Cara menulis email apresiasi pelanggan yang efektif dan tulus

Thanksgiving bukan satu-satunya waktu untuk menunjukkan rasa terima kasih.

Pelanggan Anda membuat bisnis Anda berjalan sepanjang tahun. Anda memiliki peluang 60% hingga 70% untuk menjual ke pelanggan yang sudah ada dibandingkan dengan hanya 5% hingga 20% untuk pelanggan baru.

Email apresiasi pelanggan yang tulus bisa sangat membantu dalam menjalin hubungan yang kuat.

Tetapi menyusun email yang sempurna untuk menunjukkan bahwa Anda peduli itu rumit. Bahasa, desain, dan penawaran Anda harus tepat waktu dan relevan.

Posting ini akan menjelaskan praktik dan tip terbaik email apresiasi pelanggan. Ini juga akan memberikan daftar contoh untuk memperkuat kampanye apresiasi Anda.

Mengapa email apresiasi pelanggan penting?

Email penghargaan sangat penting untuk retensi pelanggan. Delapan puluh persen bisnis mengatakan mereka mengandalkan email untuk mempertahankan pelanggan.

Email efektif karena merupakan cara yang lebih intim untuk berkomunikasi dengan orang-orang. Anda dapat menunjukkan penghargaan Anda untuk bisnis dan loyalitas mereka dengan catatan pribadi.

Anda tidak perlu melawan umpan berita yang ramai dan algoritma yang tidak dapat diandalkan. Email memberi Anda jalur kontak langsung dengan pelanggan Anda.

Plus, email penuh sesak dengan alat inovatif untuk mengotomatisasi dan mempersonalisasi setiap pesan yang Anda kirim. Alih-alih mengirim email apresiasi pelanggan yang sama ke setiap pelanggan, Anda dapat menggunakan data untuk mengirim pesan yang paling relevan.

10 praktik terbaik, tip, dan contoh email apresiasi pelanggan

Menulis email apresiasi pelanggan yang sempurna tidaklah mudah. Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan dan keadaan pikiran setiap orang. Ikuti tips, praktik terbaik, dan contoh di bawah ini untuk mendapatkan inspirasi.

1. Tulislah dengan nada yang hangat dan ramah

Sekarang bukan waktunya untuk bahasa formal atau teknis. Hampir semua industri bisa mendapatkan keuntungan dari menggunakan nada ramah dan percakapan dalam email apresiasi mereka.

Pada catatan itu, bahasa yang ringkas mengalahkan verbositas setiap saat. Anda memiliki dua opsi untuk menyusun email penghargaan Anda:

• Punchy dan pendek (kurang dari 100 kata)

• Sepenuh hati dan lebih panjang (200 kata atau lebih ditulis oleh anggota tim tertentu di perusahaan Anda, seperti kepala penjualan atau pemasaran)

Pertimbangkan audiens, konteks, dan riwayat pembelian Anda. Pelanggan setia mungkin menghargai surat yang tulus ini. Namun, pelanggan baru mungkin merasa bahwa surat yang panjang itu tidak asli.

Shona Joy mengirimkan email ucapan terima kasih ini yang mendorong pelanggan untuk terlibat di media sosial. Dengan konten tepat waktu terkait virus corona (COVID-19), ia meminta pelanggan untuk menominasikan petugas kesehatan garis depan atau seseorang yang layak mendapatkan kartu hadiah.

Sumber: Milled

2. Siapkan alur kerja email apresiasi pelanggan otomatis

Anda dapat mengatur serangkaian email penghargaan dan mengatur waktunya untuk dikirim selama beberapa hari. Anda juga dapat mengatur pemicu di dalam setiap email. Misalnya, jika pelanggan mengeklik tautan Anda untuk mengklaim penawaran tetapi tidak berkonversi, Anda dapat menyiapkan email unik untuk mereka.

Otomatisasi sangat berguna di sini karena Anda dapat mengatur seluruh minggu apresiasi pelanggan. Lakukan sesuatu yang berbeda setiap hari, seperti:

• Webinar do-it-yourself (DIY) atau pendidikan gratis

• Sampel atau hadiah gratis dengan pembelian

• Informasi orang dalam tentang sejarah perusahaan Anda

• Kode diskon besar-besaran

Email seperti ini membuat pelanggan Anda merasa istimewa — seperti mereka adalah bagian dari sesuatu yang eksklusif.

