Perencanaan Acara vs. Pemasaran Acara: Apa bedanya, dan mana yang harus Anda pilih?

Ruang acara telah berubah secara dramatis selama dua tahun terakhir. Tingkat pembatalan industri pameran B2B pada Q4 tahun 2020 adalah 97,9%. Pada Q4 tahun 2021, hanya 12,5% yang membatalkan acara mereka. Kami siap untuk acara langsung. Rasa lapar itu ada.

Tetapi apakah Anda membutuhkan perencana acara atau pemasar acara? Mana yang akan memberi Anda ROI terbesar? Mari kita hancurkan.

Perencanaan Acara vs. Pemasaran Acara

Perencana acara dapat menangani apa pun yang Anda lakukan. Tugas mereka adalah memastikan bahwa pengalaman peserta luar biasa dan selaras dengan tujuan perusahaan untuk acara tersebut. Pikirkan tentang perencana pernikahan: Mereka dapat merencanakan pernikahan terbaik yang pernah ada, tetapi mereka tidak dapat meyakinkan para tamu untuk hadir. Para tamu harus mau datang.

Dan di situlah pemasaran acara masuk. Pemasaran acara B2B adalah tentang menarik audiens yang tepat dan menyelaraskan dengan tujuan bisnis.

Perencanaan Acara

Ketika datang ke seluk beluk perencanaan acara, itu melibatkan pembuatan, koordinasi, dan pengelolaan berbagai bagian acara. Mereka adalah orang-orang yang berjalan di sekitar acara dengan clipboard, walkie-talkie, atau headset dan berlarian untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Mereka melakukan segalanya mulai dari memesan lokasi hingga menyewa katering, menegosiasikan kontrak dengan vendor, membuat jadwal, dan memecahkan masalah onsight.

Tapi setelah acara Anda selesai, begitu juga pekerjaan perencana acara. Mereka ada di sana selama, tetapi tidak setelah debu mengendap.

Pemasaran Acara

Pemasaran acara seperti perencanaan acara yang juga melibatkan perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan suatu acara, tetapi mereka melakukannya untuk mempromosikan merek, layanan, atau produk. Pada dasarnya, pemasaran acara adalah segala sesuatu yang dilakukan sebelum clipboard keluar—dan apa yang dilakukan setelah disimpan.

Acara dapat berlangsung secara langsung, online, atau sebagai campuran, dan perusahaan dapat menyelenggarakan acara tersebut, berpartisipasi sebagai sponsor, atau hadir sebagai peserta pameran.

Pemasar acara membuat strategi promosi yang dipikirkan dengan matang untuk menceritakan kisah merek Anda dan menyebarkan berita tentang acara tersebut.

Hasil untuk pemasaran acara tidak hanya mendapatkan kehadiran; itu menghasilkan prospek dan mengubah prospek menjadi pelanggan baru. Ini bukan hanya tentang membawa orang ke sana—ini juga tentang berinteraksi dengan mereka sebelum dan sesudah acara.

Beberapa bagian dari pemasaran acara dapat mencakup menetapkan tujuan untuk acara tersebut, membuat garis waktu pemasaran, merencanakan pengoptimalan situs web (seperti B2B SEO), menentukan audiens target, membuat konten dan materi promosi, mengembangkan kampanye media sosial, menangani pemasaran email B2B, penjadwalan pemasaran acara di tempat, dan perencanaan pemasaran pasca acara.

Tetapi mengapa Anda membutuhkan seseorang untuk menangani pemasaran acara Anda selain yang disebutkan di atas?

Bacaan Terkait: Cara Berhasil Mempromosikan Pra dan Pasca Acara

Menghasilkan bisnis.

Ini mungkin tampak jelas, tetapi perusahaan memilih untuk berinvestasi dalam pemasaran acara karena acara menghasilkan peluang bisnis dan pendapatan baru. Faktanya, 95% pemasar percaya bahwa acara tatap muka dapat memengaruhi pencapaian tujuan bisnis secara signifikan.

Saat Anda menyelenggarakan acara, proses pendaftaran menghasilkan daftar orang-orang yang sudah tertarik dengan produk, industri, atau demografi target Anda.

Berikan keterlibatan satu lawan satu.

