Layanan pengiriman elektronik, bagaimana memilih yang benar

Untuk mendefinisikan konsep “Layanan Pengiriman Elektronik”, sebaiknya mengacu pada konteks legislatif yang mendefinisikannya dari perspektif peraturan dan operasional.

Kami mengacu pada Peraturan Eropa 910/2014 yang dikenal sebagaieIDAS (Electronic IDentification Authentication and Signature), dengan pembaruan terbarunya, yang menjadi fokus artikel ini dari blog kami.

Menurut Regulasi eIDAS, layanan pengiriman elektronik memungkinkan transmisi data secara elektronik antara pihak ketiga dan memberikan bukti terkait pemrosesan data yang dikirimkan, termasuk bukti bahwa data telah dikirim dan diterima, serta melindungi data yang dikirimkan dari risiko kehilangan, pencurian, kerusakan atau modifikasi yang tidak sah.

Namun berhati-hatilah terhadap spesifikasi mendasar: peraturan eIDAS mengidentifikasi dua bentuk layanan pengiriman elektronik:

1) ERDS : layanan pengiriman elektronik terdaftar

2) QERDS : layanan pengiriman terdaftar elektronik yang memenuhi syarat

Kami akan menggali perbedaan antara kedua jenis layanan ini di bagian selanjutnya.

Kemudian, kita akan melihat PEC Italia , alat yang semakin tersebar luas dan banyak digunakan;kami akan bertanya: bagaimana PEC sesuai dengan gambaran Eropa yang lebih besar?

Dan kasus dan skenario apa yang berguna dan bermanfaat untuk menggunakan ERDS atau QERDS ?

Terakhir, kami akan mencurahkan bagian terakhir untuk peluang layanan pengiriman elektronik terbuka untuk bisnis dan profesional, di luar kewajiban dan pemenuhan.

Kami akan membahas setiap langkah demi langkah.

ERDS atau QERDS: apa bedanya?

Mari kita kembali ke peraturan eIDAS: pasal-pasal yang melibatkan layanan pengiriman terdaftar elektronik (ERDS) dan layanan pengiriman terdaftar elektronik yang memenuhi syarat (QERDS) adalah pasal 43 dan 44.

Kami tidak akan mereproduksi peraturan secara lengkap (Anda dapat berkonsultasi di sini), tetapi cukup mengutip bagian yang berfokus pada persyaratan yang dipenuhi oleh layanan pengiriman terdaftar elektronik (QERDS) yang memenuhi syarat dan persyaratan yang membedakannya dari ERDS. Singkatnya, mereka:

(a) disediakan oleh satu atau lebih penyedia layanan perwalian yang memenuhi syarat;

(b) menjamin identifikasi pengirim dengan tingkat keamanan yang tinggi;

(c) menjamin identifikasi penerima sebelum transmisi data;

(d) mengamankan pengiriman dan penerimaan data dengan tanda tangan elektronik lanjutan atau stempel elektronik lanjutan dari penyedia layanan perwalian yang memenuhi syarat untuk mengecualikan kemungkinan perubahan data yang tidak terdeteksi;

(e) dengan jelas menunjukkan setiap perubahan pada data untuk mengirim atau menerimanya kepada pengirim dan penerima data;

(f) menunjukkan tanggal dan waktu pengiriman dan penerimaan dan setiap perubahan data dengan stempel waktu elektronik yang memenuhi syarat.

Singkatnya, titik sentral untuk layanan pengiriman terdaftar elektronik yang berkualitas (QERDS) adalah kepastian mengenai identitas pengirim dan penerima, dan 'penggunaan bersama tanda tangan elektronik canggih (atau segel elektronik).

Semuanya dijamin oleh Penyedia Layanan Trust yang berkualitas.

Bagaimana PEC cocok dengan gambar ini?

PEC , pertama-tama, adalah alat Italiayang dikembangkan sebelum peraturan eIDAS dikeluarkan dan tidak sepenuhnya memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh undang-undang Eropa. Ini adalah alat yang – karena kebutuhan – harus melaluijalur evolusi.

Inilah yang akan kita bicarakan di bagian selanjutnya.

Kasus PEC all-Italia

PEC (Certified Electronic Mail) adalah alat yang kita semua kenal dan kini telah menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari.

Menurut data terbaru yang tersedia, ada lebih dari 14 juta alamat PEC aktif di Italia (agid.gov.it).

Lonjakan penggunaan PEC sangat tajam, terutama dalam beberapa tahun terakhir; percepatan yang menentukan dalam hal ini terjadi pada masa darurat yang dipicu oleh pandemi.

Akselerasi ini bukanlah kasus yang terisolasi, tetapi bagian dari tren yang melibatkan implementasi lain yang terkait dengan dematerialisasi dan digitalisasi (misalnya kasus SPID).

Selain itu, PEC saat ini juga digunakan sebagai Domisili Digital (dan, ingat, mulai 1 Oktober 2020, bisnis dan profesional wajib mengkomunikasikan Domisili Digital mereka).

Namun, seperti yang telah kami sebutkan, PEC unik untuk Italia. Inklusi ini dalam konteks layanan pengiriman elektronik Eropa belum optimal.

