6 Langkah untuk Mendapatkan Pemasaran Email Acara dengan Benar

Membuat strategi pemasaran acara yang efektif adalah salah satu langkah terpenting untuk kesuksesan bisnis. Tapi itu juga merupakan tantangan bagi pemasar dan pemilik bisnis. Mengapa? Karena ada berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan – sumber daya, tujuan, penyaji, konten, dan lainnya.

Sebagian besar faktor ini berada dalam lingkup pengaruh Anda. Tapi bagaimana dengan yang paling menarik minat Anda? Anda menebaknya dengan benar, itu mendorong kehadiran acara. Untungnya, pemasaran email acara membantu Anda mengubah proses yang membuat frustrasi menjadi berjalan-jalan di taman. Tetapi sebelum beralih ke cara melakukan pemasaran email acara Anda, mari kita uraikan tentang apa itu dan mengapa Anda harus berinvestasi di dalamnya.

Apa itu Pemasaran Email Acara, dan Mengapa Anda Membutuhkannya?

Kita hidup di era di mana tren pemasaran digital datang dan pergi, tetapi ada satu saluran yang tidak pernah ketinggalan zaman dalam hal promosi acara – atau jenis promosi lainnya, sebenarnya – dan itu adalah email. Pemasaran email acara turun untuk mengirimkan konten email berkualitas tinggi kepada penerima untuk membangun hype dan meningkatkan pendaftaran acara. Email memungkinkan perencana acara membuat prospek bersemangat tentang acara mereka, memberi mereka motivasi untuk mendaftar, dan melibatkan mereka bahkan setelah acara selesai.

Pemasaran email acara lebih dari sekadar mengirimkan beberapa email untuk mengumumkan acara Anda. Ini adalah kesempatan bagus untuk memamerkan nilai jual unik Anda tanpa terlalu memaksa. Mengirim materi pemasaran email ke prospek membantu Anda membangun hubungan yang kuat dengan mereka, melibatkan mereka sejak hari pertama, dan mengubahnya menjadi penggemar setia untuk acara mendatang.

Mempercayai kekuatan email membuat Anda selangkah lebih dekat untuk membuat orang yang tepat memperhatikan dan mengingat bisnis Anda. Dan jika menurut Anda itu membutuhkan terlalu banyak waktu dan tenaga, jangan khawatir; bukan itu masalahnya. Berinvestasi dalam perangkat lunak pemasaran email seperti Sendinblue atau alternatif Sendinblue yang tangguh menghilangkan beban Anda, menawarkan opsi tak terbatas untuk mempromosikan acara Anda.

(Sumber)

Mari tinjau beberapa opsi ini:

• Menyiapkan rangkaian email dengan konversi tinggi untuk menarik minat pendaftar sejak mereka mendaftar hingga setelah acara selesai.
• Personalisasikan undangan acara, pengingat, atau tindak lanjut Anda untuk membuat konten yang disesuaikan dengan kebutuhan dan harapan audiens Anda.
• Mengumpulkan umpan balik peserta untuk memantau kinerja acara Anda dan mengumpulkan wawasan berharga tentang apa yang harus ditingkatkan dalam upaya acara mendatang.
• A/B menguji pesan email Anda untuk memeriksa apa yang paling sesuai dengan audiens target Anda dan meningkatkan kinerja mereka berdasarkan hasil.
• Mendorong peserta untuk berbagi detail acara Anda dengan koneksi mereka, mendapatkan akses ke lebih banyak poin kontak, dan membangun kesadaran merek.

Dengan semua opsi yang tersedia melalui layanan pemasaran email yang solid, akan sia-sia untuk membatasi diri Anda pada satu atau dua email untuk mempromosikan acara Anda. Jadi, pastikan untuk memulai lebih awal dan buat koneksi dengan audiens Anda melalui seluruh siklus hidup acara. Tetapi lebih dari itu datang tepat.

6 Langkah Sukses dalam Event Email Marketing

Sekarang kami telah membahas mengapa pemasaran email acara harus menjadi sekutu Anda yang paling tepercaya untuk mengiklankan acara Anda, sekarang saatnya memberi Anda panduan mendetail untuk membuat kampanye email acara berkinerja tinggi.

1. Buat Pengumuman

Setelah Anda mengadakan acara yang hebat, saatnya memberi tahu orang-orang. Ingatlah bahwa kesan pertama selalu penting dan itulah tepatnya email ini. Email pengumuman acara harus menyertakan detail berikut:

• Nama acara, tanggal, dan lokasi
• Tautan ke halaman pendaftaran Anda atau opsi pendaftaran lainnya
• Susunan acara

Terlepas dari elemen-elemen ini, Anda dapat menambahkan informasi apa pun yang Anda anggap perlu sesuai dengan tujuan Anda. Namun, jangan terlalu banyak menyerah dalam email ini karena tujuan utamanya adalah untuk membangkitkan rasa ingin tahu pembaca. Dan bahkan jika Anda tidak memiliki segalanya sebelum mengirim email simpan-tanggal Anda, jangan biarkan ini menahan Anda. Anda selalu dapat mengirimkan detail dasar dan mempertahankan misteri dengan memberi tahu pelanggan tentang informasi paling menarik yang masih harus diungkapkan.

