Keterkiriman Email: 11 Praktik Terbaik yang Akan Mendaratkan Email Anda ke Kotak Masuk

Ketika berbicara tentang pemasaran email, menurut Anda apa tantangan terbesar yang dihadapi pemasar?

Beberapa akan mengatakan keterlibatan pemirsa, sementara yang lain mungkin mengatakan menumbuhkan basis pelanggan. Namun, banyak pemasar mengabaikan indikator kinerja utama—keterkiriman email. Ini adalah kemampuan keseluruhan email Anda untuk mendarat di kotak masuk audiens, bukan di tab promosi atau lebih buruk lagi, folder spam. Keterkiriman email berfokus pada reputasi dan keaslian pengirim untuk menentukan penempatan email. Tapi, inilah yang lebih mengejutkan—hanya 84,2% email yang mencapai kotak masuk pada April 2022. Untuk setiap 100 email yang dikirim pemasar, hampir 16 tidak menjangkau audiens sama sekali.

Dalam kotak masuk tahun 2022 yang semakin ramai, terlihat adalah langkah pertama. Anda tidak dapat mengukur rasio buka, rasio konversi, rasio klik-tayang, atau metrik lainnya jika tidak ada email yang dapat digunakan pembaca untuk berinteraksi. Jika Anda berjuang dengan pengiriman email akhir-akhir ini, ini untuk Anda. Kami akan membahas 11 praktik terbaik yang akan membantu Anda mendaratkan email di folder yang Anda inginkan, secara konsisten.

1. Siapkan DKIM, DMARC, dan SPF Anda sebelum mengirim email

Pertama, uji tuntas teknis. Otentikasi memainkan peran besar dalam pengiriman email dan penyedia layanan email tidak akan mengizinkan email Anda masuk jika mereka tidak yakin dengan kredibilitas email. Untuk mengautentikasi email Anda dengan benar, siapkan protokol seperti SPF, DKIM, dan DMARC.

Pengaturan SPF

Sender Policy Framework (SPF) memeriksa server yang disetujui oleh domain untuk mengirim email dan memverifikasi bahwa server yang disetujui memang mengirim email atas nama domain.

ESP menganalisis data SPF dalam sistem nama domain (DNS) untuk memblokir server yang berpura-pura mengirim email dari domain Anda. Jika Anda tidak menyiapkan data SPF, ESP mungkin tidak mengizinkan email Anda masuk.

Untuk menyiapkan SPF, kumpulkan semua alamat IP dan server email tempat Anda ingin mengirim email. Sekarang tentukan SPF Anda. Mulai dengan v=spf1 (versi 1), “sertakan” pihak ketiga dan semua alamat IP. Akhiri dengan tag -all untuk kegagalan SPF keras atau tag ~all untuk kegagalan SPF lunak. Setelah selesai, publikasikan data SPF ke DNS dan uji.

Inilah yang terlihat seperti catatan SPF Shopify:

Pengaturan DKIM

Domain Keys Identified Mail (DKIM) memvalidasi kepemilikan email saat sedang transit. Begini cara kerjanya: tajuk tanda tangan DKIM ditetapkan ke email, dienkripsi dengan kunci DKIM. Jika server penerima dapat memverifikasi kunci DKIM pribadi dengan kunci DKIM publik yang tersedia di DNS, maka itu akan memungkinkan email untuk masuk.

Untuk menyiapkan DKIM, pertama-tama daftarkan semua domain pengirim. Selanjutnya, instal paket DKIM yang kompatibel dengan server email Anda dan buat kunci DKIM publik dan pribadi dengan wizard DKIM gratis. Publikasikan kunci DKIM publik di DNS TXT dan simpan kunci pribadi. Sekarang konfigurasikan server email Anda dan uji data DKIM. Dan Anda sudah siap!

Pengaturan DMARC

Baik SPF maupun DKIM saja tidak cukup baik untuk memverifikasi keaslian email. Otentikasi, Pelaporan, dan Kesesuaian Pesan Berbasis Domain (DMARC) adalah protokol keamanan yang menggabungkan kedua fitur dan menggunakan catatan DNS untuk memverifikasi email.

Untuk menyiapkan DMARC, gunakan alat penyiapan DMARC Global Cyber ​​Alliance untuk memeriksa domain Anda. Ikuti langkah-langkah di layar untuk mendapatkan data TXT DMARC Anda. Sekarang masuk ke dasbor DNS domain Anda dan tambahkan "_dmarc" di kotak host dan tambahkan catatan di kotak nilai TXT. Sekarang simpan dan validasi data DMARC Anda.

