Pengumpulan Data Acara: Ubah Wawasan Peserta Menjadi Strategi

Saat dunia digital bergerak menuju lingkungan bebas cookie, pemasar harus mendapatkan wawasan pihak pertama untuk mendorong jalur pemasaran dan penjualan mereka.

Mendapatkan wawasan pihak pertama membantu pemasar memasukkan personalisasi ke dalam komunikasi mereka untuk membuat pesan mereka lebih sesuai dengan profil pelanggan ideal (ICP) mereka.

Meskipun ada banyak cara unik untuk mengumpulkan data pihak pertama, salah satu sumber emas yang diremehkan adalah peristiwa.

Dalam artikel ini, kita melihat lebih dekat peran penting pengumpulan data peristiwa dalam lanskap sumber data yang terus berubah. Fokus kami adalah menciptakan strategi pemasaran acara dan memberikan panduan komprehensif tentang cara mengumpulkan dan menggunakan data pihak pertama secara efektif di acara.

Mempersiapkan masa depan tanpa cookie dengan pengumpulan data peristiwa

Dalam lanskap akuisisi data yang terus berubah, memahami pengumpulan data peristiwa adalah kunci bagi pemasar saat ini.

Bagian ini akan mengkaji perbedaan pengumpulan data peristiwa, membedakan antara data pihak pertama dan data pihak ketiga, serta menawarkan solusi untuk mempersiapkan masa depan bebas cookie.

Data pihak pertama vs data pihak ketiga

Ada dua jenis utama data online: data pihak pertama dan pihak ketiga.

Data pihak ketiga seperti kumpulan besar informasi yang dikumpulkan dengan melacak perjalanan orang-orang di berbagai situs web menggunakan cookie. Dulunya gratis dan banyak digunakan oleh pemasar.

Namun, platform besar seperti Google dan situs media sosial menghentikan praktik ini sehingga menjadikannya lebih sulit untuk diakses.

Karena data ini dikumpulkan langsung dari pengunjung Anda, data ini lebih akurat dan berguna untuk menyesuaikan situs web dan layanan Anda dengan apa yang sebenarnya diinginkan pengunjung situs web Anda. Jadi, seiring dengan perubahan aturan, fokus pada pemahaman pengunjung Anda melalui data pihak pertama menjadi sangat penting bagi bisnis.

4 titik kontak pengumpulan data peristiwa penting

Berikut empat titik kontak data acara umum yang dapat memandu kita memahami apa yang disukai peserta dan bagaimana mereka berperilaku. Meskipun keempat poin ini penting, ada banyak cara lain untuk mengumpulkan data berharga juga.

1. Pendaftaran dan penjualan tiket

Saat peserta mendaftar dan membeli tiket, mereka memberikan informasi berharga.

Bagi pemasar, pengumpulan data acara ini adalah emas. Hal ini menjadi landasan untuk membangun ICP. Menganalisis detail pendaftaran dan pembelian tiket membantu pemasar mengidentifikasi pola dan preferensi pelanggan.

Wawasan ini tidak hanya menyempurnakan peristiwa saat ini namun juga memandu penargetan pasca peristiwa, memungkinkan pemasar menjangkau audiens potensial baru yang selaras dengan ICP yang sudah ada.

2. Peserta (check in dan out)

Memahami kapan peserta paling terlibat selama acara membantu mengungkap kunci saluran pemasaran yang efektif.

Untuk strategi yang mengandalkan waktu, seperti kampanye email dan postingan media sosial, pengumpulan data acara ini sangat berharga. Dengan menentukan jam puncak keterlibatan, pemasar dapat menjadwalkan komunikasi mereka dengan lebih efektif.

Email yang dikirim atau postingan media sosial yang dibagikan selama periode aktif ini cenderung menerima respons yang lebih tinggi, sehingga meningkatkan dampak upaya pemasaran secara signifikan.

3. Interaksi konten

Menganalisis interaksi konten memberikan wawasan tentang minat peserta dan format pilihan.

Ini menampilkan topik yang membuat orang tertarik dan cara mereka mengonsumsi informasi. Pengumpulan data acara menyoroti jenis konten yang paling menarik, baik itu video, PDF, infografis, atau format lainnya.

