Menguasai Seni Penjangkauan Email: Teknik Tingkat Lanjut untuk Komunikasi Efektif dan Membangun Hubungan

Pemasar menggunakan berbagai saluran untuk terhubung dengan audiens mereka, namun salah satu yang paling berdampak adalah email. Sekitar 50% profesional pemasaran yang menanggapi survei Statista tahun 2022 mengatakan mereka memiliki tingkat peningkatan dua kali lipat dalam laba atas investasi (ROI) pemasaran email mereka.

Selain memiliki salah satu ROI tertinggi, komunikasi email terasa lebih intim, memungkinkan Anda mengenal penerima lebih dalam.

Namun, membina hubungan yang bermakna dan melakukan percakapan yang baik melalui email lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Ini adalah proses rumit yang melibatkan fokus berlebihan pada kualitas tulisan Anda, kepada siapa Anda menulisnya, dan distribusi yang konsisten.

Teknik-teknik ini akan membantu Anda berkomunikasi secara efektif dengan pembaca Anda dan membangun hubungan yang tulus melalui penjangkauan email.

Semuanya dimulai dengan audiens Anda

Tidak ada cara untuk menjalin hubungan dengan seseorang jika Anda tidak memahami siapa mereka dan bagaimana mereka berkomunikasi. Komunikasi yang efektif dan membangun hubungan melalui email dimulai dengan memahami siapa penerima email Anda dan apa yang mereka cari dalam konten email.

Kepada siapa Anda mengirim email?

Mempelajari semua yang Anda bisa tentang orang-orang yang Anda kirimi email sebelum Anda menekan "kirim" pada email apa pun sangatlah penting. Tanpa pendekatan ini, Anda akhirnya mengirimkan email umum yang tidak diterima oleh siapa pun.

Jika Anda memahami latar belakang demografis, perilaku email, preferensi konten, dan permasalahan orang tersebut, Anda dapat membuat email yang memiliki peluang lebih besar untuk dibuka dan dilibatkan.

Misalnya, jika Anda tahu pembaca lebih tertarik dengan konten visual, Anda dapat menyertakan video atau gambar di email Anda untuk menginspirasi keterlibatan. Jika Anda tidak mengetahui hal ini, Anda mungkin hanya mengandalkan konten tertulis dan bingung mengapa penerima tidak merespons.

Kumpulkan semua data yang Anda miliki tentang pelanggan Anda. Ini berarti analisis media sosial, data perilaku dari situs web Anda, kepribadian audiens, dan informasi langsung apa pun yang Anda terima dari orang-orang di daftar email Anda.

Catat rentang usianya, di mana mereka berada, di mana mereka bekerja, dan informasi demografis lainnya. Pelajari perilaku email mereka selanjutnya. Apakah mereka sering menggunakan email? Mereka berlangganan apa saat ini? Konten seperti apa yang dimasukkan ke dalam email tersebut?

Kemudian, lanjutkan ke preferensi dan perilaku konten.

Tetapkan preferensi konten email mereka

Penerima mungkin membiarkan beberapa email yang tidak berharga bagi mereka hilang. Namun jika Anda terus mengirimi mereka hal-hal yang tidak mereka pedulikan, Anda akan masuk ke folder spam mereka.

Jadi, saat Anda terlibat dalam penelitian di atas, tentukan juga preferensi konten email. Misalnya, apakah mereka paling merespons konten berdurasi panjang atau pendek? Ajakan bertindak (CTA) apa yang mereka gunakan? Apakah mereka menyukai konten visual? Apa yang membuat mereka mengeklik tautan?

Saat Anda menentukan preferensi konten pembaca, Anda dapat menciptakan apa yang mereka inginkan dan hampir menjamin keterlibatan.

Kompilasi daftar Anda secara organik

Jauh lebih mudah untuk membangun hubungan nyata dengan orang-orang melalui email ketika mereka memilih untuk melakukan komunikasi ini – pada dasarnya, memilih untuk menjalin hubungan dengan Anda.

Jangan memaksakan daftar email Anda pada orang lain. Dan jangan berani-berani berpikir untuk membeli daftar email. Sebaliknya, bangunlah milik Anda secara organik. Anda tahu dengan siapa Anda mencoba terhubung. Temui orang-orang ini di mana pun mereka berada, baik di media sosial atau situs web, dan promosikan pendaftaran daftar email Anda.

