21 Cara Mengakhiri Email

Tanda tangan email mungkin tampak tidak penting bagi Anda, tetapi benarkah? Meskipun menyusun isi pesan yang kuat itu penting, bagaimana Anda mengakhiri email bisnis juga penting jika Anda ingin membuat kesan yang baik.

Apakah frasa "salam" tampak kuno?Ucapan “terima kasih” yang sederhana bisa tampak langsung. Pertimbangkan untuk melewatkan prosedur sign-off seluruhnya. Sama sekali tidak! Mari kita pahami pentingnya penutupan email dan cara memanfaatkannya untuk meningkatkan tingkat respons.

Artikel terkait: Alat Otomasi Pemasaran Email Terbaik

Mengapa Akhiran Email Penting?

Apakah Anda mengharapkan penerima untuk mengambil tindakan atau tidak, itu penting bagaimana Anda mengakhiri email Anda. Tanda tangan sederhana setelah email meningkatkan tingkat respons rata-rata dan secara signifikan meningkatkan kemungkinan penerima merespons secara tertulis.

Selain itu, email yang diakhiri dengan"terima kasih"menerima lebih banyak umpan balik daripada email yang menggunakan penutup biasa lainnya. Apa pun yang Anda putuskan, ingatlah bahwa penutupan email adalah interaksi terakhir pembaca dengan Anda. Itu adalah hal terakhir yang mereka baca, dan itu menentukan apakah mereka akan menjawab atau tidak dan seberapa cepat.

Bayangkan itu sebagai kesimpulan dari sebuah percakapan.Apakah Anda pernah bertemu kontak bisnis baru dan kemudian berbalik dan pergi tanpa berkata apa-apa?Tidak. Lalu, mengapa tidak sopan dalam email Anda?

Baca juga: Panduan Pelacakan Penjangkauan Email

Apa Berbagai Cara untuk Mengakhiri Email?

Ada berbagai cara untuk mengakhiri email. Karena setiap baris buka email berbeda, baris penutup email juga berbeda. Itulah mengapa ada banyak cara untuk mengakhiri email, baik Anda menulis email formal maupun informal.

Di sini kita akan membahas beberapa hal penting untuk disertakan dalam baris penutup email:

Garis Penutup

Pernyataan penutup singkat yang dengan mulus beralih dari subjek utama email ke tanda tangan Anda harus disertakan di setiap email sebelum dikirim. Kalimat terakhir ini mungkin mengungkapkan penghargaan Anda atas waktu penerima, menunjukkan bahwa Anda siap untuk percakapan di masa mendatang, bertindak sebagai ajakan bertindak, atau bertindak sebagai frasa yang menyiratkan bahwa Anda mengharapkan tanggapan.

Penutupan (Sign-Off)

Kecuali Anda dekat dengan penerima, setiap email bisnis harus diakhiri secara profesional. Bergantung pada hubungan Anda dengan penerima dan pesannya, penutupannya bisa formal atau informal. Penutupan email yang paling umum adalah "Salam"dan"Yang Terbaik",namun, kami telah mengumpulkan banyak contoh resmi dan informal (di bawah).

Ilustrasi garis penutup adalah sebagai berikut:

Saya berterima kasih karena Anda meluangkan waktu untuk meninjau referensi dan resume saya. Saya Berharap untuk mendengar dari Anda segera!

Sungguh-sungguh,

Beth John

Sebutkan Nama Anda

Selalu tambahkan nama depan dan belakang Anda di tanda tangan jika Anda mengirim email kepada seseorang untuk pertama kalinya. Menggunakan nama depan Anda sebagai tanda tangan memenuhi syarat untuk komunikasi dengan rekan kerja atau individu yang sudah Anda kenal dari korespondensi email sebelumnya. Harap perhatikan bahwa sebaiknya hindari menggunakan nama panggilan Anda untuk mengakhiri percakapan kecuali nama panggilan tersebut terkenal dan sering diganti dengan nama depan Anda.

