8 Tips untuk Mengelola Tim Pemasaran Jarak Jauh yang Sukses

Meskipun mengelola tim pemasaran berbasis kantor tentu bukanlah hal yang mudah, mengelola tim jarak jauh terkadang terasa seperti berlari maraton di jalur yang tidak terlihat.

Zona waktu dan budaya kerja yang berbeda, kecepatan internet yang tidak konsisten, dan kesulitan komunikasi, semuanya merupakan tantangan berat bagi para manajer.

Di blog minggu ini, kami membagikan delapan kiat untuk membantu Anda menjalankan tim pemasaran jarak jauh yang sukses.

Ada delapan bidang utama manajemen tim jarak jauh .

1. Budaya : Setiap orang harus memahami dan mewujudkan budaya perusahaan
2. Alat : Anda harus menyediakan alat yang tepat dan memastikan semua orang menggunakannya
3. Batasan : Fleksibel dengan jam kerja tetapi ketat dengan tenggat waktu
4. Sasaran : Tetapkan sasaran SMART yang dapat dengan mudah dilacak dan ditinjau
5. Komunikasi : Jadwalkan pertemuan rutin antara manajer dan rekan kerja
6. Kolaborasi : Dorong tim Anda untuk bekerja sama dan berbagi beban
7. Akuntabilitas : Setiap anggota tim harus merasa bertanggung jawab atas kinerja mereka
8. Koneksi : Bertemu secara langsung setidaknya setahun sekali untuk membantu ikatan tim Anda

Mengapa Menjalankan Operasi Jarak Jauh?

Eksposur Ninja beroperasi sepenuhnya dari jarak jauh. Mengapa? Ada banyak manfaat menjalankan operasi jarak jauh. Inilah bagaimana hal itu dapat menguntungkan Anda:

• Rekrutmen : Kerja jarak jauh memungkinkan Anda merekrut talenta terbaik yang dapat Anda temukan dari mana saja di dunia — bukan hanya mereka yang kebetulan tinggal dalam lima menit dari kantor Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk mempekerjakan individu yang sangat terampil yang diabaikan oleh pesaing Anda, seperti orang tua yang bekerja yang mungkin membutuhkan jadwal yang lebih fleksibel.
• Retensi : Perusahaan jarak jauh tidak kehilangan karyawan hanya karena mereka pindah kota — atau bahkan jika mereka pindah negara! Waktu yang Anda habiskan untuk membantu karyawan Anda menjadi ahli di bidangnya akan terlindungi, sementara menawarkan fleksibilitas akan mengurangi tingkat pergantian karyawan Anda — studi terbaru bahkan menyoroti bahwa fleksibilitas adalah keuntungan kerja yang paling diinginkan (bahkan di atas insentif finansial!) dan bahwa kekurangannya dapat menyebabkan tim Anda melompat kapal.
• Biaya operasional : Karena tidak ada tempat untuk dikelola, Anda dapat menghemat sewa kantor dan biaya terkait seperti makan siang tim, lari buah, alat tulis, dan peralatan.
• Produktivitas : Karyawan yang bahagia adalah karyawan yang produktif, dan bukan kebetulan bahwa pekerjaan jarak jauh menciptakan karyawan yang lebih bahagia dan lebih produktif. Dengan memungkinkan tim Anda untuk menghabiskan lebih banyak waktu dengan keluarga mereka dan bekerja secara fleksibel di sekitar komitmen, Anda memberi mereka keseimbangan kerja/kehidupan yang mereka butuhkan untuk melakukan yang terbaik.
• Layanan pelanggan : Operasi jarak jauh dapat menawarkan penjualan dan dukungan teknis di seluruh dunia — dan sepanjang waktu — memungkinkan Anda memberikan layanan yang lebih baik kepada klien.

Meskipun menjalankan tim jarak jauh bukan untuk semua orang, jika manfaat ini terdengar menarik, Anda mungkin ingin tahu cara mengelola tim terdistribusi Anda secara efektif. Begini caranya.

1. Kembangkan Budaya Perusahaan yang Kuat dan Gabung Semua Orang

Memiliki budaya perusahaan yang jelas yang dapat dianut oleh karyawan Anda akan menumbuhkan loyalitas, dedikasi, dan komitmen mereka. Budaya perusahaan Anda harus menjadi fondasi di mana Anda membangun gaya manajemen, buku pegangan karyawan, dan perjanjian kontrak. Ini harus didukung oleh pernyataan misi dan visi perusahaan yang kuat, yang harus diajarkan kepada karyawan Anda pada hari pertama bekerja.