Bagi pemasar, pengetahuan ini adalah harta karun. Hal ini memungkinkan mereka menyesuaikan konten agar sesuai dengan preferensi audiens, memastikan keterlibatan dan resonansi yang lebih tinggi dengan para peserta.

4. Ciri-ciri khusus

Fitur acara khusus ini berfungsi sebagai indikator berharga, yang memungkinkan pemasar dan tim SDM memusatkan upaya mereka pada produk, posisi pekerjaan, atau fasilitas yang paling sesuai dengan peserta.

Dengan menunjukkan minat peserta, wawasan ini memungkinkan pendekatan yang ditargetkan dalam kampanye di masa depan, memastikan strategi penjangkauan yang lebih disesuaikan dan efektif.

Mengekstraksi data pihak pertama yang berharga dengan survei dalam acara

Survei kejadian adalah alat yang ampuh untuk pengumpulan data kejadian utama, yang dapat melengkapi upaya penelitian. Misalnya, simposium mengenai penyakit menular dapat menjadi tempat yang tepat untuk mengumpulkan masukan yang didukung penelitian dari para pemimpin industri medis.

Mari kita gali lebih dalam mengapa mereka begitu berharga dan cari tahu cara mengoptimalkan upaya mereka:

Mengapa survei dalam acara penting?

Meminta masukan sangat penting untuk mengumpulkan wawasan yang berharga. Ketika peserta hadir di acara tersebut, mereka lebih mudah menerima jeda selama lima menit dan mengisi survei dalam acara. Pandangan mereka segar, sehingga meningkatkan kemungkinan tanggapan yang lebih jujur.

Survei dalam acara adalah cara langsung untuk mendapatkan umpan balik mengenai opini, preferensi, dan pengalaman peserta. Mereka menyediakan banyak data pihak pertama yang dapat menginformasikan strategi operasional Anda, sehingga memberdayakan penyelenggara untuk bekerja lebih baik.

Merancang pertanyaan survei yang efektif

Mengembangkan pertanyaan penelitian yang tepat adalah sebuah seni.

Ketahui cara merumuskan pertanyaan yang tidak hanya menghasilkan jawaban logis tetapi juga selaras dengan tujuan proyek Anda. Belajarlah untuk mencapai keseimbangan antara kedalaman dan keringkasan untuk memastikan keterlibatan pemangku kepentingan.

Biasanya, pertanyaan terbuka memiliki tingkat respons yang lebih rendah. Sedangkan survei pilihan ganda mendapat lebih banyak partisipasi. Saat menentukan format survei, pertimbangkan apa yang disukai audiens target Anda. Jika Anda yakin audiens Anda ingin menambahkan pandangan mereka, Anda selalu dapat meninggalkan bagian untuk berkomentar.

Mendorong penelitian partisipatif

Menghadiri pertemuan seringkali berarti terbatasnya kesempatan untuk mengumpulkan informasi.

Carilah cara untuk mendorong peserta agar menjadi sukarelawan untuk berpartisipasi dalam survei. Identifikasi strategi yang membuat penelitian lebih mudah dan bermanfaat. Tindakan kecil seperti memberikan kartu hadiah dapat mendorong partisipasi. Selain itu, jika Anda sedang melakukan penelitian, Anda juga dapat memastikan kontributornya kemungkinan besar akan dikutip dalam laporan penelitian.

Menganalisis dan mengambil manfaat dari data penelitian

Survei adalah cara terbaik untuk mendapatkan wawasan berharga yang melampaui acara itu sendiri. Survei memungkinkan penyelenggara mengumpulkan umpan balik tentang pengalaman peserta selama acara, memberikan informasi penting untuk menyempurnakan acara di masa depan.

Dengan memeriksa tanggapan terkait pengalaman acara, penyelenggara dapat menentukan area yang perlu ditingkatkan, membantu merancang acara yang lebih menarik dan memuaskan di masa mendatang.

Survei berfungsi sebagai alat yang ampuh untuk mengumpulkan wawasan tentang keinginan peserta untuk keterlibatan di masa depan.

