EDI Dalam eCommerce: Yang Perlu Anda Ketahui

Ketika kebanyakan orang berpikir tentang eCommerce, mereka berpikir tentang membeli dan menjual produk dan layanan secara online. Tapi ada lebih dari itu. eCommerce juga mencakup pertukaran elektronik data bisnis antara mitra dagang. Di sinilah EDI masuk. Dalam posting ini, kita akan membahas apa itu EDI dan bagaimana hal itu dapat menguntungkan bisnis eCommerce Anda. Kami juga akan memberikan beberapa fakta menarik tentang pro dan kontra EDI di eCommerce . Jadi jika Anda siap untuk mempelajari lebih lanjut, teruslah membaca!

Apa itu EDI?

EDI, atau Pertukaran Data Elektronik, adalah pertukaran dokumen bisnis langsung dari komputer ke komputer dalam format standar. Teknologi ini memungkinkan bisnis untuk berkomunikasi secara elektronik dengan mitra dagang mereka, seperti pemasok dan pelanggan. EDI menghilangkan kebutuhan akan dokumen kertas, yang dapat hilang atau tertunda melalui pos. EDI juga mengurangi kesalahan dan biaya pemrosesan.

Karena teknologi ini dapat digunakan di berbagai sektor seperti manufaktur, ritel, perbankan, asuransi, dan perawatan kesehatan, teknologi ini membawa banyak manfaat bagi berbagai bisnis dan organisasi.

Memang ada berbagai jenis informasi dan dokumen yang dapat dipertukarkan dengan menggunakan teknologi EDI, antara lain pesanan, invoice, tagihan, surat keuangan, notifikasi, feedback, dan lain sebagainya.

Apa Peran EDI Dalam eCommerce?

Dalam dunia eCommerce, EDI memainkan peran penting dalam mengintegrasikan sistem yang berbeda dan memfasilitasi pemrosesan pesanan otomatis. EDI biasanya digunakan untuk menghubungkan platform eCommerce dengan pemasok, gudang, dan penyedia logistik.

Dengan menggunakan EDI, bisnis dapat mengotomatiskan proses pemenuhan pesanan mereka dan meningkatkan efisiensi. Selain itu, EDI dapat membantu mengurangi kesalahan dan memastikan bahwa pesanan diproses secara akurat. Singkatnya, EDI adalah teknologi utama untuk bisnis yang ingin merampingkan operasi mereka dan mengoptimalkan rantai pasokan mereka. Berkat EDI, bisnis dapat fokus pada kompetensi inti mereka dan menyerahkan pekerjaan berat ke otomatisasi.

EDI tidak hanya digunakan untuk menghubungkan platform eCommerce dengan pemasok tetapi juga dapat digunakan untuk menghubungkan platform eCommerce dengan pelanggan. Dengan menggunakan EDI, bisnis dapat mengotomatisasi proses layanan pelanggan mereka dan meningkatkan efisiensi.

Bagaimana EDI Bekerja?

Untuk bertukar dokumen EDI, perusahaan perlu menggunakan perangkat lunak khusus. Perangkat lunak ini mengubah dokumen menjadi format standar yang dapat dibaca oleh sistem EDI lainnya. Beberapa format EDI yang paling umum adalah ANSI X12, EDIFACT, dan TRADACOMS.

Untuk mengirim dan menerima dokumen EDI, perusahaan harus memiliki gateway EDI. Ini adalah bagian dari perangkat lunak yang berada di antara sistem internal perusahaan dan dunia luar. Ini memungkinkan perusahaan untuk terhubung dengan mitra dagangnya dan bertukar dokumen EDI dengan mereka.

Gateway ini mengubah dokumen ke dalam format yang benar dan kemudian mengirimkannya ke mitra dagang. Itu juga mengubah dokumen apa pun yang diterimanya dari mitra dagang ke dalam format internal perusahaan. Dengan cara ini, perusahaan dapat bekerja dengan dokumen seolah-olah belum pernah dalam format EDI.

Setelah dokumen dikonversi, dokumen tersebut dikirim secara elektronik ke mitra dagang perusahaan. Mitra dagang kemudian menggunakan perangkat lunak EDI mereka sendiri untuk mengubah dokumen kembali ke format mereka sendiri.

Jaringan EDI dapat berupa pribadi atau publik. Jaringan pribadi biasanya dioperasikan oleh satu perusahaan, sedangkan jaringan publik terbuka untuk semua bisnis yang berlangganan layanan tersebut.