Perusahaan terpencil menumbuhkan budaya fleksibilitas, kebebasan, dan akuntabilitas. Hal ini memungkinkan mereka untuk menarik karyawan yang secara alami cocok dengan struktur organisasi yang diinginkan dan berbagi keyakinan dan ambisi inti organisasi.

Memiliki karyawan yang sesuai dengan budaya sangat penting untuk kesuksesan Anda. Dalam kata-kata advokat kerja jarak jauh FlexJobs, “ Kerja jarak jauh adalah dasar dari budaya kita… Sebuah budaya yang didasarkan pada pemahaman bahwa kehidupan terjadi berbicara banyak tentang bagaimana kita menghargai orang-orang kita .”

2. Sediakan Alat yang Tepat dan Pastikan Semua Orang Menggunakannya

Tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa kami tidak dapat melakukan apa yang kami lakukan di Exposure Ninja tanpa perangkat lunak yang tepat!

Kami telah mencoba dan menguji berbagai alat pelacakan waktu, pemantauan kinerja, dan komunikasi online. Yang di bawah ini adalah pilihan utama kami untuk menjaga tim Anda bekerja secara efektif dan berkomunikasi dengan jelas.

Alat komunikasi

Komunikasi yang tepat adalah elemen paling penting dari setiap upaya kolaboratif. Sebagian besar komunikasi Anda akan terjadi melalui alat perpesanan instan seperti Slack.

Slack memiliki UI yang menarik dan berjalan secara efisien di desktop dan juga smartphone (walaupun kami tidak menyarankan Ninja kami untuk menginstal Slack di ponsel mereka — kami tidak ingin tim kami memeriksa notifikasi mereka saat mereka tidak bekerja!) Slack memungkinkan Anda untuk memiliki percakapan satu-ke-satu dengan anggota tim, buat saluran terpisah untuk diskusi proyek, bagikan file, dan lakukan banyak tugas lain dengan cara yang sederhana dan mudah.

Secara teknis, Anda dapat menggunakan Slack untuk panggilan video, tetapi menurut pengalaman kami, kebanyakan orang akan tetap menggunakan pesan teks jika mereka sudah menggunakan Slack. Itulah mengapa penting juga untuk meluangkan waktu untuk panggilan video. Dengan sistem pesan teks, perhatian Anda sering kali terbagi di beberapa saluran. Panggilan video adalah cara yang baik untuk menunjukkan kepada seseorang di tim Anda bahwa mereka memiliki perhatian penuh Anda selama dua puluh menit ke depan atau lebih — dan mereka juga membiarkan anggota tim Anda melihat wajah ramah yang mereka ajak bekerja setiap hari!

Ada banyak alat gratis yang luar biasa untuk melakukan panggilan video. Kami menggunakan Skype, Zoom, dan Google Hangouts setiap hari.

Dapatkan ke puncak Google gratis

Unduh salinan gratis buku terlaris kami,

" Cara Mencapai Puncak Google "

Unduh Salinan Gratis Saya

Alat Pelacakan Produktivitas

Kami tahu bahwa pekerja jarak jauh lebih produktif daripada rekan kerja mereka yang berbasis di kantor, tetapi Anda mungkin ingin menggunakan perangkat lunak untuk mengatur dan melacak beban kerja seluruh tim Anda. Kami menggunakan Hubstaff untuk melacak produktivitas tim kami. Ketika seorang anggota tim kami mulai bekerja untuk hari itu, mereka cukup memulai penghitung waktu Hubstaff. Alat ini berfungsi di latar belakang dan tidak menimbulkan gangguan apa pun. Segera setelah Ninja kami selesai bekerja untuk hari itu — atau mereka ingin makan siang yang panjang atau istirahat yang memang layak — mereka dapat dengan mudah menghentikan penghitung waktu.

Hubstaff juga akan mengambil tangkapan layar secara berkala saat tim Anda bekerja. Ini tidak dimaksudkan untuk menjadi invasif atau pelanggaran privasi — lagipula, tim Anda harus bekerja, tidak menghabiskan waktu klien yang berharga untuk menonton acara Netflix — tetapi berfungsi sebagai sarana untuk memantau perkembangan karyawan Anda. Sebagai manusia, kami tidak selalu suka mengakui ketika kami sedang berjuang dengan tugas, dan ketika Anda tidak berada di ruangan yang sama dengan tim Anda, akan lebih sulit untuk mengidentifikasi ketika seseorang membutuhkan bantuan. Hubstaff memungkinkan Anda melihat kapan karyawan Anda menghabiskan waktu lebih lama untuk suatu tugas daripada yang diharapkan, yang berarti Anda dapat menawarkan dukungan Anda.