Jenis pengumpulan data acara ini lebih dari sekadar perencanaan acara langsung dan dapat diintegrasikan dengan mulus ke dalam kampanye dan strategi pemasaran yang lebih luas di berbagai saluran.

Memahami preferensi dan minat peserta membantu membentuk konten pemasaran, menyesuaikan pesan, dan menyempurnakan strategi agar sesuai dengan target audiens secara efektif.

Intinya, data survei tidak hanya membantu peningkatan acara tetapi juga menjadi aset strategis untuk upaya pemasaran yang berkelanjutan, memastikan pendekatan yang konsisten dan dipersonalisasi yang melampaui batas-batas acara individu.

Melacak perjalanan pengguna: mengungkap wawasan

Pada intinya, pelacakan perjalanan pengguna melibatkan penangkapan dan analisis setiap interaksi pengunjung dengan acara Anda. Hal ini mencakup stan yang dikunjungi, pertemuan yang dihadiri, pertukaran informasi kontak, dan sebagainya.

Dengan memetakan jalur peserta melalui acara Anda, Anda akan mendapatkan wawasan berharga tentang minat, preferensi, dan pola keterlibatan mereka.

Alat dan teknologi untuk melacak lalu lintas pengguna

Penyelenggara acara dapat menggunakan berbagai alat dan teknologi baru untuk melacak perjalanan pengguna dengan lebih baik. Ini termasuk aplikasi acara dengan kemampuan pelacakan, lencana RFID atau NFC, dan teknologi suar.

Wawasan yang dapat ditindaklanjuti diambil dari data perjalanan pengguna

Mengumpulkan data perjalanan pengguna saja tidak cukup, Anda perlu mengekstrak wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Jelajahi cara untuk menganalisis informasi ini, mengidentifikasi tren niat atau minat, dan menggunakan wawasan ini untuk membuat keputusan yang tepat untuk peristiwa di masa depan.

Misalnya, hanya melacak kehadiran sesi saja tidak cukup untuk mengukur minat peserta. Periksa durasi yang dihabiskan di sesi.

Personalisasi berdasarkan tindakan pengguna

Setelah Anda memiliki data acara yang diperlukan, Anda dapat memanfaatkannya untuk menyertakan personalisasi dalam komunikasi Anda. Jika pengguna pada konferensi tatap muka memeriksa dua sesi tentang AI dan blockchain tetapi tidak mengetahui satu pun tentang pembelajaran mesin, kirimkan versi sesuai permintaan melalui email setelah acara selesai.

Demikian pula, Anda dapat mengirimkan ringkasan sesi keynote virtual kepada peserta yang mendaftar tetapi tidak login. Anda juga dapat menjadwalkan email pengingat untuk peserta yang belum login selama acara virtual.

Merangkul pelacakan perjalanan pengguna dalam strategi pengumpulan data acara Anda memperkuat pengalaman acara yang dipersonalisasi, yang pada akhirnya menghadirkan acara Anda yang menonjol dalam lingkungan yang kompetitif.

Gamifikasi: melibatkan peserta dan mengumpulkan data

Selain pendaftaran, mendorong masyarakat untuk berpartisipasi dalam survei atau jajak pendapat juga merupakan tantangan. Mengintegrasikan gamifikasi tidak hanya merupakan cara yang ampuh untuk mendorong antusiasme dan partisipasi tetapi juga memberikan pengalaman yang bermanfaat bagi mereka.

Beberapa cara kreatif untuk melakukan gamifikasi pengumpulan data acara Anda adalah dengan mengadakan kompetisi dan menawarkan hadiah. Aktivitas seperti papan peringkat, perburuan, dan trivia memastikan peserta bersenang-senang saat Anda mengumpulkan data perilaku.

Anda juga dapat mengumpulkan informasi melalui formulir pendaftaran untuk digunakan setelah acara guna membina koneksi. Ini mungkin bukan seluruh pengumpulan data peristiwa yang Anda perlukan, namun ini bisa menjadi titik awal yang baik.