Memang, PEC kekurangan banyak fitur yang diidentifikasi oleh badan legislatif Eropa untuk layanan pengiriman elektronik bersertifikat dan pengiriman bersertifikat yang memenuhi syarat. Misalnya, PEC tidak mengizinkan identifikasi pengirim dan penerima komunikasi, juga tidak memerlukan validasi waktu yang memenuhi syarat.

Yang terpenting, PEC hanya berlaku di Italia dan bukan di Eropa. Selain itu, komunikasi melalui PEC memiliki nilai hukum penuh hanya jika dilakukan di antara dua kotak surat, yang keduanya merupakan kotak surat elektronik bersertifikat.

Namun, proses pengembangan PEC (menghasilkan pembaruan standar ETSI) telah dimulai sehingga dapat memenuhi persyaratan Eropa untuk layanan pengiriman elektronik bersertifikat yang memenuhi syarat.

Jalan ini tentunya tidak bisa instan dan membutuhkan proses yang tidak luput dari isu legislatif dan teknologi.

(Pelajari lebih lanjut tentang evolusi PEC dan apa yang sering disebut sebagai "PEC Eropa" di postingan ini dari blog kami.)

Sekarang, di luar skenario masa depan, mari kita pahami manfaat memanfaatkan sistem SERC dan SERCQ.

Manfaat menggunakan ERDS dan QERDS

Mari kita langsung ke intinya.

Manfaat pertama dan paling intuitif menggunakan layanan pengiriman terdaftar elektronik terkait dengan keamanan dan kehandalan.

Dari sudut pandang ini,faktor hukum sangat mendasar: komunikasi yang dilakukan melalui layanan pengiriman elektronik merupakan bukti berharga untuk digunakan dalam hal litigasi. Oleh karena itu, mereka mewakili alat yang berguna untuk mendapatkan ketertelusuran penuh dari komunikasi dan notifikasi yang telah dikirim,bahkan ketika komunikasi ini ditujukan ke beberapa penerima.

Kami berbicara tentang aspek yang sangat sensitif yang mencakup serangkaian konsekuensi yang sangat penting.

Tapi itu belum semuanya.

Dengan mengandalkan perusahaan khusus seperti Doxee, komunikasi tidak hanya disampaikan melalui Penyedia Layanan Tepercaya yang Berkualitas, tetapi juga dapat disampaikan melalui berbagai saluran.

Tidak hanya email terdaftar , tetapi juga SMS terdaftar(dengan manfaat dalam hal keakraban dengan penerima, kesederhanaan, dan kesegeraan: semua dengan ketertelusuran penuh transaksi di sisi pengirim).

Lalu ada alateDelivery , yang memungkinkan pengiriman dan pembukaan dokumen untuk disertifikasi dengan mengeluarkan bukti dokumenter.

Dalam hal ini, penerima menerima email atau pesan teks bersertifikat yang berisi tautan akses ke dokumen yang ditujukan untuknya. Langkah ini memungkinkan untuk mengumpulkan dan melacak niat penerima untuk mengakses dokumen rahasia melalui tautan yang dipersonalisasi.

Dan inilah tema utama dan yang sangat penting untuk diingat setiap saat: personalisasi .

Bukan hanya kewajiban dan keamanan – peluang layanan pengiriman elektronik

Tujuan utama memperkenalkan layanan pengiriman elektronik di tingkat Eropa adalah di bidang keamanan dan keandalan komunikasi, transparansi, dan nilai hukum dalam litigasi.

Semua ini sangat penting.

Tapi kita bisa melangkah lebih jauh dan melihat peluang, yang sama-sama menentukan untuk bisnis.

Aspek-aspek ini harus dilakukan, pertama-tama, denganpengalaman pengguna pelanggan ;di sini, kata kuncinya adalah: kesederhanaan, kecepatan, dan transparansi.

Tidak hanya itu: ada juga masalah besar yang berkaitan dengan pengumpulan, pengelolaan, dan analisis data komunikasi Anda.

Mengelola informasi ini sangat rumit, karena kita berbicara tentang informasi yang datang dari berbagai saluran.

Bersandar pada alat Pengiriman Elektronik Bersertifikat yang disediakan oleh perusahaan seperti Doxee memungkinkan untuk mengelola sejumlah besar proses dan data terkait ini dengan cara yang sederhana dan menyeluruh.

Data ini, pada gilirannya, berubah menjadi sumber daya yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan proses seseorang dan semakin menyempurnakan pengetahuan basis pelanggan Anda.

Langkah terakhir adalah ini: meningkatkan pengetahuan Anda tentang pelanggan Anda berarti memiliki kemampuan untuk terus meningkatkan komunikasi Anda, membuatnya semakin disesuaikan dengan penerima, dan dengan demikian semakin efektif.

Inilah titik balik personalisasi yang kami sebutkan.

Singkatnya: semuanya terhubung dalam lingkaran yang baik. Peningkatan keamanan dan keandalan. Kepatuhan dengan standar Eropa yang semakin didefinisikan. Nilai hukum. Komunikasi yang lebih baik (atau, lebih tepatnya, komunikasi yang berbeda). Manfaatnya sangat besar; dan optiknya saling menguntungkan, untuk perusahaan dan pelanggan mereka.