Bagaimana Merencanakan Implementasi HubSpot yang Sukses

Perencanaan yang tepat sangat penting untuk keberhasilan penerapan HubSpot.

Dengan mendedikasikan waktu untuk memetakan proses implementasi secara cermat dan menyelaraskannya dengan tujuan mereka, bisnis dapat memastikan bahwa mereka sepenuhnya memanfaatkan fitur dan fungsi canggih yang ditawarkan HubSpot.

Fase perencanaan ini melibatkan penetapan tujuan dan sasaran yang jelas, mengidentifikasi pemangku kepentingan utama, memetakan alur kerja, dan menetapkan jadwal pelaksanaan.

Rencana yang matang memungkinkan bisnis memaksimalkan manfaat HubSpot dan menyederhanakan upaya pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan mereka.

Dalam postingan ini, kami akan memberi Anda peta jalan untuk membantu pelanggan baru HubSpot berhasil dalam proses orientasi mereka.

Mengapa HubSpot adalah solusi front and back office yang lengkap

HubSpot berfungsi sebagai hub terpusat untuk pemasaran, penjualan, layanan, dan operasi. Ini memungkinkan Anda mengelola dan mengoptimalkan setiap aspek keterlibatan pelanggan. Dengan menawarkan berbagai fungsi, hal ini menjadi sangat diperlukan bagi perusahaan yang mencari pendekatan terpadu.

Salah satu fitur yang menonjol adalah kemampuannya untuk menyelaraskan sistem dan aplikasi, sehingga menciptakan ekosistem operasional yang kohesif. Hal ini sangat bermanfaat bagi bisnis yang ingin memusatkan strategi mereka, memastikan efisiensi dan keseragaman departemen.

Di kantor depan, HubSpot unggul dengan kemampuan CRM, pemeliharaan otomatis, manajemen konten, perolehan prospek (melalui formulir dan pop-up), media sosial, alat SEO, dan chatbots. Komponen-komponen ini meningkatkan hubungan pelanggan dan mengoptimalkan konversi prospek dan perolehan pendapatan.

Back office juga diberdayakan melalui fungsi HubSpot.

Analisis data diperkaya dengan fitur pelaporan yang dapat disesuaikan, sementara otomatisasi alur kerja menjadi lebih cerdas berkat logika percabangan dan sistem penilaian. Alat back-office lainnya mencakup analitik, CPQ, pemodelan atribusi pendapatan tingkat lanjut, dan manajemen saluran yang lancar.

Platform komprehensif ini memposisikan bisnis Anda untuk ketangkasan operasional, memberikan pengalaman pelanggan yang lancar di semua titik kontak. Menyatukan fungsionalitas front-office dan back-office dalam platform yang ramah pengguna menawarkan keuntungan signifikan dalam lanskap bisnis yang kompleks saat ini.

Pentingnya strategi dengan implementasi HubSpot

Untuk memastikan keberhasilan implementasi HubSpot, prioritaskan strategi dengan menetapkan tujuan yang jelas.

Merumuskan indikator kinerja utama (KPI) menggunakan sasaran SMART - spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu. Pendekatan ini memastikan tujuan didasarkan pada hasil yang dapat dicapai. Tetapkan tolok ukur berdasarkan data untuk membuat keputusan yang tepat dan menyesuaikan strategi.

Perencanaan yang berpusat pada pelanggan juga sama pentingnya. Selaraskan fitur HubSpot dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Hal ini memaksimalkan dampak platform sebagai perpanjangan dari strategi keterlibatan pelanggan Anda.

Menggabungkan KPI berbasis data dan pemanfaatan fitur yang disesuaikan dengan pelanggan menciptakan landasan yang kuat untuk implementasi HubSpot yang bermanfaat, mendorong pertumbuhan dan profitabilitas yang berkelanjutan.

Sumber: SmartBug Media

Alokasi sumber daya: tim dan anggaran

Saat mengalokasikan sumber daya untuk implementasi HubSpot, mengevaluasi kompetensi tim Anda sangatlah penting. Ini bukan hanya tentang jumlah orang tetapi juga keahlian unik mereka.

Apakah mereka mahir dalam analisis data? Apakah mereka memahami pemetaan perjalanan pelanggan atau memiliki keahlian dalam pembuatan konten? Penilaian kemampuan yang terperinci ini akan membantu Anda menetapkan peran secara efektif, memastikan keunggulan, bukan sekadar mengisi posisi.

