Cara Mengomunikasikan Krisis Secara Efektif Dalam Bisnis Anda

Setiap organisasi menghadapi risiko krisis. Ini telah terbukti secara dramatis selama dua tahun terakhir dengan pandemi COVID-19 dan banyak lagi. Sayangnya, situasi seperti ini tidak bisa diabaikan begitu saja sambil berharap yang terbaik. Masalah tidak hilang dengan sendirinya. Anda perlu mengatasinya.

Hari-hari mengubur kepala Anda di pasir dan berharap masalahnya akan hilang sudah lama berlalu. Jika Anda tidak berusaha mencari solusi, Anda akan lebih menderita. Ini telah dibuktikan oleh merek-merek seperti Volkswagen, Chipotle, FIFA, dan Lance Armstrong.

Bayangkan bisnis Anda memasuki masa krisis. Apa pekerjaanmu? Siapa dan apa yang terpengaruh? Semakin banyak bisnis yang Anda lihat, semakin Anda melihat bahwa ada begitu banyak bisnis yang tidak siap menghadapi kemungkinan terburuk, dan jika, atau lebih tepatnya ketika, saat-saat ini menyerang, itu akan menjadi pukulan keras.

Pemimpin kehilangan kendali. Investor dan pemangku kepentingan menjadi bingung, stres, dan panik. Basis karyawan tidak tahu apa yang terjadi. Bahkan dalam skenario kasus terbaik, segala sesuatunya menjadi sulit dan sulit untuk dikelola tanpa organisasi yang tepat. Dalam kasus terburuk, bisnis menderita kerugian besar, secara finansial dan melalui reputasi mereka, dan bahkan mungkin berakhir sama sekali.

Adalah tugas Anda untuk memastikan hal itu tidak terjadi, dan semuanya dimulai dengan mengoptimalkan cara Anda mengomunikasikan pesan di seluruh bisnis Anda. Kami akan memecahnya menjadi beberapa langkah sederhana yang harus Anda mulai pikirkan sekarang, mempersiapkan diri Anda untuk skenario terburuk apa pun, yang pada akhirnya membantu Anda melihat diri Anda melalui sisi lain.

Menetapkan Fondasi Anda

Yang naik pasti turun. Ketika segala sesuatunya baik dalam bisnis Anda, hal terakhir yang ingin Anda pikirkan adalah kehilangan semua yang telah Anda usahakan dengan keras. Tidak ada yang ingin membayangkan bisnis mereka berantakan, tetapi jika Anda tidak melakukannya, bagaimana Anda bisa mencegahnya jika Anda tidak melakukannya?

Sesegera mungkin, Anda perlu mengumpulkan pembuat keputusan penting dalam bisnis Anda dan mulai bertukar pikiran. Anda perlu memikirkan semua potensi krisis yang dapat memengaruhi bisnis Anda, buat daftarnya, dan pada dasarnya menghasilkan solusi yang dapat Anda terapkan dengan cepat jika Anda pernah berada di posisi itu.

Dalam keadaan lain, Anda mungkin tahu krisis akan datang karena Anda sendiri yang membuatnya, seperti memberhentikan orang atau melakukan pembelian yang signifikan. Dalam kasus seperti ini, pikirkan tentang bagaimana Anda dapat mengurangi di beberapa tempat atau membuat perubahan yang akan memastikan Anda dapat terus beroperasi pada tingkat yang menguntungkan dan berkelanjutan.

Namun, apa yang terjadi jika masalah tak terduga terjadi seperti beberapa staf pergi atau jatuh sakit dan membutuhkan waktu istirahat. Apa yang terjadi jika Anda mengalami gangguan logistik dan itu mendukung jalur produksi dan pengiriman Anda, dan pelanggan Anda menderita karenanya?

Dengan menyoroti potensi masalah terbesar dalam bisnis Anda, hasil penyelidikan ini akan menjadi dasar dari rencana respons krisis Anda, sebuah strategi khusus yang berlaku secara individual untuk bisnis spesifik Anda dan akan memenuhi kebutuhan Anda sendiri.

