Panduan untuk Menjalankan Rapat Pembukaan Proyek

Pikirkan tentang hari pertama Anda bekerja. Anda mungkin menghabiskan waktu semalaman sebelum menata pakaian Anda, meminta satu atau dua teman untuk meminta nasihat, dan memikirkan cara agar Anda bisa unggul dalam posisi baru ini. Kemudian Anda muncul keesokan harinya dengan persiapan yang Anda bisa dan siap untuk membuat kesan pertama yang baik pada atasan dan rekan kerja Anda yang pada dasarnya akan menjadi dasar untuk waktu Anda di posisi ini.

Inilah pola pikir yang harus Anda ambil ketika Anda akan menghadiri pertemuan awal proyek dengan klien baru. Klien ini telah menyetujui semacam kemitraan dengan agensi Anda, dan sekarang saatnya bagi Anda untuk memastikan bahwa keputusan mereka telah dibuat dengan baik. Mari kita bahas hal-hal penting untuk menjalankan rapat awal proyek yang sukses, mulai dari persiapan, penetapan ekspektasi, hingga tindak lanjut.

Apa itu Rapat Pembukaan Proyek?

Rapat kickoff proyek adalah interaksi nyata pertama yang akan dilakukan oleh manajer proyek dan tim terkait dengan klien setelah proses penjualan selesai. Pertemuan ini adalah waktu untuk berdiskusi dengan klien secara lebih rinci tentang prioritas, tujuan, dan sasaran mereka untuk proyek tersebut. Saya suka mengatur pertemuan ini sebagai dialog yang agak terstruktur antara klien dan tim kami untuk memastikan kami menetapkan harapan untuk jadwal dan eksekusi dan hanya meluangkan waktu untuk mengenal klien di tingkat profesional dan pribadi.

Untuk melakukan percakapan penting ini dengan klien mana pun, Anda harus terlebih dahulu memastikan bahwa Anda dan tim Anda sudah siap. Di bawah ini kita akan membahas langkah-langkah yang harus diambil dalam mempersiapkan pertemuan awal proyek.

1. Mempersiapkan Rapat Pembukaan Proyek

Lakukan Rapat Pembukaan Proyek Internal

Langkah pertama (dan mungkin yang paling penting) dalam mempersiapkan rapat kickoff proyek adalah menyiapkan rapat internal untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi tentang klien sebelum panggilan kickoff proyek yang sebenarnya. Di Go Fish Digital, manajer proyek akan mengatur beberapa pertemuan internal yang berbeda untuk memulai, tergantung pada lingkup pekerjaan klien.

Pertemuan internal pertama selalu antara manajer proyek dan siapa pun yang menjalani proses penjualan dengan klien. Rapat ini memastikan bahwa manajer proyek mengetahui informasi latar belakang apa pun yang mungkin telah dikumpulkan oleh anggota tim penjualan, serta tujuan atau sasaran apa pun yang telah dibagikan oleh klien. Ini juga merupakan waktu untuk mulai mendiskusikan anggota tim mana yang paling cocok untuk mengerjakan proyek klien.

Pertemuan berikutnya yang kami atur adalah apa yang kami sebut pertemuan penemuan. Selama pertemuan ini, ahli strategi dan analis yang telah ditentukan dari setiap vertikal dalam lingkup kerja klien akan berkumpul untuk menyusun sedikit riset. Misalnya, jika klien memiliki SEO sebagai bagian dari cakupan proyek mereka, kami dapat melihat hal-hal seperti visibilitas, tautan balik, dan kecepatan situs. Kami juga dapat melakukan perayapan situs singkat untuk memastikan tidak ada tanda bahaya. Kali ini membantu tim mulai memahami situs klien dan menyebutkan apa pun yang mungkin ingin kami sampaikan kepada klien selama panggilan awal proyek.

Rapat internal terakhir akan diatur sehari sebelum panggilan kickoff proyek dengan semua anggota tim dari setiap vertikal dalam lingkup kerja spesifik klien. Pertemuan ini diatur untuk memastikan bahwa setiap orang merasa nyaman dengan poin pembicaraan mereka yang tercantum dalam presentasi dan agenda awal proyek (yang akan kita bahas di bawah) dan tidak ada yang memiliki pertanyaan atau kekhawatiran yang tersisa.

Buat Presentasi dan Agenda Rapat Kickoff Proyek

Membuat presentasi dan agenda rapat kickoff proyek adalah sesuatu yang akan dikerjakan oleh manajer proyek pada minggu menjelang panggilan. Agenda membantu tim internal merasa siap dan tahu persis poin apa yang akan mereka bicarakan, dan dek presentasi membantu klien mengikuti dan memvisualisasikan beberapa harapan yang akan kita tetapkan sepanjang pertemuan.

Penting untuk memastikan bahwa agensi Anda memiliki template untuk agenda dan presentasi sehingga ada konsistensi dan efisiensi dalam pelaksanaan pertemuan ini.