Judul dan Perusahaan

Saat mengirim email kepada calon klien, Anda harus menyertakan jabatan tempat kerja dan nama perusahaan Anda saat ini di penutup email untuk menghindari kebingungan tentang siapa Anda. Sebaiknya jauhkan detail kontak Anda saat ini (nomor telepon dan email) dari tanda tangan Anda jika Anda melamar pekerjaan.

Anda dapat menggunakan contoh berikut sebagai sign-off:

Joe Jefferson

Manager Penjualan

Kontak informasi

Meskipun pembaca email Anda mengetahui alamat email Anda, menyertakan detail kontak tambahan di email Anda biasanya berguna, termasuk nomor telepon pribadi Anda, karena beberapa orang mungkin lebih suka menghubungi Anda melalui metode ini.

Sumber daya tambahan

Tautan adalah elemen lain yang mungkin Anda pikirkan untuk disertakan dalam tanda tangan Anda. Tautan tersebut mungkin mengarah ke akun LinkedIn, situs web, atau akun media sosial lainnya. Itu juga bisa pergi ke halaman arahan yang ingin Anda iklankan, kalender online Anda, portofolio, posting blog terbaru, dll.

Baca juga: Cara Menulis Email Kerjasama

Bagaimana Mengakhiri Email? [21 Contoh]

Jika Anda tidak yakin bagaimana mengakhiri email dalam suasana profesional, bandingkan dengan penutupan surat resmi untuk mempertahankan profesionalisme. Hari ini, mengirim email sama dengan mengirim surat melalui pos. Oleh karena itu, setiap kampanye pemasaran email dapat menggunakan metodologi dan panduan yang sama. Pastikan Anda terdengar profesional dan baik setiap saat.

Artikel terkait: Mengapa Kampanye Email Gagal?

Berikut adalah beberapa contoh kalimat yang dapat Anda gunakan sebagai kalimat penutup di email Anda:

Saat Anda Mencari Jawaban atas Sebuah Pertanyaan

Sign-off yang berisi pengingat ramah dapat berfungsi sebagai pemicu tindakan. Manusia bereaksi terhadap rangsangan visual. Saat kita membaca, kita cenderung melihat berita utama, dan asosiasi penglihatan memengaruhi ingatan kita. Menurut penelitian , ada kemungkinan 40% lebih besar bahwa Anda akan menyelesaikan tugas saat terhubung dengan sesuatu dalam garis pandang Anda.

Berikut adalah beberapa saran untuk mempromosikan penerima Anda:

• Saya sangat menghargai bantuan Anda dalam menanggapi pertanyaan saya.
• “Saya akan sangat menghargai jika Anda dapat menanggapi pada [hari atau waktu].Terima kasih!"

Salam

Tidak ada cara untuk membuatnya lebih ahli! Karena itu tidak menimbulkan harapan apa pun, itu berfungsi, tetapi gunakan dengan hati-hati. Namun perlu diketahui bahwa, kadang-kadang, itu tidak terdengar terlalu perhatian. Jika disalahgunakan, dapat menimbulkan kesan bahwa Anda tidak peduli dengan penerima atau kesepakatan bisnis yang Anda bicarakan.

Dengan hormat

Penutupan surat yang tepat untuk email formal adalah salah satu yang kita semua pelajari di sekolah. Namun, itu bisa terdengar pengap. Oleh karena itu, jika Anda adalah perusahaan kecil, kami sarankan Anda menghindarinya dan memilih sesuatu yang kurang resmi.

Sekali lagi selamat atas [Event Pemicu]

Anda harus mengingatkan prospek bahwa banyak hal telah berubah di perusahaan mereka dan bahwa mereka mungkin ingin mengganti vendor mereka. Oleh karena itu, jika Anda mengetahui adanya peristiwa pemicu di pembukaan email Anda, ingatkan mereka tentang hal itu di sign-off Anda.

Cara Mengakhiri Email dengan Terima Kasih / Thanks

Setiap kali seseorang mengatakan"terima kasih",mereka tulus. Gunakan kapan pun Anda ingin menyampaikan bahwa Anda mengantisipasi pembaca untuk melakukan sesuatu karena nada tersebut juga dapat mengekspresikan harapan. Merupakan kebiasaan untuk mengakhiri email dengan tanda seru karena terdengar lebih tulus dan menarik.

