Apa itu Asosiasi Pemilik Rumah? Kiat Teratas untuk Menangani HOA

Jika Anda berada di pasar untuk membeli rumah atau kondominium, kemungkinan besar Anda akan menemukan HOA (atau beberapa).

Asosiasi Pemilik Rumah (HOA) dapat membuat atau menghancurkan apakah Anda mendapatkan rumah impian Anda, jadi penting untuk mengetahui apa itu dan bagaimana cara kerjanya.

Dan jika Anda adalah pemilik properti atau presiden HOA, Anda memerlukan alat untuk membantu Anda mengatur dan menjalankan HOA dengan lancar. Dengan berbagai perangkat lunak manajemen asosiasi komunitas di pasaran, Anda dapat menemukan solusi yang paling sesuai untuk HOA Anda.

HOA juga mengadakan pertemuan rutin atau sesekali untuk merencanakan bagaimana uang yang terkumpul ini digunakan, menentukan apakah peningkatan diperlukan, atau mengatur acara komunitas seperti pesta blok atau pertemuan liburan.

Bagaimana asosiasi pemilik rumah bekerja

Calon pemilik rumah seringkali harus disetujui oleh HOA sebelum mereka dapat membeli rumah di masyarakat, dan kriterianya bervariasi dari satu asosiasi ke asosiasi lainnya. Beberapa HOA mungkin juga mengharuskan rumah atau pekarangan mempertahankan estetika atau standar pemeliharaan tertentu.

Beberapa mungkin membatasi ukuran, jumlah, dan jenis hewan peliharaan di komunitas. Hukuman karena tidak mematuhi CC&R (perjanjian, ketentuan, dan pembatasan) bervariasi, tetapi biasanya berupa denda. Beberapa HOA bahkan mungkin dapat menuntut Anda atau menyita rumah Anda jika Anda belum membayar iuran atau denda HOA Anda dalam jangka waktu tertentu.

Siapa yang menjalankan HOA?

Banyak HOA dijalankan oleh seorang presiden, yang sering dipilih dari antara anggota HOA untuk masa jabatan tertentu. Presiden HOA akan menjadwalkan dan memimpin rapat, berinteraksi dengan pekerja pemeliharaan atau konstruksi, dan bahkan dapat bertindak sebagai pemecah masalah untuk suara tertentu. Beberapa HOA dijalankan oleh perusahaan manajemen properti, mengurangi kemungkinan munculnya dendam pribadi jika pemilihan tidak berjalan dengan cara tertentu.

Apa itu biaya HOA?

Biaya HOA bervariasi berdasarkan nilai properti dan fasilitas yang tersedia, tetapi seringkali beberapa ratus dolar sebulan. Beberapa asosiasi mungkin memiliki dana cadangan untuk pemeliharaan umum dan kumpulan untuk pengeluaran yang lebih besar atau darurat. Jika HOA memutuskan untuk menambahkan kemudahan seperti kumpulan komunitas, dana tersebut dapat diambil dari kumpulan uang yang disisihkan untuk proyek semacam itu, atau HOA dapat memberikan suara tentang bagaimana dana tersebut diperoleh (mungkin dengan biaya tambahan). setiap bulan khusus untuk membangun kolam) atau dialokasikan.

Biaya kondominium terutama cenderung digunakan untuk pemeliharaan area umum seperti gym, kolam renang, atau ruang pesta. Biaya ini juga dapat digunakan untuk pemeliharaan umum di lorong, lift, tangga, dan lobi. Untuk pembangunan perumahan dengan rumah di lahan terpisah, biaya ini dapat digunakan untuk lansekap area hijau di luar properti individu, pemeliharaan kolam komunitas atau ruang aktivitas, atau pemeliharaan jalan dan trotoar, seperti pembajakan musim dingin.