Pengambilan prospek acara: Membangun hubungan yang berharga

Mendapatkan prospek acara sangat penting bagi setiap organisasi. Oleh karena itu, praktik terbaik berikut akan membantu Anda membuat pengambilan prospek acara menjadi nyaman dan efisien:

Siapkan pertanyaan kualifikasi

Mulailah dengan menyiapkan pertanyaan kualifikasi yang disesuaikan dengan tujuan spesifik Anda. Pertanyaan-pertanyaan ini membantu memfilter dan mengkategorikan prospek, memastikan Anda fokus pada prospek yang paling sesuai dengan tujuan Anda.

Skor mengarah

Menetapkan skor pada prospek berdasarkan respons dan interaksi mereka memberikan hierarki prospek potensial yang jelas. Sistem penilaian ini membantu memprioritaskan upaya tindak lanjut, memastikan sumber daya dialokasikan secara efisien.

Buat catatan rinci

Membuat catatan yang cermat selama interaksi sangatlah penting. Mendokumentasikan detail spesifik tentang percakapan dan item tindak lanjut untuk setiap kontak baru memastikan interaksi yang dipersonalisasi dan bermakna selama komunikasi berikutnya.

Kode QR dengan formulir pengambilan prospek

Manfaatkan kode QR yang ditautkan ke formulir pengambilan prospek untuk pengumpulan data acara yang lancar dan instan. Peserta dapat dengan cepat memindai kode, menyederhanakan proses pendaftaran dan meningkatkan pengalaman pengguna secara keseluruhan.

Opsi persetujuan dan keikutsertaan

Hormati privasi peserta dengan memberikan persetujuan yang jelas dan opsi keikutsertaan. Komunikasikan dengan jelas bagaimana pengumpulan data acara mereka akan digunakan, sehingga memungkinkan mereka membuat keputusan yang tepat. Transparansi membangun kepercayaan dan membina hubungan positif dengan calon pelanggan potensial.

Pemeliharaan memimpin pasca acara

Penangkapan prospek yang efektif tidak hanya mencakup acara itu sendiri. Pasca acara, penyelenggara harus fokus dalam memelihara prospek ini untuk mempertahankan minat dan keterlibatan mereka.

Fase pengasuhan ini meliputi:

• Tindak lanjut yang tepat waktu: Segera hubungi prospek dengan pesan yang dipersonalisasi, ucapkan terima kasih atas kehadiran mereka. Referensikan minat, kebutuhan, atau preferensi tertentu yang mereka sebutkan selama percakapan. Ini akan langsung membangkitkan ingatan mereka dan membuat mereka merasa istimewa.
• Keterlibatan konten: Bagikan konten berharga yang sesuai dengan minat dan permasalahan pemimpin, sehingga mendorong keterlibatan dan kepercayaan yang berkelanjutan.
• Segmentasi: Segmentasikan prospek berdasarkan interaksi dan minat mereka, memungkinkan komunikasi tindak lanjut yang lebih bertarget dan relevan.
• Mintalah umpan balik: Mendorong umpan balik dan saran, menunjukkan kepada peserta bahwa pendapat mereka dihargai dan dipertimbangkan untuk perbaikan acara di masa depan.

Mengubah prospek acara menjadi pelanggan

Pada akhirnya, tujuan penangkapan prospek acara adalah untuk mengubah prospek tersebut menjadi pelanggan setia.

Untuk mencapai hal ini, penting untuk mempertimbangkan hal-hal berikut:

• Personalisasi: Lanjutkan mempersonalisasi komunikasi dan penawaran agar selaras dengan preferensi prospek, sehingga meningkatkan kemungkinan konversi.
• Penawaran eksklusif: Berikan penawaran atau insentif eksklusif untuk mendorong prospek mengambil langkah berikutnya, baik itu melakukan pembelian atau menjadi pendukung merek Anda.
• Membangun komunitas: Menumbuhkan rasa kebersamaan dan rasa memiliki di antara para pemimpin, membuat mereka lebih cenderung mendukung acara atau merek Anda.
• Ukur dan optimalkan: Ukur terus efektivitas strategi konversi prospek Anda, lakukan penyesuaian berdasarkan data untuk meningkatkan rasio konversi Anda dari waktu ke waktu.

