Cara Efektif Mendapatkan dan Memberikan Umpan Balik Karyawan

Agensi kreatif yang paling sukses adalah yang berani dan kreatif. Ide-ide hebat dilahirkan oleh tim individu yang sepenuhnya terlibat dalam apa yang mereka lakukan. Namun dengan perubahan besar dalam nilai dan dinamika kerja sejak pandemi Covid-19, apakah Anda masih memperhatikan prioritas karyawan Anda?

Keterlibatan karyawan merangkum keterlibatan, kinerja, dan moral tim Anda. Ini secara langsung diterjemahkan ke produktivitas, kepuasan, dan retensi.

Pada Maret 2022, Microsoft meluncurkan survei ke 31.000 karyawannya dari 31 negara. Temuan kunci mereka?

• 53% karyawan lebih cenderung memprioritaskan kesehatan mereka daripada pekerjaan
• 52% Gen Z dan Milenial sedang mempertimbangkan untuk mendapatkan pekerjaan baru tahun depan
• 54% dari pemimpin mereka merasa bahwa mereka sudah kehilangan kontak dengan kebutuhan karyawan mereka

Harapan telah berubah. Orang-orang tidak lagi mau berkompromi dengan nilai-nilai pribadi di atas hiruk-pikuk dan kultus produktivitas.

Dengan hampir 4,3 juta orang berhenti dari pekerjaan mereka pada Januari 2022, jelas bahwa organisasi merasa sulit untuk mempertahankan talenta. 54% perusahaan juga kesulitan menemukannya.

Jika Anda ingin melibatkan tim Anda, baik kompensasi maupun budaya Anda harus kompetitif dan selaras dengan nilai tim Anda. Agar hal ini terjadi, perlu untuk menginvestasikan waktu dan energi dalam membangun kebiasaan umpan balik yang sehat.

Mari kita bicara tentang bagaimana Anda dapat membuat lingkaran umpan balik di agensi kreatif Anda dan pada akhirnya membangun sistem yang mempromosikan komunikasi yang bermanfaat.

Mendapatkan Umpan Balik Karyawan

Sistem yang memungkinkan komunikasi yang efektif membuka jalan bagi organisasi untuk tetap selaras dengan kebutuhan tim mereka dan prioritas yang berkembang.

6 Cara Mendapatkan Umpan Balik Karyawan

1. Survei Tahunan Dan Denyut Jantung

Survei tahunan biasanya mencakup berbagai topik. Anda dapat menggunakannya untuk mengetahui bagaimana perasaan karyawan Anda tentang inisiatif biro iklan Anda dan mengetahui mana yang menurut mereka paling berharga.

Survei pulsa lebih terfokus – mencakup topik tertentu. Anda dapat menggunakan ini untuk menarik perhatian tim Anda mengenai masalah yang relevan dan keputusan penting.

Survei mudah untuk diukur dan disebarluaskan. Namun, itu tidak memiliki personalisasi teknik pengumpulan-umpan balik lainnya di mana kolektor dapat mengajukan pertanyaan lanjutan dan meminta penjelasan lebih lanjut. Ini mengatakan, disarankan untuk menggabungkan survei dengan metode lain.

2. Focus Group Discussion (FGD)

Diskusi kelompok terfokus (FGD) adalah sesi yang difasilitasi di mana beberapa orang terpilih dengan latar belakang atau pengalaman tertentu berkumpul untuk membicarakan suatu topik. Responden didorong untuk berbagi pandangan mereka secara mendetail, kadang-kadang memantulkan pandangan satu sama lain saat disempurnakan.

Umumnya, FGD membutuhkan lebih banyak upaya dibandingkan dengan survei. Keterampilan memfasilitasi sangat penting untuk memastikan bahwa cara moderator dalam bertanya tidak membelokkan opini ke arah tertentu.

3. Wawancara Satu-Satu

Wawancara satu-satu dapat menjadi tantangan untuk diterapkan dalam skala besar. Tetapi jika Anda menginginkan umpan balik yang sangat komprehensif, ini adalah salah satu pilihan terbaik Anda.

