7 Tips Menulis Email Tindak Lanjut yang Mendapat Balasan

Tidak ada yang suka menulis email tindak lanjut, dan sangat mudah untuk terus menunda tugas.

Anda mungkin berasumsi bahwa jika seseorang belum menanggapi email Anda, itu berarti mereka tidak tertarik. Namun, sebenarnya, ada sejumlah alasan mengapa orang tidak merespons, dan mereka biasanya hanya membutuhkan dorongan lembut.

Entah itu karena kotak masuk mereka terlalu penuh, mereka terlalu sibuk dan lupa, atau jika mereka membutuhkan lebih banyak informasi sebelum membuat keputusan, email tindak lanjut yang dibuat dengan baik mungkin adalah semua yang Anda perlukan untuk membuat mereka terlibat dengan Anda.

Baca terus untuk mengetahui mengapa email tindak lanjut sangat penting, dan temukan 7 kiat untuk menulis email tindak lanjut otomatis setelah tidak ada tanggapan.

1. Bersikaplah jelas dan langsung

Tidak dapat disangkal bahwa tindak lanjut yang konsisten memberikan hasil. Tapi, Anda harus jelas dan langsung dalam email Anda untuk meningkatkan peluang Anda untuk memancing tanggapan.

Ingatlah bahwa kotak masuk orang adalah tempat yang ramai. Menurut laporan terbaru, email B2B memiliki tingkat terbuka hanya 21,3%, yang berarti bahwa Anda mungkin harus gigih jika Anda ingin penerima untuk menanggapi pesan Anda.

Berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda membuat email yang jelas dan langsung:

• Langsung ke intinya dan biarkan orang tahu apa yang ingin Anda capai dalam beberapa kalimat pertama.
• Jelaskan bagaimana dan mengapa pesan itu relevan bagi penerima.
• Buat alasan email terlihat jelas dalam sekejap.
• Pastikan penerima memahami dengan jelas apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.
• Untuk membantu Anda menghemat waktu, pertimbangkan untuk membuat template email yang dapat Anda gunakan setiap hari. Ini akan memungkinkan Anda untuk memiliki garis besar setiap kali Anda duduk untuk mengetik email tindak lanjut.

Kiat pro: Jika Anda memiliki lebih dari satu permintaan, sebaiknya pilih hanya yang paling penting untuk tindak lanjut Anda agar tidak membombardir penerima dengan informasi.

2. Tambahkan ajakan bertindak (CTA)

Langkah Anda selanjutnya dalam menulis email tindak lanjut yang efektif adalah menambahkan ajakan bertindak yang persuasif. Ini bisa dalam bentuk ajakan bertindak penuh nilai yang membuat Anda menonjol, atau dalam cara seperti widget panggilan. Menambahkan tombol hubungi kami sekarang dapat menarik penerima dan memotivasi mereka untuk menghubungi Anda secara instan, tanpa harus repot mencari nomor telepon.

Ingatlah bahwa tidak semua ajakan bertindak sama. Anda dapat memiliki banyak alasan untuk mengirim email tindak lanjut, termasuk:

• menindaklanjuti setelah mengirim sumber daya
• setelah panggilan tak terjawab
• setelah demo atau uji coba gratis berakhir
• mengukur minat setelah mengirim penawaran atau sampel produk
• menindaklanjuti kontrak yang dikirim
• mengirim perkenalan setelah terhubung di media sosial
• menanggapi pertanyaan penjualan
• mengambil langkah selanjutnya dalam kampanye pembuatan tautan/promosi konten

Apa pun alasannya, gunakan CTA yang kuat untuk memperjelas apa yang harus dilakukan penerima Anda. Jangan biarkan mereka membaca yang tersirat dan menafsirkan pesan Anda.

Dan pastikan Anda menghindari bahasa yang tidak jelas, seperti “ Bagaimana menurut Anda? “, atau” Apakah Anda memiliki pembaruan tentang ini? “.

Sebagai gantinya, rancang baris terakhir email Anda dengan cara yang lebih efektif, seperti pada contoh di bawah ini:

Melakukan hal ini tidak hanya membangkitkan rasa ingin tahu penerima Anda, tetapi juga menambahkan CTA menarik yang selanjutnya memotivasi mereka untuk menanggapi email Anda.