Untuk menggunakan EDI, bisnis harus memiliki perangkat lunak dan perangkat keras yang kompatibel. Sebagian besar transaksi EDI dilakukan menggunakan XML (Extensible Markup Language). Ini adalah format standar yang dapat dibaca oleh manusia dan komputer.

Apa Kelebihan Dan Kekurangan EDI?

Kelebihan:

Kurangi Penggunaan Kertas

Dengan menggunakan EDI, bisnis dapat mengurangi jumlah kertas yang mereka butuhkan untuk digunakan secara keseluruhan, yang pada gilirannya akan menghemat uang mereka dalam jangka panjang.

Misalnya, anggaplah sebuah perusahaan berurusan dengan pelanggan di luar negeri. Biasanya, mereka harus mengirim salinan semua faktur dan dokumen terkait lainnya melalui pos ke pelanggan. Namun, dengan EDI, mereka malah dapat mengirim dokumen langsung ke alamat email pelanggan mereka. Dengan cara ini, perusahaan tidak perlu menghabiskan waktu atau uang ekstra untuk mengirimkan dokumen – semuanya ditangani secara otomatis.

EDI juga membantu perusahaan meningkatkan komunikasi antar departemen yang berbeda dalam perusahaan. Misalnya, tidak mungkin seorang tenaga penjualan berkomunikasi dengan perwakilan layanan pelanggan jika mereka tidak memiliki akses ke data pelanggan yang relevan. Dengan EDI, kedua departemen dapat dengan mudah berbagi data melalui sarana elektronik sehingga semua orang yang terlibat mengerti apa yang sedang terjadi.

Minimalkan Kesalahan Entri Data

Kesalahan entri data adalah salah satu jenis kesalahan paling umum yang dilakukan orang. Mereka dapat menyebabkan hilangnya data berharga, dan juga dapat menyebabkan banyak kerumitan bagi bisnis.

Salah satu cara untuk meminimalkan kesalahan entri data adalah dengan menggunakan pertukaran data elektronik (EDI). EDI membantu untuk mengotomatisasi proses pertukaran informasi bisnis antara pihak yang berbeda. Ini berarti Anda dapat menghemat waktu dan tenaga dengan secara otomatis mentransfer informasi antara berbagai sistem Anda tanpa kesalahan manual.

Selain itu, EDI memastikan keakuratan dan kelengkapan data, yang meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan. Ini juga membantu mempercepat proses, karena mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk mentransfer informasi dari satu sistem ke sistem lainnya.

Percepat Pertukaran Data

EDI membantu mempercepat pertukaran data dengan mengotomatisasi proses pertukaran dokumen antar perusahaan. Ini berarti bahwa perusahaan dapat menghindari menghabiskan waktu untuk tugas-tugas yang membosankan dan memakan waktu, seperti memasukkan data secara manual ke berbagai sistem.

EDI memainkan peran penting dalam mengurangi waktu yang diperlukan untuk mentransfer file besar, mendapatkan pembaruan tentang perubahan pada file, dan melacak perubahan di seluruh proses. Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengkonversi data antara format yang berbeda dengan lebih mudah. Dengan demikian, dapat digunakan dalam beberapa aplikasi.

Pastikan Keamanan

EDI membantu memastikan keamanan dengan memungkinkan perusahaan mengirim dan menerima pesan aman melalui internet.

Saat menggunakan EDI, perusahaan dapat melindungi data mereka dengan mengenkripsinya menggunakan tanda tangan digital. Ini memastikan bahwa tidak ada orang lain selain penerima yang dituju yang dapat mengakses data. Selain itu, EDI juga memungkinkan pelacakan semua pesan secara real-time sehingga Anda dapat memastikan bahwa pesan tersebut dikirim dan diterima sesuai rencana.

EDI juga memudahkan untuk melacak pembayaran dan mengelola pesanan, yang penting untuk memastikan layanan pelanggan yang lancar dan menghindari penundaan atau masalah. Secara keseluruhan, menggunakan EDI membantu menjaga bisnis Anda berjalan dengan lancar dan aman, menjadikannya bagian penting dari keseluruhan strategi Anda.

Kontra

Pengaturan Awal yang Rumit

Menyiapkan EDI memerlukan pengaturan awal yang rumit, yang dapat memakan waktu dan sulit dilakukan dengan benar.

Ini bisa sangat menantang jika Anda tidak terbiasa dengan perangkat lunak atau persyaratan jaringan. Anda perlu memastikan bahwa semua saluran komunikasi yang berbeda berfungsi dengan baik dan bahwa semua data sedang ditransfer dengan cara yang akurat dan efisien.

