Kekuatan Tanda Tangan Email Profesional: Contoh dan Tip

Anda mendapatkan satu kesempatan untuk membuat kesan pertama. Ketika datang ke email bisnis, itu adalah tanda tangan email Anda.

Tanda tangan email profesional memberikan informasi kontak Anda dan mencerminkan merek pribadi dan profesional Anda.

Namun, menyusun tanda tangan email yang dirancang dengan baik dan efektif dapat menjadi tantangan, karena ada beberapa elemen yang perlu dipertimbangkan, termasuk font, skema warna, desain ramah seluler, konsistensi merek, dan konten.

Kami mengumpulkan beberapa tanda tangan email profesional dan menguraikan praktik terbaik untuk membantu Anda membuat kesan pertama yang baik dan meningkatkan komunikasi melalui email.

Cara membuat tanda tangan email: panduan langkah demi langkah

Email profesional dapat berupa email apa pun yang Anda tulis untuk tujuan internal atau eksternal sebagai perwakilan perusahaan, termasuk email ucapan terima kasih, surat lamaran dengan resume, atau mendiskusikan usaha perusahaan dengan mitra terkait.

Berikut adalah lima langkah penting untuk memastikan tanda tangan email profesional dan bisnis Anda memberikan kesan yang tepat.

Langkah 1: Sertakan informasi penting dalam tanda tangan Anda

Pertimbangkan elemen apa yang ingin Anda sertakan dalam tanda tangan Anda selain nama dan gelar Anda. Untuk melakukannya, pertimbangkan tujuan email Anda, penerimanya, dan strategi pemasaran keseluruhan perusahaan Anda.

Dalam hal penulisan profesional, semuanya penting. Misalnya, memberikan beberapa cara untuk menghubungi Anda itu penting, tetapi jangan membebani tanda tangan dengan detail yang tidak perlu.

Langkah 2. Rancang tanda tangan email Anda untuk mewakili merek Anda dengan cara terbaik

Atur semua elemen agar terstruktur dan mudah dibaca. Pertama, tempatkan nama dan jabatan Anda, lalu kontak dan tautan penting lainnya.

Desain tanda tangan harus selaras dengan elemen email bisnis lainnya dan sederhana namun menarik. Coba gunakan templat yang sudah dibuat sebelumnya di pembuat tanda tangan khusus untuk mempermudah proses desain.

Langkah 3. Hindari kesalahan umum yang menghalangi Anda untuk menekankan hal-hal penting

Pastikan Anda tidak menyertakan tambahan apa pun di tanda tangan email Anda, misalnya:

• Terlalu banyak tautan membebani tanda tangan dengan informasi dan terlihat tidak profesional dan lebih mirip spam daripada bagian dari email bisnis.
• Kutipan yang tidak menyampaikan pesan penting atau sama sekali tidak berhubungan dengan perusahaan Anda karena tujuan tanda tangan Anda bukan untuk mendorong pembaca untuk berpikir tetapi untuk mengarah pada tindakan yang diperlukan.
• Foto yang tidak pantas atau foto yang terlalu abstrak untuk membantu.

Langkah 4. Buat tanda tangan email HTML untuk klien email

Jika Anda mengirim email menggunakan salah satu klien email populer (Gmail, Microsoft Outlook, atau Yahoo), buat tanda tangan di sana. Dengan cara ini, tanda tangan Anda akan muncul di setiap email yang Anda kirim.

Mengenai email pemasaran massal, seperti email penjangkauan dingin, gunakan kemampuan pembuatan tanda tangan dari penyedia layanan email (ESP) atau platform otomasi pemasaran email.

Langkah 5. Coba generator tanda tangan email

Pilihan yang baik untuk memastikan tanda tangan Anda akan ditampilkan dengan benar di semua klien email dan versi seluler penerima Anda, dan pada saat yang sama membuatnya menarik, bukanlah membuat desain tanda tangan dalam HTML dari awal tetapi menggunakan salah satu pembuat tanda tangan dengan templat tanda tangan yang sudah jadi.

Sekarang dengan mengingat tips ini, mari kita lihat beberapa contoh tanda tangan email profesional .

10 contoh tanda tangan email

Contoh akan membantu Anda mempelajari cara membuat tanda tangan email yang bagus untuk mencapai tujuan Anda.

Tautan jadwal dan tagline merek

Dalam contoh ini, tanda tangan diawali dengan ajakan bertindak (CTA) yang berisi proposal untuk menjadwalkan panggilan dan blok terang dengan nama dan slogan merek.

