Cara Memastikan Sukses Bisnis Dengan Manajemen Acara

Acara adalah cara yang bagus untuk membangun merek Anda, menarik pelanggan baru, dan berinteraksi dengan pelanggan yang sudah ada. Mereka juga bisa menjadi cara terbaik untuk menghasilkan pendapatan untuk bisnis Anda. Namun, jika Anda tidak merencanakan acara Anda dengan baik sebelumnya, itu bisa membuang-buang waktu dan uang. Untuk memastikan hal itu tidak terjadi, ikuti tips berikut untuk kesuksesan manajemen acara:

Pos Terkait: Cara Memulai Bisnis Manajemen Acara

Pahami Audiens Target Anda

Langkah pertama dalam merencanakan acara adalah memahami audiens target Anda. Siapa orang-orang yang menghadiri acara Anda? Apa yang ingin mereka dapatkan darinya, dan bagaimana ini akan membantu mereka mencapai tujuan mereka? Mengajukan pertanyaan ini akan membantu Anda memutuskan jenis acara yang paling sesuai untuk sasaran bisnis Anda.

Misalnya, katakanlah perusahaan Anda ingin meningkatkan pendapatan sebesar 25% selama tahun depan; salah satu cara untuk mencapai tujuan ini adalah dengan menjalankan serangkaian seminar tentang cara memasarkan produk secara lebih efektif di dalam industri. Audiens target Anda mungkin bisnis lain yang menjual produk serupa seperti milik Anda atau individu yang ingin mempelajari lebih lanjut tentang strategi pemasaran untuk bisnis kecil. Dalam hal ini, masuk akal untuk kedua jenis peserta (bisnis versus individu), tetapi terutama mereka yang mewakili bisnis karena mereka kemungkinan akan melalui tantangan yang sama ketika mencoba meningkatkan jumlah penjualan perusahaan mereka – dan dengan demikian mungkin mendapat manfaat besar dari mempelajari teknik baru. selama lokakarya/seminar ini diadakan di lokasi tertentu di seluruh kota setiap bulan sepanjang tahun 2023!

Pilih Tempat yang Tepat

Saat memilih tempat, pertimbangkan jenis acara yang Anda selenggarakan. Misalnya, jika itu adalah konferensi atau lokakarya tahunan, carilah ruangan yang cukup besar untuk menampung semua peserta dengan nyaman. Jika skala acara Anda lebih kecil dan hanya melibatkan klien dari satu wilayah, pertimbangkan untuk menyewakan seluruh hotel atau resor sehingga mereka dapat merasa seperti sedang berlibur sambil tetap memiliki akses ke presentasi dan peluang jaringan.

Jika ada beberapa acara yang terjadi secara bersamaan di tempat yang Anda pilih (misalnya: pernikahan), pastikan ada ruang yang cukup untuk kebutuhan kedua belah pihak tanpa terlalu banyak tumpang tindih; ini membantu menghindari kebingungan selama waktu penyiapan untuk kedua pihak yang terlibat!

Baca Juga: 8 Alasan Agen Asuransi Umum Dapat Membantu Bisnis Anda

Pastikan Acara Bermerek dan Dipasarkan dengan Baik

Sebagai manajer acara, Anda akan bertanggung jawab untuk memastikan merek perusahaan Anda terlihat di acara Anda. Ini berarti Anda perlu memastikan bahwa:

1. Logo Anda jelas dan mudah dibaca. Jika orang tidak dapat membacanya dari seberang ruangan, maka mereka tidak akan tahu perusahaan apa yang mensponsori acara tersebut dan mengapa mereka harus memedulikannya.

2. Logo Anda menggunakan warna yang serasi dan sesuai dengan citra merek Anda secara keseluruhan (lihat di bawah).

3. Warna yang digunakan dalam bahan cetak atau papan tanda sama dengan warna bahan cetak lain yang diproduksi oleh perusahaan Anda (jika ada).

Anda juga harus mempertimbangkan apakah ada cara tertentu di mana orang akan mengharapkan jenis pertemuan khusus ini—seperti kompetisi olahraga—untuk terlihat atau terasa ketika mereka tiba di sana; jika demikian, ekspektasi ini dapat memengaruhi seberapa banyak upaya yang harus dilakukan untuk menciptakan identitas lebih dari sekadar memasang tanda bertuliskan "Ini Acara Kami!"

Buat Jajaran Pembicara yang Menarik

Ketika datang untuk memilih speaker, Anda memiliki banyak pilihan. Anda dapat memilih seseorang dari industri Anda yang mengetahui seluk beluk dari apa yang Anda coba lakukan, atau Anda dapat mencari seorang ahli yang telah menulis buku tentang topik tersebut.

