Cara Mengelola Permintaan Cuti Seperti Bos

Mungkin sulit untuk menyeimbangkan keinginan pekerja Anda untuk berlibur sebagai majikan. Menemukan kompromi yang ideal antara beradaptasi dan memastikan perusahaan Anda memiliki cakupan yang cukup mungkin menantang.

Related Post: Tips Work-Life Balance untuk Karyawan

Keuntungan dan keistimewaan kerja lebih dihargai oleh karyawan daripada gaji itu sendiri menurut berbagai penelitian. Jenis individu yang melamar untuk bekerja dengan Anda sangat dipengaruhi oleh cara Anda mengelola permintaan cuti.

Jika batasan waktu istirahat Anda sangat ketat, akan sulit untuk menarik kandidat pekerjaan yang memenuhi syarat.

Jika Anda membuatnya tidak adil atau menantang untuk membuat permintaan cuti, Anda akan kesulitan mempertahankan staf Anda. Jika Anda tidak memiliki kebijakan, Anda akan kesulitan mempertahankan personel selama periode liburan tersibuk.

Mempertahankan kehidupan pribadi yang sehat jauh dari pekerjaan bila diperlukan dan kualitas hidup dianggap terkait langsung. Sangat penting untuk memahami cara menangani permintaan dengan cepat dan efektif.

Membuat kebijakan permintaan cuti yang menguntungkan semua pihak dapat dilakukan sebagai berikut:

Menetapkan proses dan tenggat waktu

Aliza Naiman, seorang manajer di Olgam Life berbagi: “Anda harus menetapkan metode permintaan waktu liburan yang harus dipatuhi oleh pekerja jika Anda ingin menangani permintaan secara adil.

Sertakan dalam kebijakan Anda berapa lama sebelumnya seorang karyawan harus mengajukan permintaan. Beberapa bisnis meminta jangka waktu tertentu, seperti dua minggu.

Beberapa bisnis mungkin suka menjadwalkan liburan tahunan dan meminta semua orang mengirimkan permintaan mereka di bulan Januari.

Anda dapat mempersiapkan kekurangan staf dengan meminta pekerja untuk mengajukan permintaan mereka pada tanggal tertentu. Anda dapat menghitung berapa banyak pertanggungan yang Anda perlukan dengan mengantisipasi siapa yang tidak hadir di kantor.

Menetapkan tenggat waktu juga memberi Anda kelonggaran untuk mengatasi masalah apa pun tentang cuti (misalnya, terlalu banyak karyawan yang meminta tanggal cuti yang sama).

Sertakan orang(-orang) yang harus dihubungi oleh pekerja untuk pertanyaan (misalnya, manajer, penyelia, dll.). Karyawan kemudian akan mengetahui kapan dan kepada siapa harus mengajukan permintaan.

Tentukan apa yang akan terjadi jika seorang karyawan gagal mencari waktu istirahat sebelum tenggat waktu. Apakah Anda masih mempertimbangkan permintaan mereka? Apakah permintaan pekerja lain akan lebih diutamakan daripada permintaan mereka?”

Tetapkan tenggat waktu permintaan

Setiap sektor memiliki musim intensitas tinggi yang unik di mana mengambil terlalu banyak waktu istirahat dapat menjadi bencana bagi operasi perusahaan. Misalnya, ritel membutuhkan banyak bantuan selama liburan musim dingin.

Susan Melony, CMO dari FreePeopleSearch mengklaim: “Anda mungkin ingin menetapkan batas waktu kapan permintaan cuti dapat diajukan dalam keadaan tertentu.

Anda bahkan bisa melangkah lebih jauh dan menetapkan tenggat waktu untuk pengajuan permintaan.”

Dia melanjutkan: “Ini dilakukan untuk menghentikan orang meminta barang untuk tahun depan ketika tidak semua pekerja dipekerjakan.

