Cara Menulis Surat Pengunduran Diri – Panduan Langkah demi Langkah

Surat pengunduran diri mewakili alasan pemikiran Anda mungkin ingin meninggalkan pekerjaan Anda. Selain itu, ini mewujudkan bagaimana Anda ingin mengungkapkan alasan tersebut kepada atasan Anda dengan cara yang paling profesional. Tapi, menulis surat pengunduran diri sepertinya tugas gajah, mengingat tampaknya melibatkan beberapa pedoman profesional dalam penyusunannya. Plus, tugas-tugas seperti itu, yang berkaitan dengan penulisan profesional terkadang dapat diturunkan ke para ahli.

Jauh dari klaim semacam itu, artikel ini menyajikan tips penting untuk memandu Anda dalam menulis surat pengunduran diri untuk situasi apa pun.

Mengapa surat pengunduran diri itu penting?

Dalam kebanyakan kasus, ini adalah baris terakhir pemutusan hubungan kerja atau pekerjaan dari perusahaan atau organisasi tertentu. Itu datang kemudian setelah menginformasikan tempat yang diperlukan tentang penghentian Anda secara langsung atau melalui email. Surat pengunduran diri mungkin hanya dibuat di selembar kertas, tetapi sebagian besar penting dalam konteks profesional.

Mari kita lihat mengapa ini sangat penting:

Berbahaya meninggalkan organisasi dengan maksud yang tidak jelas, kesepakatan, dan dalam kondisi yang buruk. Inilah sebabnya mengapa menyusun surat pengunduran diri adalah pengganti yang bagus untuk mendiskreditkan semacam itu.

Surat pengunduran diri adalah bukti formalitas total, dan itu mengomunikasikan kesopanan dan rasa hormat terhadap perusahaan sebagai badan hukum. Ini berbicara banyak tentang karakter dan profesionalisme Anda, dan membantu meningkatkan hubungan Anda dengan organisasi semacam itu. Ini dapat membantu secara besar-besaran ketika Anda melamar peluang karir masa depan. Selain itu, ini membantu perusahaan tetap teratur setelah keberangkatan Anda, dan mencari pengganti yang layak untuk posisi Anda dalam waktu singkat. Mengundurkan diri dengan benar akan memberi Anda kepercayaan diri untuk menambahkan pengalaman kerja Anda di organisasi semacam itu ke resume Anda.

Apa yang harus disertakan dalam surat pengunduran diri?

Ada detail dan struktur penting yang tidak boleh Anda lewatkan saat menyusun surat pengunduran diri Anda. Rincian ini diperlukan untuk penerima, dan struktur mengkomunikasikan formalitas Anda. Anda harus memasukkan elemen-elemen ini dalam surat pengunduran diri Anda:

• Tajuk – Detail Kontak
• Salam
• Pernyataan pengunduran diri Anda
• Alasan dan tujuan Anda mengundurkan diri
• Beberapa kalimat menawarkan bantuan Anda dalam proses transisi
• Paragraf mengungkapkan rasa terima kasih Anda pada kesempatan kerja
• Permintaan referensi atau surat rekomendasi untuk tujuan di masa mendatang
• Penandatanganan profesional
• Tanda tangan

Judul:

Header Anda mungkin tidak harus berupa kop surat khusus yang menunjukkan detail kontak pengirim atau perusahaan, namun harus terdiri dari nama Anda, deskripsi pekerjaan, nomor telepon, dan alamat email, serta detail supervisor dan perusahaan. Anda tidak boleh melupakan tanggalnya. Jika surat akan dikirim melalui email, harap sertakan detail ini di akhir surat, setelah tanda tangan.

Sapaan:

Sampaikan salam dan alamat Anda kepada manajer Anda, dan ini harus dilakukan dengan salam ramah namun formal. Sesuatu seperti, “Bapak/Ibu/Dr. ABC”.

Pengunduran diri:

Bagian ini berisi pengumuman pengunduran diri Anda, dan itu harus tercermin dalam pernyataan pertama. Anda juga harus mengumumkan hari terakhir Anda bekerja di bagian ini. Namun, sebelum melakukan ini, teliti jumlah hari/minggu tertentu yang diperlukan untuk memberi tahu manajer Anda. Untuk sebagian besar posisi, dibutuhkan dua minggu atau satu bulan untuk pengumuman. Ini akan membantu perusahaan untuk rajin mempersiapkan pengganti yang layak.

Alasan dan Tujuan Pengunduran Diri:

Ini opsional sekalipun. Anda dapat menyatakan alasan keberangkatan Anda – memulai pekerjaan lain, memulai sebuah keluarga, mendaftar untuk program gelar, alasan kesehatan, dll. Tetap positif saat membuat pengumuman seperti itu, dengan kata lain, jangan sepenuhnya mengungkapkan ketidakpuasan atau ketidaksukaan Anda terhadap layanan perusahaan.

Bantuan Anda dalam Proses Transisi:

Perusahaan akan ditugaskan untuk menemukan pengganti yang layak untuk posisi Anda. Kecuali jika Anda tidak akan tersedia untuk tugas itu, tawarkan bantuan Anda dalam proses pelatihan karyawan baru tentang elemen pekerjaan. Ini membantu untuk memperkuat hubungan persahabatan antara Anda dan perusahaan.

Anda juga bisa memaksimalkan periode untuk menyelesaikan tugas yang belum selesai.

