Cara Memanfaatkan Layanan BPO untuk Meningkatkan Operasi eCommerce Anda

Seiring dengan perkembangan industri ritel online, Business Process Outsourcing (BPO) menawarkan solusi strategis untuk merampingkan operasi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Dari outsourcing kegiatan non-inti hingga memanfaatkan keahlian khusus, mencari layanan BPO dari para ahli membuka peluang untuk pertumbuhan, skalabilitas, dan profitabilitas. Dengan fokus pada strategi praktis, blog ini akan memandu Anda melalui peran BPO dalam eCommerce dan jenis dukungan yang dapat diberikan oleh perusahaan BPO. Selain itu, ini juga akan membantu Anda mempelajari manfaat layanan eCommerce BPO untuk bisnis Anda.

Perlunya Outsourcing Proses Bisnis di eCommerce

Sebelum kita mempelajari peran penting BPO dalam eCommerce, mari kita pahami di mana dan mengapa kebutuhan outsourcing proses bisnis muncul.

1. Tuntutan Dukungan Pelanggan

Dengan maraknya belanja online, pelanggan mengharapkan dukungan yang cepat dan efisien sepanjang perjalanan pembelian mereka. Sebagai penjual yang terdaftar di lebih dari satu pasar eCommerce, menangani banyak permintaan di berbagai saluran menjadi tantangan tersendiri. Dan kegagalan untuk menanggapi permintaan pelanggan secara tepat waktu sering kali menyebabkan hilangnya penjualan dan ketidakpuasan pelanggan.

2. Inefisiensi Operasional

Selain menangani masalah terkait pelanggan, tugas back-office, mulai dari pemrosesan pesanan hingga pengaturan akun dan entri data produk , juga penting untuk operasi bisnis. Namun, tugas-tugas ini sering menuntut perhatian cermat terhadap detail dan menghabiskan banyak waktu dan sumber daya.

3. Masalah Teknis

Platform dan situs web eCommerce sering mengalami gangguan teknis atau memerlukan pemeliharaan berkelanjutan. Namun, memiliki ahli internal untuk memperbaiki kesalahan teknis bisa jadi mahal. Selain itu, gangguan tidak umum terjadi, jadi jika tidak ada masalah seperti itu, teknisi mungkin menganggur. Dalam skenario seperti itu, bisnis dapat mempekerjakan profesional saat diperlukan. Ini akan membantu menyelesaikan masalah dengan segera memastikan toko eCommerce yang berjalan cepat.

4. Mematuhi Peraturan

Penjual eCommerce seringkali harus mematuhi pedoman pasar dan mematuhi peraturan bisnis (baik lokal maupun internasional). Namun, peraturan ini bisa rumit dan selalu berubah, yang dapat mempersulit bisnis untuk tetap patuh. Di sini, penyedia layanan BPO yang memiliki keahlian dan pengetahuan yang tepat dapat membantu bisnis mematuhi semua aturan dan regulasi.

Jenis Dukungan Apa yang Dapat Ditawarkan Perusahaan BPO ke Bisnis eCommerce?

Penyedia layanan BPO memainkan peran penting dalam membantu penjual eCommerce melalui berbagai solusi dukungan front-office dan back-office. Layanan ini merampingkan operasi, meningkatkan pengalaman pelanggan, meningkatkan efisiensi, dan memungkinkan bisnis untuk fokus pada kompetensi inti mereka.

Dukungan Kantor Depan

Perusahaan BPO telah melatih para profesional yang dapat menangani pertanyaan pelanggan dengan memberikan informasi tentang produk atau layanan. Mereka biasanya menggunakan berbagai saluran komunikasi seperti email, obrolan, dan telepon untuk terlibat dengan pelanggan dan memastikan pengalaman pelanggan yang positif.