Bicarakan tentang semua hal hebat yang ada di daftar email Anda. Tapi jangan memaksa. Biarkan orang secara alami tertarik untuk mendaftar.

Orang-orang yang datang kepada Anda karena mereka ingin, kemungkinan besar akan terus berkomunikasi dengan Anda melalui email dan senang membangun hubungan.

Siapkan rangkaian teknologi Anda

Pemasar yang cerdas memiliki sejumlah alat yang mereka gunakan untuk memastikan komunikasi dengan audiens mereka lancar dan konten mereka ditayangkan secara konsisten.

Kecerdasan buatan (AI) dan alat otomatisasi, khususnya, dapat berdampak positif pada bisnis dan cara Anda berkomunikasi dan terhubung dengan pembaca email Anda.

Misalnya, perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) otomatis dapat mengumpulkan, mengatur, dan memproses data penerima dan pelanggan dalam sistem pusat. Berbekal data ini, Anda dapat mengelompokkan audiens email Anda ke dalam kelompok yang lebih kecil dan membuat kampanye email yang lebih personal.

Anda juga dapat mengatur perangkat lunak sehingga email secara otomatis dikirim ke penerima berdasarkan tindakan yang mereka ambil atau tidak ambil.

Hasilnya, email Anda terkirim lebih cepat dan pada waktu yang tepat, membantu Anda mengembangkan hubungan dengan penerima. Produktivitas Anda meningkat dan Anda juga menghemat waktu.

Lanjutkan membaca untuk mengetahui tiga alat teknologi lainnya yang dapat diterapkan guna menyederhanakan komunikasi efektif dan membangun hubungan melalui email.

Platform pemasaran email

Penjangkauan email yang efektif memerlukan lebih dari sekadar platform email publik seperti Yahoo atau Gmail. Mudah-mudahan, Anda sudah siap dengan platform pemasaran email yang dibuat untuk komunikasi dan strategi email bisnis. Jika tidak, Anda perlu mengambil langkah untuk mendapatkannya hari ini.

Platform pemasaran email Anda adalah kunci untuk menyederhanakan komunikasi dengan audiens email Anda. Platform yang baik memungkinkan Anda menampung segala sesuatu yang terkait dengan pemasaran email di dalamnya, mulai dari informasi penerima, templat konten, hingga analitik. Kemampuan otomatisasi dan AI juga dibangun pada platform terbaik.

Untuk memilih platform pemasaran email terbaik, pertimbangkan fungsi yang Anda perlukan untuk mengakomodasi jumlah orang yang Anda miliki saat ini dan fungsi yang Anda perlukan saat Anda menskalakan daftar Anda.

Misalnya, mungkin Anda tidak memerlukan alat analisis terperinci saat ini, namun Anda ingin alat tersebut tersedia saat Anda mencapai jumlah pelanggan tertentu. Atau mungkin Anda melakukan semua pembuatan konten email di platform lain, namun pada akhirnya ingin membawa semuanya ke satu platform.

Tentukan apa yang ingin Anda lakukan sekarang dengan strategi penjangkauan email Anda dan apa yang ingin Anda lakukan di masa depan. Dan kemudian, teliti platform pemasaran email yang memiliki fitur dan fungsi spesifik yang Anda perlukan untuk mencapai tujuan Anda.

Alat analisis data

Kemampuan Anda untuk berkomunikasi dan membangun hubungan melalui email akan terganggu tanpa alat analisis data. Dua strategi kampanye pemasaran email paling efektif adalah segmentasi pelanggan dan personalisasi pesan, menurut penelitian Hubspot. Anda tidak dapat melakukan keduanya tanpa data.

Anda tidak hanya perlu mengumpulkan informasi tentang orang-orang yang membaca email Anda, tetapi Anda juga perlu mengetahui apa yang berhasil dan apa yang tidak pada email Anda.

Memilih teknologi dan perangkat lunak yang sudah memiliki alat analisis bawaan adalah pilihan terbaik Anda. Misalnya, sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) tingkat atas akan memiliki alat analisis bawaan yang secara otomatis mengumpulkan data pelanggan Anda, mengatur, dan mengekstrak wawasan bermakna darinya.

Namun Anda juga memiliki opsi untuk memasang alat analisis pihak ketiga untuk memantau metrik yang telah Anda lampirkan ke strategi penjangkauan email Anda.

