Cara Mengakhiri Email Seperti Profesional

Apa perbedaan antara akhiran email dan tanda tangan?

Sebelum kita masuk ke seluk beluk cara mengakhiri email, penting untuk memahami perbedaan antara sign-off email dan tanda tangan.

Tanda tangan adalah blok teks yang muncul di akhir email Anda.

Ini biasanya mencakup nama, jabatan, dan informasi kontak Anda, tetapi juga dapat berisi logo perusahaan, foto kepala, atau bahkan moto pribadi.

Sebuah email sign-off, di sisi lain, adalah kata atau frase yang Anda gunakan untuk menyimpulkan pesan Anda. Ini adalah hal terakhir yang Anda tulis sebelum menekan "kirim".

Misalnya, email sign-off yang umum termasuk “Cheers”, “Thanks”, dan “Regards”.

Tanda tangan dan tanda tangan juga memiliki tujuan yang sangat berbeda. Tanda tangan dirancang untuk memberi penerima semua informasi yang mereka butuhkan untuk menghubungi Anda atau mempelajari lebih lanjut tentang perusahaan Anda.

Oleh karena itu, email sign-off dimaksudkan untuk mengakhiri pesan Anda dengan sopan dan profesional.

Yang mengatakan, tidak ada aturan keras dan cepat tentang di mana tanda tangan berakhir dan tanda tangan dimulai. Dalam kebanyakan kasus, sign-off Anda akan datang setelah tanda tangan Anda.

Tetapi jika Anda menjaga email Anda tetap pendek dan manis, pilihan Anda untuk sign-off dapat berfungsi ganda sebagai tanda tangan Anda.

Ini benar-benar terserah Anda. Ingatlah bahwa tanda tangan tidak sama dengan tanda tangan, dan masing-masing memiliki tujuan yang berbeda.

Mengapa mempelajari cara mengakhiri email?

Oke, kita mengerti. Anda sibuk, dan Anda tidak punya waktu untuk memikirkan sign-off yang sempurna untuk setiap email.

Tapi itu tidak berarti Anda harus mengabaikan bagian akhir pesan Anda sama sekali.

Pikirkan tentang terakhir kali Anda menerima email penjualan.

Apa yang paling kamu ingat tentangnya?

Kemungkinannya adalah, itu bukan produk atau layanan itu sendiri. Mungkin itulah cara email itu membuat Anda merasa.

Apakah itu membuat Anda merasa bersemangat tentang kemungkinan? Atau apakah itu membuat Anda merasa dingin dan tidak tertarik?

Cara Anda mengakhiri email dapat berdampak besar pada cara penerimaannya.

Tanda tangan yang dipilih dengan baik dapat membuat Anda tampak ramah dan relatable sekaligus membuat penerima merasa dihargai, dihormati, dan dihargai.

Di sisi lain, akhir yang sembrono atau tidak pantas untuk email Anda dapat meninggalkan rasa asam di mulut penerima – bahkan jika sisa pesan Anda baik-baik saja.

Dengan kata lain, cara Anda mengakhiri email penting.

Tidak yakin harus mulai dari mana? Jangan khawatir, kami siap membantu Anda.

Di bagian di bawah ini, kami akan memberikan semua informasi yang Anda butuhkan untuk mengakhiri email Anda seperti seorang profesional.

Cara mengakhiri email 101: Dasar-dasar

Anda hanya memiliki beberapa kata untuk membuat kesan dan meyakinkan pembaca untuk mengambil tindakan.

Jadi, untuk ke-100 kalinya, bagaimana Anda mengakhiri email sebenarnya cukup penting.

Plus, cara Anda mengakhiri email dapat mengungkapkan banyak hal tentang Anda sebagai pribadi dan profesional.

Misalnya, jika Anda selalu menandatangani dengan "Cheers", orang mungkin mendapat kesan bahwa Anda adalah orang yang suka bersenang-senang.

Di sisi lain, jika Anda menggunakan "Salam" sepanjang waktu, orang mungkin melihat Anda lebih formal dan pendiam.

Tentu saja, tidak ada yang salah dengan kedua hal itu. Tapi penting untuk menyadari bagaimana email sign-off Anda mungkin dirasakan oleh pembaca.

Dengan mengingat hal itu, berikut adalah beberapa tip umum yang perlu diingat saat memilih sign-off untuk email Anda:

Tetap pendek dan manis.

Jika ragu, lebih sedikit lebih banyak. Sebuah sign-off harus hanya beberapa kata. Apa pun yang lebih lama dari itu berisiko terdengar terlalu akrab atau formal.

Tanda tangan email terbaik adalah singkat dan langsung ke intinya. Tidak perlu menulis novel – cukup dengan pernyataan sederhana dan tulus.

Penting juga untuk menghindari sesuatu yang terlalu familiar. Anda mungkin menggunakan nama depan dengan penerima, tetapi itu tidak berarti Anda harus keluar dengan

"Cinta,

Namamu."