3. Buat baris subjek yang menarik

Sebelum penerima email Anda bahkan dapat membaca email Anda yang dibuat dengan cermat, Anda harus terlebih dahulu mendorong mereka untuk membukanya dengan menggunakan baris subjek yang menarik.

Saat email tindak lanjut Anda masuk ke kotak masuk mereka, baris subjek akan menjadi hal pertama yang diperhatikan penerima email. Itulah mengapa itu harus benar-benar bagus untuk meningkatkan peluang Anda mendapatkan respons.

Cara paling efektif untuk menyusun baris subjek adalah dengan mempersonalisasikannya.

Menurut berbagai penelitian, orang 26% lebih mungkin membuka email dengan baris subjek yang dipersonalisasi.

Sumber gambar

Konten yang dipersonalisasi sekarang tidak dapat dinegosiasikan dan personalisasi konten dapat datang dalam berbagai bentuk.

Namun, sehubungan dengan baris subjek email, berikut adalah beberapa ide dasar yang dapat Anda kembangkan:

• {FirstName} , saya lupa menyebutkan…
• Sejujurnya, {CompanyName} telah membuat saya terpesona
• Ayo coba lagi, {FirstName}
• Bisakah saya berubah pikiran, {FirstName} ?

Anda juga dapat menyebutkan percakapan terakhir yang Anda lakukan sebagai cara untuk menambahkan konteks.

Pastikan baris subjek Anda tidak terasa spam. Juga, Anda harus selalu berusaha menunjukkan nilai kapan pun Anda bisa.

Ini mungkin membutuhkan sedikit usaha, tetapi itu akan sepadan dengan investasi karena baris subjek dapat memiliki dampak besar pada tingkat pembukaan dan balasan Anda, dan pada akhirnya hasil keseluruhan Anda, terutama jika Anda mencoba memasang posting tamu.

Kiat pro: Jika email tindak lanjut Anda terkait dengan yang Anda kirim pada awalnya, Anda cukup membalas pesan terbaru, jadi Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk membuat baris subjek yang menarik.

4. Atur waktu email tindak lanjut Anda

Salah satu pertanyaan terbesar yang dimiliki pemasar email adalah berapa lama mereka harus menunggu tanggapan setelah mengirim email awal.

Jawabannya sederhana: Jangan menunggu terlalu lama. Ketika datang untuk mendapatkan jawaban dari email tindak lanjut, waktu bisa menjadi sangat penting.

Anda perlu memberi waktu kepada penerima agar mereka dapat mengakses email Anda .

Seringkali, ketika orang tidak menanggapi email Anda, itu karena Anda menangkap mereka di tengah-tengah sesuatu. Akibatnya, mereka sering lupa untuk merespons, dan seiring berjalannya waktu, email Anda terkubur di bagian bawah kotak masuk.

Yang diperlukan hanyalah pesan tindak lanjut yang sopan setelah beberapa hari yang akan mendapat tanggapan tanpa mengganggu. Selain itu, masalah mungkin timbul dari alamat email yang salah, jadi pastikan untuk memverifikasi email. Ada banyak alat pencari email yang dapat membantu Anda dengan itu.

Namun, jangan menunggu terlalu lama hingga mereka akhirnya melupakan semuanya .

Jika Anda menindaklanjuti terlalu cepat, itu mungkin membuat Anda terlihat memaksa atau mengganggu, dan tidak ada yang menyukainya. Namun, jika Anda menunggu terlalu lama untuk mengirim email tindak lanjut, kontak Anda mungkin kehilangan konteks percakapan.

Idealnya, Anda ingin memberi kontak Anda 2 hingga 3 hari untuk menanggapi email Anda.

5. Hitung jumlah dan frekuensinya dengan benar

Mengirim satu email tindak lanjut semuanya baik-baik saja, tetapi apa yang Anda lakukan jika Anda masih tidak mendapat tanggapan?

Studi menunjukkan bahwa seringkali dibutuhkan beberapa sentuhan bagi pelanggan untuk menanggapi email, itulah sebabnya Anda harus gigih jika ingin meningkatkan tingkat balasan email Anda.

