Panduan Efektif: Cara Menulis Email Profesional

Memahami cara menulis email profesional sangat penting dalam lanskap bisnis digital saat ini. Apa pun jabatan Anda–baik itu wiraniaga, perekrut, pemasar, atau wiraswasta–mampu membuat email yang menarik dapat menjadi kunci keberhasilan komunikasi.

Dalam panduan komprehensif tentang menulis email profesional ini, kami akan mempelajari berbagai aspek yang berkontribusi dalam membuat email yang berdampak. Dari menyusun baris subjek yang dapat ditindaklanjuti dan menyusun email Anda untuk kejelasan dan efisiensi hingga mengelola penerima dan pengaturan balasan – kami telah membahas semuanya.

Kami juga akan membahas pentingnya tanda tangan email profesional yang dirancang dengan baik, mengoreksi sebelum mengirim, memahami situasi kerja yang berbeda seperti email tindak lanjut setelah rapat atau wawancara. Kami bahkan akan mengeksplorasi bagaimana elemen visual dapat digunakan dengan tepat tanpa mengorbankan profesionalisme.

Posting blog ini bertujuan tidak hanya untuk mengajari Anda cara menulis email profesional, tetapi memastikannya menonjol di antara ratusan email lain yang bersaing untuk mendapatkan perhatian di kotak masuk penerima Anda. Jadi mari kita mulai!

Daftar isi:

• Membuat Baris Subjek yang Dapat Ditindaklanjuti
  • Mengapa Baris Subjek Email yang Baik Penting?
• Mengelola Penerima dan Setelan Balasan
  • Opsi 'Batalkan Kirim' – Penyelamat.
• FAQ Terkait Cara Menulis Email Profesional
• Kesimpulan

Membuat Baris Subjek yang Dapat Ditindaklanjuti

Mari selami.

Baris subjek Anda adalah hal pertama yang dilihat penerima Anda, dan itu dapat membuat atau menghancurkan apakah mereka membuka email Anda. Itu harus cukup menarik untuk menarik perhatian mereka tetapi juga cukup ringkas untuk tidak membuat mereka kewalahan.

Mengapa Baris Subjek Email yang Baik Penting?

Baris subjek yang dibuat dengan baik menghasilkan tingkat pembukaan yang lebih tinggi, komunikasi bisnis yang lebih baik, dan pada akhirnya lebih banyak konversi. Bagaimana Anda bisa membuat baris subjek yang efektif?

Menggabungkan Ajakan Bertindak (CTA)

Kuncinya terletak pada menyusun pesan yang dapat ditindaklanjuti dalam beberapa kata dari baris subjek email Anda. Menyertakan ajakan bertindak di sini mendorong penerima untuk terlibat dengan hal berikutnya – membuka kemungkinan untuk interaksi yang berarti.

Contoh Baris Subjek yang Efektif

• “Buka eBuku Gratis Anda Sekarang.” – Ini menciptakan urgensi sambil menawarkan nilai tanpa biaya.
• "Kami merindukanmu. Dapatkan Diskon 20% untuk Pembelian Anda Berikutnya” – Personalisasi pesan sambil mendorong keterlibatan kembali.
• “Pendapat Anda Penting: Ikuti Survei Kami Hari Ini” – Mengundang partisipasi dengan menghargai input pengguna.

Mengelola Penerima dan Setelan Balasan

Berkorespondensi melalui email bisa jadi sulit, terutama saat bekerja dengan banyak penerima.

Aturan pertama? Pikirkan 'Balas' Anda versus 'Balas Semua'.

Jangan menjadi maniak 'Balas Semua' . Hanya gunakan jika infonya relevan untuk semua orang di utas.

Tetapi jika hanya untuk beberapa orang terpilih, tetaplah dengan balasan langsung. Simpan semua orang dari kotak masuk yang berlebihan.

Opsi 'Batalkan Kirim' – Penyelamat.