Keamanan cyber

Jika Anda belum pernah mendengarnya, pelanggaran data terus terjadi dan dapat berdampak buruk pada bisnis, menyebabkan kerugian finansial dan reputasi yang buruk. Lebih dari 6 juta catatan data terungkap dalam berbagai pelanggaran data di seluruh dunia pada kuartal pertama tahun 2023 saja.

Anda tidak ingin pemasaran email dan data audiens Anda jatuh ke tangan yang salah. Jadi, solusi keamanan siber adalah suatu keharusan dalam rangkaian teknologi Anda.

Pastikan perangkat teknologi fisik dan perangkat lunak apa pun yang Anda gunakan dilengkapi dengan keamanan siber tingkat atas. Ini berarti perangkat lunak anti-virus, autentikasi multi-faktor, jaringan pribadi virtual, dan pemindai kerentanan jaringan – sebagai permulaan.

Kerjakan desain dan tata letak email Anda

Percaya atau tidak, struktur email dan daya tarik visual Anda membuat perbedaan dalam komunikasi dan hubungan yang menginspirasi dengan pembaca.

Jika mereka dapat menavigasi email Anda dari atas ke bawah tanpa gangguan, kemungkinan besar mereka akan membalas email Anda, mengeklik tautan, atau terlibat dengannya.

Mari kita lihat beberapa pertimbangan desain dan tata letak email yang harus dibuat.

Struktur email

Bagaimana email Anda dibaca dari atas ke bawah? Apakah mudah untuk berpindah dari baris subjek ke kalimat terakhir? Apakah pembaca dapat fokus pada pesannya? Atau apakah mata mereka tertuju ke berbagai arah karena kekacauan?

Anda harus mengadopsi gaya minimalis dengan struktur email Anda. Misalnya, judul Anda akan berada di bagian atas, lalu muncul badan email Anda, di sebelah kanan mungkin ada gambar, dan di akhir email Anda ada CTA Anda.

Struktur email minimal memastikan pembaca dapat membaca email Anda, mencerna konten, dan menikmatinya.

Menambahkan warna

Tidak ada yang salah dengan skema warna hitam-putih sederhana untuk email Anda. Hal ini dianjurkan, mengingat kata-kata hitam dengan latar belakang putih mudah dibaca dan pada akhirnya itulah yang Anda inginkan bagi penerimanya.

Namun jika Anda ingin menambahkan warna pada email untuk mempercantiknya, kuncinya adalah memastikan bahwa warna tidak mengganggu pengalaman email. Misalnya, Anda dapat menggunakan warna tertentu untuk tautan agar menonjol sedangkan kata lainnya berwarna hitam.

Alternatifnya, Anda dapat menggunakan warna berbeda untuk bagian email Anda, seperti contoh dari Casper berikut, untuk membantu setiap bagian menonjol.

Sumber gambar : benar-benargoodemails.com

Untuk opsi lainnya, Anda dapat menyertakan grafik yang mendukung pesan yang Anda kirimkan di email Anda, seperti bagaimana tangkapan layar di atas menggunakan grafik awan, bulan, dan bintang untuk mendukung baris subjek.

Sentuhan warna boleh saja, asalkan tidak mengganggu pemahaman email.

Konsistensi

Apa pun tata letak dan elemen desain yang Anda pilih untuk email Anda, semuanya harus konsisten di setiap email yang Anda kirim. Konsistensi membangun kepercayaan. Dan dengan kepercayaan muncullah komunikasi dan kemauan untuk membangun hubungan yang otentik.

Desain dan tata letak email yang konsisten mengarahkan pembaca untuk mengetahui apa yang dapat mereka harapkan dari Anda. Memenuhi ekspektasi tersebut secara terus-menerus akan membuat orang tahu bahwa mereka dapat mengandalkan Anda untuk percakapan email dan konten yang baik. Mereka akan lebih cenderung untuk terus membuka dan berinteraksi dengan email Anda karenanya.

Itu tidak berarti Anda tidak boleh mencampuradukkan barang-barang untuk berjaga-jaga kalau-kalau ada yang ketinggalan zaman – tetapi Anda tidak boleh mengirimkan desain yang sangat berbeda setiap email baru.

Buat konten email berkualitas

Apa yang mungkin lebih penting daripada desain dan tata letak email Anda adalah isinya. Jika orang membuka email Anda dan tidak ada yang ingin mereka baca, mereka pada akhirnya akan berhenti membuka email Anda dan bahkan mungkin menandai Anda sebagai spam.

Jadi, Anda harus membuat konten email berkualitas yang diinginkan audiens email Anda setiap saat.