Inilah tampilan DMARC Shopify:

Karena semua protokol ini menggunakan catatan DNS yang dapat diakses, semua penyedia layanan email utama dapat mengautentikasi email Anda. Namun, protokol ini sangat mendasar untuk pemasaran email sehingga banyak perusahaan mengabaikannya saat menyiapkan kampanye mereka. Jika Anda kesulitan mengirim email, pastikan Anda telah menyiapkan semua protokol keamanan. Google Workspace memiliki panduan mendetail tentang penyiapan dan Anda dapat menggunakan alat pengiriman seperti MXToolbox atau MailTester.

2. Panaskan alamat email Anda

Anda telah menyiapkan alamat email baru yang mengkilap dan membuat daftar email yang kuat. Satu-satunya langkah yang tersisa sekarang adalah mengirimkan email dingin ke semua orang, bukan? Kecuali—begitulah cara kerja spammer. Otentikasi saja tidak akan meningkatkan kemampuan pengiriman email jika Anda memiliki reputasi pengirim yang buruk.

ESP memperlakukan alamat email baru dengan kecurigaan untuk melindungi penerima. Anda harus memikul tanggung jawab untuk membangun reputasi dari waktu ke waktu, terutama jika alamat email Anda dihosting di domain baru. Hangatkan alamat email Anda dengan memulai dengan volume email yang konsisten dan perlahan-lahan tingkatkan volumenya selama berminggu-minggu. Umumnya, dibutuhkan sekitar 2 bulan untuk menetapkan pola pengiriman, yang digunakan ESP untuk menentukan reputasi Anda.

Selain membangun riwayat pengiriman, Anda dapat berlangganan beberapa buletin email dan menggunakan alamat email baru untuk melanjutkan percakapan di utas email yang sudah ada untuk mempercepat proses.

3. Pastikan untuk membersihkan daftar email Anda secara berkala

Orang sering berganti perusahaan atau jabatan dan lupa memperbarui email mereka. Mereka juga membuka akun baru setiap saat dan berhenti memeriksa kotak masuk lama. Jika Anda mengirim alamat email yang tidak ada lagi, Anda merusak reputasi domain Anda.

Salah satu cara untuk berhenti mengirim email ke alamat yang tidak valid adalah dengan menggunakan alat verifikasi email. Anda dapat memverifikasi setiap alamat satu per satu atau menjalankan verifikasi massal untuk melihat berapa banyak alamat dalam daftar Anda yang dapat menerima email Anda. Dengan cara ini, Anda tidak hanya menjaga daftar email Anda tetap bersih dan segar, tetapi juga menyimpan reputasi domain Anda. Begini tampilannya dengan pemverifikasi email Hunter:

4. Tambahkan opsi berhenti berlangganan yang jelas

Membiarkan pelanggan meninggalkan kampanye email Anda mungkin terdengar kontraproduktif, tetapi tautan berhenti berlangganan sebenarnya adalah teman Anda. Inilah mengapa menambahkan tombol berhenti berlangganan itu penting: jika pelanggan tidak ingin menerima email Anda, Anda tidak dapat membuat mereka terus membaca buletin mingguan Anda. Jika mereka tidak melihat opsi untuk keluar dari kampanye Anda, mereka akan menandai Anda sebagai spam. Lebih banyak keluhan spam berarti reputasi pengirim yang lebih buruk. Dan reputasi pengirim yang lebih buruk berarti—Anda dapat menebaknya dengan benar—kemampuan pengiriman email yang buruk di masa mendatang.

Tombol berhenti berlangganan memungkinkan Anda untuk fokus pada apa yang lebih penting dalam pemasaran email—memiliki daftar email yang lebih baik daripada yang lebih besar. Selain itu, ini juga menyelamatkan Anda dari masalah hukum. GDPR dan CASL mengamanatkan proses penyisihan yang mudah, yang kekurangannya dapat menarik jutaan denda ke perusahaan. Sketch, sebuah studio desain, menyertakan opsi berhenti berlangganan yang berbeda bersama dengan detail kontak mereka di bagian bawah email mereka:

5. Hindari kata-kata spam di salinan email Anda

Ini hampir diberikan pada tahap ini, tetapi Anda akan terkejut melihat berapa banyak pemasar email yang masih gagal menghindari kata-kata spam di email mereka. ESP telah tumbuh lebih pintar dan lebih ketat dalam mendeteksi kata-kata spam dan, bahkan jika Anda tidak bermaksud demikian, Anda mungkin memicu filter spam hanya dengan menyebutkan kata-kata tertentu.