Terlepas dari kesempatan untuk mendiskusikan topik secara mendalam, ini dapat membuat komunikasi menjadi arena bermain yang setara baik bagi ekstrovert maupun introvert. Asalkan fasilitator dapat membawa dirinya sendiri dengan baik, diskusi 1:1 dapat menghasilkan umpan balik yang jujur ​​karena pendekatannya yang lebih pribadi.

4. Acara Perusahaan

Acara perusahaan seperti rapat umum adalah cara yang bagus bagi karyawan untuk berkomunikasi dengan manajemen tingkat atas. Dalam acara ini, rencana disajikan dan peserta diberi kesempatan untuk menyuarakan pertanyaan dan kekhawatiran.

Mengadakan pertemuan balai kota secara teratur menunjukkan kepada karyawan bahwa pemimpin mereka cukup peduli untuk menunjukkan kepada mereka rencana mereka.

5. Platform Sosial Internal

Terlibat secara online telah menjadi sangat mendarah daging di sebagian besar dari kita. Dengan menyediakan cara bagi karyawan untuk berbagi wawasan mereka secara online, Anda dapat mengurangi gesekan yang mungkin ditimbulkan oleh metode lain.

Untuk orang-orang yang tidak nyaman mengajukan pertanyaan di depan audiens selama acara, Anda dapat menjelajahi mengizinkan mereka untuk memposting komentar mereka setelah pertemuan , sebagai gantinya.

Platform sosial internal juga dapat berfungsi sebagai jalan untuk menyebarluaskan inisiatif komunikasi lainnya seperti survei tahunan dan survei nadi.

6. Pendekatan Pemimpin

Kedekatan pemimpin dapat dipengaruhi oleh banyak faktor. Salah satunya adalah kebijakan seperti kebijakan pintu terbuka, ruang obrolan langsung, atau akses melalui platform pesan instan.

Lainnya adalah manajemen hubungan: upaya pemimpin untuk membangun hubungan dan mendorong keterbukaan melalui ikatan ini.

Acara pembangunan tim dapat membantu mendorong hal ini. Check-in dan percakapan pribadi juga akan berhasil.

Praktik Terbaik Untuk Mendapatkan Karyawan

Masukan

Sekarang setelah kita membahas metode yang dapat Anda gunakan untuk mengumpulkan umpan balik, mari selami catatan implementasi untuk memastikan keefektifannya.

• Kerahasiaan Kehormatan

Jika Anda ingin karyawan Anda memberikan umpan balik yang jujur, hormati janji kerahasiaan Anda. 74% karyawan mengatakan bahwa mereka bersedia membagikan wawasan mereka jika hanya hasil yang benar-benar rahasia. Ketakutan akan kemungkinan pembalasan –preseden atau tidak, nyata atau imajiner –merupakan pertimbangan yang sangat nyata .

Tweet anekdot

• Gunakan Metode Berbeda

Memfaktorkan kepribadian individu dan tingkat kecemasan sosial ke dalam proses pengumpulan-umpan balik dapat membuat beberapa orang bersuara lebih keras . Sementara kupu-kupu sosial mungkin merasa nyaman melontarkan ide satu sama lain selama FGD, kupu-kupu yang lebih pendiam mungkin menemukan pengaturan yang lebih merugikan bagi mereka untuk mengekspresikan diri.

Karyawan dengan masa kerja yang lebih lama cenderung lebih terbuka untuk berbagi umpan balik, sebuah penelitian menunjukkan. Mengerahkan upaya ekstra untuk mendengar dari karyawan baru mungkin diperlukan untuk menambah kedalaman temuan Anda.

• Dengarkan Dan Ambil Tindakan

Begitu karyawan terbuka, kumpulkan informasi sebanyak mungkin dengan bersikap terbuka dan ingin tahu. Jika Anda sedang berbicara, hindari godaan untuk bersikap defensif. Alih-alih, ajukan pertanyaan lanjutan untuk memperdalam pemahaman Anda tentang dari mana mereka berasal.

Misalnya, jika seseorang berkata, "Manajemen perlu lebih memperhatikan kebutuhan kita sebagai seniman," tanyakan, "seperti apa ini untukmu?" Cobalah untuk melihat situasi dari lensanya alih-alih membombardirnya dengan upaya yang ada yang menurut Anda harus mengatasi kekhawatirannya.