Terbaik

Terbaik adalah cara yang menyenangkan dan tajam untuk mengatakan"harapan terbaik".Jika Anda menerima banyak email, Anda tahu bahwa hampir semua orang menggunakan tanda tangan ini. Mirip dengan bagaimana hal itu mudah dalam komunikasi yang lebih formal, itu mulus karena keakrabannya. Kelemahannya adalah mungkin membosankan dan aman, yang menjadi masalah jika Anda ingin memberikan pesan yang dinamis dan menarik perhatian.

Terima kasih sebelumnya

Studi Dripify mengungkapkan bahwa email yang menyertakan ucapan terima kasih sebelumnya memiliki tingkat respons terbaik. Mungkin ini terjadi karena tanda terima Anda menyampaikan terima kasih dan menetapkan harapan; Anda menunjukkan bahwa Anda akan senang ketika orang yang Anda kirimi email membalas. Berhati-hatilah selalu saat mengatakan"terima kasih sebelumnya"karena hal itu dapat terlihat terlalu menuntut dalam pengaturan yang lebih profesional.

Salam sejahtera

Etiket menyarankan untuk menggunakan penutupan ini dalam kombinasi dengan"Nyonya yang terhormat"atau"Tuan yang terhormat"jika Anda tidak dapat menyapa penerima dengan nama - kecuali Anda orang Amerika, dalam hal ini Anda harus menggunakan"Hormat saya".

Nikmati Acaranya, dan Beri Tahu Saya Bagaimana Kelanjutannya

Untuk menunjukkan bahwa Anda memperhatikan seluruh percakapan Anda, sebutkan apa pun di kalender calon pelanggan Anda.

Misalkan pelanggan menyebutkan konferensi di media sosial, atau Anda dapat menyimpulkan keberadaan mereka dari riset pelanggan. Dalam hal ini, Anda juga dapat memanfaatkan penutupan ini dengan pelanggan yang masih belum Anda hubungi.

Saat Anda Meminta Pertemuan

Ingat bahwa email Anda mungkin dipindai. Tapi tidak apa-apa, pembaca menggunakan pola “F”. Akibatnya, hal terakhir yang akan mereka lihat di badan email adalah tanda tangan rata kiri Anda. Ini memberikan satu kesempatan terakhir untuk mendorong mereka menerima rapat.

• “Berharap ada tempat kosong di kalender Anda,”

• “Bersedia bekerja dengan jadwal Anda,”

Hati-hati

Masalah virus corona mungkin menjadi alasan mengapa Anda mulai lebih sering menyadarinya. Namun, terlepas dari situasinya, ini adalah cara informal yang luar biasa untuk menutup email. Ini hangat dan menyenangkan dan sangat baik untuk digunakan dengan orang yang Anda kenal.

Hebat Bekerja dengan Anda

Itu selalu sopan untuk memberi tahu seseorang yang bekerja dengan Anda melalui email bahwa Anda menghargai kesempatan untuk berbisnis dengan mereka. Dengan melakukan ini, Anda menyisakan ruang untuk kerja sama potensial di masa depan.

Semoga Senin Anda Fantastis

Ada ketidaksukaan umum pada hari Senin. Prospek Anda akan menyeringai setelah membaca baris penutup ini, menunjukkan bahwa seseorang berdiri di belakang email Anda. Namun, hindari menggunakannya untuk mereka yang tidak mendapatkan humor di dalamnya.

Nikmati Liburan

Menggunakan ini selama musim perayaan adalah ide yang luar biasa, terutama jika calon pelanggan menyebutkan liburan yang akan mereka hadiri atau nikmati. Gunakan pilihan berikutnya dalam daftar ini jika calon pelanggan Anda belum menyatakan hari libur.