Jika Anda menetapkan tenggat waktu permintaan, beri tahu semua staf sekaligus. Ini penting karena Anda mungkin tidak akan dapat menerima setiap permintaan cuti, jadi Anda memerlukan prosedur untuk menentukan siapa yang mendapatkan permintaan mereka dan siapa yang tidak.

Beberapa dari teknik ini bergantung pada siapa yang membuat permintaan awal, yang hanya adil jika setiap orang sama-sama sadar bahwa mereka memiliki hak untuk melakukannya.

Kebijakan siapa cepat dia dapat paling sering digunakan oleh bisnis untuk mengontrol waktu liburan, diikuti dengan kebijakan senioritas.

Pertama datang, pertama dilayani: Orang yang meminta waktu istirahat terlebih dahulu akan mendapatkannya. Inilah sebabnya mengapa Anda mengumumkan tenggat waktu kepada setiap karyawan pada waktu yang sama dan sebelumnya.

Menjadi fleksibel itu penting karena pekerja tertentu mungkin selalu didahulukan. Anda tidak ingin karyawan yang sama dipaksa bekerja pada hari libur hanya karena mereka tidak mengajukan permintaan hingga hari berikutnya.

Senioritas: Ini bekerja paling baik ketika ada permintaan cuti yang sama-sama sah dan bertentangan karena semua alasan lainnya.

Baca Juga: Perjudian yang Bertanggung Jawab dan Manajemen Keuangan

Transparansi tentang siapa yang pergi dan kapan

Laporan yang menguraikan status perusahaan adalah alat yang hebat untuk mengelola hari libur.

Komunikasi dan perencanaan kerja pemimpin tim dibantu oleh wawasan tentang ketidakhadiran pekerja bawahan.

Juga, itu membuat manajemen pekerjaan lebih mudah dengan menunjuk asisten sistem untuk mengurus bisnis individu yang tidak hadir saat mereka sedang cuti.

Selain itu, pekerja menyukai keterbukaan dan aksesibilitas informasi tentang waktu liburan saat ini, lewat jatuh tempo, dihabiskan, diminta, atau tidak digunakan.

Memiliki semua data ini di satu lokasi membuat pengelolaan rencana liburan Anda dengan atasan Anda menjadi lebih mudah.

Sistem yang jelas juga memungkinkan penyimpanan file dengan mudah dengan informasi lengkap tentang cuti yang tersedia dan digunakan.

Persyaratan khusus sektor

Bergantung pada sektornya, hal ini dapat mencakup mempertahankan tingkat kepegawaian minimum untuk memastikan keselamatan pasien atau mengamanatkan proporsi tertentu dari pekerja yang hadir untuk memenuhi permintaan (manufaktur) (perawatan kesehatan).

Apakah Anda berada di industri ritel Natal yang ramai, atau mungkin bisnis akuntansi di sekitar musim pajak? Segera setelah seorang karyawan mulai bekerja untuk Anda, pastikan mereka mengetahui periode penghentian permintaan cuti.

Tanyakan tujuan dari permintaan tersebut

Sepertinya bermanfaat untuk menimbang alasan setiap karyawan untuk mencari waktu istirahat, dan dalam kasus tertentu, itu mungkin saja.

Namun, bahkan ketika digunakan dalam kombinasi dengan kriteria objektif lainnya, bergantung secara eksklusif pada "alasan permintaan" dapat segera berubah menjadi permainan ganas dari preferensi subjektif.

Baca Juga: Mengapa Pekerja Hitam Sangat Terkena Dampak PHK?

Pertimbangkan permintaan sebelumnya

Mempertimbangkan "permintaan sebelumnya" untuk hari libur mungkin rumit dalam hal pelacakan, seperti "menggilir jadwal", tetapi tidak ada yang tidak dapat dikelola oleh sistem yang terorganisir dengan baik.

Pendekatan ini mengambil pandangan yang lebih luas tentang kapan dan berapa banyak waktu yang telah diambil pekerja, daripada berfokus hanya pada permintaan cuti liburan sebelumnya.