Hibrida, Fisik, atau Virtual: Seperti Apa Seharusnya Acara Anda?

Jika Anda menghadiri suatu acara dalam beberapa tahun terakhir, Anda merasa ada sesuatu yang berubah. Acara berubah dari dibatalkan tanpa batas waktu ke jarak jauh ke hibrida menjadi tatap muka dengan opsi hibrida dan jarak jauh. Rollercoaster harapan dan peraturan telah banyak, terutama untuk bisnis yang bergantung pada peristiwa untuk mendorong prospek.

Pada Q4 tahun 2020, tingkat pembatalan pameran B2B adalah 97,9%. Dalam setahun, pada Q4 tahun 2021, tingkat pembatalan turun menjadi 12,5%. Jadi, sementara semua orang beradaptasi dengan dunia virtual, penurunan signifikan ini menggambarkan bahwa orang-orang siap untuk siaran langsung lagi dan beradaptasi dengan "kenormalan baru."

Orang-orang berinvestasi dalam perjalanan ke acara langsung meskipun harga gas dan tiket pesawat naik. Ada permintaan terpendam untuk koneksi, tetapi standar dan harapannya berbeda dari sebelumnya. Dua tahun terakhir telah mengubah cara peserta melihat acara, dan standar ROI untuk pemasaran acara lebih tinggi dari sebelumnya.

Di sini, di Zen Media, kami melakukan banyak pemasaran acara untuk klien kami. Apakah mereka menghadiri pameran dagang dan perlu tahu bagaimana memanfaatkan pengalaman itu sepenuhnya, atau mereka menyelenggarakan acara mereka sendiri untuk pertama kalinya, kami telah membimbing mereka melalui prosesnya. Faktanya, presiden kita Stephanie Chavez adalah salah satu dari 1% pemasar acara teratas dunia!

Tapi barnya lebih tinggi sekarang. Orang-orang lebih protektif terhadap waktu mereka; mereka menginginkan koneksi dan pengalaman baru—bukan hanya ilusi. Mereka menginginkan fleksibilitas dan kesenangan.

Jadi, bagaimana bisnis dapat memutuskan acara seperti apa yang akan direncanakan? Dan bagaimana mereka dapat memenuhi (dan melampaui) harapan konsumen yang baru? Lihat kriteria di bawah ini dan lihat apakah Anda akan mendapat manfaat paling besar dari acara hibrida, virtual, atau tatap muka!

Anda memerlukan acara hybrid jika…

Anda ingin meningkatkan jangkauan dan fleksibilitas Anda.

Menyelenggarakan acara hibrida memberi merek jangkauan dan fleksibilitas tertinggi untuk mengakomodasi peserta baik secara fisik maupun virtual. Acara tatap muka akan selalu memiliki batas atas berapa banyak orang yang dapat hadir. Tetapi mengundang peserta virtual berarti langit adalah batasnya.

Menyelenggarakan acara gabungan juga berarti meningkatkan aksesibilitas merek dan konten Anda. Semakin mudah diakses konten Anda, semakin beragam audiens Anda. Dan dengan 40% keanggotaan LinkedIn mengubah jabatan, senioritas, dan industri setiap empat tahun, sangat penting bagi merek untuk menjangkau melampaui ceruk pasar mereka. Seseorang di bidang yang berdekatan dengan minat pada industri Anda mungkin tidak mengeluarkan uang dan waktu untuk pergi ke acara fisik, tetapi mereka dapat bergabung dengan sesi virtual saat istirahat makan siang atau mendengarkan tayangan ulang sesi yang direkam.

Menyelenggarakan acara hybrid berarti potensi jangkauan yang sangat besar. Tetapi seperti yang dikatakan Paman Ben, “Dengan jangkauan yang besar, datanglah tanggung jawab yang besar.” (Atau semacam itu.)

Anda dapat memberikan pengalaman yang lengkap baik untuk peserta secara langsung maupun virtual.

Dalam survei terhadap lebih dari 200 pemasar di seluruh dunia, Forrester menemukan bahwa 58% responden setuju bahwa “semua acara pemasaran B2B unggulan akan menjadi hibrida dalam dua tahun.” Namun penting untuk diingat bahwa hybrid tidak hanya berarti menyiarkan langsung acara tatap muka Anda. Acara hibrid sejati menawarkan pengalaman penuh bagi peserta secara langsung dan virtual dan bahkan menyediakan beberapa cross-over dalam hal penggunaan teknologi. Peserta tatap muka bahkan mungkin memiliki kesempatan untuk berjejaring dengan peserta virtual, dan teknologi yang digunakan akan inklusif untuk audiens Anda—tidak peduli bagaimana mereka menghadiri acara tersebut. Acara hybrid menuntut integrasi tanpa batas antara audiens langsung dan virtual.

Sayangnya, ini tidak terjadi di banyak acara hybrid, dengan 39% dari peserta virtual mengatakan mereka tidak merasa diikutsertakan. Tetapi acara hibrida adalah pilihan yang sangat baik jika Anda berkomitmen untuk memberikan pengalaman acara secara keseluruhan untuk semua peserta—dan memiliki cara kreatif untuk melakukannya.

Anda ingin meningkatkan nilai sebelum dan sesudah acara.

Pikirkan tentang pemasaran acara Anda dalam hal pra, selama, dan pasca acara. Sementara semua orang terpaku untuk membuat acara itu sempurna, apa yang Anda lakukan untuk pemasaran sebelum dan sesudah acara terkadang dapat melebihi acara yang sebenarnya. Faktanya, 86% B2B melihat ROI positif dari acara gabungan mereka hingga tujuh bulan setelah tanggal acara. Menciptakan buzz sebelum acara dan kemudian menggunakan pemasaran pasca-acara untuk menindaklanjuti percakapan yang bermakna—dengan prospek, rekan industri, dan media—dapat membuat perbedaan besar dalam kesuksesan perusahaan Anda secara keseluruhan.

