5 Langkah Mudah untuk Memperbaiki GTIN Anda yang Tidak Valid
Diterbitkan: 2022-09-01Karena GTIN memiliki dampak yang begitu besar pada rantai pasokan global, memastikan nomor item perdagangan global Anda valid adalah yang paling penting.
Dengan begitu banyak produk yang dijual di seluruh dunia, dan terutama dengan meningkatnya pembelian online, sistem eCommerce, dan platform memerlukan cara yang tegas untuk memastikan pemisahan antara produk perdagangan yang berbeda.
Di situlah Global Trade Item Number (GTIN), standar yang dikembangkan oleh organisasi nirlaba internasional GS1, ikut bermain.
GTIN digunakan untuk mengidentifikasi dan membedakan antara item perdagangan. Karena begitu banyak sistem dan platform yang mengandalkan GTIN untuk menilai keunikan suatu produk, penting untuk dapat memecahkan masalah kesalahan yang mungkin muncul.
Semua GTIN unik secara global, dan untuk memastikan bahwa tidak ada dua item yang memiliki GTIN yang sama, ada standar yang membantu melindungi dari duplikat.
Ada empat jenis GTIN: GTIN-14, GTIN-13, GTIN-12, dan GTIN-8, dan rentang ditetapkan berdasarkan per negara. Selanjutnya, setiap negara memberikan rentang yang lebih kecil kepada perusahaan dan pemilik produk, dan pada gilirannya, perusahaan menetapkan nomor di luar rentang tersebut untuk setiap produk.
Ini memastikan bahwa prosesnya cepat dan tidak ada penundaan yang tidak perlu dalam penetapan GTIN, mengingat tingginya volume permintaan GTIN.
Cara termudah untuk memvalidasi GTIN Anda adalah dengan melihat kode pada produk Anda dan memeriksa ulang apakah kode tersebut sesuai dengan yang ada di catatan. Jika hal ini tidak memungkinkan, maka ada 5 langkah yang dapat dilakukan untuk memvalidasi GTIN.
1. Periksa semua 14 digit
Kami telah menetapkan bahwa ada empat jenis GTIN, tergantung pada jumlah digit yang mereka miliki: 8, 12, 13, dan 14. Namun, untuk membuat semuanya menjadi linier, semua GTIN dinyatakan sebagai kode 14 digit, dengan menambahkan 0 ke kiri.
Anda dapat mengambil GTIN produk secara manual, dari kotak item. Pastikan Anda membaca semua digit, tidak peduli jika beberapa tampak lebih kecil, atau jika mereka diposisikan sedikit ke sisi simbol kode batang.
Jika Anda memilih GTIN dari database atau sumber daya lainnya, masalah yang mungkin Anda temui adalah tidak semua database sesuai dengan standar GS1.
Jika Anda menggunakan database, pastikan Anda mengetahui dan memahami cara kerjanya. Jika tidak, kesalahan dapat muncul: misalnya, basis data yang tidak sesuai mungkin hanya menyimpan sebagian dari urutan GTIN, sambil menghilangkan digit pemeriksaan.
Untuk sisa artikel ini, format 14 digit akan digunakan untuk menjelaskan cara kerja validasi GTIN.
2. Verifikasi Awalan GS1
Setelah Anda menyelesaikan langkah pertama, Anda harus mulai memvalidasi angka-angka yang menyusun urutan. Anda mulai dengan Awalan GS1, yang terdiri dari N2, N3 dan N4.
Awalan GS1 pada dasarnya adalah kode negara yang biasanya membantu Anda mengidentifikasi organisasi anggota GS1 tempat produsen terdaftar (namun, bukan berarti itu juga tempat pembuatan produk).
Negara yang lebih besar cenderung memiliki rentang GTIN yang lebih besar – misalnya, awalan GS1 untuk Jepang berkisar antara 450 hingga 459. Hingga saat ini, hampir setengah dari awalan belum ditetapkan ke negara.
Sejauh ini, kita telah membahas cara kerja validasi awalan GS1 untuk GTIN-14, GTIN-13, dan GTIN-12. Namun, memvalidasi Awalan GS1 untuk GTIN-8 sedikit berbeda.
Tiga angka pertama dari GTIN-8 yang ditulis dalam format 14 digit (yaitu, N7, N8, dan N9) mewakili Awalan GS1-8, yang juga dialokasikan oleh GS1 kepada organisasi anggota. Sebagian besar awalan GS1-8 sesuai dengan awalan GS1.
3. Konfirmasikan Awalan Perusahaan GS1
Jika langkah sebelumnya membantu kami menempatkan pabrikan di peta atau menghubungkannya ke industri, bagian proses ini memberi tahu kami siapa pabrikannya.
Awalan Perusahaan GS1 memiliki antara 4 dan 11 karakter, dan dimulai dari digit ke-2 GTIN . Setiap Awalan Perusahaan adalah unik dan membantu mengidentifikasi merek yang ditugaskan di seluruh rantai pasokan global.