Penganggaran juga sama pentingnya dalam alokasi sumber daya. Cetak biru keuangan harus melampaui biaya perizinan di muka. Seiring berkembangnya platform, Anda juga harus mempertimbangkan biaya pelatihan tim Anda, baik pada tahap awal maupun untuk pendidikan berkelanjutan.

Selain itu, antisipasi integrasi alat atau layanan tambahan, yang mungkin memerlukan biaya berlangganan tersendiri dan memerlukan keterampilan khusus untuk menerapkannya.

Alokasi sumber daya yang efisien adalah hasil perencanaan strategis, dengan mempertimbangkan kedalaman keterampilan dalam tim Anda dan investasi finansial yang diperlukan.

Pendekatan komprehensif ini tidak hanya memastikan keberhasilan penerapan HubSpot tetapi juga memfasilitasi pertumbuhan yang terukur dan memaksimalkan ROI.

Audit teknis dan pemeriksaan kompatibilitas sebelum implementasi HubSpot

Sebelum memulai implementasi HubSpot, penting untuk melakukan audit teknis. Audit ini berfungsi sebagai pos pemeriksaan untuk meninjau tumpukan teknologi Anda saat ini.

Buat daftar semua alat perangkat lunak yang digunakan dan rujuk silang dengan daftar platform yang kompatibel dari HubSpot. Alat seperti Salesforce, WordPress, dan Google Analytics terintegrasi secara mulus dengan HubSpot. Ratusan aplikasi memiliki integrasi bawaan yang saat ini dapat Anda akses melalui Sinkronisasi Data Operations Hub.

Namun, penting untuk mewaspadai potensi ketidakcocokan. Sistem yang ketinggalan jaman atau dipesan lebih dahulu mungkin tidak berfungsi dengan baik dengan HubSpot. Mengidentifikasi hambatan-hambatan ini sejak awal akan menghemat waktu dan sumber daya. Ketidakcocokan dapat mengakibatkan kesalahan migrasi data, kesenjangan fungsionalitas, atau gangguan dalam pengoperasian sehari-hari.

Setelah tantangan-tantangan ini teridentifikasi, buatlah strategi untuk mencari solusinya. Hal ini mungkin melibatkan pembaruan sistem lama atau memanfaatkan integrator pihak ketiga untuk menjembatani kesenjangan tersebut. API HubSpot memberikan peluang untuk integrasi khusus, memungkinkan Anda menyesuaikan platform dengan kebutuhan unik Anda.

Dengan memberikan perhatian pada audit teknis dan kompatibilitas, Anda meminimalkan risiko dan memastikan kelancaran implementasi HubSpot, memungkinkan Anda memanfaatkan sepenuhnya kemampuan platform sejak awal.

Menyusun garis waktu implementasi

Saat merencanakan implementasi HubSpot, salah satu keputusan awal yang akan Anda hadapi adalah apakah akan mengambil pendekatan bertahap atau langsung menggunakan strategi sekaligus. Setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Dengan pendekatan bertahap, Anda dapat meluncurkan fitur HubSpot secara bertahap. Mulailah dengan menerapkan fungsi inti yang penting bagi bisnis Anda, lalu secara bertahap perkenalkan fitur yang lebih canggih.

Pendekatan ini meminimalkan gangguan dan memungkinkan tim Anda beradaptasi dengan sistem baru seiring waktu. Namun, mungkin diperlukan waktu lebih lama untuk sepenuhnya menyadari manfaat HubSpot, dan mengelola beberapa fase peluncuran dapat mempersulit manajemen proyek.

Di sisi lain, pendekatan sekaligus melibatkan penerapan semua fitur secara bersamaan. Ini seringkali lebih cepat dan memungkinkan Anda memanfaatkan kemampuan penuh HubSpot lebih cepat. Namun, hal ini bisa berisiko jika tim Anda tidak cukup siap, sehingga berpotensi menyebabkan kemunduran dan waktu henti yang lebih lama.

Mempertimbangkan pro dan kontra ini, Anda harus menyesuaikan jadwal implementasi Anda.