Pembicara Anda juga harus menghibur dan menarik–penonton tidak akan mau mendengarkan jika mereka merasa sedang diceramahi setiap saat! Anda mungkin mempertimbangkan untuk mengundang beberapa tokoh terkenal di bidang Anda (seperti selebritas) karena orang-orang ini cenderung menarik banyak orang karena popularitas mereka secara online atau di acara televisi.

Bangun Keseruan untuk Acara Anda

Sangat penting untuk membangun kegembiraan untuk acara Anda. Jika tidak, orang tidak akan mengetahuinya dan mereka tidak akan hadir. Ada banyak cara untuk melakukan ini:

1. Gunakan media sosial dan kampanye pemasaran email untuk mempromosikan acara tersebut.

2. Gunakan PR (hubungan masyarakat) untuk mendapatkan liputan di outlet berita atau majalah yang menjangkau audiens target Anda, seperti koran dan majalah lokal, publikasi perdagangan, blog industri – bahkan publikasi nasional seperti Forbes! Ini dapat membantu mengarahkan lalu lintas ke situs web Anda tempat orang dapat mendaftar untuk konferensi atau lokakarya.

3. Bayar untuk beriklan di Facebook atau Google AdWords jika Anda ingin lebih banyak lalu lintas bertarget dari wilayah geografis tertentu di mana akan ada peserta yang mungkin tertarik untuk hadir karena lokasinya dekat dengan tempat berlangsungnya acara (mis.,mis., jika ada banyak profesional TI yang tinggal di Silicon Valley maka masuk akal jika perusahaan TI mengadakan konferensi tahunannya di sana).

Rencanakan Detail Logistik Terlebih Dahulu untuk Mengurangi Stres di Hari Acara

Merencanakan ke depan adalah cara terbaik untuk memastikan acara Anda berjalan lancar dan tanpa hambatan. Ini berarti memiliki rencana darurat untuk setiap masalah yang mungkin timbul, seperti perubahan cuaca yang tidak terduga atau kegagalan peralatan. Penting juga untuk merencanakan bagaimana Anda akan menangani detail logistik yang tidak terduga juga–misalnya, jika tempat Anda tiba-tiba tidak tersedia karena keadaan yang tidak terduga (seperti kebakaran).

1. Siapkan tempat cadangan jika terjadi keadaan darurat

2. Siapkan speaker cadangan yang dapat turun tangan dalam waktu singkat jika diperlukan

3. Miliki rencana darurat jika tempat Anda tidak tersedia (atau jika Anda perlu mengubahnya).

Gunakan Platform Manajemen Acara

Platform manajemen acara seperti Eventtia adalah cara terbaik untuk menyimpan semua detail acara Anda di satu tempat. Ini membantu Anda mengelola semua aspek acara, mulai dari tempat hingga pembicara dan sponsor. Ini juga membantu Anda melacak RSVP, anggaran, dan detail penting lainnya.

Platform manajemen acara akan membantu Anda mengatur segalanya mulai dari daftar tamu hingga bios pembicara sehingga semua orang tahu apa yang terjadi di setiap langkah sepanjang perjalanan mereka menuju pengambilan keputusan yang tepat untuk menghadiri konferensi atau seminar Anda.

Baca Juga: Lanskap Pembayaran Online Tahun 2023

Suatu Acara Dapat Berdampak Besar Pada Bisnis Anda, Tetapi Penting untuk Merencanakannya dengan Benar

Langkah pertama dalam merencanakan suatu acara adalah menentukan apa yang akan dicapai. Acara dapat digunakan untuk berbagai tujuan, tetapi berikut adalah beberapa tujuan umum:

1. Bangun merek Anda dan tingkatkan kesadaran akan perusahaan atau produk Anda

2. Hasilkan prospek dan tingkatkan penjualan

3. Edukasi dan beri tahu pelanggan potensial tentang bisnis atau industri Anda, berikan mereka informasi berharga yang tidak dapat mereka akses (atau merasa nyaman untuk bertanya langsung kepada Anda)

4. Bangun hubungan dengan klien yang sudah ada dengan memberi mereka kesempatan untuk terhubung secara langsung (dan bahkan mungkin membentuk koneksi baru!)

Kesimpulan

Kami harap artikel ini memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang cara merencanakan dan mengelola acara di bisnis Anda. Penting bagi Anda untuk memahami dampak yang dapat mereka timbulkan pada keuntungan Anda dan juga bagaimana memastikan kesuksesan mereka. Acara bisa mahal, tetapi layak dilakukan jika dilakukan dengan benar!