Cara Menghindari Filter Spam (Dan Menjaga Reputasi Pengirim Anda Tetap Utuh)

Apakah mungkin email Anda disalahartikan sebagai spam?

Menghindari filter spam merupakan tantangan berkelanjutan bagi pemasar. Faktanya adalah, email Anda yang bermaksud baik dapat difilter ke folder spam karena daftar alasan yang terus bertambah tanpa Anda sadari. Jika dibiarkan, mengirim email dalam jumlah besar yang dialihkan ke folder spam dapat menghancurkan reputasi pengirim Anda dan memaksa Anda untuk melakukan hard reset pada program pemasaran email Anda.

Untuk membantu Anda meningkatkan keterkiriman email dan memastikan setiap pesan yang Anda kirim mendarat dengan aman di kotak masuk penerima, mari kita bahas apa yang dianggap sebagai email spam, dan strategi pakar untuk menghindari filter spam.

Apa itu spam?

Spam adalah istilah yang digunakan untuk mendeskripsikan email yang tidak diminta, tidak diinginkan, atau berpotensi penipuan yang biasanya dikirim ke sejumlah besar penerima—dan mengirimkan pesan spam adalah ilegal di banyak negara.

Undang -undang CAN-SPAM AS dan Legislasi Anti-Spam Kanada (CASL) memberikan perincian menyeluruh tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat mengirim email, dengan sorotan termasuk:

• Anda tidak dapat menggunakan informasi tajuk yang salah atau menyesatkan
• Anda harus memberi penerima cara untuk memilih tidak menerima email Anda
• Baris subjek Anda harus mencerminkan isi email Anda

Pada September 2021, hampir 89 miliar dari 106 miliar email yang dikirim adalah spam —tetapi kita semua dapat mengambil bagian dalam mengurangi jumlah email spam yang dikirim.

Jika Anda penasaran, Anda dapat mempelajari mengapa kami menyebutnya spam dan bagaimana spam berkembang selama bertahun-tahun. Jika tidak, baca terus untuk mempelajari cara kerja filter spam.

Apa itu filter spam?

Filter spam bertindak sebagai garis pertahanan pertama untuk penerima email dan mengirim email spam potensial ke folder yang terpisah dari kotak masuk email utama penerima. Filter spam umumnya mengandalkan campuran teknologi termasuk pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan (AI) untuk mengidentifikasi pesan email yang mengandung virus, termasuk pesan yang berpotensi menipu, atau berasal dari pengirim yang tidak dapat dipercaya.

Hanya beberapa alasan filter spam dapat mencegat email meliputi:

• Email berisi kata atau frasa berisi spam yang berlebihan
• Desain email buruk atau tidak lengkap
• Reputasi pengirim rendah
• Alamat IP pengirim diblokir
• Baris subjek email tampak berisi spam, salah, atau menyesatkan

Penting untuk dicatat bahwa filter spam tidak memblokir pengiriman email, artinya laporan ESP akan mencantumkan email sebagai terkirim meskipun dialihkan ke folder spam.

Hal ini mempersulit tim Anda untuk memahami kesuksesan Anda yang sebenarnya dan cara terbaik untuk meningkatkan strategi email Anda kecuali penerima Anda secara aktif menandai pesan Anda sebagai aman. Ini adalah alasan lain mengapa tingkat penempatan kotak masuk adalah satu-satunya ukuran sebenarnya dari pengiriman pengirim—kemampuan mereka untuk menjangkau kotak masuk pelanggan, bukan folder spam mereka.

13 strategi untuk menghindari filter spam

Terlepas dari banyaknya tantangan untuk menghindari filter spam, kabar baiknya adalah filter tersebut semakin mudah dihindari saat Anda mempelajari lebih lanjut tentang cara mencegah spam email dan cara mendekati pelanggan Anda dengan konten yang sangat dipersonalisasi dan relevan. Yang mengatakan, keputusan yang Anda buat sejak awal dalam pemasaran email Anda dapat memiliki efek yang bertahan lama pada seberapa sukses program Anda.

Hindari mengirim email yang dapat dianggap sebagai spam dengan mengikuti praktik terbaik berikut:

Lakukan pemanasan alamat IP Anda

Jika tim Anda bekerja dari alamat IP dan alamat email yang benar-benar baru, maka Anda perlu mengirim email dalam jumlah kecil pada awalnya—dengan 24 jam di antara jangkauan Anda—dan secara bertahap tingkatkan jumlah email yang Anda kirim. Jika Anda tidak mengaktifkan alamat IP Anda, maka penyedia email tidak akan memiliki cukup data historis untuk mengukur reputasi Anda—dan akan menganggap Anda mengirim email spam.

Kami menjelaskan cara menghangatkan alamat IP Anda di sini untuk latar belakang lebih lanjut.

Gunakan persetujuan ganda

Metode double opt-in adalah cara penting untuk melindungi reputasi dan penerima email Anda. Saat Anda mengaktifkan konfirmasi keikutsertaan ganda, seseorang yang mendaftar untuk komunikasi email Anda akan menerima email dengan tautan keikutsertaan yang harus mereka klik sebelum ditambahkan secara resmi ke daftar pelanggan Anda.