Desain ringan dan struktur yang jelas

Jenis email ini memiliki desain yang bijaksana namun bijaksana. Semua elemen penting disorot dalam warna, dan garis mengatur strukturnya. Anda menggunakan satu warna tambahan yang selaras dengan merek Anda.

Ikon foto dan media sosial

Dalam contoh ini, ada tiga elemen kunci untuk disorot:

• Tembakan kepala
• Ikon media sosial profesional yang terlihat
• Penggunaan background yang kontras memisahkan detail dasar dan headshot pada signature dan footer yang berisi ikon media sosial dan informasi perusahaan lainnya.

Umpan balik dan CTA

Di sini, tanda tangan email dimulai dengan permintaan untuk membagikan umpan balik tentang kegunaan email.

Elemen kunci lainnya adalah foto pribadi dan deskripsi asli aktivitas alih-alih status resmi kering yang bertuliskan "pemasar email". Dan langkah menarik lainnya adalah menggunakan tombol dengan CTA alih-alih menghubungi telepon dan email.

Sumber: Email dari Stripo

Detail kontak dasar

Ini adalah tanda tangan email sederhana yang berisi informasi paling penting - nama, jabatan, email, situs web, dan nomor telepon langsung. Ini memudahkan penerima untuk merespons atau, misalnya, menyalin data Anda.

Gaya merek

Dalam contoh ini, elemen penting dari tanda tangan dipilih dengan baik, dan desain email juga dikerjakan secara mendetail. Ikon akan berada dalam warna merek serta logo akan ditambahkan untuk menekankan merek.

Prestasi dan penghargaan

Jenis tanda tangan email ini berisi informasi penting untuk menarik perhatian dan gambar dengan penghargaan dalam peringkat bergengsi.

Penawaran merek utama

Dalam contoh ini, nama dan detail kontak dilengkapi dengan logo merek dan apa yang ditawarkannya untuk mengarahkan perhatian ke layanan dan memotivasi penerima untuk membuka situs web.

Kontak dasar dan foto

Dalam templat tanda tangan ini, elemen penting adalah gradien untuk latar belakang, penempatan detail kontak yang mudah dibaca, dan format foto yang tidak biasa.

Sumber: Templat tanda tangan dari Stripo

Desain asli

Dalam templat tanda tangan email ini, kombinasi semua elemen dipikirkan dalam desain. Informasi kontak disorot dalam font dengan warna berbeda, dan warna desain serta foto digabungkan.

Sumber: Templat tanda tangan dari Stripo

Elemen tanda tangan email profesional

Menggunakan elemen tanda tangan email yang penting membantu menarik perhatian penerima, mempersonalisasi email, mempertahankan merek, dan menumbuhkan kehadiran sosial Anda.

Nama dan jabatan

Nama lengkap Anda adalah elemen utama untuk memulai tanda tangan Anda, sehingga penerima segera mengenal Anda. Tambahkan judul pekerjaan Anda sehingga penerima dapat mengetahui dengan jelas profil Anda tentang masalah apa yang dapat Anda bantu selesaikan. Selain itu, Anda dapat menentukan kata ganti Anda.

Anda dapat menempatkan nama dan jabatan di dua baris teratas tanda tangan.

Nama dan logo perusahaan

Jika Anda sudah mencantumkan nama perusahaan Anda di samping jabatan Anda, Anda masih bisa mencantumkannya lagi, bersama dengan logo Anda, untuk menekankan merek Anda. Biasanya, bagian tanda tangan email ini memiliki gaya yang sama untuk semua perwakilan perusahaan dan dikembangkan secara terpusat sebagai elemen merek. Ini hanya solusi yang bagus jika Anda perlu menekankan milik merek besar yang terkenal.

Foto pribadi

Potret profesional tidak selalu diperlukan, tetapi kami menyarankan untuk menggunakannya untuk menarik perhatian pembaca dan menjadikan korespondensi lebih personal. Menambahkan foto pribadi membuat penerima Anda merasa sedang berkomunikasi dengan seseorang, bukan perusahaan tanpa wajah. Gunakan potret profesional berkualitas tinggi Anda untuk elemen ini.

Gambar dan elemen visual menambah daya tarik tanda tangan email. Jangan sertakan foto pemandangan, anggota keluarga, atau apa pun kecuali headshot Anda.