Dengan menyusun strategi pencapaian ini secara cermat, Anda dapat mengembangkan peta jalan yang selaras dengan sumber daya dan tujuan bisnis yang tersedia. Hal ini menjamin bahwa setiap anggota tim mendapat informasi yang cukup tentang apa yang harus diantisipasi dan tanggung jawab terkait mereka di setiap tahap.

Jika ini adalah pertama kalinya Anda, salah satu pendekatan paling efektif untuk memastikan keberhasilan orientasi adalah berkolaborasi dengan salah satu dari banyak mitra HubSpot berpengalaman dengan pengetahuan khusus, keahlian lokal, dan pengalaman implementasi HubSpot selama bertahun-tahun.

Menciptakan jadwal implementasi yang efektif memerlukan keseimbangan antara strategi dan kemampuan beradaptasi. Pilihan Anda antara pendekatan bertahap dan strategi sekaligus akan berdampak signifikan pada seberapa cepat Anda dapat memanfaatkan kemampuan HubSpot dan seberapa lancar transisi tim Anda.

Berikut adalah contoh rencana:

Sumber: SmartBug Media

Migrasi dan integritas data

Langkah pertama dalam memastikan keberhasilan migrasi data ke HubSpot melibatkan pengambilan pendekatan berbasis data untuk mengevaluasi data Anda yang ada.

Sebelum migrasi, lakukan audit menyeluruh terhadap aset data Anda saat ini. Identifikasi kumpulan data mana yang penting untuk operasi bisnis, termasuk informasi pelanggan, data penjualan historis, proses otomatisasi, dan analisis pemasaran.

Pastikan data ini dibersihkan dan diatur dalam format yang kompatibel dengan HubSpot. Tujuannya adalah untuk memastikan Anda memigrasikan data berkualitas, sehingga meletakkan dasar yang kuat untuk analisis dan pengambilan keputusan di masa depan.

Aspek penting lainnya adalah memetakan bagaimana bidang data Anda yang ada akan selaras dengan struktur data HubSpot. HubSpot menawarkan berbagai bidang khusus, jadi penting untuk memetakan bidang data Anda yang ada ke bidang khusus ini.

Langkah ini sangat penting untuk menjaga integritas data, karena data yang dipetakan dengan buruk dapat mengakibatkan gangguan fungsional dan analisis yang salah representasi.

Jika Anda memiliki data kotor, pertimbangkan untuk membersihkannya menggunakan layanan seperti Incycle, Dedupely, atau Import2. Selain itu, pertimbangkan untuk menjalankan semua email Anda melalui layanan validasi email untuk menghindari memasukkan data sampah ke dalam sistem Anda.

Sekarang, mari kita bicara tentang proses migrasi sebenarnya. Baik Anda melakukannya secara manual atau menggunakan layanan pihak ketiga, penting untuk mempertimbangkan hal berikut untuk memastikan integritas data:

• Cadangkan data Anda : Selalu simpan cadangan data Anda yang ada untuk mengurangi risiko yang terkait dengan kehilangan data selama proses migrasi.
• Uji coba : Sebelum migrasi penuh, jalankan sejumlah kecil data untuk memastikan semuanya ditransfer secara akurat dan berfungsi sebagaimana mestinya. Langkah ini membantu Anda mengidentifikasi masalah apa pun sebelum menjadi masalah besar.
• Validasi dan verifikasi : Setelah migrasi, pemeriksaan menyeluruh harus dilakukan untuk memvalidasi bahwa semua data telah ditransfer dengan benar dan lengkap. Ini juga merupakan waktu untuk memperbaiki segala perbedaan atau kesalahan yang mungkin terjadi selama migrasi.
• Pantau konsistensi : Pasca migrasi, tetap waspada dalam memantau data secara terus menerus untuk memastikan data tetap konsisten dan akurat. Setiap perbedaan harus ditandai dan segera diatasi untuk memastikan sistem HubSpot Anda tetap dapat diandalkan.
• Kontrol akses : Menerapkan kontrol akses yang tepat untuk membatasi siapa yang dapat mengedit atau mengubah kumpulan data. Hal ini menjaga data Anda tetap aman dan menjaga integritasnya dengan membatasi potensi perubahan atau penghapusan yang tidak disengaja.

Dengan mengikuti praktik terbaik ini, Anda memastikan bahwa data Anda tidak hanya dimigrasikan dengan aman tetapi juga tetap menjadi bagian integral, menyiapkan landasan untuk analisis yang andal dan pengambilan keputusan yang tepat.