Tidak ada yang salah dengan bersikap ramah, tetapi Anda tidak ingin terlihat terlalu akrab atau tidak profesional.

Pilih tanda yang sesuai dengan situasi.

Hal ini sangat penting dalam kasus email calon pelanggan. Anda ingin mencapai keseimbangan yang tepat antara ramah dan profesional.

Jika Anda mengirim email kepada calon pelanggan untuk pertama kalinya, mungkin bukan ide terbaik untuk menandatangani dengan "Cheers."

Sebagai gantinya, Anda mungkin ingin memilih tanda yang sedikit lebih formal, seperti "Hormat kami" atau "Terbaik".

Tentu saja, selalu ada pengecualian untuk aturan tersebut. Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan prospek atau pelanggan Anda, jangan ragu untuk bersikap lebih santai saat menandatangani email.

Pastikan Anda mengenal audiens Anda sebelum Anda mulai terlalu akrab.

Pertimbangkan nada Anda.

Akhir email Anda harus sesuai dengan nada pesan Anda.

Misalnya, jika Anda mengirim email yang menyenangkan dan ringan, mungkin tepat untuk mengakhirinya dengan sesuatu seperti "Cheers" atau "Semoga harimu menyenangkan".

Di sisi lain, jika Anda mengirim email yang lebih serius, Anda mungkin ingin mengakhiri dengan sesuatu seperti "Terbaik" atau "Hormat kami".

Intinya adalah Anda ingin sign-off email Anda sesuai dengan nada pesan Anda.

Dengan begitu, Anda akan tampil konsisten dan profesional.

Hindari menggunakan frase imut.

Tidak apa-apa untuk bersikap ramah dalam email, tetapi tidak perlu berlebihan.

Ungkapan imut seperti "Pelukan!" atau “XOXO” paling baik digunakan untuk korespondensi pribadi – bukan email bisnis.

Dan sebelum Anda mengatakan "Tidak mungkin orang benar-benar melakukan itu," ketahuilah bahwa kita telah melihatnya lebih dari yang dapat kita hitung.

Jadi, kecuali jika Anda mengirim email kepada BFF Anda - untuk beberapa alasan, mungkin sebaiknya hindari menggunakan frasa imut di sign-off email Anda.

Jangan terlalu memikirkannya. Pada akhirnya, yang paling penting adalah Anda terdengar seperti diri Anda sendiri.

Jadi, jangan terlalu terjebak dalam memilih sign-off "sempurna" untuk email Anda. Pilih saja sesuatu yang terasa alami dan sesuai dengan situasinya.

Dan dengan itu, kami akan mengakhiri artikel ini dengan beberapa contoh email sign-off yang dapat Anda gunakan dalam situasi yang berbeda.

Cara terbaik untuk mengakhiri email

Sekarang setelah kita membahas beberapa tip umum untuk memilih sign-off email, mari kita lihat beberapa contoh spesifik.

Email resmi:

• Sungguh-sungguh,
• Terbaik,
• Salam,
• Dengan hormat,

Anda tidak akan pernah salah dengan sign-off email klasik ini. Mereka cocok untuk hampir semua situasi dan pasti tampil profesional dan sopan.

Email yang lebih santai:

• Terima kasih,
• Bersulang,
• Hati hati,
• Semoga hari mu menyenangkan,

Akhiran email ini sedikit lebih santai, tetapi masih sesuai untuk sebagian besar situasi bisnis.

Cukup gunakan penilaian terbaik Anda dan hindari apa pun yang mungkin dianggap terlalu akrab.

Email penjualan:

• Menanti untuk mendengarnya darimu,
• Terima kasih atas waktunya,
• Segera berbicara,

Penandatanganan ini dirancang untuk membiarkan pintu terbuka untuk komunikasi lebih lanjut. Terutama jika dan ketika datang untuk menindaklanjuti email penjualan.

Mereka adalah cara yang bagus untuk mengakhiri email penjualan karena mereka mencapai keseimbangan sempurna antara ramah dan profesional, yang persis seperti yang Anda inginkan dalam email penjualan.

Intinya adalah bahwa tidak perlu terlalu memikirkannya. Pilih saja sign-off email yang terasa alami dan sesuai untuk situasi tersebut.

Garis bawah

Mengakhiri email adalah seni sekaligus sains. Tetapi dengan sedikit latihan, Anda akan dapat mengakhiri email Anda seperti seorang profesional dalam waktu singkat.

Ini cukup sederhana. Pilih saja tanda yang sesuai dengan situasi dan pasti terlihat profesional.

Dan dengan itu, Anda sekarang harus memiliki pemahaman yang baik tentang cara mengakhiri email penjualan. Ingatlah untuk tetap profesional, sopan, dan to the point.

Sekarang pergilah ke sana dan akhiri beberapa email!

Selamat mengirim email!