Mengenai waktu pengiriman email ini, itu juga tergantung pada jenis acara yang Anda selenggarakan. Jika ini adalah festival film populer yang menarik orang dari seluruh dunia, Anda mungkin ingin mulai mengirimkan email peluncuran acara beberapa bulan sebelumnya untuk memungkinkan orang memesan penerbangan, hotel, dan sejenisnya. Tetapi jika Anda mengadakan webinar online tentang cara membuat nomor telepon virtual untuk profesional bisnis, sekitar satu bulan akan menjadi waktu yang cukup bagi prospek yang tertarik untuk mendaftar.

2. Goda Detailnya

Pemasar memanfaatkan jenis email ini – – atau urutan email – – untuk mengejutkan detail penting terkait acara dan membuat penerima tetap terhubung. Anda mungkin telah mengirimkan email pengumuman acara dan memiliki semua informasi yang relevan di laman landas acara Anda. Tetap saja, sama pentingnya untuk mengirimkan email penggoda dengan detail hingga tanggal sebenarnya. Inilah saatnya berbagi informasi tambahan, seperti agenda terperinci, wawancara dengan pembawa acara, pengumuman hadiah khusus, dan lainnya.

Terlepas dari apakah prospek sudah mendaftar untuk acara Anda atau belum, Anda tidak boleh lalai mengirim email teaser. Pastikan Anda mengelompokkan penerima dan membagikan informasi yang sesuai dengan status setiap segmen. Orang-orang yang mendaftar untuk acara Anda akan memerlukan informasi spesifik seperti daftar lengkap presenter atau fakta menarik tentang pembicara utama, sementara mereka yang masih dalam tahap pertimbangan ingin mengetahui wawasan dasar seperti informasi pendaftaran.

Ada baiknya juga menggunakan video teaser pendek yang menampilkan pesan hangat dari penyelenggara acara atau materi di balik layar. Anda bahkan dapat menggunakan video testimonial dari peserta sebelumnya sebagai elemen bukti sosial untuk mendorong pembaca saat ini menjadi kisah sukses Anda berikutnya.

Selain menampilkan nilai acara Anda, konten video semacam ini menambahkan sentuhan manusia pada promosi email Anda, membuat prospek terhubung dengan merek Anda dan orang-orang di baliknya. Hal yang lebih efektif lagi dengan menyertakan video teaser dalam email acara Anda adalah bahwa pembaca cenderung berbagi konten visual dengan jaringan mereka, yang pada gilirannya akan meningkatkan visibilitas acara Anda.

3. Kirim Pengingat

Mengirim email pengingat adalah cara antipeluru untuk membangun kegembiraan tentang acara Anda. Menjelang hari kritis, Anda perlu menarik sebanyak mungkin pendaftar. Kemungkinan pendaftar Anda adalah orang-orang sibuk yang mungkin terganggu oleh prioritas lain yang menuntut perhatian mereka. Jadi, Anda juga dapat menggunakan email pengingat untuk orang-orang yang telah mendaftar untuk membawa mereka kembali ke flip dan mendesak mereka untuk menambahkan tanggal ke kalender mereka.

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari email pengingat acara Anda, gabungkan elemen yang membangkitkan urgensi dan CTA langsung yang mengarahkan pelanggan untuk membeli tiket atau mendaftar. Pikat pembaca Anda melalui penggunaan visual yang menarik seperti gif atau gambar yang dipersonalisasi, materi eksklusif, bio presenter, atau elemen apa pun yang menurut Anda akan bernilai bagi mereka. Sekali lagi, ingatlah untuk memasukkan semua detail acara dan sorot potensi perubahan agar mereka tahu apa yang diharapkan atau apa yang harus mereka bawa.

Agar pengingat berfungsi lebih baik dan mendorong lebih banyak kehadiran, Anda harus mengirim email beberapa hari sebelum tanggal acara dan kemudian satu hari pada hari itu sendiri. Ini juga umum di antara perencana acara online untuk mengirimkan email pengingat terakhir beberapa jam sebelum acara untuk menghindari drop-off di menit-menit terakhir.

4. Biarkan Mereka Bertanya dan Memberi Jawaban

Saat mengirimkan email pertama untuk acara Anda, Anda mungkin tidak akan mengetahui sebelumnya semua kemungkinan pertanyaan yang dimiliki peserta Anda. Untuk membantu Anda menangkap dan menjawab pertanyaan acara secara akurat, email tersebut harus menyertakan formulir kontak tempat mereka dapat mengisi pertanyaan terkait acara tersebut. Anda juga dapat membagikan tautan ke formulir kontak Anda di akun media sosial Anda untuk mendorong mereka mengajukan pertanyaan. Perhatikan pertanyaan mereka untuk mengetahui di mana harus fokus dalam mengikuti komunikasi dan menghilangkan potensi keragu-raguan.