Anda dapat memperoleh prospek yang berharga melalui perolehan prospek acara, namun Anda harus bertindak cepat untuk memastikan Anda menginvestasikan waktu Anda di tempat yang tepat alih-alih mengisi saluran.

Dengan mengikuti praktik terbaik dan membina prospek secara efektif, penyelenggara acara dapat mengubah peserta acara menjadi pelanggan atau pendukung yang berharga, sehingga mendorong kesuksesan dalam jangka panjang.

Strategi pemanfaatan data pasca-acara

Setelah proses pengumpulan data peristiwa berhasil, nilai sebenarnya terletak pada cara Anda memanfaatkan data tersebut secara efektif. Berikut adalah strategi penting untuk memaksimalkan data acara Anda, dengan mempertimbangkan pengumpulan data acara, pengambilan prospek acara, dan pengumpulan data pihak pertama:

Mengorganisir dan menyimpan data yang dikumpulkan

Mulailah dengan mengatur data yang telah Anda kumpulkan.

Kategorikan dan simpan semua informasi relevan secara efisien, termasuk profil peserta, metrik keterlibatan, dan detail prospek. Buat sistem penyimpanan data terstruktur yang memungkinkan pengambilan dan analisis dengan mudah bila diperlukan. Menjaga praktik kebersihan data sama pentingnya untuk memastikan keakuratan data.

Pertimbangkan untuk mengekspor pengumpulan data peristiwa ke dalam CRM dan membuat segmentasi yang diperlukan. CRM juga dapat membantu mengotomatiskan alur kerja dan mengurangi tugas manual.

Analisis dan interpretasi data

Analisis pengumpulan data acara Anda dengan cermat untuk membuka potensi sebenarnya. Selami data lebih dalam untuk mengidentifikasi tren dan pola. Langkah ini sangat penting dalam membuat keputusan rasional untuk acara masa depan dan upaya pemasaran. Data pengambilan prospek acara bisa sangat berharga untuk memahami preferensi dan perilaku peserta, sehingga memungkinkan Anda menyesuaikan pendekatan Anda.

Saat membedah data Anda, pertimbangkan untuk mengubah pengumpulan data peristiwa menjadi infografis untuk menilai tren. Ini juga berguna dalam meramalkan tren masa depan. Jika kumpulan data Anda sangat besar, gunakan tabel pivot untuk meringkas data dengan cepat. Mengetahui cara terbaik untuk menganalisis data tidak hanya akan menghemat waktu tetapi juga memastikan Anda mengambil tindakan yang diperlukan lebih cepat.

Putaran umpan balik untuk perbaikan berkelanjutan

Analisis acara memberi Anda wawasan tentang apa yang membuat audiens Anda bersemangat, apa yang membingungkan mereka, dan apa yang membuat mereka menginginkan lebih.

Saat Anda melihat bagian mana dari acara Anda yang disukai penonton dan di mana terdapat kendala, Anda mendapatkan titik awal untuk menciptakan pengalaman yang lebih baik di lain waktu. Ini seperti menyempurnakan resep berdasarkan masukan dari tamu Anda – Anda membuat penyesuaian untuk memastikan semua orang meninggalkan acara Anda dengan senyuman.

Nilai acara bagi pemangku kepentingan

Terakhir, tunjukkan laba atas investasi (ROI) kepada sponsor dengan membagikan analisis audiens, data keterlibatan untuk game yang disponsori, klik pada logo sponsor, atau pertanyaan yang diterima. Berikan masukan dari peristiwa terkini dan ide untuk kolaborasi di masa depan dengan menggunakan wawasan ini.

Kepatuhan dan privasi data dengan data acara

Memastikan kepatuhan GDPR dan CCPA adalah bagian yang sangat penting dari pengumpulan data peristiwa di lingkungan pemrosesan data saat ini.

Penyelenggara acara harus memprioritaskan pemrosesan dan persetujuan data yang transparan, sekaligus melindungi privasi peserta dalam menghadapi acara berharga terkait acara yang terjebak dalam pengumpulan data orang pertama.