Dapatkan Orang yang Tepat

Setelah masalah Anda teridentifikasi, inilah saatnya untuk mendapatkan orang yang tepat untuk mengambil kendali jika Anda menemukan diri Anda dalam krisis. Anda ingin mengidentifikasi sekelompok kecil orang eksekutif yang memiliki kekuatan untuk membuat keputusan ketika mereka perlu dibuat.

Untuk perusahaan yang lebih besar, tim harus dikelola oleh seorang CEO, dan Anda harus bekerja bersama dengan eksekutif hubungan masyarakat Anda. Reputasi Anda mungkin benar-benar dipertaruhkan, terutama jika ada kesalahan atau salah penilaian, dan menanggapi opini publik dengan cepat dan efektif adalah kunci untuk mengatasi krisis.

Faktanya, poin ini sangat penting bahkan jika Anda memiliki tim PR internal, Anda mungkin ingin menyewa kontraktor atau konsultan independen jika Anda tidak yakin tim Anda sendiri cukup berpengalaman. Beberapa krisis benar-benar dapat menghancurkan bisnis begitu cepat sehingga Anda bahkan tidak tahu apa yang menimpa Anda. Tentu saja, ini kontekstual dengan bisnis dan situasi Anda, tetapi tidak pernah mustahil.

Anda kemudian perlu memikirkan staf dan bagaimana Anda akan berkomunikasi secara internal juga. Anda membutuhkan pesan terbaik Anda untuk mengetahui apa yang harus mereka lakukan. Saat krisis melanda, setiap area bisnis Anda akan terpengaruh, jadi jangan biarkan area tersebut tidak tersentuh.

Pilih Orang Depan

Sebagai aturan praktis, setiap bisnis harus sudah memiliki juru bicara. Ini adalah orang yang terlatih dan mampu berbicara kepada publik, mengatasi masalah, menjawab pertanyaan, dan pada dasarnya menjadi wajah bisnis Anda selama masa krisis.

Juru bicara adalah seseorang yang telah disaring dan dilatih untuk menjadi juru bicara utama dan/atau cadangan untuk berbagai saluran komunikasi. Orang ini harus beragam. Misalnya, dibutuhkan orang yang berbeda jenisnya untuk berdiri di depan 1000 orang daripada untuk berkomitmen dan tampil baik dalam wawancara 1 lawan 1 di depan kamera.

Ini sangat penting karena kita berada di era media sosial, artinya sangat mudah untuk berkomentar atau memposting cerita atau video dan itu adalah kesalahan. Anda membutuhkan seseorang yang dapat tetap tenang, tenang, dan fokus pada tugas yang ada dan hasil apa yang ingin mereka capai.

Periksa Saluran Komunikasi Anda

Kembali pada hari itu, satu-satunya metode untuk berhubungan dengan seseorang dengan cepat adalah menelepon atau mengirim faks, dengan asumsi orang-orang di ujung sana juga tersedia untuk menerima? Kita hidup di dunia yang sangat terhubung saat ini, dan ada banyak cara yang dapat Anda lakukan untuk langsung berhubungan dengan orang-orang, di mana pun mereka berada.

Ini berarti tidak ada alasan untuk menjaga orang-orang penting dalam lingkaran ketika krisis terjadi. Ini termasuk pemangku kepentingan internal dan eksternal, manajer, karyawan, publik, media, dan banyak lagi. Namun, meskipun ada banyak pilihan, Anda tidak punya waktu dalam krisis untuk memikirkan cara menghubungi.

Anda hanya perlu melakukannya, yang berarti Anda harus proaktif dalam mengatur sistem dan saluran komunikasi Anda, sehingga mereka siap dan siap untuk digunakan. Mungkin Anda bahkan memiliki saluran krisis khusus atau utas pesan yang hanya akan Anda gunakan ketika saatnya tiba. Tentu saja, ini berarti Anda perlu memastikan semua orang akan diberi tahu dan memiliki akses ke saluran karena Anda harus bertindak cepat.