• Dukungan Email – bisnis eCommerce mengelola volume pesanan yang tinggi, termasuk pengiriman dan pengembalian. Ini melibatkan penanganan pertanyaan pelanggan dan menyelesaikan masalah secara teratur. Perusahaan BPO mempekerjakan tim khusus yang mengelola email masuk secara efisien, merespons dengan segera, mengatasi masalah pelanggan, memberikan solusi, dan memastikan kepuasan pelanggan. Layanan ini merampingkan komunikasi pelanggan dan meningkatkan daya tanggap.
• Dukungan Obrolan – penjual eCommerce perlu memastikan interaksi pelanggan real-time yang mulus melalui antarmuka obrolan di situs web atau platform perpesanan lainnya. Perusahaan BPO menawarkan layanan dukungan obrolan di mana agen terlatih terlibat dalam percakapan pesan instan untuk menjawab pertanyaan pelanggan, memberikan informasi produk, menawarkan dukungan teknis, dan membantu penjualan atau pertanyaan lainnya.
• Menjawab Telepon – Layanan ini melibatkan penanganan panggilan masuk atas nama klien. Perusahaan BPO mempekerjakan profesional yang terlatih untuk menjawab panggilan, menyapa pelanggan, menangani pertanyaan, memberikan dukungan, dan mengarahkan panggilan ke departemen atau individu yang sesuai. Layanan ini memastikan bahwa bisnis mempertahankan keberadaan telepon yang profesional dan responsif, bahkan selama volume panggilan tinggi.
• Manajemen Alat CRM – Dukungan CRM memungkinkan bisnis untuk memberikan layanan pelanggan yang luar biasa dan membangun hubungan jangka panjang dengan konsumen mereka. Profesional BPO menggunakan alat CRM untuk mempertahankan profil pelanggan, melacak riwayat pembelian, dan memberikan bantuan dan rekomendasi yang dipersonalisasi. Dengan mengelola hubungan pelanggan secara efektif, bisnis dapat meningkatkan kepuasan, loyalitas, dan retensi pelanggan.

Dukungan Kantor Belakang

Perusahaan BPO dapat menyediakan layanan dukungan back-office, termasuk yang berikut:

• Pemrosesan Pesanan – Perusahaan BPO membantu bisnis dalam mengelola tugas pemrosesan pesanan secara efisien. Ini melibatkan tugas-tugas seperti entri pesanan, verifikasi pesanan, pelacakan pesanan, manajemen inventaris, dan koordinasi dengan pusat pemenuhan atau penyedia pengiriman. Hal ini memungkinkan bisnis melepaskan beban pemrosesan pesanan, membebaskan sumber daya internal, dan memungkinkan mereka untuk fokus pada kompetensi inti. Hasilnya adalah peningkatan efisiensi operasional, pengurangan kesalahan, pemenuhan pesanan lebih cepat, dan pada akhirnya, peningkatan kepuasan pelanggan.
• Pemantauan Harga – Profesional di perusahaan BPO menggunakan alat dan perangkat lunak khusus untuk memantau harga produk di berbagai platform. Data yang terkait dengan variasi biaya beserta tren terkait dikumpulkan dan dibagikan dengan klien untuk analisis yang efektif. Data dapat dianalisis secara menyeluruh untuk menghasilkan informasi mendalam yang dapat membantu bisnis menyesuaikan strategi penetapan harganya untuk keunggulan kompetitif. Secara umum, layanan pemantauan harga memungkinkan bisnis menyesuaikan strategi penetapan harga mereka, tetap kompetitif, dan membuat keputusan berdasarkan informasi.
• Entri Data Produk – Layanan ini melibatkan pengelolaan dan pengorganisasian informasi produk dalam basis data atau platform eCommerce. Perusahaan BPO membantu bisnis memasukkan detail produk secara akurat seperti deskripsi, spesifikasi, harga, dan gambar. Layanan ini memastikan bahwa informasi produk selalu terkini dan tersedia bagi pelanggan.
• Asisten Virtual Khusus – VA adalah profesional jarak jauh yang menyediakan dukungan administratif, organisasi, atau pribadi untuk bisnis atau individu. Perusahaan BPO menawarkan layanan asisten virtual, di mana para profesional dapat disewa untuk bekerja di bisnis secara virtual. Mereka dapat melakukan berbagai tugas seperti melakukan penelitian, entri data, dan tugas administrasi lainnya. Asisten virtual membantu bisnis membebaskan sumber daya, memungkinkan mereka mengoptimalkan waktu dan fokus pada tugas inti.
• Analisis Data – Layanan ini memainkan peran penting dalam memahami perilaku pelanggan, mengikuti tren pasar, dan mengidentifikasi peluang pertumbuhan untuk bisnis. Perusahaan BPO menyediakan profesional yang menggunakan berbagai alat dan teknik untuk menganalisis volume data yang besar, memberi klien wawasan berharga untuk membuat keputusan berdasarkan data, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan mengoptimalkan operasi mereka.

Selain layanan tersebut, perusahaan BPO juga dapat menangani berbagai persyaratan penjual eCommerce lainnya. Tugas yang berulang dan monoton sebaiknya dialihdayakan.