Informasi kontak (nomor telepon, alamat email, alamat fisik)

Anehnya, terkadang orang lupa menambahkan informasi kontak mereka, karena mengira penerima dapat membalas email tersebut. Tetapi dalam korespondensi bisnis atau bahkan penawaran dingin, membiarkan mereka menghubungi Anda dengan nyaman sangatlah penting. Anda juga dapat menambahkan domain situs di sini agar penerima dapat mengaksesnya dengan mudah.

Tautan ke akun media sosial profesional

Media sosial adalah titik kontak lain dengan audiens Anda. Sebelum memutuskan kemitraan, penerima mungkin ingin mengikuti Anda di jejaring sosial selama beberapa waktu. Oleh karena itu, lencana interaktif untuk akun media sosial Anda di tanda tangan email berfungsi untuk reputasi Anda dan menambah lalu lintas ke saluran pemasaran Anda.

Namun, pertahankan agar tanda tangan email Anda dapat dikelola: tambahkan hanya tiga hingga lima ikon media sosial yang paling mencerminkan aktivitas profesional Anda.

tombol CTA

Salah satu blok yang sangat efektif dalam tanda tangan email adalah CTA   tombol. CTA harus sesuai dengan keseluruhan gaya teks dan sasaran konversi. Itu bisa terlihat seperti tautan ajakan bertindak, tombol, spanduk, ikon penjualan atau hadiah, atau bahkan catatan tambahan yang menarik. Idealnya dilengkapi dengan tautan untuk menuju ke halaman arahan perusahaan.

Dengan menyertakan CTA di tanda tangan Anda, Anda dapat:

• Arahkan kontak Anda ke tindakan yang diinginkan
• Dorong perhatian ke promo atau layanan baru
• Hasilkan lebih banyak prospek dari komunikasi harian
• Dapatkan kesempatan untuk mempromosikan penawaran mitra Anda  

Praktik terbaik untuk membuat tanda tangan email

Selain daftar sederhana elemen penting dari tanda tangan email, ada juga beberapa praktik terbaik untuk diikuti saat menyusun tanda tangan email profesional.

Jadikan desain Anda profesional dan sederhana

Pertahankan tanda tangan email Anda sederhana dan profesional daripada kreatif untuk memastikan bahwa penerima email Anda menanggapi konten Anda dengan serius dan terlibat dengannya.

Jangan bertujuan untuk menjadi yang paling orisinal di ceruk pasar Anda atau memasukkan informasi sebanyak mungkin. Menyertakan lebih dari sekadar elemen yang paling relevan dapat membuat penerima Anda kewalahan.

Menjaga konsistensi merek

Sangat penting untuk mencocokkan kombinasi warna khas dengan gaya keseluruhan merek Anda dan menyertakan logo Anda. Anda dapat mengembangkan templat tanda tangan email untuk semua karyawan perusahaan tempat mereka dapat mengedit informasi pribadi mereka.

Ini akan membantu mitra yang menerima email dari perwakilan perusahaan dari berbagai departemen untuk mengenali perusahaan Anda, memberi Anda kesadaran merek.

Struktur teks untuk membuat informasi lebih mudah dipahami

Bagilah elemen tanda tangan Anda menjadi beberapa bagian agar mudah dibaca. Buat pesanan untuk informasi menggunakan pemisah. Misalnya, Anda dapat menempatkan informasi kontak dasar di sisi kanan atas dan memisahkan ikon media sosial atau informasi tambahan di bagian bawah dengan garis.

Seperti yang Anda lihat di bawah, bilah vertikal memisahkan informasi secara visual. Ini menghemat ruang, membantu menghindari panjang garis yang canggung, dan menyempurnakan desain tanda tangan email.

Sumber: Templat tanda tangan dari Stripo

Hindari menggunakan lebih dari dua warna

Meskipun Anda tidak perlu menggunakan tanda tangan versi hitam-putih, Anda dapat mencoba pendekatan profesional untuk pemilihan warna. Tetap dalam penggunaan dua warna dan pastikan keduanya saling melengkapi.

Jika Anda tidak memiliki gaya atau logo merek, pilih warna dari skema warna utama situs, kartu nama, atau elemen merek pribadi lainnya. Idealnya, warna font utama adalah hitam atau abu-abu tua, dan warna lainnya dari logo perusahaan Anda.

Warna harus menekankan teks tanda tangan email dan tidak menyembunyikannya, jadi harus ada beberapa.

Selain itu, untuk memilih skema warna, Anda dapat menyewa seorang desainer atau menggunakan generator palet warna online untuk memilih kombinasi yang sempurna.