Anda membutuhkan acara fisik jika…

Anda menyampaikan informasi yang kompleks.

Tentu, menyampaikan pesan menarik tentang informasi kompleks dalam pengaturan virtual adalah mungkin. Tetapi ketika berbicara tentang benar-benar menjalin hubungan dengan audiens Anda dan memahami minat dan kebutuhan mereka, tidak ada yang mengalahkan komunikasi langsung. Jika Anda menyelenggarakan konferensi dan mempresentasikan penelitian terbaru dan terhebat Anda, memiliki presentasi yang dinamis dan interaktif pasti akan menyampaikan maksud Anda lebih baik daripada layar.

Jadi, jika Anda ingin audiens Anda terlibat secara aktif, memahami sepenuhnya kompleksitas dari apa yang Anda katakan, acara langsung—dan mungkin bahkan kerumunan yang lebih kecil—adalah taruhan terbaik Anda.

Anda ingin fokus membangun koneksi.

Forrester menemukan bahwa 67% responden merasa tertantang untuk berhasil memberikan peluang jaringan di lingkungan virtual. Sementara teknologi pemasaran acara virtual mencakup kotak obrolan, jajak pendapat, tanya jawab langsung, dan banyak lagi, masih ada ruang besar untuk perbaikan di bidang jaringan peserta. Jadi, jika tujuan utama acara Anda adalah untuk menciptakan peluang jaringan yang kaya dan ruang untuk kolaborasi dan eksplorasi, maka acara fisik adalah pilihan terbaik Anda.

Anda punya waktu untuk mendedikasikan untuk perencanaan.

Merencanakan acara fisik adalah pekerjaan besar. Diperlukan ratusan orang, ribuan jam, dan bahkan lebih banyak dolar untuk mengadakan acara langsung besar yang sukses seperti konferensi, lokakarya, peluncuran produk, dan acara jejaring. Tetapi jika Anda memiliki tim, waktu, dan sumber daya untuk menyelenggarakan acara yang mencapai tujuan Anda, melibatkan audiens Anda, dan memajukan industri Anda, maka panggung adalah milik Anda!

Anda memerlukan acara virtual jika…

Anda menyampaikan konten yang lebih singkat.

Kelelahan acara virtual adalah nyata, dan 45% penyelenggara acara virtual telah memilih acara multi-hari yang lebih pendek untuk mengatasi kelelahan. Selain itu, pemirsa virtual menghargai konten yang lebih pendek dan lebih mirip acara talk show. Rata-rata peserta virtual hanya menonton 68% sesi virtual lebih dari 20 menit. Jadi, semakin ringkas konten Anda—hingga 20 menit—semakin banyak keterlibatan yang mungkin Anda miliki untuk keseluruhan acara Anda.

Sebagai konten digital, Anda terkadang bersaing dengan pesta Netflix terbaru atau permainan olahraga yang tidak ingin mereka lewatkan. Buat konten Anda cukup panjang untuk menarik tetapi cukup pendek untuk menarik perhatian mereka.

Anda memiliki anggaran terbatas dan/atau Anda kekurangan waktu.

Acara fisik bisa datang dengan label harga yang lumayan. Sementara acara hibrida dapat menguranginya, acara virtual tidak diragukan lagi merupakan pilihan termurah. Anda tentu saja akan memiliki biaya yang terkait dengan perencanaan dan promosi: menyewa pemasar dan perencana acara—jika Anda tidak memilikinya di tim internal Anda—memilih platform hosting virtual, mengembangkan dan mengelola jadwal, mengoordinasikan pembicara, dan lagi. Tetapi jika Anda menyelenggarakan acara hibrida atau fisik, Anda akan memiliki semua biaya itu dan kemudian beberapa.

Acara virtual membutuhkan lebih sedikit waktu untuk merencanakan, mempromosikan, dan mengeksekusi daripada acara hybrid atau fisik. Pemasar acara melaporkan bahwa, untuk acara virtual kecil, mereka hanya membutuhkan antara tiga dan enam minggu untuk mempromosikan acara dengan sukses.

Dan lebih murah dan lebih cepat tidak berarti “kurang dari.” Merek besar masih menggunakan sepenuhnya acara virtual, dan acara virtual dapat menjadi batu loncatan untuk hal-hal yang lebih besar dan mendukung acara perusahaan lainnya sepanjang tahun. Merek tidak pernah bisa benar-benar melampaui nilai acara virtual.

Anda ingin membangun komunitas.

Jenis peluang jaringan terbaik untuk bisnis dengan anggaran kecil atau yang baru mengenal industri adalah acara berbiaya rendah dan bernilai tinggi. Terbukti bahwa peserta acara virtual mencari jenis pengembangan koneksi dan peluang jaringan yang disediakan secara langsung, tetapi mereka menginginkannya dengan cara yang berbeda. Anda dapat mulai membangun komunitas di industri Anda dengan mengadakan acara yang lebih kecil—bahkan mungkin gratis untuk dihadiri atau hanya dengan undangan pada awalnya. Jaringan bisnis pelengkap yang tumbuh bersama bisa menjadi sangat kuat.

Tidak peduli jenis acara yang Anda rencanakan, penting untuk menjaga audiens Anda di pusat upaya Anda. Beri tahu kami acara apa yang Anda selenggarakan atau hadiri tahun ini di media sosial! Dan jika Anda mencari seseorang untuk meningkatkan pemasaran acara Anda? Mencapai.