Tips menangani HOA

Jika Anda seorang penyewa yang mempelajari lebih lanjut tentang asosiasi pemilik rumah, Anda mungkin bertanya-tanya apa yang perlu Anda ketahui saat Anda menetap di komunitas baru Anda. Berikut adalah beberapa tips terbaik untuk memastikan perjalanan HOA Anda berjalan semulus mungkin.

• Pastikan Anda tahu aturannya. Sebelum jatuh cinta pada suatu tempat, pastikan Anda bersedia menyetujui aturan yang ditetapkan oleh HOA. Aturan-aturan ini mungkin termasuk warna cat apa yang dapat Anda gunakan, bagaimana Anda dapat melakukan lansekap Anda, seberapa keras musik dapat dimainkan, dll. Pahami aturan-aturan ini dan ketahui dengan baik.
• Tawarkan untuk berpartisipasi dalam acara komunitas. Sesekali, HOAs akan membuka kesempatan untuk bergabung dengan kelompok relawan mereka. Jika Anda tertarik untuk lebih terlibat dalam komunitas Anda, pastikan untuk mendaftar! Menjadi suara di komunitas memungkinkan Anda mewakili pemilik rumah secara lebih resmi.
• Jaga komunikasi tetap mengalir. Kesalahan terbesar yang dapat Anda lakukan adalah menjatuhkan bola saat berhubungan dengan komunikasi yang kuat dengan HOA Anda. Ini termasuk mendiskusikan perubahan besar apa pun yang ingin Anda lakukan, mengikuti aturan atau peraturan baru, dan banyak lagi. Selain itu, memprioritaskan komunikasi dalam komunitas sama pentingnya. Ketika Anda dan tetangga Anda semua berada di halaman yang sama, mendiskusikan masalah atau item tindakan dengan HOA jauh lebih tidak menakutkan.
• Bayar tepat waktu, setiap saat. Pada akhirnya, jika berbicara tentang tinggal di suatu tempat dengan HOA, itu benar-benar hubungan bisnis. Pastikan Anda berpegang pada poin yang disepakati dalam kontrak Anda dan membayar iuran HOA Anda tepat waktu.
• Ketahui apa yang HOA Anda bisa dan tidak bisa lakukan. Kontrak selalu berjalan dua arah. Setelah mengetahui aturan untuk diri Anda sendiri sebagai penyewa, pastikan untuk meluangkan waktu untuk membiasakan diri dengan kekuatan apa yang sebenarnya dimiliki HOA Anda.
• Manfaatkan teknologi. Pertimbangkan untuk bersandar pada otomatisasi untuk melakukan pembayaran tersebut. Lebih baik lagi, hubungi HOA Anda untuk mengetahui apakah mereka bersedia menyiapkan perangkat lunak manajemen asosiasi komunitas sehingga prosesnya bisa lebih efisien untuk semua orang yang terlibat.

Perangkat lunak manajemen asosiasi komunitas terbaik

Terlepas dari siapa yang menjalankan HOA, mereka membutuhkan cara untuk tetap teratur dan mengatasi masalah yang akan datang. Perangkat lunak manajemen asosiasi komunitas secara eksplisit dirancang untuk melakukan hal itu.

Dengan perangkat lunak manajemen asosiasi komunitas, HOA dapat menjadwalkan rapat dewan, mencatat risalah rapat dan hasil pemungutan suara, mengelola database warga, dan menyediakan portal bagi warga untuk membayar biaya mereka dan berinteraksi satu sama lain.

Untuk dimasukkan dalam kategori ini, produk perangkat lunak harus:

• Tawarkan alat untuk asosiasi, kondominium, atau koperasi
• Sertakan database penduduk yang dapat disesuaikan
• Izinkan penjadwalan pertemuan asosiasi komunitas
• Menyediakan portal komunikasi untuk penghuni dan pengelola properti

*Di bawah ini adalah 5 solusi perangkat lunak manajemen asosiasi komunitas terkemuka dari G2's Winter 2023 Grid Report. Beberapa ulasan dapat diedit untuk kejelasan.