Gunakan font yang mudah dibaca dan ukuran font yang sesuai

Praktik terbaik untuk tanda tangan email profesional adalah menggunakan font yang dapat dibaca dan aman untuk web. Pilihan font terbaik adalah Tahoma, Georgia, atau Arial untuk membuat tanda tangan lebih mudah dibaca dan terlihat. Font seperti Garamond, Georgia, Calisto MT, dan Lucida Bright mungkin juga cocok. Mereka dapat dibaca dan ditampilkan dengan benar di perangkat atau klien email apa pun.

Tanda tangan email Anda harus memiliki font standar. Jika tidak, mungkin terlihat berantakan. Namun, Anda dapat memilih ukuran font yang berbeda, idealnya antara 12 hingga 16 piksel. Selain itu, jangan gunakan huruf tebal, yang akan membuat tanda tangannya lebih panjang.

Perhatikan ukuran blok tanda tangan email

Selalu periksa ukuran blok tanda tangan email Anda dalam piksel dan kilobyte.

Berikut adalah dimensi maksimum yang disarankan:

• Untuk desktop: 700 piksel (lebar) x 300 piksel (tinggi)
• Untuk perangkat seluler: 320 piksel (lebar) x 600 piksel (tinggi)
• Ukuran: Usahakan tidak melebihi 50 Kb

Pastikan tanda tangan email Anda ramah seluler

Saat membuat tanda tangan email, ingatlah bahwa semakin banyak orang membaca di perangkat seluler setiap hari, jadi penting agar tanda tangan Anda, seperti keseluruhan email, dapat disesuaikan untuk berbagai perangkat seluler. Artinya ukuran font, word wrap, tombol, dan link harus terlihat menarik dan mudah dibaca. Untuk melakukannya, pertahankan agar jumlah objek dalam tanda tangan email Anda lebih kecil dan ukurannya lebih besar.

Bandingkan versi desktop dan seluler dari tanda tangan email yang sama.

Sumber: Templat tanda tangan dari Stripo

Sertakan penafian hukum jika perlu

Anda mungkin perlu menambahkan penafian untuk bisnis tertentu, seperti di bidang hukum. Ini bisa berupa pernyataan privasi, penafian, atau pendapat pribadi.

Misalnya, Anda dapat menyertakan kutipan atau pengingat lingkungan untuk mencegah pembaca mencetak email Anda secara tidak perlu. Pastikan tanda tangan Anda berisi semua informasi yang diperlukan pelanggan untuk tetap berhubungan atau mengambil tindakan lebih lanjut.

Promosikan konten Anda

Anda dapat menggunakan bagian bawah tanda tangan email Anda untuk mempromosikan konten dan halaman bermanfaat dengan informasi tentang Anda dan perusahaan Anda. Calon pelanggan menghabiskan sebagian besar perjalanan pembeli mereka untuk mencari informasi tentang merek dan produk Anda, jadi mengapa tidak membantu mereka?

Anda dapat menampilkan tautan ke peluncuran produk baru, siaran pers, pembaruan fitur, blog, webinar, atau ebook.

Misalnya, dalam email massal, Anda dapat membuat akhir email sepribadi mungkin tanpa menambahkan kontak resmi apa pun. Pada saat yang sama, Anda dapat menambahkan tautan rujukan.

Tambahkan testimoni pelanggan dan penghargaan peringkat

Tambahkan peringkat untuk perusahaan Anda atau gambar penghargaan kecil ke tanda tangan Anda. Gunakan peringkat dari Google, Clutch, atau profil terkenal lainnya untuk menunjukkan bahwa pelanggan lain mempercayai Anda dan menawarkan tautan ke ulasan mereka kepada penerima.

Tambahkan tanda tangan tulisan tangan

Gunakan tanda tangan tulisan tangan untuk menambahkan sentuhan pribadi ke email Anda.

Sumber: Templat tanda tangan dari Stripo

Tanda tangan email mencerminkan Anda dan merek Anda

Bahkan elemen kecil dari email bisnis, seperti tanda tangan, dapat menjadi sangat penting untuk membangun hubungan lebih lanjut dengan klien dan mitra bisnis saat ini atau calon klien.

Jadi berhati-hatilah untuk membuat tanda tangan email profesional yang mencerminkan Anda dan merek Anda menggunakan contoh dan praktik terbaik di atas.

Strategi pemasaran email yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan keterlibatan daftar email dan meningkatkan konversi. Belajar bagaimana.