Kepatuhan terhadap GDPR dan CCPA

Agar tetap mematuhi GDPR dan CCPA, penyelenggara acara harus menyadari persyaratan hukum saat menyimpan data di acara tersebut. Penting untuk mendapatkan persetujuan yang jelas dan eksplisit dari peserta sebelum data mereka dikumpulkan sehingga mereka mengetahui bagaimana informasi mereka akan digunakan.

Pemrosesan dan persetujuan data yang transparan

Penyelenggara acara perlu memberikan penjelasan yang jelas dan ringkas tentang bagaimana informasi peserta akan digunakan untuk memastikan transparansi acara di semua tahapan proses pengumpulan data acara. Prioritaskan persetujuan berdasarkan informasi (informed consent), sehingga peserta memahami tujuannya dan dapat membuat keputusan yang tepat mengenai pembagian data mereka.

Melindungi kerahasiaan peserta

Menerapkan kebijakan perlindungan data yang kuat untuk melindungi informasi sensitif yang dikumpulkan selama penangkapan prospek peristiwa dan pengumpulan data peristiwa awal. Gunakan teknik seperti anonimisasi dan nama samaran data untuk melindungi peserta dan tetap mendapatkan wawasan berharga.

Dengan mematuhi praktik ini, penyelenggara acara dapat menjaga kepatuhan GDPR dan CCPA, membangun kepercayaan peserta melalui penggunaan transparansi dan persetujuan data, serta melindungi privasi peserta sambil mengumpulkan data pihak pertama yang berharga.

Apa berikutnya?

Saat kami menyelesaikan tinjauan pengumpulan data peristiwa ini, penting untuk mengulangi hal-hal penting yang dapat diambil:

• Berinvestasilah dalam strategi seperti survei dalam acara, pelacakan perjalanan pengguna, dan gamifikasi untuk mengumpulkan data acara penting ini langsung dari peserta Anda.
• Sesuaikan konten , penawaran, dan interaksi berdasarkan data yang Anda kumpulkan untuk meningkatkan keterlibatan dan kepuasan peserta.
• Gunakan putaran umpan balik untuk menyempurnakan strategi acara Anda dan memastikan peningkatan berkelanjutan.
• Komunikasikan penggunaan data Anda secara transparan dan dapatkan persetujuan untuk aktivitas pengumpulan data.
• Pahami bahwa data yang Anda kumpulkan adalah investasi. Manfaatkan ini untuk mengukur keberhasilan acara, melacak ROI, dan menunjukkan nilai acara Anda kepada pemangku kepentingan.
• Pantau alat dan teknik baru yang dapat meningkatkan upaya pengumpulan data Anda.

Masa depan pemasaran acara di dunia bebas cookie terletak pada data yang Anda kumpulkan. Pemasar acara dapat menggunakan data ini untuk personalisasi, meningkatkan ROI, dan meningkatkan pengalaman peserta.

Penting bagi kita untuk mengambil langkah proaktif dalam mengumpulkan dan menggunakan data agar tetap menjadi yang terdepan dalam lanskap yang terus berkembang ini. Manfaatkan kekuatan pengumpulan data acara untuk memprediksi kesuksesan acara Anda di masa depan.

Berdiam di atas tumpukan data bukanlah tujuan pengumpulan data pihak pertama. Mengetahui cara membaca, menggunakan, dan mengambil manfaat darinya memerlukan pandangan dan pemahaman yang tajam. Pastikan Anda menetapkan sasaran yang jelas tentang apa yang ingin Anda ukur, metrik apa yang akan Anda pertimbangkan sebagai indikator utama, dan taktik apa yang akan Anda gunakan untuk berdiskusi.

Pertimbangkan untuk menyewa seorang analis data atau ahli strategi peristiwa untuk membantu Anda jika Anda merasa tugas tersebut sulit. Memiliki orang yang tidak memihak pada tahap ini mungkin merupakan ide bagus untuk memungkinkan Anda membuat keputusan yang obyektif tanpa membiarkan sentimen mengambil alih.

Peristiwa tidak dapat dinegosiasikan. Pelajari bagaimana hal tersebut cocok dengan strategi pemasaran Anda.