Nikmati Istirahat Anda

Dianjurkan untuk mengatakan, "Nikmati istirahat Anda"atau"Nikmati waktu istirahat Anda"jika prospek belum menentukan musim liburan. Tetap saja, Anda tahu bahwa ini akan menjadi akhir pekan yang panjang karena mendekati hari libur umum yang akan memberi orang cuti dari pekerjaan.

Ketika Anda Memelihara Hubungan

Penerima ini adalah seseorang yang Anda kenal, jadi baiklah kepada mereka. Untuk mengungkapkan dukungan Anda kepada mereka atau memberikan barang yang mungkin menarik bagi mereka, tutup email Anda.

Inilah cara melakukannya:

• Tetap mengagumkan
• Teruslah berjuang dalam pertarungan yang baik

Emotikon

Kedipan mata, wajah smiley, dan ekspresi sejenis lainnya menjadi semakin populer. Sementara bagi sebagian orang, itu bisa membuat hari mereka lebih baik, bagi yang lain, mereka mungkin dianggap jahat. Sebelum menekan simbol emoji tersebut , Anda mungkin harus membaca makalah penelitian tentang penggunaannya dalam email bisnis. Pastikan untuk menggunakannya dengan orang yang Anda kenal.

Terima kasih lagi

Anda dapat menutup email Anda dengan mengucapkan terima kasih sekali lagi jika penerima telah melakukan bantuan yang signifikan dan sebelumnya menyebutkan fakta itu. Jika penerima tidak bekerja ekstra untuk membantu Anda, ucapan terima kasih ganda mungkin dianggap palsu.

Menanti untuk mendengarnya darimu

Anda mungkin telah mengamati orang-orang yang mengajukan pertanyaan atau membuat permintaan menggunakan tanda tangan ini: “Apakah Anda bersedia membagikan saran pekerja lepas Anda sambil minum kopi?Menantikan tanggapan Anda…”

Sayangnya, ini sering dianggap memaksa. Untuk keadaan sebaliknya, sebaiknya gunakan"Menantikan kabar dari Anda"sebagai gantinya saat membantu orang lain.

Misalnya, katakanlah Anda menghubungi mereka terkait dengan pertunangan berbicara. Kemungkinan lain adalah Anda memberi tahu mereka bahwa posting blog Anda menyertakan cerita mereka. Saat penyedia menggunakannya, ungkapan tersebut menyampaikan keramahan dan kehangatan.

Dengan hormat

Gunakan kata"dengan hormat"saat menghubungi seseorang yang secara signifikan lebih kuat, berpengetahuan luas, atau berpengalaman karena menyampaikan rasa hormat kepada penerima Anda. Selain itu, ini dapat berfungsi untuk meredam pesan yang mungkin bermusuhan.

Saat Mempersiapkan Janji Temu atau Proyek Terjadwal

Dengan menyatakan bahwa Anda akan berhubungan satu sama lain, Anda membiarkan pintu terbuka untuk dialog di masa mendatang. Jika Anda ingin penerima menghubungi Anda, tambahkan nomor telepon Anda ke baris penutup email.

• Segera berbicara
• Berbicara dengan Anda segera
• Berharap untuk segera terhubung

Ini adalah beberapa contoh penutupan email Anda, dengan harapan penerima akan terhubung dengan Anda.

Artikel terkait: Contoh Kampanye Tetes Email Terbaik

Bagaimana Cara Menulis Baris Penutup Email Terbaik?

Berikut adalah beberapa tips untuk menulis penutupan Anda dan pendekatan terbaik untuk menyelesaikan email. Saat memilih penutupan email, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan.

Sertakan Penutup

Beberapa orang percaya bahwa mereka dapat menghapus penutupan dari email. Namun, ini terlihat sangat profesional; selalu tutup dokumen Anda. Ini benar bahkan dengan tanda tangan email.

Pertimbangkan Hubungan yang Anda Miliki dengan Penerima

Saat berkomunikasi dengan siapa pun tentang pencarian kerja Anda, gunakan penutupan email formal. Namun, jika Anda dan penerima adalah teman baik, Anda mungkin ingin menggunakan penutupan semi formal seperti "Cheers" atau "Hormat saya". Selalu gunakan hasil akhir yang lebih formal jika Anda tidak yakin.