1. Manajer Properti AppFolio

AppFolio Property Manager dirancang sebagai solusi manajemen properti all-in-one yang lengkap untuk komunitas multi-keluarga dan keluarga tunggal. Meskipun manajemen asosiasi komunitas bukanlah fungsi utama dari alat ini, fitur ini berisi fitur manajemen asosiasi komunitas selain berbagai alat manajemen properti lainnya.

Apa yang paling disukai pengguna:

“ Saya telah menggunakan AppFolio selama enam tahun dan merasa platform ini mudah digunakan. Fitur favorit saya adalah aplikasi online, template sewa, dan posting lowongan. Saya juga menggunakan banyak laporan setiap bulan, terutama laporan tunggakan. Mengirim SMS ke masing-masing penyewa, unit, dan properti sangat mudah."

- Ulasan Manajer Properti AppFolio, Kathy L.

Apa yang tidak disukai pengguna:

“ Biayanya sedikit tinggi, tetapi itulah biaya menjalankan bisnis untuk apa yang mereka tawarkan. Saya ingin melihat lebih banyak keterbukaan dalam hal integrasi dengan perangkat lunak lain tanpa memungut biaya. ”

- Ulasan Manajer Properti AppFolio, Robert D.

2. PUNCAK[SATU]

TOPS[ONE] dibuat untuk perusahaan manajemen pihak ketiga dan HOA yang dikelola sendiri. TOPS[ONE] dapat menangani manajemen properti, akuntansi, dan bahkan mengotomatiskan tugas-tugas tertentu. Siapa pun dapat mengaksesnya dari perangkat apa pun dengan koneksi internet dan browser karena merupakan alat berbasis cloud.

Apa yang paling disukai pengguna:

“ Dukungan dan staf TOPS benar-benar mengambil ide dari perusahaan kami dan menerapkannya ke dalam perangkat lunak TOPS. Ini telah menjadi toko serba ada kami untuk semua pekerjaan kami! Saya sudah bisa merampingkan hampir semua item pekerjaan. Portal lanjutan telah memberdayakan pemilik rumah kami dan telah mengurangi beban kerja administrasi secara keseluruhan. Kemampuan untuk menavigasi dengan cepat, membuat laporan khusus, menjalankan laporan tersebut, dan menyajikannya ke dewan secara tepat waktu sangat berharga bagi kami! ”

- Ulasan TOPS[ONE], John C.

Apa yang tidak disukai pengguna:

“ Satu area peningkatan akan berada di sisi pengguna. Saya memiliki beberapa orang yang memiliki banyak unit yang ingin memiliki akses ke masing-masing unit tersebut. Saya diberi tahu bahwa mereka harus memiliki email yang berbeda untuk mendaftar setiap properti. Bagi orang yang berinvestasi di komunitas kondominium, ini adalah hal yang terlarang. Saya akan merekomendasikan membuat aspek itu lebih ramah pengguna. ”

- Ulasan TOPS[ONE], Katie W.

3. Angin Yardi

Yardi Breeze adalah alat manajemen properti berbasis cloud. Dengan fitur HOA mereka, pengguna dapat mengelola semua properti mereka dari satu perangkat, berkomunikasi dengan penyewa, dan melacak buku besar di lingkungan yang aman.

Apa yang paling disukai pengguna:

“ Yardi Breeze sangat mudah digunakan! Ini sangat ramah pengguna, dan kemampuan untuk mengobrol langsung dengan staf pendukung sangat fantastis. Mereka tersedia untuk membantu dan menjawab setiap pertanyaan yang mungkin Anda miliki. Selain itu, Breeze memiliki kursus pelatihan langsung untuk pembaruan, dan jika Anda memerlukan penyegaran untuk berbagai kemampuan tugas, penawaran Breeze. ”

- Ulasan Yardi Breeze, Danielle D.