Jika seorang anggota tim berhenti bekerja untuk waktu yang lama dan lupa mematikan timer mereka, Hubstaff secara otomatis mendeteksi waktu idle dan menjeda timer, yang, di Exposure Ninja, berarti klien kami tidak ditagih untuk waktu mati!

Alat Alokasi Tugas

Sangat penting untuk memastikan bahwa setiap anggota tim Anda jelas tentang tanggung jawab mereka. Anda dapat menggunakan sistem alokasi tugas seperti Kerja Tim untuk menetapkan tugas dengan instruksi dan tanggal jatuh tempo kepada setiap anggota tim Anda. Ini menjelaskan kepada semua orang yang mengerjakan proyek dan siapa yang harus memberikan apa dan kapan. Satu tenggat waktu yang terlewat dapat mendorong mundur beberapa tim yang mengerjakan proyek yang sama, tetapi dengan manajemen tugas yang solid, Anda dapat memastikan staf berkolaborasi secara efisien. Ini membawa kita ke alat kita berikutnya…

Alat Kerja Kolaboratif

Bagaimana dua orang dapat bekerja bersama pada saat yang sama bahkan ketika meja mereka mungkin terpisah ratusan mil? Jawabannya dapat ditemukan di tiga perangkat lunak gratis yang dirilis oleh Google: Drive, Documents, dan Spreadsheet. Saat menggunakan Google Spreadsheet, kami sering memiliki 10 atau lebih orang dari tiga negara berbeda yang mengerjakan spreadsheet yang sama secara bersamaan.

Karena setiap perubahan pada Google Spreadsheet terjadi secara real time, tidak ada bahaya bahwa anggota tim Anda mungkin bekerja dengan informasi yang kedaluwarsa. Anda juga dapat memberikan pengaturan akses yang berbeda kepada orang-orang, yang memungkinkan manajer atau admin Anda membuat perubahan pada lembar yang hanya dapat dilihat oleh anggota tim Anda (atau bahkan klien) lainnya.

Tip Teratas : Pastikan setiap orang menggunakan alat yang sama secara konsisten dan tidak hanya kembali menggunakan perangkat lunak pilihan mereka sendiri. Jika tidak, Anda akan kesulitan melacak proyek dan menilai kinerja.

3. Tetapkan dan Perkuat Batas

Mengelola tim pemasaran yang sukses adalah tentang menetapkan batasan yang jelas seperti halnya mempekerjakan dan menginspirasi staf yang tepat. Meskipun keindahan kerja jarak jauh adalah memberikan fleksibilitas kepada karyawan Anda dalam hal jam kerja dan lokasi mereka, penting untuk menetapkan batasan di sekitar jam yang mereka habiskan dan kapan mereka bekerja. Berikut adalah beberapa cara agar Exposure Ninja melindungi produktivitas dan kinerja kami:

• Setidaknya 30% dari waktu kerja adalah dalam jam inti : Ini memastikan bahwa setiap orang tersedia untuk mengejar manajer, pembaruan saluran Slack, dan obrolan cepat di beberapa titik selama 9 hingga 5.
• Karyawan berkomitmen untuk bertemu setiap minggu dengan manajer : Obrolan yang sering tidak hanya penting untuk memastikan bahwa staf senang, di jalur dan menghasilkan pekerjaan terbaik mereka, tetapi mereka juga memungkinkan tim kami untuk mengembangkan hubungan yang baik dengan manajer mereka. Ini berarti mereka merasa nyaman mendatangi mereka dengan keprihatinan, masalah, atau ide hebat apa pun yang mungkin mereka miliki untuk perusahaan atau kampanye klien.
• Hubstaff digunakan untuk melacak semua waktu kerja : Saat tim kami bekerja untuk Exposure Ninja, mereka mengaktifkan penghitung waktu Hubstaff mereka. Ini membantu kami memahami tingkat produktivitas, melihat tren karyawan dari waktu ke waktu, dan mengidentifikasi masalah apa pun dengan kinerja sehingga masalah ini dapat didiskusikan dengan individu dan diselesaikan.
• Ninja Kontrak memiliki jumlah jam minimum dan maksimum yang ditetapkan per bulan : Semua orang tahu jumlah pekerjaan yang diharapkan untuk mereka lakukan dan akan mengobrol dengan manajer mereka sebelum berkomitmen untuk lembur lebih dari jumlah tertentu. Ini berarti bahwa Ninja tidak perlu khawatir memiliki pekerjaan yang cukup untuk bulan itu atau, sebaliknya, mereka memiliki terlalu banyak pekerjaan. Kami tidak suka Ninja yang stres di Dojo kami .