Keikutsertaan ganda memastikan bahwa setiap orang yang menerima email Anda menginginkannya, alih-alih mendaftar tanpa sadar atau salah. Jika seseorang tidak ingat berlangganan email Anda, mereka cenderung melaporkan email Anda sebagai spam.

Keikutsertaan ganda juga membantu Anda memfilter alamat email yang salah eja atau tidak akurat—sesuatu yang juga dapat dibantu oleh pemeriksa email —yang akan membuat tim Anda kesulitan dan merusak reputasi pengirim Anda.

Memoles praktik terbaik keikutsertaan ini untuk membuat daftar email Anda dengan cara yang benar.

Pertahankan reputasi pengirim yang positif

Reputasi pengirim Anda sangat memengaruhi pengiriman email Anda secara keseluruhan. Banyak faktor yang dapat memengaruhi reputasi pengirim Anda, termasuk:

• Rasio pentalan
• Putaran umpan balik
• Daftar kebersihan
• Konten email Anda

Pelajari lebih lanjut tentang apa itu reputasi pengirim email dan pelajari cara memperkuat reputasi Anda menggunakan kiat dan strategi ahli ini. Kami juga merekomendasikan penggunaan alat gratis seperti Skor Pengirim untuk dengan mudah memeriksa reputasi IP Anda dan melacak reputasi pengirim Anda yang sedang berlangsung.

Dapatkan ditambahkan ke buku alamat

Cara terbaik untuk menghindari filter spam adalah ditambahkan ke buku alamat penerima Anda—yang pada dasarnya berfungsi sebagai izin VIP yang memastikan Anda selalu mendapatkan akses ke kotak masuk utama mereka.

Dorong pelanggan Anda secara langsung untuk menambahkan Anda ke buku alamat mereka melalui komunikasi email Anda. Mengirimkan email pengenalan yang menjelaskan bagaimana mereka dapat menambahkan Anda ke buku alamat mereka—dengan petunjuk khusus untuk Gmail, Outlook, dan penyedia kotak surat lainnya—merupakan hal yang cerdas—dan Anda dapat menyertakan dorongan yang konsisten dalam penjangkauan berkelanjutan untuk memaksimalkan kesuksesan Anda.

Buat baris subjek non-spam

Seperti disebutkan sebelumnya, filter spam mengandalkan kecerdasan buatan untuk menangkap pesan yang berpotensi membahayakan. Baris subjek email Anda adalah faktor utama apakah email Anda ditandai sebagai spam atau tidak. Meskipun filter spam tidak mengambil tindakan terhadap email Anda, frasa tertentu dapat menyebabkan penerima email menandai pesan Anda sebagai spam secara manual.

Yang terbaik adalah menulis baris subjek email yang memberi penerima Anda pandangan yang jelas dan jujur ​​tentang isi email tersebut (ingat aturan CAN-SPAM yang kita bahas di atas?). Daftar lebih dari 200 kata pemicu spam email ini mencakup kata dan frasa yang ingin Anda hindari di baris subjek dan salinan email, termasuk frasa seperti "melamar online", "tidak bisa hidup tanpa", dan "jangan hapus .”

Cara cerdas untuk meningkatkan strategi baris subjek Anda adalah dengan menguji A/B pesan Anda untuk mempelajari jenis baris subjek apa yang meningkatkan rasio buka dan konversi Anda.

Hindari firewall email

Firewall email dapat memblokir pesan yang berpotensi berbahaya atau berisi spam agar tidak sampai ke penerima sebelum filter spam bahkan dapat meninjau email tersebut, karena firewall email bergantung pada skor reputasi pengirim untuk memutuskan apakah akan memblokir pesan. Jika penerima email Anda terus melaporkan email Anda—entah karena mereka tidak ingat mendaftar email Anda, Anda terlalu sering menghubungi, atau pesan Anda gagal memberikan nilai—reputasi pengirim Anda akan anjlok dan firewall email akan menghentikan pesan Anda dari sedang dikirim. Perlu diingat bahwa setiap penyedia email akan memiliki firewall yang berbeda, yang berarti pesan Anda dapat dikirim ke kotak masuk Outlook tetapi tertangkap oleh firewall Gmail.

Memantau catatan keluhan

Seperti dijelaskan di atas, penerima email dapat melaporkan pesan Anda. Jika terlalu banyak orang melaporkan email yang berasal dari alamat Anda, maka Anda akan menerima email peringatan otomatis. Pantau jenis pesan ini dan segera hentikan semua penjangkauan sampai Anda memahami apa yang mungkin menyebabkan peningkatan laporan penyalahgunaan Anda. Jika Anda gagal menurunkan laporan penyalahgunaan, maka Anda berisiko diblokir dari mengirim email sepenuhnya.

Jangan membeli daftar email

Mungkin tergoda untuk membeli daftar email untuk memulai pemasaran email Anda atau dengan harapan mendorong peningkatan penjualan segera. Jangan lakukan itu. Membeli daftar email bukanlah ide yang bagus, dan itu secara langsung bertentangan dengan praktik terbaik untuk mendapatkan pelanggan yang memilih untuk menerima pesan Anda.

