Cara Berhasil Menerapkan Manajemen Pengetahuan di Tim Anda

Pengetahuan adalah sumber daya yang berharga untuk bisnis. Namun, karena ini bukan aset berwujud, bisnis jarang memiliki strategi untuk mengelola pengetahuan.

Dengan strategi manajemen pengetahuan, Anda dapat mengidentifikasi, melacak, mengelola, dan berbagi pengetahuan di seluruh organisasi Anda dan mendapatkan nilai lebih dari aset ini.

Apa itu Manajemen Pengetahuan?

Manajemen pengetahuan adalah konsep yang mengacu pada berbagai metode yang dapat Anda gunakan untuk membuat, mengelola, dan berbagi pengetahuan. Baik Anda membuat sumber daya baru, memperbarui yang lama, atau membagikannya dengan karyawan baru, mengelola pengetahuan Anda dapat mendukung tujuan bisnis Anda.

Bisnis sering kali memiliki pengetahuan eksplisit yang mudah diidentifikasi dan dikelola. Pengetahuan eksplisit mencakup praktik terbaik yang telah Anda tulis, sumber daya pelatihan, kekayaan intelektual, atau jadwal pemeliharaan untuk peralatan yang Anda gunakan.

Namun, organisasi juga mengandalkan pengetahuan implisit. Jenis pengetahuan ini lebih sulit untuk ditulis. Transmisi biasanya terjadi secara langsung, tetapi beberapa pengetahuan implisit adalah sesuatu yang diperoleh karyawan melalui pengalaman bertahun-tahun.

Mengapa Manajemen Pengetahuan Penting?

Pengetahuan mewakili nilai untuk bisnis Anda. Ini adalah aset, tetapi tidak seperti aset yang lebih nyata, Anda mungkin tidak memiliki visibilitas yang tepat di atasnya.

Organisasi Anda bergantung pada keahlian karyawannya setiap hari. Dengan maraknya praktik seperti kerja jarak jauh dan outsourcing, semakin penting untuk meningkatkan komunikasi dan memastikan bahwa setiap orang memiliki akses ke pengetahuan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Manajemen pengetahuan juga penting karena ada kesenjangan keterampilan di banyak industri dan karyawan baru sering kali belajar bagaimana melakukan pekerjaan mereka selama proses pelatihan awal. Mentransmisikan pengetahuan kepada karyawan baru menjadi lebih penting dari sebelumnya dengan rekor jumlah Baby Boomers yang pensiun.

Pengetahuan juga merupakan bagian penting dari budaya perusahaan Anda. Jika Anda tidak mengirimkan pengetahuan kepada karyawan dan mitra baru, Anda bisa kehilangan apa yang membuat perusahaan Anda unik. Pengetahuan dan transmisinya adalah hal-hal yang harus Anda kembangkan untuk melestarikan budaya perusahaan Anda, menghasilkan pertumbuhan dan inovasi, dan memberikan pengalaman positif bagi pelanggan dan karyawan.

Lima Strategi untuk Mengadopsi Manajemen Pengetahuan

Strategi ini akan membantu Anda mengadopsi sistem manajemen pengetahuan untuk meningkatkan visibilitas dan mendapatkan nilai lebih dari sumber daya ini.

Mulailah dengan Survei

Pelajari pengetahuan yang telah ditulis oleh organisasi Anda dengan meninjau manual, kebijakan, praktik terbaik, materi pelatihan, dan banyak lagi.

Anda juga harus membuat daftar pengetahuan yang tersirat. Daftar ini mungkin mencakup proses yang belum Anda dokumentasikan, serta hal-hal yang telah dipelajari karyawan selama bertahun-tahun tanpa menerima pelatihan eksplisit.

Digitalisasi

Mengubah pengetahuan menjadi sumber daya digital meningkatkan akses. Ini juga memastikan bahwa pengetahuan tetap tersedia bahkan jika Anda meninggalkan model tempat kerja tradisional dan merangkul pekerjaan jarak jauh atau outsourcing.

Strategi yang baik adalah membuat repositori pusat di mana karyawan dan mitra dapat mengakses semua sumber daya Anda. Fitur pencarian dan direktori merupakan nilai tambah karena akan membantu pengguna menemukan informasi spesifik yang mereka cari dengan cepat.