Hadapi saja: Dunia kita menjadi semakin terfokus secara digital. Ponsel cerdas, email, dan web3.0 mempermudah hidup di balik layar—dan kecil kemungkinannya bagi B2B untuk bertemu pelanggan atau klien mereka secara langsung.

Di situlah pemasaran acara menonjol.

Acara tatap muka memberi peserta kesempatan untuk membentuk koneksi—tidak hanya dengan satu sama lain tetapi dengan bisnis/merek itu sendiri. Terlibat dengan pelanggan dan pelanggan potensial di acara menciptakan interaksi pribadi. Dan obrolan pribadi satu lawan satu ini dapat membangun loyalitas merek dan membantu pelanggan memanusiakan merek Anda. Dengan pemasaran acara yang tepat, Anda dapat menarik perhatian pelanggan lebih baik daripada melalui telepon atau promosi email.

Perhatian langsung berarti Anda bisa mendapatkan perhatian mereka yang tidak terbagi—oke, tidak terbagi dari biasanya—dan memiliki kesempatan untuk menjual atau meningkatkan penjualan layanan dan produk Anda.

Bacaan Terkait: Hibrida, Fisik, atau Virtual: Seperti Apa Seharusnya Acara Anda?

Membangun kesadaran merek.

Cara mendasar bagi perusahaan Anda untuk membangun dan mengembangkan merek Anda adalah menjadi tuan rumah atau berpartisipasi dalam sebuah acara. Faktanya, sekitar 64% pemasar acara mencantumkan kesadaran merek sebagai alasan utama untuk menyelenggarakannya.

Pemasar acara dapat menghidupkan merek digital Anda dan memungkinkan peserta untuk mengaitkan B2B Anda dengan identitas fisik dan pengalaman estetika. Dengan pemasaran acara, Anda dapat memberikan pengalaman yang mendalam sehingga calon pelanggan dapat merasakan merek Anda.

Bagian terbaik tentang membangun kesadaran merek adalah dari mulut ke mulut. Orang-orang berbicara tentang acara, apakah itu pelanggan potensial, media, atau pemberi pengaruh. Mereka berbicara secara langsung, di media sosial, di media. Dan memasarkan acara Anda adalah cara yang bagus untuk mendidik orang tentang merek dan layanan Anda.

Apa yang membuat pemasaran acara begitu sukses adalah tidak hanya berfokus pada merek atau produk; biasanya ada komponen pendidikan yang menghibur demografis atau industri sambil mempromosikan produk dan layanan di samping—dan itu menghasilkan pemasaran yang hebat secara menyeluruh.

Bacaan Terkait: Pemasaran Acara: Dulu, Sekarang, dan Masa Depan

Bagaimana Anda membuat panggilan terakhir?

Bisnis Anda dan kesuksesannya sangat penting bagi Anda; kita mendapatkan itu. Jadi bagaimana Anda memutuskan apakah akan pergi dengan perencana acara atau pemasar acara?

Tentukan tujuan acara Anda.

Pertama, cari tahu acara seperti apa yang ingin Anda selenggarakan. Misalkan Anda ingin mengadakan acara yang lebih kecil seperti happy hour, pesta kantor, atau acara penghargaan klien. Dalam hal ini, Anda mungkin hanya memerlukan perencana acara untuk menangani tugas-tugas seperti memesan lokasi dan mendekorasi. Untuk acara berskala lebih besar, pemasar acara adalah pilihan ideal.

Cari tahu kebutuhan Anda.

Setelah Anda mengetahui tujuan dan sasaran perusahaan Anda untuk acara tersebut, soroti tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan Anda. Apakah Anda berharap untuk memiliki acara yang sukses dan melanjutkan? Apakah Anda berharap untuk menggunakan acara ini sebagai batu loncatan untuk lebih banyak berkomunikasi dengan prospek?

Meskipun perencanaan acara dan pemasaran bermanfaat bagi acara Anda, pemasaran acara menawarkan laba atas investasi terbesar. Sekitar 86% organisasi B2B mendapatkan ROI positif dari acara mereka setelah tujuh bulan dari tanggal acara. Dengan kata lain, Anda harus tetap memasarkan merek Anda sebelum, selama, dan setelah acara Anda.

Ingin membawa pemasaran acara Anda ke tingkat berikutnya? Mencapai.