Setelah Anda mendapatkan informasi, tindak lanjuti dengan tindakan. Merasa seperti wawasan mereka diabaikan adalah salah satu alasan utama banyak karyawan pergi .

• Jadilah kreatif

Pengumpulan umpan balik adalah tugas penting tetapi ekstra bagi karyawan. Saat Anda menjalankan inisiatif ini, tetapkan kepentingannya dan pastikan bahwa karyawan berlangganan pesan Anda.

Menerapkan kebiasaan umpan balik bisa jadi menantang. Untuk membantu membuatnya tetap, temukan cara untuk membuat pengumpulan-umpan balik menjadi dinamis. Pertimbangkan gamification untuk mengubah tugas menjadi sesuatu yang lebih bermakna dan menarik. Dilakukan dengan benar, pada akhirnya dapat tumbuh menjadi sesuatu yang lebih alami – bahkan mungkin memuaskan.

Memberikan Umpan Balik Karyawan

Sama pentingnya dengan mendapatkan umpan balik adalah memberikannya. Umpan balik dapat membantu mengekang perilaku negatif dan memperkuat perilaku positif juga.

4 Cara Untuk Memberikan Umpan Balik Karyawan

1. Evaluasi Kinerja Tahunan

Evaluasi kinerja adalah sesi di mana pemberi kerja memberikan umpan balik atas pekerjaan karyawan selama periode tertentu. Biasanya, hasil kinerja karyawan dievaluasi berdasarkan metrik yang telah ditentukan sebelumnya untuk melihat apakah kinerjanya sesuai, di bawah ekspektasi, atau di luar ekspektasi.

Pendekatan kualitatif atau kuantitatif dapat diambil untuk ini. Ini memberikan jalan untuk penegasan, diskusi, dan menyusun strategi untuk pertumbuhan.

2. Sesi Satu-Satu Dan Check-In

Hubungan satu lawan satu dan check-in umumnya bersifat percakapan, tetapi ada banyak cara untuk melakukannya. Mengingat keintiman pengaturannya, ini memungkinkan Anda untuk menguraikan poin Anda dan menunjukkan ketulusan. Ini adalah cara yang baik untuk menjalin hubungan dan hubungan, terutama dengan karyawan yang tidak selalu Anda hubungi, dalam operasi sehari-hari.

3. Momen Ad Hoc

Sementara sebagian besar format umpan balik mencakup tindakan karyawan dalam retrospeksi, memberikan umpan balik dengan cepat dapat membuatnya lebih berkesan dan memuaskan bagi penerima.

Saat memberikan umpan balik tentang perilaku negatif, mengatasinya dengan segera juga dapat membantu mengurangi dampaknya. Segera, ini memberi karyawan kesempatan untuk berpikir, menyesuaikan, dan mempraktikkan pemecahan masalah.

4. Tunjukkan, Jangan Katakan

Selain memberi selamat kepada karyawan untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik, bagikan pencapaiannya dengan tim. Beri dia promosi atau bonus uang tunai. Gunakan karyanya sebagai contoh untuk praktik terbaik.

Mengatakan sesuatu bukanlah satu-satunya cara Anda dapat memberikan umpan balik. Anda juga dapat menggunakan tindakan Anda.

Praktik Terbaik Dalam Memberi Karyawan

Masukan

Mengambil umpan balik merupakan tantangan bagi kebanyakan orang. Sebagai manajer, penting bagi Anda untuk memperhatikan bagaimana Anda memberikan umpan balik untuk memastikan bahwa umpan balik itu memengaruhi tim Anda dengan cara yang benar.

• Mulailah Dengan Empati Dan Asumsikan Niat Positif

Umpan balik hanya akan bekerja jika penerima terbuka untuk itu. Jadi sebelum Anda mengatakan sesuatu, bersikaplah sopan. Tanyakan kepada orang tersebut apakah ini saat yang tepat dan apakah dia berada di ruang kepala yang baik. Atau lebih baik lagi, buat janji agar dia bisa mempersiapkannya.

Setelah Anda berada dalam percakapan, tunjukkan empati dan keterbukaan. Asumsikan bahwa apa pun yang dia lakukan berasal dari niat baik, dan tugas Anda adalah memahami proses berpikirnya.