Bagaimana cara kami memvalidasi GS1 Company Prefix? Ada 2 metode yang tersedia: dengan menggunakan daftar awalan perusahaan yang diterbitkan oleh organisasi anggota GS1, atau dengan menggunakan Global Electronic Party Information Registry (GEPIR) GS1.
Validasi Company Prefix melalui daftar yang diterbitkan oleh organisasi anggota GS1
Beberapa organisasi anggota GS1 menerbitkan daftar lengkap yang mencakup awalan yang telah dilisensikan kepada produsen.
Direktori ini tersedia dalam XML dan sering diperbarui. Saat melihat daftar seperti itu, Anda juga mengetahui kapan terakhir kali diperbarui.
Anda tahu bahwa Awalan Perusahaan valid jika angka yang sesuai dari GTIN sangat cocok dengan angka entri dari daftar. Namun, jika Awalan Perusahaan berada dalam kisaran yang dicakup oleh daftar, tetapi Anda tidak dapat benar-benar menemukan awalan di mana pun dalam daftar, itu tidak valid.
Validasi Awalan Perusahaan dengan menggunakan GEPIR
GEPIR adalah database yang dikelola oleh GS1 yang berisi informasi dari sekitar 1 juta perusahaan. Diperdebatkan, ini adalah yang lebih baik dari dua metode yang tersedia untuk memvalidasi Awalan Perusahaan, karena GEPIR mengumpulkan data dari semua organisasi anggota GS1.
Di situs web GEPIR, Anda memiliki opsi “Search by GTIN”. Yang harus Anda lakukan adalah menulis 14 digit GTIN dan menekan tombol Cari.
Jika Awalan Perusahaan valid, hasil pencarian akan menyertakan nama pabrikan dan detail kontak. Di sisi lain, jika hasil pencarian Anda mengatakan "tidak ada catatan yang ditemukan", Awalan Perusahaan kemungkinan besar tidak valid.
4. Validasi GTIN lainnya
Tiga langkah yang telah kami bahas sampai sekarang membantu kami menentukan apakah GTIN berada dalam rentang angka yang ditetapkan oleh Kantor Global GS1 dan, lebih jauh lagi, apakah GTIN berada dalam rentang tertentu yang dilisensikan ke perusahaan anggota GS1 atau tidak.
Langkah saat ini berkaitan dengan memverifikasi bagian GTIN yang diberikan oleh pemilik Awalan Perusahaan untuk produk tertentu. Nomor tersebut dapat berupa apa pun yang diinginkan pabrikan, asalkan unik dalam operasi perusahaan secara keseluruhan.
Pada langkah ini, kami memvalidasi semua digit GTIN, dengan pengecualian digit cek (N 14).
Untuk memvalidasi GTIN individu, Anda perlu mengonfirmasinya dengan pemilik merek. Ini karena GS1 tidak menawarkan metode apa pun yang dapat digunakan untuk memverifikasi apakah GTIN individual telah ditetapkan.
Untungnya, sebagian besar produsen yang memiliki lisensi GS1 menawarkan daftar lengkap produk yang telah mereka berikan kepada GTIN. Jadi, pada kenyataannya, Anda tidak harus melalui langkah ini setiap saat.
Biasanya disediakan untuk situasi yang lebih khusus, di mana Anda belum menjalin hubungan dengan perusahaan anggota GS1, atau Anda tidak memiliki daftar GTIN yang telah dialokasikan oleh organisasi masing-masing.
5. Pastikan digit cek benar
Langkah kelima dan terakhir sangat penting. Bagian dari proses ini berfokus pada validasi digit cek (N14), yang dihitung sebagai fungsi dari angka lain yang menyusun GTIN.
Digit cek adalah perlindungan – ini membantu Anda melindungi dari sebagian besar kesalahan entri data, seperti salah ketik atau permutasi digit.
Untungnya, GS1 memberi Anda semua yang Anda butuhkan untuk menangani angka cek. Anda memiliki kalkulator digit cek yang Anda inginkan, yang dapat Anda akses di sini. Cukup tulis angka yang menyusun GTIN (tanpa N14) dan tekan tombol hitung.
Atau, Anda dapat menghitung digit cek secara manual, berdasarkan rumus sederhana – lihat tabel di bawah.
Jika hasil yang Anda dapatkan tidak sesuai dengan N14, maka GTIN tersebut tidak valid dan Anda harus memeriksanya kembali untuk memastikan penulisannya dengan benar.
Ini dia: 5 langkah yang memungkinkan Anda memvalidasi dan memeriksa keakuratan GTIN pada waktu tertentu.
Ini jelas bukan jalur termudah yang kami sarankan untuk menetapkan GTIN ke semua produk Anda, tetapi Anda dapat menggunakan langkah-langkah yang disorot di atas untuk beberapa situasi saat GTIN menjadi tidak valid.
Pelajari lebih lanjut tentang pengidentifikasi produk unik:
- Cara Mendapatkan GTIN untuk Produk Anda
- Pentingnya UPI: Merek, MPN dan GTIN