3. Jangan lupa ulang tahun mereka

Ulang tahun adalah waktu yang tepat untuk menunjukkan betapa Anda menghargai pelanggan Anda. Rata-rata, email ulang tahun memberikan tarif terbuka 50%. Itu masalah besar.

Buat email ulang tahun Anda tetap sederhana dan gambarnya berat — seperti kartu ulang tahun.

Pastikan untuk menyertakan hadiah yang murah hati, seperti kupon diskon 40% misalnya.

Subway menerobos kebisingan pesan ulang tahun dengan hadiah ulang tahun yang terlambat.

Sumber: Email Sangat Bagus

4. Kirim email apresiasi pelanggan untuk ulang tahun Anda

Anda juga dapat menandai ulang tahun merek Anda dengan email apresiasi pelanggan.

Beri tahu pelanggan bahwa Anda berterima kasih atas bisnis mereka dan bahwa Anda menantikan tahun berikutnya.

Pastikan untuk menyertakan statistik dari tahun lalu. Tunjukkan kepada pelanggan bagaimana mereka berkontribusi pada kesuksesan Anda.

Anda mungkin juga ingin menjelaskan bagaimana Anda membayarnya. Lima puluh persen konsumen di seluruh dunia menganggap diri mereka sebagai pembeli yang didorong oleh keyakinan. Dengan kata lain, mereka melakukan bisnis dengan perusahaan yang memiliki nilai sosial ekonomi yang sama. Gunakan ini sebagai kesempatan untuk menyoroti perbuatan baik Anda, dukungan masyarakat setempat, atau perlakuan pekerja yang luar biasa.

Fitbit mengirim pesan pribadi yang indah untuk email penghargaan peringatan 10 tahun mereka.

Sumber: Email Sangat Bagus

5. Menggunakan desain minimalis dan single call to action (CTA)

Meskipun mungkin tampak cerdas untuk menyertakan beberapa pilihan untuk memberikan variasi kepada pelanggan, satu CTA cenderung mendorong lebih banyak konversi. Untuk CTA Anda, gunakan tombol terang daripada hyperlink. Tombol memohon untuk diklik.

Ketika konsumen dihadapkan dengan terlalu banyak pilihan — seperti menu yang sangat panjang di restoran — mereka menjadi bingung dan akhirnya merasa tidak aman tentang keputusan mereka.

Jaga agar desain Anda tetap dasar juga. Arahkan pandangan ke bawah halaman dengan piramida terbalik atau tata letak berbentuk Z. Buat pelanggan kagum dengan warna berani, GIF, atau bahkan elemen interaktif. Gunakan item tersebut sebagai titik fokus, tetapi buat salinan dan desain keseluruhan Anda tetap sederhana.

6. Kirim email apresiasi pelanggan untuk pencapaian tertentu

Anda tidak perlu menunggu ulang tahun perusahaan Anda untuk mengirim email apresiasi pelanggan. Terima kasih kepada pelanggan Anda untuk setiap pencapaian di sepanjang jalan. Seperti:

• Memukul sejumlah pengikut media sosial

• Melampaui jumlah tertentu dari keseluruhan pelanggan

• Mencapai tujuan (seperti mendaftarkan sejumlah siswa atau donasi tertentu)

Ingatkan pelanggan bagaimana mereka telah berkontribusi pada kesuksesan Anda. Sertakan juga satu CTA di email Anda, seperti tautan untuk mengikuti halaman media sosial Anda, untuk mendaftar, atau untuk menyumbang.

Semua orang bersenang-senang dengan penutupan tahunan Spotify, menyoroti artis dan lagu top mereka dari tahun lalu.

Sumber: Gmail

7. Personalisasi sebanyak mungkin

Email memudahkan penggunaan analitik dari situs web Anda dan mempersonalisasi setiap pesan yang Anda kirim.

Alih-alih mengirim email apresiasi pelanggan umum ke setiap pelanggan, gunakan riwayat belanja atau keterlibatan mereka untuk membuat kampanye yang unik. Enam puluh tujuh persen konsumen mengharapkan merek untuk menyesuaikan konten menggunakan konteks, seperti perilaku menjelajah atau pembelian sebelumnya.