Umumnya, spammer menggunakan kata-kata yang termasuk dalam tiga kategori utama: membutuhkan atau manipulatif secara emosional, sama sekali tidak relevan, dan sensasional atau clickbaity.

Kata-kata seperti “bertindak sekarang”, “tolong baca”, “dijamin”, “menang besar”, “gratis”, “kartu kredit”, dan variasi simbol mata uang tanpa konteks yang tepat dapat memicu filter spam.

Sangat penting untuk mengontekstualisasikan frasa dalam salinan email dan mempersonalisasi setiap email untuk menunjukkan bahwa Anda telah berupaya tampil sebagai pengirim asli. Jika Anda ingin menghindari kata-kata yang dapat mendorong kemampuan pengiriman email Anda sendiri, HubSpot memiliki daftar lengkap pemicu spam yang dapat Anda periksa.

Berikut adalah contoh email spam yang harus dihindari semua orang:

6. Gunakan baris subjek dan pembuka yang pendek namun dipersonalisasi

Baris subjek adalah hal pertama yang diperhatikan penerima, bersama dengan alamat pengirim. Ini adalah salah satu faktor terbesar di balik keberhasilan kampanye email. Seberapa besar? 47% penerima memutuskan untuk membuka email berdasarkan baris subjek saja. Baris subjek yang kuat berarti lebih banyak terbuka, lebih banyak terbuka mengarah ke keterlibatan yang lebih baik, dan keterlibatan mengarah ke pengiriman email yang lebih baik.

Ketika berbicara tentang baris subjek, berikut adalah beberapa praktik terbaik yang harus Anda ikuti:

• Gunakan baris subjek yang pendek . Simpan antara 3-8 kata atau kurang dari 60 karakter untuk melihat hasil yang optimal.
• Buat baris subjek Anda tepat dan relevan. Bicarakan tentang titik sakit utama yang coba dipecahkan oleh email Anda dan tunjukkan nilainya di awal.
• Personalisasi setiap baris subjek . Konteks adalah segalanya dalam email sehingga Anda harus menggunakan baris yang mengundang rasa ingin tahu, tetapi jangan lupa untuk bereksperimen dengan kombinasi kata dan emoji agar menonjol.
• Hindari berlebihan . Baris subjek clickbaity yang terbang di bawah radar polisi spam mungkin membuat Anda lebih terbuka, tetapi penerima pada akhirnya akan menandai Anda sebagai spam karena menyesatkan.

Baris subjek yang baik terlihat seperti ini:

• Dan, bagaimana Anda mengelompokkan pelanggan? (Email dingin pribadi)
• Check in, masih tertarik dengan demo itu? (Email tindak lanjut)
• Letakkan [produk] di depan 230k+ pembaca (Email dingin yang dimuat dengan nilai)

Baris subjek yang akan membawa Anda ke folder spam:

• Kartu kredit gratis—daftar sekarang! (Jenis urgensi yang salah)
• Aktifkan impian Anda dengan [produk] (Tidak relevan dan tidak jelas)
• Diskon 50% jika Anda langsung membukanya (Insentif buruk untuk membuka email)

7. Lacak & kelola email yang terpental

Keterkiriman email adalah metrik komprehensif yang mempertimbangkan banyak sinyal, termasuk rasio pentalan. Bounce keras adalah kegagalan permanen yang terjadi ketika alamat penerima tidak valid atau ESP menandai Anda sebagai spammer. Pentalan lunak adalah gangguan sementara seperti waktu tunggu email habis, kotak masuk penuh, atau email yang lebih besar dari biasanya. Jika email Anda sering terpental, pengiriman dan kinerja kampanye Anda akan terganggu.

Untuk menjaga rasio pentalan email Anda di bawah 2%, lacak pelanggar berulang dan hapus alamat terpental keras dari daftar Anda. Pertahankan jadwal email reguler dan email uji A/B untuk melihat mana yang terbaik. Jika dibiarkan tidak terpantau, masalah rasio pentalan dapat merambat dengan cepat, menurunkan KPI kampanye Anda.

8. Hindari mengirim email dari alamat email pribadi

Sama seperti baris subjek, alamat pengirim adalah hadiah mati bagi penerima email dan filter spam. Jika Anda menggunakan alamat email pribadi untuk komunikasi bisnis, Anda akan kesulitan dengan pengiriman email.

Misalnya, jika Anda bekerja di Netflix, Anda harus mengirim email dari @netflix.com. Pelanggan akan lebih cenderung membuka email terkait masalah penagihan dari alamat resmi Netflix daripada email yang berasal dari [dilindungi email] Semakin Anda dapat dipercaya dan kredibel bagi sistem dan penerima, semakin baik kemampuan pengiriman email Anda. menjadi.

