesempatan untuk membangun hubungan antarpribadi di tempat kerja. Pendekatan hibrida memberi mereka yang terbaik dari kedua dunia.

Meningkatkan produktivitas

Kerja hybrid meningkatkan produktivitas dan memungkinkan karyawan bekerja di tempat yang paling membuat mereka fokus dan nyaman.

Beberapa orang lebih produktif di kantor rumah mereka yang nyaman dengan sedikit gangguan. Yang lain membutuhkan keramaian dan hiruk pikuk ruang kerja atau kafe untuk merasa termotivasi. Namun yang lain membutuhkan keseimbangan keduanya untuk memecahkan kebosanan. Sederhananya, kerja hybrid terkoordinasi menawarkan opsi kerja fleksibel kepada tenaga kerja Anda yang meningkatkan produktivitas secara signifikan.

Menghemat biaya

Meskipun kerja hybrid sering dianggap berpusat pada karyawan, hal itu secara langsung menguntungkan organisasi. Cara yang paling terlihat untuk melihat dampak kerja hybrid adalah penghematan biaya. Organisasi dapat menghemat hingga 30% biaya kantor dengan model hybrid!

Dengan tim hibrid, lebih sedikit orang yang datang ke kantor setiap hari, dan beberapa mungkin bekerja dari jarak jauh secara penuh waktu. Oleh karena itu, lebih sedikit ruang yang dibutuhkan untuk orang yang bekerja secara langsung. Untuk organisasi yang lebih kecil, ruang kerja bersama dapat menghilangkan 100% biaya sewa, sementara perampingan adalah opsi untuk organisasi yang lebih besar.

Bisnis juga menghemat biaya energi seperti pemanas dan listrik. Jika lebih sedikit orang yang masuk ke kantor atau ada hari dimana tidak ada karyawan, listrik dapat dimatikan sepenuhnya. Biaya tambahan seperti pemeliharaan, asuransi, dan tunjangan perjalanan juga dapat dikurangi.

Karyawan yang membayar bensin atau transportasi umum menghemat uang dengan tidak harus bolak-balik. Mereka juga dapat menghemat makan di restoran atau memiliki babysitter, tidak lagi diperlukan di kantor pusat.

Meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja

Anda semua pernah ke sana, terjebak dalam rutinitas pekerjaan dan begitu sibuk sehingga Anda tidak punya waktu untuk makan siang atau berolahraga, apalagi menghabiskan waktu bersama keluarga atau teman. Namun dengan kemampuan untuk bekerja di mana saja, karyawan dapat memprioritaskan berbagai aspek kehidupan pribadinya, seperti tanggung jawab keluarga dan kesehatan.

Waktu yang biasanya dihabiskan untuk bepergian tanpa hadir secara fisik di kantor, disisihkan untuk mengantar anak ke sekolah atau berolahraga di pagi hari. Dengan model kerja kantor 9-ke-5 tradisional, Anda jarang memiliki kesempatan untuk mengabdikan diri pada apa yang Anda sukai dan butuhkan untuk kesehatan fisik dan mental Anda.

Tetapi dengan pilihan kerja hybrid, jika sesi yoga tengah hari diperlukan untuk menghilangkan stres, karyawan dapat memilih untuk bekerja dan menyediakan waktu untuk meditasi singkat.

Mengurangi perputaran karyawan

Keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik juga berarti kepuasan karyawan yang lebih tinggi. Melakukan apa yang Anda sukai saat bekerja dan merasa dihargai membuat Anda merasa puas. Bayangkan melihat dunia sambil melakukan pekerjaan Anda, menjalani kecintaan Anda pada perjalanan tanpa membahayakan stabilitas keuangan.

Fleksibilitas mengarah pada kepuasan yang lebih besar karena berbagai alasan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk bekerja di lingkungan di mana mereka merasa paling nyaman. Selain itu, dalam model hybrid, pekerjaan sering dinilai berdasarkan kualitas daripada kuantitas, sehingga mengurangi tekanan yang tidak perlu dari jam kerja yang panjang. Ini memotivasi karyawan untuk berbuat lebih baik dan mendorong loyalitas.