Jika tidak, bisnis Anda dapat mengalami konsekuensi serius di masa mendatang, seperti penurunan produktivitas dan peningkatan biaya. Untungnya, ada sejumlah opsi yang tersedia untuk membantu mempermudah prosesnya.

Anda dapat menggunakan platform dan perangkat lunak EDI untuk merampingkan proses penyiapan dan membuatnya lebih efisien.

Atau, Anda dapat berkonsultasi dengan penyedia berpengalaman yang dapat membantu Anda membangun sistem yang tepat dari awal.

Standar yang cepat berubah

Sekarang ada lusinan standar EDI yang berbeda, masing-masing dengan fitur dan manfaat uniknya sendiri. Ini berarti bahwa bisnis perlu mengikuti perubahan terbaru sehingga mereka dapat terus mengirim dan menerima data bisnis secara efisien dan efektif.

Salah satu perubahan terbaru pada standar EDI adalah pengenalan XML-EDI. XML-EDI adalah standar baru yang menggunakan XML sebagai format komunikasinya alih-alih pesan EDIFACT tradisional. XML-EDI jauh lebih andal dan lebih mudah digunakan daripada format EDI lainnya, menjadikannya pilihan yang lebih baik untuk bisnis yang ingin mengadopsi platform perdagangan elektronik atau mengelola data dalam jumlah besar.

Sejauh ini, XML-EDI telah sangat berhasil dalam memenuhi tujuan ini, dan banyak bisnis telah menggunakannya untuk meningkatkan proses perdagangan mereka. Bahkan, kemungkinan XML-EDI akan menjadi mode komunikasi standar untuk semua jenis data bisnis di masa depan.

Pencadangan Sistematis

EDI (electronic data interchange) membutuhkan backup yang sistematis untuk memastikan bahwa data selalu dapat diakses jika terjadi bencana. Untuk memastikan keamanan dan kesinambungan transaksi EDI Anda, Anda harus membuat rencana pencadangan yang sistematis.

Paket pencadangan Anda harus mencakup semua file data penting yang terkait dengan transaksi EDI Anda. Ini mencakup semua dokumen, email, grafik, dan file lain yang terkait dengan bisnis Anda. Anda juga harus memastikan bahwa file-file ini disimpan di lokasi yang aman dan dicadangkan secara teratur.

Penting untuk dicatat bahwa meskipun bisnis Anda tidak terkena dampak langsung oleh bencana, tetap penting untuk memiliki rencana cadangan untuk alasan keamanan umum. Dengan mengambil langkah-langkah sederhana ini, Anda dapat melindungi bisnis Anda dari gangguan atau bencana yang tidak terduga.

Pemeliharaan Padat Modal

Alasan utama mengapa EDI membutuhkan pemeliharaan tingkat tinggi adalah karena melibatkan banyak pemrosesan data dan komunikasi.

Perangkat lunak yang mengelola EDI harus cukup kuat untuk menangani semua interaksi kompleks antara sistem yang berbeda. Artinya, ia harus mampu menangani semua jenis perubahan dan pembaruan dengan cepat dan mudah.

Selain itu, juga harus dapat menangani banyak bahasa dan mata uang, sehingga semuanya diterjemahkan dengan benar ke setiap bahasa.

EDI juga membutuhkan banyak keamanan sistem untuk melindungi dari serangan dan pelanggaran data. Ini karena transaksi EDI melibatkan banyak informasi rahasia, seperti data keuangan dan detail pelanggan.

Semua faktor ini membuat EDI menjadi area pengembangan perangkat lunak yang sangat menuntut dan memerlukan pemeliharaan tingkat tinggi agar semuanya berjalan lancar.

Bungkus

Sekarang, Anda tahu nilai EDI. Itulah mengapa penting untuk memahami dampaknya terhadap bisnis Anda sebelum membuat keputusan untuk menginvestasikan waktu dan uang di saluran ini.

Selain itu, ada banyak pro dan kontra yang terkait dengan penggunaan EDI di eCommerce. Jadi, pantau semua aspek ini sambil mengevaluasi apakah platform ini cocok untuk bisnis Anda atau tidak.

Selain EDI, website eCommerce yang responsif juga menjadi salah satu faktor penentu kesuksesan bisnis online Anda. Jika Anda tidak memahami cara membuatnya, Anda harus mempertimbangkan untuk berkolaborasi dengan perusahaan pengembangan eCommerce kelas satu seperti Tigren. Dengan pengalaman langsung yang diperoleh dari pengiriman lebih dari 700 toko online, kami ingin membantu Anda membangun, memelihara, dan meningkatkan situs Anda menggunakan sumber daya minimal.