9. Terapkan pilihan ganda

Memiliki double opt-in tidak membantu pengiriman Anda secara langsung, tetapi dalam jangka panjang, itu memainkan peran penting. Pilihan ganda menambahkan lapisan tambahan untuk memverifikasi alamat yang mendaftar untuk email Anda. Langkah ekstra berarti upaya ekstra, yang membantu Anda menyaring spammer berkualitas rendah dari daftar Anda.

Email konfirmasi juga dapat bertindak sebagai email sambutan lembut yang membantu Anda memulai sesuatu dengan catatan yang benar. Selain sebagai salah satu praktik terbaik untuk menghindari pantulan keras, keikutsertaan ganda diamanatkan oleh GDPR dan CASL. Hasilnya, Anda tidak hanya tetap patuh tetapi juga berakhir dengan daftar email yang sangat menarik, yang meningkatkan kemampuan pengiriman email. Berikut adalah contoh yang bagus dari email keikutsertaan ganda yang dilakukan dengan benar:

10. Tulis salinan email yang dipersonalisasi

Personalisasi email adalah jantung dari kampanye email yang sukses, ROI yang kuat, dan kemampuan pengiriman yang lebih baik. Untuk menulis salinan email yang dipersonalisasi, mulailah dengan meneliti penerima Anda. Apa yang mereka perjuangkan? Apa yang ingin mereka capai? Di mana penawaran Anda cocok dengan kehidupan atau sistem mereka? Catat semua keberatan, pemicu, dan solusi prospektif sebelum menulis email.

Mulailah badan email Anda dengan anekdot yang relevan untuk menarik perhatian mereka dan menjelaskan dari mana Anda berasal. Memelihara tantangan dan solusi untuk akhirnya memposisikan produk atau layanan Anda. Buat salinan email yang berbicara tentang mereka, masalah, aspirasi, dan hambatan mereka. Semakin sedikit tentang Anda, semakin baik. Anda juga harus mengelompokkan daftar email Anda untuk menargetkan pengguna dengan lebih tepat.

Seluruh salinan email harus memiliki irama emosional, banyak spasi, paragraf sederhana, dan jika itu email yang dingin, isi yang pendek. Email Anda harus selalu memiliki satu tujuan yang relevan, yang harus diintegrasikan dalam satu ajakan bertindak. Terlalu banyak bertanya, dan Anda mengecilkan hati pembaca untuk mengambil tindakan afirmatif. Semakin dipersonalisasi salinan Anda, semakin baik untuk keterlibatan dan pengiriman.

Berikut adalah contoh email yang dipersonalisasi Applebee untuk konsumen:

11. Hindari pemendek URL, lampiran & gambar berlebihan

Email dengan visual yang berat dapat menyebabkan pantulan yang lembut. Lebih banyak gambar memerlukan lebih banyak waktu untuk dimuat dan—mengingat kotak surat memiliki batas penyimpanan—itu berlawanan dengan kampanye Anda. Banyak ESP juga menonaktifkan pemuatan gambar secara default, yang dapat sepenuhnya merusak email berbasis gambar. Jika Anda menggulir kembali, Anda dapat melihat bagaimana email spam berbasis gambar terlihat rusak saat pemuatan otomatis dimatikan.

Email yang menyertakan penyingkat dan lampiran URL juga dapat memicu filter spam. Penyingkat URL sering (salah) digunakan oleh spammer untuk menyembunyikan tautan yang tidak jelas, dan lampiran yang tidak diverifikasi adalah penipuan yang sudah lama ada. Hindari semua elemen berisiko ini jika Anda bisa. Lebih fokus pada email teks dan percantik isi email dengan gambar sesekali. Sematkan hanya tautan yang relevan dan hindari menyertakan lampiran sama sekali jika memungkinkan.

Mendarat di kotak masuk itu

Karena keterkiriman email mempertimbangkan hampir semua faktor pemasaran email, praktik yang baik adalah menjadikan keterkiriman sebagai salah satu prioritas utama Anda. Dengan mengikuti 11 langkah yang telah kami sebutkan di atas, Anda akan dapat meningkatkan kinerja email Anda secara keseluruhan.

Antonio adalah manajer penjangkauan di Hunter. Dia bersemangat untuk menguji berbagai taktik penjangkauan dan berbagi hasil dengan komunitas. Ketika dia tidak terhubung dengan para pemimpin industri, Anda dapat menemukannya di sepeda motornya menjelajahi jalan-jalan terpencil di seluruh dunia.