4. Dapatkan SMART dengan Sasaran Tim

Mengelola tim pemasaran yang sukses berarti menetapkan tujuan yang jelas, dan penting bahwa ini adalah SMART — spesifik , terukur , disepakati , realistis , dan berdasarkan waktu .

Meskipun ada banyak akronim yang beredar di bidang pemasaran, beberapa lebih berguna dan dapat ditindaklanjuti daripada yang lain, sistem SMART memberi Anda struktur penetapan tujuan yang jelas yang membantu Anda memprioritaskan, menganggarkan, dan memenuhi tenggat waktu.

Sistem penetapan tujuan SMART menyatakan bahwa tujuan harus:

• Spesifik : Didefinisikan dengan baik dan jelas bagi siapa saja yang mengetahui proyek
• Measurable : Anda harus dapat memahami apakah tujuan itu dapat dicapai, melihat seberapa jauh penyelesaiannya dan memahami kapan tujuan itu telah tercapai
• Disetujui : Bagian dari meminta pertanggungjawaban tim Anda atas kinerja mereka adalah memastikan bahwa setiap orang setuju dan memahami tidak hanya tujuan independen mereka tetapi juga tujuan tim
• Realistis : Proyek Anda harus dapat dicapai dalam kerangka waktu dan batasan anggaran dan dengan sumber daya yang tersedia
• Berbasis waktu : Anda harus menetapkan tenggat waktu yang jelas yang menantang namun dapat dicapai. Ini mencegah karyawan jarak jauh Anda menjadi puas diri dan memberi mereka rasa pencapaian yang besar ketika mereka memenuhi tujuan SMART mereka.

5. Berkomunikasi dengan Jelas dan Teratur

Perusahaan jarak jauh membutuhkan saluran komunikasi yang kuat. Exposure Ninja menggunakan berbagai alat untuk memfasilitasi komunikasi yang mudah antara tim kami dan klien, termasuk Zoom, Yay, Slack, dan Skype.

Jan Schulz-Hofen, CEO dari perusahaan jarak jauh yang sukses Planio , mengatakan bahwa untuk perusahaan jarak jauh, komunikasi teks berfungsi paling baik, karena transparan dan tidak mengganggu: “ Komunikasi teks membuat Anda lebih menghargai waktu satu sama lain, terutama ketika Anda sedang hidup beberapa zona waktu jauhnya. Komunikasi langsung dapat mengganggu… dengan email, [anggota tim dapat] mempertimbangkan penulisan Anda pada waktu yang tepat .”

Tim Eksposur Ninja menggunakan saluran Slack untuk melaporkan kemajuan kampanye individu, memperbarui manajer proyek tentang tantangan, dan mengajukan pertanyaan.

Slack adalah platform yang ideal bagi kami karena berfungsi di browser web apa pun, menyimpan log obrolan untuk referensi di masa mendatang, dan memungkinkan kami dengan cepat dan mudah memberi sinyal status online kami satu sama lain — baik dalam rapat, bekerja dengan Slack tertutup atau di luar kantor — serta menambahkan bintang ke pesan penting dan menyematkan informasi untuk dilihat nanti.

Kami menjadwalkan panggilan suara reguler jika sesuai — seperti untuk obrolan manajer mingguan dan pembaruan klien serta laporan kemajuan bulanan.

6. Berkolaborasi Menggunakan Slack dan Google Documents

Kolaborasi tim jarak jauh menimbulkan tantangan tambahan karena tidak dapat berinteraksi tatap muka. Bahasa tubuh dan petunjuk non-verbal membuat komunikasi dan berbagi ide menjadi lebih mudah, tetapi meskipun Anda mungkin tidak memilikinya, alat komunikasi dan produktivitas yang tepat akan mempermudah kolaborasi dalam proyek.