Pembelian daftar email dari vendor pihak ketiga hampir selalu menyertakan email yang salah atau kedaluwarsa dan jebakan spam yang dapat sangat merusak reputasi pengirim Anda, terlepas dari seberapa sukses program Anda di masa lalu. Mengirim email ke penerima yang tidak meminta untuk menerima pesan Anda adalah cara yang pasti untuk meningkatkan keluhan spam dan merusak reputasi merek Anda—akankah Anda menghargainya jika seseorang yang tidak Anda kenal menghubungi Anda untuk mencoba menjual sesuatu kepada Anda?

Kelola frekuensi email

Orang-orang menerima banyak sekali email setiap hari, dan Anda ingin mereka merasa senang saat melihat pesan dari merek Anda. Batasi seberapa sering Anda menjangkau pelanggan untuk menghargai waktu dan kesibukan mereka. Sebaiknya Anda memberdayakan penerima untuk menyesuaikan seberapa sering mereka mendengar kabar dari Anda melalui pusat preferensi yang memungkinkan mereka memilih masuk dan keluar dari aliran email Anda dan memilih irama penjangkauan harian, mingguan, bulanan, atau tiga bulanan.

Jelaskan dengan jelas setiap aliran email Anda dan izinkan pelanggan Anda untuk ikut serta dan keluar dari aliran tersebut dengan cara yang nyaman. Meskipun penurunan jumlah total pelanggan Anda mungkin mengecilkan hati, penting untuk berfokus pada menjangkau pelanggan berkualitas tinggi yang akan terlibat dengan konten Anda.

Pantau pelanggan Anda yang tidak aktif

Terkait erat dengan catatan di atas tentang frekuensi penjangkauan Anda, tim Anda harus memantau pelanggan yang tidak aktif secara teratur dan menyesuaikan waktu penjangkauan, irama, atau strategi untuk melibatkan mereka kembali. Jika pelanggan tidak terlibat dengan email Anda selama lebih dari sebulan, Anda harus mengurangi seberapa sering Anda menjangkau. Setelah tiga sampai empat bulan pelepasan, kampanye keterlibatan kembali dapat memenangkan mereka kembali. Jika penerima terus tidak terlibat dengan email Anda, Anda harus menghapusnya dari jangkauan Anda.

Hindari lampiran

Lampiran email sering kali menyebabkan masalah keterkiriman email karena memperbesar ukuran email dan menghadapi pengawasan yang lebih ketat dari penyedia kotak surat yang mencari potensi virus atau konten berbahaya. Jika Anda berharap untuk mengirim file atau konten tambahan, kami mendorong Anda untuk membuat halaman arahan untuk konten tersebut atau memasukkannya ke dalam postingan blog yang Anda tautkan ke dalam email Anda. Atau, Anda dapat mengunggah lampiran Anda ke folder Google Drive atau Box yang Anda tautkan ke dalam email Anda (jelaskan ke mana tautan itu akan membawa pelanggan Anda).

Optimalkan gambar email

Konten yang sarat gambar memiliki kemungkinan lebih tinggi untuk diblokir oleh filter spam—atau gambar Anda mungkin dinonaktifkan oleh penyedia email penerima. Pastikan untuk mengoptimalkan gambar Anda menjadi ukuran file yang lebih kecil, dan sertakan teks alternatif untuk setiap gambar yang Anda sertakan. Uji email Anda di berbagai penyedia email untuk memastikan email Anda muncul seperti yang Anda inginkan. Secara umum, Anda harus mengupayakan pembagian 80/20 untuk rasio teks-ke-gambar Anda.

Segmentasikan daftar jangkauan Anda

Salah satu cara inti untuk menghindari filter spam adalah dengan secara konsisten mendekati pelanggan Anda dengan konten yang sangat dipersonalisasi dan relevan yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka. Segmentasikan pelanggan Anda berdasarkan informasi demografis dan perilaku belanja sebelumnya untuk mendekati mereka dengan email yang meningkatkan pengalaman mereka dan membuat hidup mereka lebih mudah.

Pastikan setiap email mendarat di kotak masuk penerima Anda

Cara terbaik bagi pemasar email untuk menghindari filter spam adalah dengan memahami cara kerja filter spam dan cara terbaik untuk melibatkan komunitas unik Anda—yang jauh lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Sementara elemen email tertentu seperti lampiran, baris subjek, dan body copy dapat menyebabkan email Anda disalahartikan sebagai spam, ada pertimbangan lain di balik layar seperti reputasi pengirim Anda yang sebagian besar akan menentukan kemampuan Anda untuk menjangkau pelanggan Anda dengan cara yang berarti.

Untuk membantu Anda meningkatkan keterkiriman email dan mendapatkan wawasan dan panduan penting bagi tim Anda untuk menjangkau lebih banyak orang dan meningkatkan keterlibatan, baca “Panduan 5 Menit untuk Keterkiriman Email.”