Rasa Syukur Anda atas Kesempatan Kerja:

Adalah profesional untuk berterima kasih kepada perusahaan karena telah mempercayakan dan memberi Anda kesempatan untuk bekerja. Di sini, sebelum Anda menilai kebijakan pembayaran perusahaan, nyatakan poin dan pelajaran penting yang Anda pelajari dalam peran Anda dan bagaimana hal itu membentuk karier Anda. Jika Anda ingin, sebutkan manajer dan perusahaannya sebagai titik referensi ke perusahaan lain.

Permintaan Rekomendasi atau Referensi:

Jika perlu untuk langkah karir Anda selanjutnya, Anda dapat meminta surat rekomendasi yang ditandatangani dari atasan Anda. Ini menambah kualitas pada pengalaman kerja Anda dan memberi Anda keuntungan saat mencari pekerjaan lain yang menguntungkan.

SignOff/Tanda Tangan Profesional:

"Hormat kami," atau "Hormat kami," cukup lebih baik di tanda tangan. Kemudian, disertai dengan tanda tangan Anda.

Koreksi, kirim dan pastikan surat Anda diterima dengan baik oleh penerima dalam kondisi terbaik.

Tips cara menulis surat pengunduran diri

Surat pengunduran diri Anda harus pendek, dengan rincian di atas terwakili dengan baik di setiap bagian. Tujuannya adalah untuk mengekspresikan profesionalisme Anda, yang pada akhirnya dapat menjadi referensi di masa depan. Namun Anda harus mempertimbangkan hal-hal berikut saat menyiapkan surat Anda:

• Panjang surat
• Font dan Ukuran
• Format
• Akurasi huruf

Panjang: Surat setidaknya harus diketik pada satu halaman. Dalam kebanyakan kasus, kertas berukuran A4 sudah cukup.

Font dan Ukuran: Font tradisional seperti Times New Roman, Calibri, atau Arial cukup jelas untuk tujuan tersebut. Ukuran font harus berkisar antara 10 dan 12 poin ukuran.

Format: Harus diberi spasi tunggal dengan setidaknya spasi di antara setiap paragraf. Sejajarkan teks Anda ke sisi kiri dan gunakan margin 1”.

Akurasi Surat: Anda bisa menggunakan jasa teman yang lebih tua atau konselor untuk mengoreksi.

Nada

Pastikan Anda mempertahankan nada paling positif dan profesional. Jangan secara khusus menyebutkan penyimpangan yang Anda alami di perusahaan. Ini membantu menciptakan ikatan abadi antara Anda dan manajemen perusahaan bahkan setelah kepergian Anda.

Anda harus berusaha untuk menyelesaikan tugas yang belum terselesaikan yang diberikan kepada Anda sebelum meninggalkan perusahaan. Jika tidak, mungkin akan dibatalkan atau diselesaikan dengan tidak layak oleh pengganti Anda.

Juga, kunjungi detail kontrak Anda. Rinciannya mungkin membantu Anda dalam menulis surat pengunduran diri Anda. Misalnya, dalam rincian kontrak, jangka waktu tertentu pengumuman pengunduran diri disampaikan, tergantung pada peran pekerjaan, level atau posisi.

Saat mengirimkan surat Anda, lakukan secara langsung. Ini akan membuka peluang untuk berdiskusi secara lisan dengan manajer Anda jika perlu. Diskusi semacam itu dapat membuat Anda mengikuti instruksi selanjutnya dari manajer Anda.

Beberapa contoh surat pengunduran diri untuk tujuan yang berbeda

Seperti disebutkan di atas, surat pengunduran diri dapat disusun sesuai dengan alasan dan tujuan penulis. Namun, biasanya tidak diperlukan untuk memasukkan rincian tersebut. Di sini kita pergi dengan beberapa contoh template:

Pengunduran diri karena perubahan karir:

Terimalah pengunduran diri saya karena saya telah menerima posisi di organisasi lain, dan nantikan fase karir saya selanjutnya. Pekerjaan saya dengan Anda benar-benar berharga dan menguntungkan, dan untuk ini, saya akan merindukan Anda.

Pengunduran diri karena program pengembalian/gelar sekolah:

Terima pengunduran diri saya efektif dari _____. Saya akan mendaftar untuk ______ saya, di _____. Oleh karena itu, saya harus mengundurkan diri dari peran saya di _______.

Pengunduran diri karena relokasi:

Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa saya akan pindah ke _____ [bersama keluarga saya]. [Ini berhubungan dengan _____]. Mohon terima ini sebagai pengunduran diri resmi saya dari perusahaan terkemuka Anda.

Pengunduran diri karena alasan keluarga:

Perhatikan bahwa ini mungkin melibatkan banyak alasan pribadi.

Mohon terima pengunduran diri saya secara resmi dari peran saya sebagai _____ di perusahaan bergengsi Anda. Tanggung jawab keluarga datang memanggil, dan saya perlu menanggapinya.

Namun, jika Anda ingin tidak mengungkapkan alasan Anda, berikut adalah contoh template:

Saya menulis hari ini untuk memberi tahu Anda secara resmi bahwa saya akan mengundurkan diri dari peran saya sebagai _____, dan ini berlaku _________. Saya menikmati waktu saya di _______, dan saya berterima kasih atas kesempatan dan pelatihan tak ternilai yang telah saya terima.