Perhatikan nada suara Anda. Jika Anda menginginkan keterbukaan, bangun kepercayaan dan keamanan.

• Perjelas Tujuan Dan Ambil Kepemilikan

Niat Anda untuk berbagi umpan balik seharusnya untuk membantu seseorang tumbuh – bukan untuk memberi makan ego Anda dengan membuktikan suatu hal. Saat Anda menetapkan janji temu, pastikan bahwa tujuan percakapan sudah jelas.

Misalnya, sebelum Anda mulai memberi tahu staf penjualan Anda untuk tidak memotong pembicaraan pelanggan saat dia berbicara, Anda bisa mulai dengan, “Saya memberi Anda umpan balik karena saya tahu Anda sangat bersemangat dengan pekerjaan Anda. Dan saya ingin memberi Anda dukungan sebanyak mungkin dalam membantu Anda menjalin hubungan baik dengan klien kami.”

Kemudian, lanjutkan dengan menyatakan pengamatan Anda menggunakan pernyataan “saya” alih-alih menggunakan “kami” dan “mereka”.

“Saya perhatikan bahwa ketika Nyonya Y sedang berbicara, Anda cenderung membagikan ide-ide Anda sebelum dia selesai membagikan idenya. Jelas bagi saya bahwa Anda tahu bagaimana mengatasi kekhawatirannya dengan sangat baik dan itu bagus. Tapi saya khawatir Bu Y akan merasa tidak dihargai atau tidak dihargai.”

Pernyataan "saya" memungkinkan Anda untuk bertanggung jawab atas apa yang Anda katakan. Di satu sisi, itu membuat Anda rentan. Ini memberi izin kepada karyawan Anda untuk bersikap terbuka dan rentan juga, memberi jalan bagi diskusi yang lebih bermanfaat.

• Jadikan Itu Spesifik, Dapat Ditindaklanjuti, dan Berfokus pada Pertumbuhan

Alih-alih menggunakan istilah umum dan pernyataan umum, bicarakan situasi tertentu.

Melanjutkan contoh sebelumnya, cara memberikan umpan balik yang salah bisa jadi:

"Saya perhatikan bahwa Anda cenderung memotong pelanggan kami bahkan ketika mereka sedang berbicara."

Umpan balik jenis ini dapat membuat tenaga penjual bersikap defensif. Ini memberi kesan bahwa ini adalah sesuatu yang dia lakukan sepanjang waktu yang mungkin tidak benar.

Mengutip situasi tertentu dapat membuat karyawan lebih menerima pengamatan Anda. Dia juga dapat mengambil inisiatif mental untuk merenungkan jika ada waktu lain dia melakukan hal yang sama kepada pelanggan lain.

Untuk memfasilitasi pembelajaran, buat saran Anda dapat ditindaklanjuti. Bicara tentang apa yang bisa dia lakukan di masa depan alih-alih apa yang seharusnya dia lakukan.

Benar: “Lain kali, saat mendengarkan pelanggan, Anda dapat menganggukkan kepala sebagai tanda bahwa Anda mendengarkan. Mungkin bahkan mengulangi beberapa frasa dari apa yang mereka katakan. Ini akan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda tertarik dengan situasi mereka dan tulus membantu mereka.”

Salah: “Saat dia berbicara, Anda seharusnya menganggukkan kepala sebagai tanda bahwa Anda mendengarkan. Mungkin bahkan mengulangi beberapa frasa dari apa yang dia katakan. ”

• tepat waktu

Cepatlah mengenali perilaku yang layak mendapat umpan balik. Ketika Anda melihat seseorang melakukan pekerjaan yang baik, itu harus menjadi prioritas tertinggi Anda untuk menunjukkannya saat ini untuk meningkatkan kemungkinan mereka melakukannya lagi.

“Budaya umpan balik hanya mungkin terjadi ketika kita belajar memberi umpan balik pada saat-saat dadakan, tidak hanya selama proses tinjauan kinerja formal.” (Sumber: Culture Amp )

• Personalisasi

Kemampuan menerima umpan balik berbeda untuk setiap individu. Jalin hubungan dengan tim Anda untuk mengumpulkan cukup wawasan tentang kepribadian, watak, dan kedewasaan setiap orang dalam hal menerima pujian atau kritik yang membangun.