Tetapkan tujuan untuk setiap email

Seharusnya tidak ada saat ketika Anda mengirim email hanya karena. Setiap email harus disengaja dengan tujuan pasti yang menyertainya. Contoh sasaran email meliputi:

• Berbagi sumber daya
• Mendorong lalu lintas ke saluran pemasaran lain
• Membuat pembaca mengeksekusi CTA Anda
• Memperkenalkan merek dan penawaran bisnis Anda
• Mendapatkan klik pada tautan di email

Memiliki tujuan untuk setiap email membuat Anda lebih berhati-hati dalam konten yang Anda tulis untuk email tersebut. Misalnya, tujuannya adalah untuk memperkenalkan penawaran bisnis Anda kepada prospek. Anda akan membicarakan penawaran tersebut melalui email sambil juga menautkan ke halaman produk situs web Anda untuk menunjukkan apa yang membuat Anda unik. Anda juga dapat mengakhiri email Anda dengan CTA yang mengarahkan lalu lintas ke produk tertentu.

Tetapkan tujuan untuk setiap email untuk memastikan Anda membuat konten dengan niat.

Buat baris subjek yang menarik setiap saat

Anda tidak dapat mulai membangun hubungan dengan orang lain melalui email jika mereka tidak pernah membuka email Anda. Di situlah baris subjek yang menarik berperan. Baris subjek yang menarik sering kali meyakinkan orang untuk membuka email. Berikut ini contohnya:

Pertama dan terpenting, jauhi headline yang bersifat click-bait. Ini adalah judul yang menarik perhatian tetapi tidak ada hubungannya dengan konten di dalam email. Anda mungkin membuat orang membuka email Anda, tetapi mereka tidak akan terlibat ketika mereka mengetahui bahwa email tersebut bukan tentang isi baris subjeknya. “Dapatkan pizza gratis” memang bisa menjadi pembuka email, tetapi jika tidak ada apa pun tentang pizza di dalamnya, orang mungkin akan kecewa dengan merek Anda.

Baris subjek Anda harus menunjukkan isi email tersebut. Iklan tersebut harus menggunakan kata-kata yang kuat, yaitu kata-kata dan frasa yang membangkitkan respons emosional yang kuat, seperti “dapatkan lebih banyak”, “eksklusif”, “terlarang”, atau “mempesona”.

Terakhir, pastikan baris subjek Anda tidak terlalu panjang. Tarik pelanggan Anda dengan kata-kata sesedikit mungkin.

Tetap sederhana

Singkatnya, isi email Anda harus sederhana dan ringkas. Orang yang menerima email Anda kemungkinan besar tidak akan bisa membacanya jika email tersebut panjang dan berlarut-larut dengan paragraf yang besar dan tanpa visual.

Namun mereka akan melakukannya jika emailnya pendek, mudah dimengerti, dan memiliki pesan yang jelas. Buat setiap email tetap sederhana dan sampaikan maksud Anda dalam kata-kata sesedikit mungkin.

Personalisasikan email Anda

Wajar jika Anda ingin mengirimkan email umum kepada orang lain, terutama bila Anda memiliki banyak email untuk dikirim sekaligus. Namun sayangnya, ini tidak memberi Anda koneksi yang Anda cari.

Anda harus meluangkan waktu untuk mempersonalisasi email Anda. Orang perlu merasa Anda tahu apa yang sedang terjadi. Mereka perlu merasa bahwa apa pun yang Anda kirimkan kepada mereka dibuat khusus untuk mereka dan bukan untuk orang lain. Itu membuat mereka merasa istimewa. Dan hal itu, pada gilirannya, menginspirasi mereka untuk memberi Anda kesempatan.

Lebih dari sekadar nama depan saat mempersonalisasi email Anda. Gabungkan detail tentang minat mereka dan apa yang mereka coba cari solusinya.

Misalnya, Anda mengirim email ke seseorang untuk pertama kalinya untuk memperkenalkan diri. Sapa mereka dengan menyebutkan namanya terlebih dahulu, lalu ajukan pertanyaan tentang masalah yang Anda dengar mereka alami dengan perusahaannya. Jika Anda dapat mengatakan bahwa hubungan timbal balik menarik perhatian Anda, itu lebih baik lagi.

Personalisasi memainkan peran penting dalam membuka jalur komunikasi dan membangun kepercayaan untuk menumbuhkan hubungan.

