Bagaimana meningkatkan efisiensi dengan menggabungkan dua macam kolaborasi
Diterbitkan: 2022-12-21Dalam realitas kerja-dari-rumah yang baru, organisasi memiliki peluang untuk menciptakan kembali kebiasaan kerja terbaik dari dunia offline dan menerapkannya secara digital. Caranya adalah dengan mengidentifikasi dua jenis kolaborasi utama — pasif dan aktif — dan menggabungkannya untuk mendukung alur kerja yang paling produktif.
Kolaborasi pasif
“Kolaborasi pasif menyadari nilainya saat detail proyek dan elemen kolaboratif terlihat dan dikelola, dan saat hasilnya terlihat dan dikelola dengan baik,” kata Patrick Rohlfsen, konsultan utama untuk perusahaan perangkat lunak manajemen kerja Wrike, di The MarTech Conference.
Ini adalah jenis kolaborasi yang terjadi dalam email dan pesan lain yang tidak memerlukan tanggapan segera. Di masa lalu, itu adalah tugas yang dijatuhkan di kotak masuk fisik seseorang di meja mereka.
“Kolaborasi pasif menjadi lebih terintegrasi ke dalam aliran kerja [digital] Anda sekarang,” kata Rohlfsen. “Untuk waktu yang lama sekarang perusahaan telah menggunakan tiket atau formulir permintaan untuk berkolaborasi dengan klien atau karyawan, tetapi saya melihat lebih banyak keinginan dari orang sekarang untuk cara yang lebih sederhana bagi orang lain untuk mengajukan permintaan kepada mereka.”
Banyak teknologi manajemen kerja saat ini mendukung kolaborasi pasif, memungkinkan banyak anggota tim untuk bekerja secara bersamaan dalam sebuah proyek, sesuai dengan jadwal kerja masing-masing.
“Tidak jarang tim pemasaran atau TI atau tim hukum membuat formulir permintaan — sesuatu yang sederhana yang dapat membakukan permintaan dan mengintegrasikannya ke dalam alur kerja mereka,” kata Rohlfsen. “Harapannya adalah jika Anda ingin saya melakukan sesuatu untuk Anda, Anda harus mengajukan permintaan Anda di tempat yang sama di mana saya mengelola semua sisa pekerjaan saya.”
Kolaborasi menjadi lebih mudah atau lebih efisien ketika semua orang tahu di mana menemukannya, semuanya di satu tempat. Tetapi melakukan terlalu banyak pekerjaan pada mode pasif ini berisiko menghilangkan "elemen manusia" dari pekerjaan. Di situlah kolaborasi aktif masuk.
Kolaborasi aktif
Kolaborasi aktif adalah interaksi waktu nyata yang terjadi selama pertemuan langsung di kantor atau di platform konferensi video seperti Zoom.
“Kolaborasi aktif menyadari nilainya saat Anda menyadari potensi yang kita miliki sebagai manusia,” kata Rohlfsen. “Semakin niat kita tentang hubungan kita, kecenderungan kita, semakin cepat kita mencapai titik kolaboratif ajaib itu. Semakin banyak pemikiran yang kami berikan untuk menciptakan lingkungan dan pengalaman bagi pemangku kepentingan, semakin baik hasilnya sebagai manajer proyek.”
Isyarat visual meningkatkan potensi terobosan selama kolaborasi aktif. Untuk memanfaatkan kesempatan saat banyak orang secara aktif bertukar pikiran satu sama lain, gunakan papan tulis digital atau dorong berbagi layar.
Selain itu, untuk membuat kolaborasi aktif menjadi lebih efisien, dan lebih menarik bagi mereka yang hadir, batasi waktu untuk rapat ini bila perlu. Dalam banyak kasus, “keajaiban” dapat terjadi dalam rapat 10 menit. Tahan mundur pada blok waktu 30 menit default di kalender digital orang.
Setelah sesi kolaborasi aktif, hasilkan semacam rekaman ide yang dibagikan. Mungkin itu tangkapan layar papan tulis atau video rapat. Rekaman ini memiliki item tindakan yang kini dapat diintegrasikan ke dalam alur kerja kolaborasi pasif, menjembatani dua mode kolaborasi.
Sangat penting untuk diingat bahwa manusia telah bekerja secara tatap muka sejak awal waktu, dan ketika kita menyatukan pikiran kita, kita dapat melakukan hal-hal yang luar biasa. Kami dapat menyelesaikan proyek lebih cepat, kami dapat lebih efisien dengan sumber daya kami, kami menghasilkan produk yang lebih baik saat kami bekerja sama secara erat, dan kami berkolaborasi dengan lebih efektif.
Dengan mengombinasikan kolaborasi aktif dan pasif, organisasi membangun hubungan yang lebih kuat antara anggota tim yang berkomunikasi secara aktif dalam waktu nyata, sembari tetap mempertahankan keunggulan pekerjaan pasif yang dapat dilakukan kapan saja.
Gali lebih dalam: Bagaimana alat manajemen kerja menghubungkan tim pemasaran
Dapatkan MarTech! Sehari-hari. Gratis. Di kotak masuk Anda.
Lihat persyaratan.
Cerita terkait
Baru di MarTech