2. Pelaksanaan Rapat Pembukaan Proyek

Perkenalkan Tim

Bagian pertama dari setiap pertemuan awal proyek harus memperkenalkan tim. Tidak semua orang di tim akan berhadapan langsung dengan klien, jadi akan sangat membantu untuk menyebutkan nama yang mungkin berinteraksi dengan klien melalui alat manajemen proyek atau saluran komunikasi digital di seluruh proyek. Saya selalu mendorong tim kami untuk bergabung dalam rapat ini dengan kamera menyala, bahkan jika kamera klien dimatikan, untuk membantu klien mengenal tim kami lebih jauh.

Ajukan Pertanyaan Latar Belakang

Langkah selanjutnya dalam pertemuan awal proyek yang sukses adalah memberi klien kesempatan untuk memperkenalkan diri dan tim mereka. Ini juga saat yang tepat untuk mengajukan pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki berdasarkan apa yang Anda pelajari dari handoff penjualan atau dari penelitian yang dilakukan sebelum rapat.

Menurut pendapat saya, ini adalah bagian terpenting dari panggilan kickoff. Ini akan menjadi dasar bagi hubungan klien selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun yang akan datang. Sebelum panggilan kickoff, Anda harus meluangkan waktu untuk menelusuri situs web klien, menyisir catatan Anda dari panggilan handoff penjualan, dan melakukan riset tambahan apa pun pada klien untuk menyusun daftar pertanyaan untuk diajukan kepada klien selama panggilan. Saya juga meminta klien untuk mengirimkan akses ke semua properti Google mereka yang akan membantu dalam lingkup mereka. Saya telah menyertakan daftar di bawah ini dari beberapa pertanyaan yang cenderung saya tanyakan selama panggilan awal proyek.

• Apa tujuan Anda untuk kerja sama kita dalam proyek ini?
• Apa kata kunci prioritas Anda?
• Siapa pesaing utama Anda?
• Siapa audiens utama Anda?
• Apa produk/layanan utama Anda?
• Bisakah Anda memberi tahu kami tentang merek Anda?
• Pernahkah Anda memiliki masalah atau masalah dengan kehadiran pemasaran digital di masa lalu yang harus kami ketahui?
• CMS mana yang Anda gunakan? Bisakah Anda memberi tim kami akses ke CMS Anda?
• Apa cara terbaik untuk berkomunikasi dengan tim Anda? (Kami menggunakan alat manajemen proyek yang disebut ClickUp untuk berkomunikasi dengan klien kami, tetapi saya selalu memastikan bahwa ini berfungsi dan/atau jika mereka juga ingin berkomunikasi melalui saluran lain seperti email atau Slack.)

Anda juga ingin memastikan untuk memberikan waktu agar klien dapat mengajukan pertanyaan apa pun yang mungkin telah mereka persiapkan atau yang mungkin muncul saat mempresentasikan presentasi awal proyek. Beberapa pertanyaan yang mereka ajukan mungkin memerlukan penelitian lebih lanjut atau dijawab di telepon, tetapi selalu bermanfaat untuk membantu klien merasa didengarkan pada panggilan awal ini.

Tetapkan Harapan dan Langkah Selanjutnya

Setelah Anda mendapatkan latar belakang klien yang cukup untuk mulai membuat strategi, mintalah setiap ahli strategi vertikal dalam lingkup pekerjaan klien untuk memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang diharapkan klien di minggu-minggu mendatang. Kami pikir sangat membantu untuk menggunakan garis waktu visual. Misalnya, dengan kampanye PR digital, beberapa minggu pertama adalah untuk meneliti, mengumpulkan data, dan membuat aset. Kemudian kami dapat mulai mempromosikan kampanye ini kepada jurnalis agar mudah-mudahan menerima backlink. Ini adalah sesuatu yang penting untuk diberitahukan kepada klien selama pertemuan awal proyek sehingga mereka tahu kapan harus mengharapkan pembaruan dan hasil.

3. Tindak Lanjut dan Langkah Selanjutnya

Setelah pertemuan kickoff proyek selesai, pekerjaan sebenarnya dimulai. Anda telah melakukan pekerjaan yang hebat dalam mempersiapkan, meneliti, dan menetapkan harapan. Tapi, yang paling penting sekarang adalah memastikan Anda menindaklanjuti apa yang dibicarakan selama panggilan ini. Rajin membaca kembali catatan yang Anda buat dalam agenda rapat awal proyek Anda dan menindaklanjuti dengan klien tentang apa pun yang mereka tanyakan. Juga, bicarakan dengan klien tentang irama panggilan status tindak lanjut mereka dan tugas mana yang akan Anda kerjakan untuk maju sehingga mereka memiliki peta jalan yang jelas untuk minggu-minggu mendatang.

Kesimpulan

Rapat awal proyek sangat penting dalam meletakkan dasar yang bagus untuk hubungan klien yang tahan lama. Jangan berharap setiap rapat berjalan dengan sempurna, tetapi jika Anda mengikuti panduan langkah-langkah di atas, Anda akan dapat mengambil langkah pertama dalam mendukung tim Anda dalam menjalankan rapat awal proyek yang efisien dan efektif.