Jam kerja yang fleksibel dan pekerjaan yang tidak bergantung pada lokasi merupakan parameter yang menentukan bagi banyak orang, terutama karyawan yang lebih muda, saat memilih perusahaan. Ketika karyawan senang, mereka memilih untuk tetap tinggal. Ini mengurangi perputaran karyawan dan menarik karyawan baru.

Menciptakan tim yang beragam

Organisasi campuran dapat berkembang secara global tanpa batasan geografis yang menentukan lokasi tim mereka. Anda dapat mengakses kandidat terbaik di seluruh dunia karena kumpulan perekrutan terbuka di seluruh dunia.

Ini juga membawa perspektif berbeda ke dalam percakapan, merangsang inovasi dan kreativitas. Model yang fleksibel juga membuka peluang bagi penyandang disabilitas yang tidak bisa hadir secara fisik di kantor. Mereka yang tadinya tidak bisa bekerja di kantor fisik sekarang bisa melakukannya.

Kerja hybrid berkontribusi pada keragaman yang lebih besar dengan memungkinkan lebih banyak perempuan memasuki dunia kerja. Banyak wanita memiliki tanggung jawab keluarga yang mencegah mereka mengejar karir, seperti mengasuh anak.

Namun bekerja dari mana saja memungkinkan perempuan dalam posisi ini untuk mengurus keluarganya (sambil tetap bekerja). Misalnya, seorang ibu bekerja yang tidak lagi harus bolak-balik ke kantor memiliki lebih banyak waktu untuk mengantar anaknya ke sekolah.

Tantangan tempat kerja hybrid

Meskipun tempat kerja hybrid menawarkan banyak manfaat, mereka bukannya tanpa tantangan, terutama dalam hal manajemen. Memimpin tim yang tidak Anda temui setiap hari di berbagai zona waktu dan lokasi dapat menjadi tantangan bahkan bagi pemimpin dan manajer terbaik.

Bias produktivitas

Kita sering berkata, "Di luar pandangan, di luar pikiran." Sayangnya, tidak demikian halnya dengan tempat kerja hybrid. Karena "bias produktivitas", ketika manajer tidak secara fisik melihat tim mereka, mereka yakin pekerjaan tidak akan selesai.

Meskipun hal ini sering salah, bagi manajer tradisional, bias ini menyebabkan ketidakpercayaan terhadap pekerja jarak jauh. Dalam hal pekerjaan hybrid, produktivitas tidak dapat diukur dengan berapa jam yang dihabiskan di kantor. Mengukur produktivitas merusak budaya perusahaan dan peluang untuk berhasil menerapkan tempat kerja hybrid.

Mengelola ruang

Ide inti dari hybrid work adalah karyawan hanya datang ke kantor pada hari-hari tertentu saja. Namun, hal ini menimbulkan tantangan saat tim perlu bekerja sama secara langsung atau saat ruang kantor hanya dapat menampung setengah dari tim sekaligus.

Mengelola ruang bisa jadi sulit saat Anda menjalankan organisasi hibrid. Setiap karyawan yang datang ke kantor membutuhkan tempat kerja yang nyaman, dan tim membutuhkan ruang untuk berkolaborasi.

Mengkoordinasikan pekerjaan secara langsung (dan jarak jauh).

Di tempat kerja hybrid, tidak hanya ruang yang harus dikelola, tetapi juga waktu. Manajer perlu tahu siapa yang bekerja dari rumah dan kapan. Organisasi hibrid sering menggunakan "waktu fleksibel", yang memungkinkan karyawan bekerja saat mereka paling produktif di siang hari.

Namun, mengoordinasikan jam kerja tidaklah mudah. Kapan setiap anggota tim akan bekerja? Kapan mereka akan bekerja dari rumah? Kapan mereka bebas pergi ke kantor? Anda harus memperhitungkan banyak faktor.