Alur kerja pemasaran, penjualan, dan otomatisasi kesuksesan pelanggan

Untuk memulainya, kunci alur kerja yang efektif adalah menyesuaikannya secara tepat dengan tujuan Anda.

Misalnya, jika sasaran utama Anda adalah retensi pelanggan, fokuslah pada rangkaian email otomatis yang membina pelanggan yang sudah ada, memberikan rekomendasi yang dipersonalisasi, dan meminta umpan balik pasca pembelian.

Untuk menghasilkan prospek, alur kerja dapat dipicu oleh tindakan tertentu di situs web Anda, seperti mengunduh whitepaper atau mengisi formulir kontak. Alur kerja ini kemudian dapat memandu prospek melalui saluran penjualan dengan email informatif.

Alur kerja otomatisasi HubSpot menawarkan fleksibilitas dengan pemicu bersyarat berdasarkan perilaku pengguna, formulir yang diisi, atau keterlibatan media sosial. Alur kerja juga dapat diaktifkan pada waktu tertentu untuk menargetkan prospek dan pelanggan pada saat mereka paling mungkin untuk terlibat.

Mari kita telusuri dampaknya terhadap efisiensi operasional. Alur kerja otomatis lebih dari sekadar mengirim email; mereka dapat menetapkan prospek ke perwakilan penjualan, memperbarui informasi kontak, dan menilai prospek, di antara tugas-tugas lainnya.

Otomatisasi ini menghilangkan pekerjaan manual, menyederhanakan proses bisnis, dan memungkinkan tim Anda fokus pada tugas yang lebih strategis. Hal ini memungkinkan tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan Anda melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit, meningkatkan upaya Anda tanpa memerlukan peningkatan sumber daya yang proporsional.

Selain itu, alat analitik bawaan HubSpot memungkinkan Anda melacak kinerja alur kerja secara real time. Hal ini memungkinkan penyesuaian segera dan memastikan upaya otomatisasi Anda selalu selaras dengan KPI Anda. Jadi, Anda tidak hanya menghemat waktu dan sumber daya, namun Anda juga mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti yang mendorong perbaikan berkelanjutan dalam proses Anda.

Singkatnya, alur kerja di HubSpot bukan hanya sebuah fitur tetapi merupakan aset penting untuk efisiensi operasional. Dengan menyelaraskannya dengan tujuan Anda dan terus memantau kinerjanya, Anda menciptakan sistem yang dinamis dan responsif yang mencapai tujuan Anda dan beradaptasi dengan kebutuhan Anda yang terus berkembang.

Pelatihan dan adaptasi

HubSpot Academy menawarkan kursus pelatihan komprehensif yang mencakup semua aspek HubSpot, mulai dari strategi pemasaran dan penjualan masuk hingga pemanfaatan fitur tertentu. Kursusnya berkisar dari tingkat pemula hingga mahir dan sering kali menyertakan sertifikasi untuk profil atau resume LinkedIn Anda.

Konten akademi diperbarui secara berkala untuk mencerminkan praktik terbaik industri dan rangkaian fitur HubSpot yang terus berkembang.

Selain akademi, webinar, forum komunitas pengguna, dan kursus khusus pihak ketiga memberikan peluang lebih lanjut untuk memperluas pengetahuan HubSpot Anda. Terlibat dengan sumber daya ini membuat keterampilan tim Anda tetap tajam dan memaksimalkan investasi HubSpot Anda.

Pelatihan dan adaptasi berkelanjutan sangat penting dalam lanskap pemasaran dan penjualan digital yang terus berubah. HubSpot secara konsisten memperkenalkan fitur dan pembaruan baru untuk mengikuti lingkungan dinamis ini.

Tim yang selalu mengikuti perkembangan terkini akan menghindari penggunaan platform yang kurang dan mengurangi efisiensi operasional. Oleh karena itu, pelatihan berkelanjutan sangatlah penting, bukan opsional.

Selain menguasai fungsi HubSpot, mengembangkan keterampilan dalam analisis data untuk mengukur keberhasilan kampanye dan memahami pemasaran konten sangatlah penting.