Pernah menekan kirim terlalu cepat? Atau melihat kesalahan ketik yang mencolok saat email Anda meluncur ke dunia maya? Kita semua pernah ke sana. Untungnya, sebagian besar platform email menawarkan opsi 'undo send'. Gunakan dengan bijak, sobat. Sekarang, mari kita bicara tentang mengelola penerima dalam daftar email Anda. Ini mungkin tampak sepele, tetapi manajemen yang tepat menghasilkan komunikasi bisnis yang efisien. Atur semuanya dengan memberi tahu setiap penerima mengapa mereka menerima email (tidak ada spamming.). Dan selalu periksa ulang sebelum melakukan 'kirim' terakhir itu. Intinya: Kelola dengan cerdas. Berkomunikasi secara efektif. Dan ingat – setiap email profesional yang bagus dimulai bahkan sebelum Anda menulisnya.

FAQ Terkait Cara Menulis Email Profesional

Ingin menulis email profesional yang membuahkan hasil? Ikuti langkah ini:

1. Mulailah dengan baris subjek yang kuat yang menarik perhatian.
2. Gunakan alamat email profesional yang mencerminkan nama atau bisnis Anda.
3. Format email Anda dengan paragraf pendek dan poin-poin agar mudah dibaca.
4. Mulailah dengan sapaan sopan dan sapa penerima dengan namanya.
5. Langsung ke intinya dan buat pesan Anda singkat.
6. Gunakan tata bahasa dan ejaan yang tepat untuk menghindari kesalahan yang memalukan.
7. Sertakan semua informasi kontak yang diperlukan dalam tanda tangan email Anda.
8. Ucapkan terima kasih dan akhiri dengan penutup yang sopan.
9. Koreksi email Anda sebelum menekan kirim untuk menemukan kesalahan.
10. Tindak lanjuti jika perlu untuk memastikan email Anda menemukan sasarannya.

Menulis email profesional tidak harus menjadi tugas. Ingatlah untuk membuatnya singkat, manis, dan to the point.

Kesimpulan

Menguasai seni menulis email profesional sangat penting untuk komunikasi bisnis yang efektif.

Buat baris subjek yang dapat ditindaklanjuti dan susun email Anda untuk kejelasan dan efisiensi.

Kelola pengaturan penerima dan balasan, buat tanda tangan email profesional, dan koreksi sebelum menekan kirim.

Pahami situasi kerja yang berbeda, seperti menulis email tindak lanjut atau menambahkan elemen visual bila perlu.

Tingkatkan permainan email Anda dan tinggalkan kesan abadi pada penerima Anda.

Apakah Anda seorang perwakilan penjualan, perekrut, pemilik startup, pemasar, atau pemilik usaha kecil, mengetahui cara menulis email profesional adalah keterampilan penting yang membedakan Anda di dunia digital saat ini.

Perlu Bantuan Mengotomatiskan Proses Prospeksi Penjualan Anda?

LeadFuze memberi Anda semua data yang Anda butuhkan untuk menemukan prospek ideal, termasuk informasi kontak lengkap.

Telusuri berbagai filter untuk membidik prospek yang ingin Anda jangkau. Ini sangat spesifik, tetapi Anda dapat menemukan semua orang yang cocok dengan yang berikut ini:

• Sebuah perusahaan di industri Jasa Keuangan atau Perbankan
• Yang memiliki lebih dari 10 karyawan
• Itu menghabiskan uang di Adwords
• Siapa yang menggunakan Hubspot
• Yang saat ini memiliki lowongan pekerjaan untuk bantuan pemasaran
• Dengan peran HR Manager
• Itu baru dalam peran ini kurang dari 1 tahun

Hanya untuk memberi Anda ide.

Atau Temukan Akun atau Prospek Tertentu

LeadFuze memungkinkan Anda menemukan informasi kontak untuk individu tertentu atau bahkan menemukan informasi kontak untuk semua karyawan di sebuah perusahaan.


Anda bahkan dapat mengunggah seluruh daftar perusahaan dan menemukan semua orang dalam departemen tertentu di perusahaan tersebut. Lihat LeadFuze untuk melihat bagaimana Anda dapat mengotomatiskan perolehan prospek Anda.