Tidak mengherankan bahwa email yang dipersonalisasi memberikan tingkat buka dan klik yang jauh lebih tinggi: Mereka sangat relevan dan tepat waktu.

Pet Supplies Plus mengirimkan email ini kepada pelanggan setia yang berterima kasih atas bisnis mereka dan mengingatkan mereka bahwa toko masih buka selama pandemi COVID-19. Ini menawarkan penjemputan dua jam gratis dan memberikan rekomendasi produk yang dipersonalisasi berdasarkan pembelian sebelumnya.

Sumber: Gmail

8. Buat pelanggan merasa menjadi bagian dari sesuatu yang lebih besar dari diri mereka sendiri

Internet terkadang terasa dingin dan sepi. Gunakan email penghargaan pelanggan Anda untuk mengingatkan orang bahwa mereka adalah bagian dari sesuatu yang lebih besar dari diri mereka sendiri.

Pendekatan ini sangat berguna untuk kampanye nirlaba. Jalin hubungan dengan audiens Anda dengan menunjukkan kepada mereka pencapaian donasi mereka sepanjang tahun.

Sertakan foto atau multimedia lain untuk menarik dan menginspirasi. Beri mereka perasaan hangat dan kabur.

Sumber: Gmail

9. Menangkan kembali pelanggan setia sebelumnya dengan email apresiasi pelanggan

Email apresiasi pelanggan berguna untuk lebih dari sekadar memberi penghargaan kepada pelanggan aktif. Anda juga dapat menggunakannya untuk berinteraksi kembali dengan pelanggan yang telah menjadi gelap. Pesan-pesan ini juga sering disebut email win-back.

Mulailah email Anda untuk mengakui bahwa Anda sudah lama tidak melihatnya. Katakan Anda merindukan mereka, jika itu cocok dengan suara merek Anda.

Jangan memperumit email win-back Anda. Jelaskan maksud Anda, sertakan kode diskon atau freebie, dan lanjutkan. Ini akan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu mereka.

10. Kirim email apresiasi pelanggan setelah setiap pembelian

Ketika Anda membeli sesuatu di toko batu bata dan mortir, petugas segera mengucapkan terima kasih atas pembelian Anda. Mereka bahkan mungkin memberi Anda tanda terima dengan kupon untuk pembelian di masa mendatang.

Subway, misalnya, menyertakan tautan ke survei di setiap tanda terima. Jika pelanggan menyelesaikan survei tentang pengalaman mereka, mereka mendapatkan kupon untuk cookie gratis.

Anda dapat mengikuti strategi serupa di dalam email Anda. Saat seseorang membeli sesuatu, siapkan email otomatis untuk menyampaikan pesan terima kasih.

Untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai bisnis mereka, pastikan untuk menyertakan kode diskon atau hadiah gratis untuk pembelian berikutnya.

Anda juga dapat menyertakan ruang bagi mereka untuk memberikan umpan balik tentang pengalaman mereka, jika itu berlaku untuk merek Anda. Namun, sebaiknya Anda menunda permintaan ulasan sampai pelanggan memiliki kesempatan untuk mencoba produk atau layanan tersebut.

Bungkus

Email penghargaan pelanggan yang sempurna dapat membantu Anda mempertahankan pelanggan setia dengan menunjukkan bahwa Anda peduli. Untuk menyusun kampanye yang sempurna, ingatlah untuk:

• Tulis pesan satu lawan satu dengan nada ramah

• Siapkan alur kerja multi-kampanye otomatis

• Kirim ucapan selamat ulang tahun

• Tandai tonggak dan hari jadi tertentu dengan kampanye email

• Gunakan tata letak dan pesan yang minimalis

• Personalisasikan pesan dan penawaran Anda

• Jadikan pelanggan merasa menjadi bagian dari kesuksesan Anda

• Menangkan kembali pelanggan yang tidak aktif dengan email apresiasi dan diskon

• Ucapkan terima kasih kepada pelanggan untuk bisnis mereka setelah setiap pembelian

Siap untuk mengetahui seberapa kuat otomatisasi untuk konten Anda? Lihat rangkaian lengkap fitur inovatif Emma.