Jangan Gunakan Penutupan yang Tidak Profesional

Bahkan jika Anda mengenal penerima email, jangan menggunakan penutup informal seperti"Sampai jumpa lagi", "XOXO",atau frasa serupa lainnya di email formal.

Gunakan Nama Lengkap Anda

Hindari menggunakan nama depan atau nama panggilan Anda saat berkomunikasi dengan teman dekat atau rekan kerja. Gunakan nama lengkap Anda sehingga tidak ada yang bisa salah mengidentifikasi Anda.

Baca juga: Cara Menggunakan Variabel Email Untuk Email Massal

Garis Penutup Apa Yang Harus Anda Hindari Dalam Email Anda?

Meskipun kehidupan pribadi dan profesional kita semakin menyatu dan bahwa email kantor terkadang menggabungkan pesan teks, beberapa penutup email tidak sesuai untuk tempat kerja. Ada banyak contoh sederhana, termasuk bahasa gaul,"Cinta", "Nanti",dan singkatan yang membingungkan.

Meskipun kebiasaan lain dan garis penutup tertentu menimbulkan bahaya kesalahan email bisnis yang lebih halus, kami bertujuan untuk membantu Anda menghindarinya. Berikut adalah beberapa contoh penutupan email yang mengerikan.

Tidak Ada Garis Penutup Sama Sekali

Di dunia modern, ketika banyak email dikirim dari perangkat seluler, meninggalkan tanda tangan dapat diterima karena rantai email terus berjalan, terutama jika penerima Anda melakukan hal yang sama. Tetapi mengirim email tanpa menandatanganinya atau menandai tanda tangan resmi yang telah Anda siapkan akan terkesan impersonal.

Milikmu

Penutupan formal yang terlalu kaku ini membuat saya berpikir tentang surat cinta antik. Ketika Anda meminta sesuatu atau memberikan informasi kepada seseorang, Anda tidak ingin mereka memikirkan calon klien, mitra bisnis, pelanggan, atau rekan kerja Anda.

-[Nama] atau -[Inisial]

Meskipun jenis penutupan ini cocok untuk email singkat dan informal, kebanyakan orang menganggapnya terlalu dingin dan jauh, terutama saat membuat koneksi pertama dengan penerima.

Rgds, atau Thx

Tunjukkan kepada kontak Anda bahwa Anda peduli dengan menulis ejaan lengkap dalam pesan"salam"atau"terima kasih"alih-alih mempersingkatnya menjadi"rgds"dan"thx".

Hormat kami

Apakah Anda milik penerima?Tidak. Kecuali jika Anda mengirim email kepada orang tua Anda dari program musim panas, ini palsu dan murahan.

Dikirim dari iPhone saya

Kami merasa penting untuk menekankan bahwa ini bukan persetujuan yang tepat, apa pun konteksnya. Namun penutupan email ini terjadi secara tidak sengaja ketika pengirim tidak menyertakan tanda tangan asli. Tapi di antara semua sign-off, yang ini mungkin yang paling umum. Ini menunjukkan bahwa Anda tidak cukup menghargai kontak Anda untuk mengubah penutup email default. Oleh karena itu, harap jangan memburam saat berbicara dengan teman atau kolega.

Baca juga: Statistik Pemasaran Email yang Harus Anda Tangani

Kesimpulan

Meskipun penutup email adalah sesuatu yang mungkin akan Anda tulis terakhir, itu harus tetap mendapat perhatian yang sama seperti kalimat pembuka, sapaan, dan isi email. Anda harus memahami konteks untuk mengakhiri email secara profesional.

Lain kali Anda tidak yakin bagaimana mengakhiri email, pikirkan apakah itu harus resmi, santai, atau di antaranya. Lain kali Anda mempertimbangkan cara menyimpulkan email, lihat bagian ini jika Anda masih kesulitan memutuskan kesimpulan email yang sesuai.

Baca juga: Waktu Terbaik untuk Mengirim Email Dingin