Beberapa saluran yang perlu dipertimbangkan termasuk;

• Nomor telepon
• Pesan singkat
• Surel
• Saluran Slack atau Discord
• Interweb online
• Platform media sosial

Ini selalu penting untuk mengidentifikasi saluran yang akan Anda gunakan untuk terhubung dengan publik, pelanggan Anda, dan media. Semakin terorganisir Anda, semakin cepat Anda dapat mengambil tindakan dan langsung menyelesaikan masalah.

Pantau Masalah

Masalah dengan krisis adalah bahwa mereka biasanya tidak pernah tetap seperti apa yang mereka mulai. Misalnya, jika Anda memiliki batch produk yang salah dan Anda perlu menarik seluruh batch produk karena berbahaya (misalnya produk makanan yang terkontaminasi), badan regulasi dapat memaksa pemeriksaan fasilitas Anda, menyoroti masalah baru dengan kesehatan dan keselamatan. atau cara Anda beroperasi.

Sekarang, dengan sangat cepat, Anda menghadapi dua masalah, dan hal-hal dapat menjadi tidak terkendali dengan sangat cepat. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memiliki cara untuk memantau dan mengawasi masalah yang Anda hadapi. Ini kembali ke terorganisir. Anda hanya dapat memecahkan masalah ketika Anda memiliki informasi untuk menyelesaikannya, dan ini berarti memantau situasi dan tetap mengetahui fakta.

Terlebih lagi, Anda dapat yakin bahwa pemangku kepentingan dan atasan Anda ingin tahu apa yang sedang terjadi. Bagaimana Anda memantau suatu masalah akan bergantung pada masalah itu sendiri, tetapi Anda perlu merencanakan jenis masalah apa yang Anda hadapi dan kemudian memiliki alat untuk melacak perubahannya.

Misalnya, jika Anda berurusan dengan masalah PR, Anda akan menggunakan alat seperti Google Alerts untuk melacak tren opini publik tentang bisnis Anda dan bagaimana perubahannya dari waktu ke waktu.

Menilai Situasi Pasca Krisis

Jika Anda mengikuti kiat-kiat ini, Anda akan secara aktif melihat peningkatan dalam cara Anda menangani situasi krisis. Saya tidak akan membahas bagaimana menangani setiap krisis individu karena ada banyak cara yang dapat terjadi pada setiap bisnis individu.

Namun, dari segi komunikasi, ini adalah semua tip yang perlu Anda ketahui saat menangani, menangani, dan mengatasi situasi. Namun demikian, langkah terakhir yang perlu Anda ambil adalah setelah krisis terjadi, dan itu menilai bagaimana Anda menghadapi situasi tersebut.

Ini berarti mencari tahu apa yang Anda lakukan dengan baik, apa yang tidak Anda lakukan dengan baik, dan bagaimana Anda akan menjadi lebih baik saat situasi krisis datang lagi. Ini berarti mengadakan pertemuan dan benar-benar mengkritik pendekatan bisnis Anda terhadap situasi tersebut.

Kesimpulan

Meskipun tidak ada bisnis yang ingin berada dalam situasi krisis, dan semoga Anda tidak pernah harus melaluinya, akan ada masalah dari waktu ke waktu, dan bersiap serta mengharapkan yang terburuk dapat menyelamatkan kulit Anda dan membantu Anda mengatasi masalah tersebut. dengan cara yang paling efektif dan bermanfaat, semoga bisnis Anda menjadi lebih kuat dan lebih aman dari sebelumnya.

Namun, takeaway terpenting yang perlu Anda pikirkan adalah bersikap proaktif. Masalah tidak pernah hilang dengan sendirinya, dan jika dibiarkan, kemungkinan akan bertambah buruk. Dapatkan membumi dan mengambil kendali, dan bisnis Anda dapat mengatasi apa pun.