Apa yang tidak disukai pengguna:

“ Saya pikir harus ada cara yang lebih user-friendly untuk mendaftarkan pihak penyewa untuk pembayaran melalui nama dan memilih properti. Saya akan menyarankan untuk membuat proses pengiriman ulang tautan ke penyewa hanya untuk satu orang. Tidak semua penyewa pada pilihan properti. Atau begitu mereka terdaftar, verifikasi menjadi sulit bagi penyewa perangkat seluler yang kurang berpengetahuan. ”

- Review Angin Yardi, Lisa H.

4. Bangunan

Buildium adalah solusi manajemen properti yang mengutamakan otomatisasi dan dukungan pemenang penghargaan. Dengan Buildium, pemilik properti dapat terus berkomunikasi dengan penghuni, melacak pesanan pemeliharaan, mengiklankan properti kosong, menyesuaikan aplikasi persewaan, dan mengelola proses akuntansi.

Apa yang paling disukai pengguna:

“ Yah, pertama-tama, saya menghargai penampilan Buildium. Antarmuka tidak terlalu keras untuk mata. Anda dapat dengan mudah menavigasi atau membuka halaman yang ingin Anda lihat tanpa kesulitan menemukannya. Semua informasi penyewa kami ada dalam satu database. Mereka juga mengirimkan pengingat kepada penyewa kami ketika sewa mereka hampir jatuh tempo. Di antara alasan lainnya, saya menyukai Buildium, tetapi yang paling saya sukai adalah seberapa cepat dukungan pelanggan mereka menanggapi pertanyaan saya, bahkan saat saya menghubungi mereka melalui email. ”

- Tinjauan Buildium, Irish C.

Apa yang tidak disukai pengguna:

“ Hal yang paling tidak saya sukai tentang Buildium adalah kurangnya penyesuaian. Tidak ada branding atau detail dalam aplikasi, portal webnya hambar, template pesannya sangat singkat, dll. Saya ingin sekali dapat menyesuaikan situs web Buildium lebih dari sekadar dasbor. Untuk bisnis yang lebih besar dan mapan, ini mungkin bukan perangkat lunak yang ideal. ”

- Tinjauan Buildium, MacKenzie C.

5. Kontrol kondominium

Otomatisasi setiap proses manajemen proyek dengan Condo Control . Condo Control menawarkan alat untuk berbagi dokumen secara elektronik, membuat formulir digital, mengelola keamanan, dan meningkatkan komunikasi penghuni dengan aplikasi seluler.

Apa yang paling disukai pengguna:

“ Kontrol Kondominium adalah alat yang sangat ramah pengguna & bermanfaat bagi pengelola komunitas dan pemilik rumah. Ini memungkinkan pemilik rumah untuk berkomunikasi dengan kami dan membuat pekerjaan kami lebih mudah. Anda juga dapat mempersonalisasikannya untuk memberi manfaat bagi komunitas Anda. Ini secara keseluruhan merupakan alat yang luar biasa. Ini adalah situs ideal pengelola komunitas! Saya sangat merekomendasikan Condo Control kepada pengelola komunitas mana pun yang ingin memiliki situs web yang ramah, kohesif, dan efektif. ”

- Tinjauan Kontrol Kondominium, Courtney H.

Apa yang tidak disukai pengguna:

“ Saya tidak suka Anda tidak dapat memasukkan 2 alamat email di unit yang berbeda karena beberapa pemilik menyewakan banyak unit dan ini adalah salah satu cara untuk menghubungi mereka. ”

- Tinjauan Kontrol Kondo, Jessica O.

Langkah selanjutnya dengan memiliki properti

HOA dapat menjadi bagian integral dari pembelian dan kepemilikan rumah. Oleh karena itu, dapat menjalankannya secara efisien sangat membantu. Dengan perangkat lunak manajemen asosiasi komunitas, Anda dapat menjalankan dan berinteraksi dengan HOA Anda dengan mudah.

Ingin kembali ke dasar? Pelajari lebih lanjut tentang apa sebenarnya manajemen properti itu dan mengapa itu penting.

Artikel ini awalnya diterbitkan pada tahun 2019. Konten telah diperbarui dengan informasi baru.