Studi kasus dari SalesFolk ini menunjukkan bahwa:

• 92% balasan email berasal dari tindak lanjut
• 55% tanggapan dihasilkan antara tindak lanjut email ke-4 dan ke-8

Sumber

Tetapi pertanyaannya tetap: Berapa banyak email tindak lanjut yang harus Anda kirim?

Tidak ada satu aturan yang menyatakan jumlah minimum tindak lanjut yang harus Anda kirim. Ini lebih merupakan masalah akal sehat.

Ingatlah bahwa ada garis tipis antara kegigihan dan sikap menjengkelkan. Juga, seperti yang ditunjukkan oleh studi kasus di atas, email tindak lanjut ke-1, ke-6, dan ke-7 hanya membawa sedikit peningkatan dalam tingkat balasan, yang berarti mungkin tidak ada gunanya mengirim lebih dari 3 atau 4 email tindak lanjut. .

Selain itu, mengirim terlalu banyak email dapat membuat Anda ditandai sebagai spammer ketika penerima yang kesal mengeluh – dan itu adalah hal terakhir yang Anda inginkan.

Jadi daripada berfokus pada kuantitas, ide yang lebih baik adalah meningkatkan kualitas setiap email Anda, sehingga Anda bisa mendapatkan hasil yang lebih baik dengan lebih sedikit pekerjaan.

Berikut contoh jadwal tindak lanjut email yang digunakan oleh Reply.io:

Sumber gambar

6. Tawarkan sesuatu yang berharga

Kami telah berbicara tentang memberikan pertanyaan yang jelas, tetapi bila Anda memiliki ajakan bertindak yang menarik dan , pada saat yang sama, memberikan nilai, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan jawaban atas email Anda.

Kabar baiknya adalah, menambahkan nilai tidak selalu berarti memasukkan produk atau layanan Anda. Ini juga bisa menjadi magnet utama perusahaan Anda, webinar informasi gratis yang Anda selenggarakan, atau apa pun yang menurut prospek Anda berharga dan berguna.

Misalnya, jika Anda menerbitkan posting blog baru tentang topik yang relevan dengan penerima, atau jika Anda telah merilis produk atau fitur baru yang mereka anggap berguna, mengapa tidak memasukkannya ke dalam tindak lanjut berikutnya?

Anda dapat menambahkan nilai dan frase email Anda dengan cara yang mengingatkan prospek Anda bahwa balasan sudah lewat tanpa memaksa, seperti pada contoh di bawah ini:

Berikut adalah beberapa cara lain untuk menambahkan nilai berkelanjutan ke email Anda:

• bagikan berita industri yang relevan
• kirim episode podcast di niche prospek Anda
• berikan saran, umpan balik, atau analisis gratis
• buat mereka tertawa dengan cerita, lelucon, atau GIF yang menarik
• bagikan e-book atau buku putih gratis perusahaan Anda
• bagikan rekaman webinar seputar masalah prospek Anda

7. Otomatiskan email tindak lanjut Anda

Pada dasarnya ada dua cara untuk mengirim email tindak lanjut: secara manual, atau dengan menjadwalkan urutan tindak lanjut otomatis.

Cara yang Anda pilih untuk menangani tindak lanjut email Anda akan bergantung pada besarnya jangkauan email Anda.

Jika Anda mengelola kurang dari dua lusin kontak sekaligus, Anda dapat mengirim tindak lanjut secara manual. Namun, jika Anda mengelola lebih dari itu, prosesnya bisa menjadi sedikit rumit. Bahkan, itu bisa berubah menjadi kekacauan total tanpa alat yang tepat untuk membantu Anda.

Di sinilah otomatisasi email masuk.

Dengan platform pemasaran email modern, Anda tidak hanya dapat mengirim email dalam jumlah besar, tetapi juga memiliki alat untuk mengotomatiskan personalisasi dalam skala besar .

Contoh platform email yang dapat Anda gunakan antara lain Woodpecker, Mailshake, dan Hunter Campaigns.