Membangun perpustakaan digital juga memungkinkan Anda bekerja dengan format yang berbeda. Anda dapat menggunakan video atau file audio untuk berbagi pengetahuan yang sulit untuk ditulis, misalnya, dengan merekam bagaimana seorang karyawan melakukan tugas tertentu.

Repositori pusat juga akan memungkinkan Anda melacak pengetahuan dengan lebih efektif. Anda akan dapat mengidentifikasi celah dan memastikan setiap orang memiliki akses ke versi terbaru dari dokumen yang Anda gunakan. Plus, berbagi sumber daya itu mudah karena Anda dapat mengirim tautan ke karyawan yang perlu meninjau informasi tertentu.

Manajemen Pengetahuan dan Budaya

Bisnis dengan budaya yang menghargai pengetahuan dan pembelajaran adalah bisnis yang akan mendapatkan lebih banyak dari manajemen pengetahuan.

Anda harus meninjau budaya perusahaan dan nilai-nilai inti Anda. Pertimbangkan untuk menambahkan nilai seperti komunikasi, pertumbuhan pribadi dan profesional, atau pembelajaran berkelanjutan.

Ambil Tindakan Dengan Beberapa Proyek Baru

Setelah Anda memperbarui nilai-nilai perusahaan Anda, Anda harus mencari solusi konkret untuk menjadikan nilai-nilai ini sebagai bagian dari operasi Anda sehari-hari.

Berikut adalah beberapa contoh:

• Anda dapat memperbarui deskripsi pekerjaan untuk memberi tahu semua orang bahwa Anda mengharapkan mereka untuk berbagi pengetahuan dengan tim. Anda juga dapat meminta manajer mencari perilaku ini saat mengevaluasi kinerja.
• Buat direktori dengan deskripsi posisi dan pengalaman semua orang. Dokumen ini akan membantu karyawan beralih ke orang yang tepat ketika mereka membutuhkan bantuan.
• Kumpulkan tim lintas departemen sehingga anggota dapat berbagi informasi di seluruh organisasi Anda dan membuat sumber daya digital bersama.
• Departemen SDM Anda dapat memainkan peran penting dalam manajemen pengetahuan dengan program pengembangan pribadi dan profesional di mana setiap karyawan dapat menetapkan tujuan dan menggunakan alokasi waktu pelatihan jarak jauh mingguan untuk meninjau sumber daya pelatihan yang dipersonalisasi.
• Tinjau proses pelatihan Anda dan bagaimana Anda menyampaikan pengetahuan kepada karyawan baru. Karyawan yang bertanggung jawab atas pelatihan mungkin memiliki banyak kontribusi untuk program manajemen pengetahuan Anda.

Mengapa Pendekatan Strategis Penting

Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik jika Anda mengambil pendekatan strategis untuk manajemen pengetahuan. Ada beberapa pertanyaan yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri saat membangun proses ini:

• Tujuan mana yang ingin Anda capai dengan manajemen pengetahuan?
• Peran seperti apa yang dapat dimainkan oleh pengetahuan dalam organisasi Anda?
• Bagaimana Anda mendapatkan lebih banyak dari pengetahuan?

Menerapkan proses manajemen pengetahuan dapat menjadi perubahan yang signifikan. Buat rencana langkah demi langkah dengan garis waktu. Tempatkan beberapa karyawan yang bertanggung jawab atas transformasi ini dan selidiki perangkat lunak manajemen pengetahuan untuk membuat proses lebih efisien.

Cari juga cara untuk terus meningkatkan proses manajemen pengetahuan Anda. Cari cara baru untuk mengidentifikasi pengetahuan, terus membuat sumber daya baru, dan memperbarui sumber daya yang ada secara teratur. Dengarkan umpan balik dari karyawan dan putuskan metrik yang dapat Anda gunakan untuk menilai kinerja sistem baru ini.

Pikiran Akhir

Terlalu banyak bisnis mengabaikan manajemen pengetahuan. Namun, cara terbaik untuk melestarikan aset berharga ini adalah dengan menerapkan rencana strategis untuk menciptakan, mengelola, dan berbagi pengetahuan. Manajemen pengetahuan akan terus menjadi peran yang lebih penting di masa depan karena semakin banyak bisnis beralih dari model tradisional dan mengadopsi kerja jarak jauh atau bekerja dengan vendor dan mitra yang semakin banyak.