Tentu saja, saat Anda mengirimkan ribuan email ke daftar langganan lengkap untuk mengumumkan produk atau layanan baru, Anda tidak dapat menyesuaikannya satu per satu. Oleh karena itu, penting untuk menyesuaikan apa yang Anda bisa, di mana pun Anda bisa.

Sertakan ulasan dan testimonial

Salah satu tujuan utama strategi penjangkauan email Anda mungkin adalah untuk menumbuhkan reputasi dan kesadaran merek Anda. Apa cara yang lebih baik untuk melakukannya selain memasukkan ulasan, rujukan, dan testimonial ke dalam email Anda?

Anda mencoba mengembangkan hubungan Anda dengan orang-orang di daftar email Anda. Namun sekali lagi, Anda perlu membangun kredibilitas dan kepercayaan di mata mereka untuk mewujudkannya. Menampilkan umpan balik asli dari pelanggan memberi mereka gambaran sekilas tentang reputasi merek Anda. Mereka lebih cenderung mempercayai orang-orang nyata yang berbagi kisah otentik tentang pengalaman mereka dibandingkan apa pun.

Jadi, gunakan testimonial dan ulasan dalam email jika diperlukan. Misalnya, Anda dapat memasukkan ulasan video dari media sosial ke dalam email Anda tentang produk tertentu. Alternatifnya, Anda dapat mengambil tangkapan layar testimonial dari situs web Anda dan menyematkannya di email Anda.

Gabungkan konten visual

Akan ada saatnya email sederhana yang berisi semua konten tertulis adalah cara terbaik untuk berkomunikasi dengan penerima. Namun, menggabungkan visual pada saat yang masuk akal adalah penting.

Seperti disebutkan di atas, orang tertarik pada konten visual. Dibutuhkan lebih sedikit kekuatan otak untuk menyerap gambar dibandingkan konten tertulis. Mereka juga lebih cantik untuk dilihat. Tambahkan konten visual untuk memecah konten tertulis dan menambahkan suar ke email Anda.

Ingatlah bahwa konten visual apa pun yang Anda gunakan harus mendukung pesan tertulis Anda. Bahkan jika Anda menggunakan gambar stok, pastikan gambar tersebut sesuai dengan pesan yang Anda sampaikan di email Anda. Pastikan juga diformat dengan benar sehingga dimuat dan ditampilkan dengan benar saat email dibuka.

Waktu Penting dalam Penjangkauan Email

Anda bisa saja memiliki konten email terbaik di dunia, namun tidak masalah jika Anda tidak mengirimkan email pada waktu yang tepat. Waktu yang tepat bergantung pada orang yang Anda kirimi email.

Misalnya, jika penerima Anda bekerja dari jam 9-5, mengirim email kepada mereka pada jam 9 tidak masuk akal. Mengirimkannya pada jam 7 pagi ketika mereka sedang sarapan dan memeriksa email jauh lebih baik.

Perhatikan juga seberapa sering Anda mengirim email. Satu kali sehari mungkin menjengkelkan bagi orang-orang, tetapi dua kali seminggu lebih mudah untuk diterima.

Lihat penelitian yang Anda lakukan terhadap audiens email Anda di atas untuk mengetahui kapan Anda harus mengirim email dan seberapa sering.

Langkah-Langkah Membuat Penjangkauan Email yang Efektif

Anda mungkin bertanya-tanya seperti apa gabungan semua nasihat ini. Berikut panduan linier langkah demi langkah untuk penjangkauan email yang efektif:

1. Baris subjek Anda yang menarik muncul pertama di bagian atas email Anda.
2. Sapa pelanggan dengan namanya untuk memulai email.
3. Baris pertama harus berupa pertanyaan atau pernyataan yang dipersonalisasi (sebisa mungkin mengingat volume yang Anda kirim) yang meyakinkan pelanggan untuk membaca lebih lanjut.
4. Pindah ke inti email Anda di badan.
5. Gunakan paragraf pendek, tidak lebih dari 4 paragraf.
6. Tambahkan grafik atau warna untuk menyempurnakan pesan email Anda.
7. Akhiri email Anda dengan CTA yang memberi tahu pelanggan apa yang Anda ingin mereka lakukan selanjutnya.

Menguasai seni penjangkauan email adalah proyek yang berkelanjutan. Namun, bukan berarti Anda tidak dapat mempercepat komunikasi efektif dan membangun hubungan melalui email. Gunakan tips di atas untuk memandu Anda.