Anda cukup menyiapkan urutan tindak lanjut, lalu biarkan alat menangani semua hal lain untuk Anda, termasuk:

• mengirim email
• melacak terakhir kali Anda menindaklanjuti
• melihat siapa yang sudah merespons
• mencari tahu siapa yang perlu Anda tindak lanjuti lagi
• mendapatkan wawasan tentang kinerja email tindak lanjut Anda
• A/B menguji email Anda untuk meningkatkan hasil

… dan banyak lagi.

Singkatnya, menggunakan alat seperti yang disebutkan di atas seperti menyewa asisten untuk bekerja sepanjang waktu untuk Anda!

Kiat pro: Jika Anda melakukan banyak penjangkauan ke blogger dan influencer, ada platform penjangkauan blogger hebat yang dapat Anda gunakan untuk mengotomatiskan penjangkauan Anda, serta menemukan prospek dan info kontak yang relevan.

Kiat tambahan untuk email tindak lanjut yang efektif

7 tips yang diuraikan di atas akan membantu Anda membuat email tindak lanjut yang mendapat tanggapan.

Berikut adalah beberapa tip tambahan yang akan membantu Anda membuat email yang luar biasa:

• Tulis dengan singkat: Jika seseorang telah gagal membalas email asli Anda, jangan buat mereka membaca pesan besar lainnya. Selain itu, inti dari email tindak lanjut bukanlah untuk meyakinkan prospek Anda lagi, melainkan untuk mengingatkan mereka tentang pesan awal yang tidak mereka balas.

• Kaitkan mereka di kalimat pertama: Tulis kalimat pembuka yang menarik yang akan langsung memikat prospek Anda. Itu harus memberikan konteks dan membuat mereka tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang penawaran Anda. Hindari kalimat pembuka umum seperti " Hanya check-in ", " Sentuh dasar ", atau " Hanya ingin check-in dan mencari tahu ".

• Gunakan bahasa yang optimis: Email pertama Anda berfungsi untuk mendobrak formalitas, yang berarti bahwa email Anda selanjutnya dapat ditulis dengan nada yang ramah dan lebih pribadi. Dari kalimat pembuka hingga ajakan bertindak, fokuslah menggunakan bahasa yang optimis untuk membuat email Anda tampak lebih menarik.

• Hindari pendekatan "menabrak kotak masuk Anda": Tingkat respons email yang tinggi berasal dari membangun hubungan yang langgeng dan penuh hormat dengan kontak Anda. Pendekatan menabrak email ke bagian atas kotak masuk penerima Anda tidak efektif karena tidak melakukan apa pun untuk memberikan nilai atau membuat prospek Anda merasa baik.

• Jangan membuat prospek Anda merasa bersalah: Sulit untuk tidak merasa negatif tentang prospek yang tidak menjawab email Anda. Tapi, Anda harus tetap positif dan tangguh apa pun yang terjadi. Berhati-hatilah terhadap gangguan, frustrasi, dan perasaan negatif lainnya yang mungkin menyusup ke email Anda karena ini tidak akan membawa Anda lebih dekat ke tujuan Anda.

• Tersedia setelah Anda menekan kirim: Menurut penelitian, hingga 50% penjualan masuk ke vendor yang merespons terlebih dahulu. Jadi, setelah tindak lanjut Anda dikirim, pastikan Anda memanfaatkan diri Anda selama satu jam atau lebih jika prospek Anda siap untuk mengambil tindakan segera setelah mereka membuka email Anda.

Itu bungkus

Kiat-kiat ini akan membantu Anda mendapatkan lebih banyak tanggapan dari kontak Anda. Banyak pesaing Anda tidak menggunakan informasi ini untuk keuntungan mereka, yang berarti bahwa jika Anda gigih, Anda akan mendapatkan bagian terbesar dari bisnis ini.

Giliranmu. Manakah dari tip untuk menulis email tindak lanjut otomatis berikut yang paling sesuai dengan Anda? Bagikan pemikiran Anda di komentar di bawah!

Ron Stefanski adalah seorang pengusaha online dan profesor pemasaran yang memiliki hasrat untuk membantu orang membuat dan memasarkan bisnis online mereka sendiri. Anda dapat belajar lebih banyak darinya dengan mengunjungi OneHourProfessor.com. Anda juga dapat terhubung dengannya di YouTube atau Linkedin.