Atur Sesi Kolaborasi Tim di Slack

Jika tim Anda perlu berbagi ide dan berkolaborasi dalam sebuah proyek, panggilan video Slack adalah pilihan yang bagus. Anda dapat menambahkan beberapa peserta ke panggilan dan berbagi layar dengan rekan kerja, merekam panggilan untuk referensi di masa mendatang, mengatur topik, menambahkan tag, menyematkan dan mengirim dokumen, dan mengatur pemberitahuan untuk perubahan. Itu menyimpan semuanya dalam satu ruang kerja, jadi Anda tidak menunggu karyawan Anda untuk menginstal, memuat atau, dalam beberapa kasus, memecahkan masalah perangkat lunak yang berbeda!

Berkolaborasi pada Dokumen di Google Documents

Seperti yang disebutkan di bagian alat kerja jarak jauh kami, Google Spreadsheet dan Dokumen sangat bagus untuk kolaborasi karena memungkinkan banyak kontributor mengomentari dokumen, memperbaiki, menyorot bagian, dan menulis catatan satu sama lain dengan tindakan yang disarankan. Anda dapat kembali ke versi yang berbeda kapan saja dengan melihat riwayat versi, yang juga menunjukkan kepada Anda semua perubahan yang dibuat oleh masing-masing kontributor — Anda dapat melihat siapa yang melakukan apa dan mengapa.

7. Buat Semua Orang Bertanggung Jawab

Tim jarak jauh harus berorientasi pada hasil dan menetapkan tujuan serta tenggat waktu yang jelas jika ingin berhasil. Setiap Ninja di Eksposur Ninja memiliki daftar tugas yang jelas yang ditetapkan oleh manajer di Teamwork dengan tenggat waktu, pelacakan waktu, dan kemampuan untuk menambahkan kemajuan atau membuat komentar pada setiap tugas.

Semua Ninja diharapkan untuk memperbarui Dasbor Klien dan menunjukkan kepada manajer mereka apa yang telah mereka kerjakan selama panggilan pertemuan mingguan sehingga kami memastikan bahwa kiriman tepat waktu dan sesuai standar. Ini juga memungkinkan kami mengidentifikasi secara proaktif ketika ada orang yang berisiko melewatkan tenggat waktu sehingga dapat segera dikurangi.

Bagian dari meminta pertanggungjawaban tim Anda adalah memastikan bahwa mereka tahu tujuan pribadi dan profesional mana yang harus mereka capai. Mengadakan evaluasi triwulanan satu-ke-satu dan menetapkan KPI sama pentingnya bagi perusahaan jarak jauh seperti halnya untuk perusahaan berbasis kantor. Pastikan bahwa setiap anggota tim Anda memiliki target yang jelas untuk dikerjakan dan, jika sesuai dan memungkinkan, tawarkan bonus kinerja untuk membuat mereka tetap termotivasi.

8. Bertemu Setidaknya Sekali Setahun dan Sering Bersenang-senang

Terakhir, pastikan Anda meluangkan waktu untuk bertemu dengan tim Anda dan merayakan keberhasilan, apakah itu perjalanan pantai di musim panas atau menikmati sedikit kesenangan Natal!

Tim jarak jauh terbaik terhubung erat dan ingin melihat satu sama lain berhasil. Kolega akan berbicara satu sama lain setiap hari, seperti yang mereka lakukan di lingkungan kantor, dan mereka sering kali membentuk persahabatan yang tulus — membina hubungan dalam tim Anda dengan menciptakan cara bagi mereka untuk berinteraksi satu sama lain.

Exposure Ninja memiliki saluran Watercooler di ruang Slack kami di mana setiap Ninja dapat mengobrol, serta grup yang lebih kecil yang didedikasikan untuk minat individu, mulai dari memasak dan kebugaran hingga seni, game, dan film.

Kami sering berbagi foto keluarga, hewan peliharaan, dan liburan kami, saling meminta saran, dan menyebarkan berita tentang alat dan teknologi baru yang menurut kami bermanfaat bagi rekan kerja kami. Lemparkan ke dalam campuran kuis Halloween dan Natal yang aneh — lengkap dengan barang curian Ninja Eksposur dan barang lainnya untuk diperebutkan — hadiah bulanan Ninja Bulan Ini dan kerumunan tim untuk kelompok kerja yang berbeda, dan Anda memiliki lingkungan kerja yang bagus untuk karyawan Anda.

Merasa terinspirasi? Manakah dari berikut ini yang dapat Anda perkenalkan ke tim pemasaran jarak jauh Anda?

Kami selalu mencari pemikiran terbaik dan tercerdas dalam pemasaran digital untuk bergabung dengan agen pemasaran jarak jauh kami. Lihat halaman pekerjaan jarak jauh kami untuk melihat apakah ada posisi terbuka yang sesuai dengan keahlian Anda.