Mempertahankan koneksi dan budaya tempat kerja

Mungkin sulit untuk terhubung dan menciptakan budaya kebersamaan ketika tim tersebar di berbagai wilayah geografis dan zona waktu. Manusia secara alami membentuk hubungan dan koneksi dengan orang-orang yang dekat dengan mereka. Kerja jarak jauh dapat membuat Anda merasa terputus dari tim atau organisasi.

Sebuah artikel oleh Harvard Business Review menjelaskan bagaimana memiliki teman di tempat kerja meningkatkan hasil bisnis, jadi memprioritaskan koneksi memiliki dampak bisnis yang nyata. Demikian pula, budaya dibangun melalui pengalaman bersama. Dan meskipun hal ini dapat terjadi secara virtual, sulit untuk membuat dan memeliharanya.

Cara mengatasi tantangan tempat kerja hybrid

Tujuan teknologi dan organisasi membantu tim berkembang di tempat kerja hybrid. Apakah meningkatkan keterampilan manajer atau menerapkan perangkat lunak manajemen tempat kerja hybrid, tips ini akan membantu bisnis hybrid Anda berjalan dengan lancar.

Latih manajer untuk tempat kerja hybrid

Memimpin tim hybrid adalah pengalaman baru bagi banyak manajer. Secara khusus, mereka yang sudah lama berorganisasi mungkin berakar pada cara tradisional dan perlu belajar memimpin tim dalam konteks baru ini. Sama seperti Anda akan membantu karyawan baru memperoleh keterampilan yang akan menguntungkan perusahaan Anda, Anda melatih para manajer untuk beroperasi di tempat kerja hybrid.

Laporan Penasihat HSM menunjukkan bahwa manajer harus mengurangi ketegangan yang muncul di tempat kerja campuran, seperti "presenteeism versus performance." Untuk menghindari bias, manajer harus mengevaluasi anggota timnya berdasarkan kinerja aktual daripada waktu yang dihabiskan di kantor, yang tidak lagi menjadi ukuran produktivitas.

Laporan tersebut juga menyarankan banyak keterampilan yang harus diperoleh manajer yang baik, seperti "keterampilan orang" dan "keterampilan kepemimpinan yang berfokus pada kinerja". Pelajari lebih lanjut tentang cara membuat budaya kerja hybrid yang sukses.

Gunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan

Dengan inovasi dalam teknologi kerja hibrid, Anda dapat mengatasi setiap rintangan saat bertransisi ke perusahaan yang lebih gesit menggunakan berbagai platform perangkat lunak.

Meningkatkan komunikasi sinkron

Sebelum dunia beralih ke pekerjaan jarak jauh, banyak platform komunikasi membantu meningkatkan komunikasi sinkron – ketika tidak semua orang hadir di tempat yang sama pada waktu yang sama. Konferensi video memungkinkan tim untuk terhubung lintas negara atau dunia, dan platform obrolan mengaktifkan pengiriman pesan instan tanpa menunggu tanggapan email atas pertanyaan atau permintaan sederhana.

Fokus pada jadwal hybrid

Perangkat lunak penjadwalan karyawan memungkinkan karyawan untuk memesan saat mereka berada di kantor, bekerja dari jarak jauh, atau di zona waktu yang berbeda. Manajer kemudian dapat dengan cepat menentukan hari mana yang terbaik untuk pertemuan tatap muka. Ini menyelamatkan manajer dari meninjau jadwal setiap orang secara individual dan mengkonsolidasikan informasi penjadwalan.

Kelola ruang

Naiknya harga real estat dan energi membutuhkan ruang kantor untuk dioptimalkan atau dikurangi. Perangkat lunak manajemen ruang membantu mengumpulkan informasi tentang penggunaan ruang kantor, seperti berapa banyak orang yang datang setiap hari dan pada hari apa lebih banyak orang dapat dilihat.