Kemahiran dalam manajemen hubungan pelanggan (CRM) sangat penting bagi mereka yang berinteraksi langsung dengan fitur penjualan dan layanan. Keterampilan teknis seperti HTML dan CSS juga dapat meningkatkan pemanfaatan opsi penyesuaian HubSpot.

Dengan memprioritaskan pembelajaran dan adaptasi berkelanjutan, Anda memastikan tim Anda selalu mengikuti perkembangan terkini, selaras dengan praktik terbaik industri, dan memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Pemantauan dan analitik: mengukur keberhasilan

Untuk sepenuhnya memanfaatkan HubSpot, pemantauan dan analitik sangat penting untuk memahami keberhasilan dan area yang perlu ditingkatkan. Mari jelajahi pengaturan dasbor HubSpot Anda untuk pelacakan waktu nyata dan mengukur nilai penerapan Anda.

Pertama, buat dasbor yang dapat disesuaikan di HubSpot untuk memantau berbagai metrik, seperti penjualan, keterlibatan pelanggan, dan kinerja situs web. Sesuaikan setiap dasbor dengan tim, individu, atau tujuan tertentu, termasuk laporan data yang relevan.

Pelacakan real-time ini memungkinkan Anda bereaksi terhadap tren yang terjadi, seperti peningkatan kunjungan situs atau penurunan keterlibatan email.

Menyiapkan dasbor sangatlah mudah: buka bagian 'Dasbor', klik 'Buat Dasbor', dan tambahkan laporan yang sesuai dengan KPI Anda. Bagikan dasbor dengan tim Anda untuk mendorong pengambilan keputusan berdasarkan data.

HubSpot memiliki perpustakaan laporan yang dibuat sebelumnya, atau Anda dapat memanfaatkan pelaporan khusus dan atribusi jika Anda memiliki pertanyaan data spesifik atau KPI yang ingin Anda lacak.

Sekarang, mari kita bahas laba atas investasi (ROI).

Menentukan nilai sebenarnya dari implementasi HubSpot Anda memerlukan pendekatan yang komprehensif. Sejajarkan metrik HubSpot dengan KPI yang Anda buat. Alat analisis HubSpot melacak metrik seperti biaya akuisisi pelanggan (CAC) dan nilai seumur hidup (LTV), memberikan pemahaman mendalam tentang ROI.

Misalnya, jika meningkatkan retensi pelanggan adalah sebuah tujuan, pantau metrik seperti tingkat churn dan skor kepuasan pelanggan. Jika penjualan dan perolehan prospek adalah fokusnya, lacak tingkat konversi prospek ke pelanggan dan ukuran transaksi rata-rata.

Selain itu, pertimbangkan faktor kualitatif seperti peningkatan kolaborasi tim, proses yang disederhanakan, dan peningkatan keterlibatan pelanggan. Meskipun hal ini tidak langsung berdampak pada pendapatan, hal ini berkontribusi terhadap profitabilitas jangka panjang dan nilai merek.

Dengan menyiapkan dasbor HubSpot secara strategis untuk setiap tim dan menyelaraskannya dengan KPI Anda, Anda mendapatkan wawasan waktu nyata dan kerangka kerja yang kuat untuk mengukur kesuksesan jangka panjang.

Buka potensi penuh HubSpot

Kesimpulannya, penerapan HubSpot memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat, termasuk memahami kemampuan platform, membuat peta jalan strategis yang selaras dengan tujuan yang berpusat pada pelanggan, dan menyelesaikan langkah-langkah penting seperti audit teknis, migrasi data, dan perencanaan garis waktu.

Namun, perjalanannya tidak berakhir pada implementasi. Pelatihan, pemantauan, dan analisis berkelanjutan sangat penting untuk mengoptimalkan pendekatan Anda dan memaksimalkan investasi Anda.

Sekaranglah waktunya untuk bertindak. Mulailah dengan membuka akun HubSpot gratis; Anda mendapatkan akses ke berbagai alat yang meningkatkan penjualan, pemasaran, kesuksesan pelanggan, dan efisiensi operasional Anda.

Keluarkan potensi penuh HubSpot dan biarkan strategi berbasis data dan berpusat pada pelanggan memandu jalan Anda menuju kesuksesan yang tak tertandingi.

CRM manakah yang terbaik di India untuk tahun 2023, menurut pengulas G2? Pelajari lebih dalam datanya.