Keuntungan Layanan BPO untuk eCommerce

Ketersediaan layanan BPO untuk kebutuhan eCommerce memberikan berbagai keuntungan yang dapat sangat menguntungkan bisnis di ruang ritel online. Beberapa di antaranya tercantum di bawah ini.

• Mengurangi biaya personel, teknologi, dan infrastruktur

Dengan mengalihkan tugas eCommerce ke penyedia layanan BPO, Anda dapat menghemat biaya yang terkait dengan perekrutan, pelatihan, dan pengelolaan tim internal secara signifikan. Anda dapat mengarahkan sumber daya ini ke inisiatif pertumbuhan strategis, kampanye pemasaran, atau memperluas lini produk Anda.

• Akses ke teknologi mutakhir

Layanan BPO memberi Anda akses ke teknologi dan alat terbaru yang penting untuk tetap menjadi yang terdepan di dunia digital. Dengan bermitra dengan penyedia layanan BPO terkemuka, Anda dapat memanfaatkan keahlian teknis mereka dan memanfaatkan perangkat lunak canggih dan alat otomasi. Kemajuan teknologi ini dapat membantu merampingkan operasi bisnis Anda dan tetap kompetitif di pasar.

• Dukungan pelanggan yang sangat baik di berbagai saluran

Layanan eCommerce BPO menawarkan dukungan omnichannel kelas satu. Penyedia ini memiliki profesional berpengalaman yang berpengalaman dalam menangani pertanyaan pelanggan, menyelesaikan masalah, dan memberikan bantuan tepat waktu melalui berbagai saluran komunikasi (telepon, email, obrolan, dan media sosial). Bermitra dengan para ahli ini dapat membantu Anda membangun basis pelanggan setia dan meningkatkan reputasi merek Anda.

• Peningkatan efisiensi operasional

Dengan mendelegasikan tugas non-inti kepada mitra BPO yang andal, Anda membebaskan waktu dan sumber daya yang berharga bagi tim internal Anda untuk fokus pada aktivitas bernilai tinggi. Peningkatan produktivitas ini memungkinkan bisnis Anda beroperasi dengan efisiensi puncak, memastikan bahwa setiap departemen selaras untuk mencapai tujuan dan sasaran strategis.

• Kemampuan penskalaan yang fleksibel

Salah satu keunggulan utama layanan BPO eCommerce adalah kemampuan untuk menskalakan operasi dengan cepat selama periode puncak permintaan tinggi. Penyedia layanan BPO diperlengkapi untuk menangani semua skenario, baik itu lonjakan volume pesanan yang tiba-tiba atau pertanyaan pelanggan yang rumit. Skalabilitas ini memastikan bahwa bisnis memenuhi harapan pelanggan tanpa penundaan atau kemacetan. Selain itu, model penetapan harga fleksibel yang ditawarkan oleh penyedia layanan ini memungkinkan Anda untuk menaikkan atau menurunkan skala sesuai kebutuhan, memberikan efisiensi biaya dan kemampuan beradaptasi terhadap perubahan kondisi pasar.

Tips Menemukan Penyedia Layanan BPO yang Tepat

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memilih penyedia layanan outsourcing proses bisnis yang tepat untuk kebutuhan eCommerce Anda:

• Tentukan kebutuhan spesifik Anda: Identifikasi tugas atau proses yang ingin Anda outsourcing.

• Nilai pengalaman industri mereka: Cari penyedia layanan BPO dengan rekam jejak yang terbukti di industri spesifik Anda.

• Evaluasi kemampuan teknologi mereka: Pastikan penyedia layanan BPO memiliki infrastruktur teknologi yang diperlukan untuk mendukung operasi eCommerce Anda.

• Catat langkah-langkah jaminan kualitas dan keamanan: Periksa keberadaan proses kontrol kualitas dan langkah-langkah keamanan data yang kuat.

Kesimpulan

Singkatnya, memanfaatkan kekuatan outsourcing proses bisnis dapat benar-benar meningkatkan operasi Anda. Dengan memanfaatkan keahlian para profesional di perusahaan BPO, Anda dapat memastikan kepuasan pelanggan dan pada akhirnya meningkatkan keuntungan Anda untuk berkembang di pasar online yang dinamis. Bagian terbaiknya adalah penyedia layanan eC commerce BPO tetap mendapat informasi tentang tren outsourcing. Karenanya, mereka dapat membantu Anda dengan strategi berwawasan yang dapat membantu Anda memaksimalkan potensi bisnis Anda.