Data ini menunjukkan bahwa Anda mungkin tidak memerlukan ruang sebanyak yang Anda pikirkan sebelumnya, membantu Anda mengurangi ukuran bisnis Anda. Ini juga dapat menunjukkan bahwa hanya sedikit orang yang datang ke kantor pada hari-hari tertentu, memungkinkan Anda untuk mematikan dan menghemat tagihan energi. Selain itu, manajer kantor dapat memastikan bahwa setiap orang mendapatkan ruang yang mereka butuhkan pada hari yang mereka inginkan.

Ya untuk dipercaya, tidak untuk manajemen mikro

Salah satu tantangan manajemen utama di tempat kerja hybrid adalah membangun kepercayaan antara pemimpin, karyawan, dan rekan kerja, meskipun mereka belum pernah bertemu secara langsung.

Untuk dapat membangun kepercayaan itu, hindari manajemen mikro. Seperti disebutkan sebelumnya, manajer mungkin melihat produktivitas goyah ketika mereka tidak melihat beban kerja tim mereka. Tetapi percayakan mereka untuk menyelesaikan pekerjaan alih-alih mencoba mendapatkan kembali kendali dengan mengarahkan kursor ke setiap karyawan.

Mengukur kesuksesan di tempat kerja hybrid bukanlah tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk melakukan pekerjaan dan lebih banyak tentang hasil yang sebenarnya. Dan seringkali, ketika karyawan dapat mengeksplorasi, berpikir, dan berkreasi tanpa tekanan manajemen mikro, mereka mencapai hasil yang lebih baik.

Rangkullah orang-sentrisitas

Untuk menghilangkan kurangnya koneksi antara karyawan jarak jauh, Anda perlu merangkul orang-sentris. Tapi apa artinya? Itu berarti memprioritaskan orang-orang Anda dan kesejahteraan mereka di semua aspek organisasi Anda. People-centricity dapat mengambil banyak bentuk, tetapi mari kita bicara tentang beberapa.

Misalnya, tawarkan kesempatan kepada kolega untuk bertemu langsung. Tergantung pada model kerja perusahaan Anda, ini mungkin kurang lebih diperlukan. Misalkan Anda memimpin tim global yang sangat terdistribusi. Dalam hal ini, mensubsidi pertemuan dengan anggota tim atau mengatur pertemuan di seluruh perusahaan sangat penting untuk membangun komunitas dan koneksi.

Menjadi human-centric juga bisa berarti lebih melibatkan tim dalam pengambilan keputusan. Baik itu sesederhana memilih hari untuk bertemu langsung atau serumit menyusun strategi untuk tahun depan, mengizinkan setiap orang untuk berpartisipasi menciptakan budaya inklusivitas yang terkadang hilang saat beberapa anggota tim bekerja dari jarak jauh.

Kerja hybrid meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan, sehingga bisnis Anda akan mendapatkan keuntungan jika Anda mengambil kesempatan untuk mencobanya. Ingatlah bahwa pengorganisasian dan koordinasi di tempat kerja hybrid dengan alat dan manajemen yang tepat adalah kunci untuk memaksimalkannya.

Apakah koordinasi berarti mengadopsi perangkat lunak atau melakukan pendekatan yang berpusat pada orang, langkah-langkah ini diperlukan untuk memastikan kesuksesan.

Berinvestasi dalam kesejahteraan karyawan Anda

Karyawan yang bekerja di lingkungan hybrid lebih terlibat, produktif, dan lebih bahagia daripada rekan mereka di tempat kerja tradisional.

Menawarkan fleksibilitas untuk bekerja dari rumah dapat memastikan bahwa karyawan menemukan keseimbangan yang lebih baik antara karier dan kehidupan pribadi mereka, yang mengarah pada peningkatan moral dan kepuasan kerja yang lebih tinggi. Tidak mengherankan jika banyak perusahaan beralih ke tempat kerja hybrid – tentu masuk akal untuk berinvestasi dalam kesejahteraan karyawan mereka.

Karyawan yang terlibat merasa lebih baik dan bekerja lebih baik di tempat kerja. Inilah panduan praktik terbaik Anda untuk keterlibatan karyawan dan cara melakukannya secara strategis.