Sekarang setelah Anda memiliki pertanyaan, beri mereka jawaban yang pantas mereka terima. Kumpulkan pertanyaan yang paling sering diajukan dan tampilkan dalam email beberapa hari sebelum acara Anda. Anda juga dapat berbagi fakta menarik tentang pembicara atau proses perencanaan.

Jenis konten email ini tidak hanya memberi mereka semua yang perlu mereka ketahui, tetapi juga akan menciptakan rasa kebersamaan. Itu adalah cara terbaik untuk menggairahkan penerima dan memberikan materi bermanfaat yang memamerkan keahlian Anda. Namun, Anda mungkin ingin mempertahankan nada percakapan ini dan menghindari kedengarannya terlalu formal.

5. Keterlibatan tidak pernah berakhir

Kesalahan umum di antara pemasar dan perencana acara adalah mereka mengira pekerjaan mereka selesai setelah acara selesai. Namun kenyataannya adalah jika Anda lalai menindaklanjuti peserta setelah acara selesai, Anda hanya kehilangan kesempatan ekstra untuk melibatkan mereka lebih jauh, mengumpulkan wawasan berharga, dan mengubahnya menjadi pelanggan berulang untuk acara mendatang.

(Sumber)

Tetap berhubungan dengan pendaftar acara Anda dan memelihara mereka bahkan setelah acara selesai membantu merek Anda tetap berada di puncak pikiran mereka. Selain itu, inisiatif semacam itu mendorong mereka untuk menjadi duta merek setia Anda dan berbagi pengalaman dengan pengikut media sosial mereka. Anda memiliki kemungkinan tak terbatas dengan jenis email tindak lanjut ini, beberapa di antaranya adalah:

• Berterima kasih kepada mereka karena telah bergabung dengan acara Anda untuk menunjukkan penghargaan atas waktu mereka.
• Meminta mereka mengisi survei untuk mengumpulkan umpan balik tentang acara Anda atau bahkan ide untuk acara yang akan datang.
• Memberi mereka akses ke statistik acara dan jenis pembaruan pasca-acara lainnya.
• Berbagi konten bermanfaat seperti rekaman, presentasi dalam bentuk yang dapat diunduh, foto atau video acara, atau jenis rekap apa pun yang menurut Anda dapat mereka gunakan.
• Mengumumkan pemenang jika Anda juga menyelenggarakan kontes giveaway di acara Anda.
• Menawarkan opsi berbagi bagi mereka agar koneksi mereka tahu segalanya tentang pengalaman acara mereka.
• Menggoda acara Anda berikutnya dan mungkin menawarkan tiket burung awal.

6. Persiapkan untuk yang berikutnya

Jadi, Anda berhasil membuat perencanaan acara Anda dan mendapatkan orang yang tepat untuk mendaftar dan hadir. Anda juga memastikan untuk melibatkan mereka melalui email tindak lanjut yang dipikirkan dengan matang dan mengumpulkan masukan mereka tentang hal yang benar dan hal yang dapat Anda tingkatkan. Apakah itu semuanya? Tentu saja tidak. Dalam hal mempersiapkan acara Anda berikutnya, tidak pernah terlalu dini untuk memulai.

Orang-orang yang telah menghadiri acara Anda adalah prospek yang hangat, yang menjadikan mereka titik awal yang bagus untuk membangun momentum untuk acara Anda yang akan datang. Dan jika sudah dekat, mengirimkan tiket diskon untuk pemesanan awal atau mengintip eksklusif adalah cara yang bagus untuk menghangatkan mereka.

Sekarang juga saat yang tepat untuk duduk santai dan menganalisis umpan balik peserta dan data acara. Semakin banyak informasi yang Anda kumpulkan dari peserta, semakin dalam Anda memahami preferensi mereka dan dapat mempertimbangkannya untuk upaya di masa mendatang. Dengan memeriksa apa yang berhasil untuk audiens target Anda dan apa yang tidak, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang cara mengoptimalkan kinerja acara Anda.

(Sumber)

Kata Akhir

Pemasaran email acara yang sukses dimulai dengan perencanaan yang cermat dan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan, aspirasi, dan titik kesulitan audiens target Anda. Luangkan waktu untuk mempertimbangkan semua aspek penting dari strategi pemasaran email acara Anda, mulai dari waktu terbaik untuk mengirim email hingga orang-orang yang terlibat di dalamnya. Dengan begitu, Anda akan dapat menawarkan peserta pengalaman luar biasa yang tidak akan pernah mereka lupakan.

Berbekal tips yang diuraikan di atas, Anda selangkah lebih dekat untuk mewujudkannya. Dengan mengikuti mereka, Anda akan dapat menyusun rencana pemasaran email acara yang efektif dan menunggu hasil yang nyata. Dan jangan pernah lupa untuk melacak kinerja acara Anda, uji berbagai elemen untuk melihat apa yang berhasil, dan terapkan perubahan yang diperlukan untuk mencapai kesempurnaan.