Ingat, tujuan memberi umpan balik adalah pertumbuhan. Meskipun ideal bagi semua orang untuk bersikap terbuka dan pengertian, orang-orang di tim Anda akan selalu berada pada tahap pertumbuhan yang berbeda. Sebagai seorang manajer, yang terbaik adalah bertemu dengan mereka di mana mereka berada dan membantu mereka tumbuh dari sana.

Bagaimana Agen Bisa Membangun Yang Sehat

Budaya Umpan Balik

Memasukkan umpan balik ke dalam budaya Anda sebagai agensi akan membantu Anda memaksimalkan manfaatnya. Inilah cara Anda dapat mengantarnya.

Membangun Keterampilan: Pembinaan adalah keterampilan penting bagi para pemimpin untuk mampu menginspirasi pertumbuhan dalam organisasi. Faktanya, perusahaan keuangan Mastercard berinvestasi dalam membantu manajer mereka mengembangkan keterampilan pembinaan . Ini mungkin telah membantu mereka diakui secara eksternal sebagai salah satu perusahaan terbaik untuk bekerja oleh Forbes dan meningkatkan keterlibatan karyawan.

“Ketika manajer dapat melatih karyawan secara efektif, sistem manajemen kinerja lebih mungkin dianggap adil,” menurut sebuah artikel dari McKinsey . Keterampilan melatih tidak hanya akan membantu manajer memfasilitasi pertumbuhan dalam tim mereka. Mereka juga akan membuat karyawan lebih menerima umpan balik karena mereka mempercayai objektivitasnya.

Kembangkan Hubungan: Allbirds adalah perusahaan yang pemimpinnya menganjurkan untuk memimpin dengan empati . Membangun jenis hubungan antara manajemen dan karyawan ini memudahkan untuk memberi (dan menerima) umpan balik.

Dengan " menjaga jalur komunikasi tetap terbuka, mengembangkan hubungan berdasarkan kepercayaan dan pesan terus-menerus, dan mendorong individu untuk meminta apa yang mereka butuhkan," perusahaan dapat memastikan bahwa mereka mengetahui apa yang sedang dialami tim. Ini membantu mereka mengetahui jenis dukungan apa yang mereka butuhkan.

Menormalkan Dan Mensistematisasikan:   28% karyawan melaporkan bahwa umpan balik tidak cukup sering datang bagi mereka untuk mengetahui cara meningkatkan. Memberikan umpan balik hanya selama periode penilaian dapat membuat sulit untuk dipertahankan dan diterapkan. Hal ini juga dapat menyebabkan karyawan menjadi defensif dan dibutakan oleh apa yang akan dilontarkan.

Untuk membuat umpan balik efektif, praktikkan check-in berkala dan sering, baik formal maupun informal.

Maksimalkan Teknologi: Saat ini, ada banyak cara untuk mengumpulkan data tentang upaya dan keputusan tim Anda. Melalui CRM Anda, Anda dapat memantau penjual mana yang terus-menerus terlibat dengan klien. Melalui alat manajemen tugas, Anda dapat melihat siapa yang paling banyak menyelesaikan. Melalui analisis media sosial dan metrik pemasaran , Anda dapat mengetahui apakah kampanye tim Anda efektif. Temukan peluang untuk menegaskan tim Anda saat Anda melihat sesuatu yang berhasil.

Pada saat yang sama, gunakan teknologi untuk mengirim umpan balik tepat waktu atau menyusun survei untuk topik yang komprehensif. Jika digunakan dengan baik, teknologi dapat membuat upaya Anda lebih mudah untuk ditingkatkan, terlepas dari seberapa besar biro iklan Anda.

Ke Anda

Proses umpan balik yang baik memungkinkan anggota organisasi untuk saling belajar dan memaksimalkan kemampuan setiap orang. Ini juga meningkatkan retensi, meningkatkan kinerja, dan membantu perusahaan mempertahankan budaya yang sehat dengan memudahkan untuk menemukan masalah yang perlu ditangani.

Untuk menjadikan kreativitas, pertumbuhan, dan keunggulan sebagai sifat sistemik dalam organisasi Anda, investasikan waktu dan energi dalam membangun budaya umpan balik yang sehat.