Tanda Dropbox Vs. DocuSign: Alat Tanda Tangan Elektronik Mana yang Lebih Baik?

Tanda tangan elektronik atau eSignature berguna untuk menjalankan bisnis dengan mitra, pekerja jarak jauh, dan klien internasional.

Apakah Anda ingat kapan terakhir kali Anda menandatangani menggunakan pena dan kertas?

Tanda tangan kertas pena memerlukan pemindaian, pencetakan, janji temu langsung, pengiriman surat, faks, dan lainnya ke personel terkait. Seluruh proses bisa padat karya, memakan waktu, dan membosankan.

Di situlah tanda tangan elektronik muncul.

Dropbox Sign dan DocuSign adalah dua alat tanda tangan elektronik hebat yang dapat Anda coba.

Jadi, mari bandingkan kedua platform eSignature ini untuk memahami mana yang lebih baik untuk kebutuhan Anda.

Apa itu tanda tangan elektronik?

Tanda tangan elektronik (eSignature) adalah cara yang legal dan efisien untuk mendapatkan dokumen yang ditandatangani secara elektronik dan cepat. Itu dipercaya di seluruh dunia karena aman. eSignatures dapat menggantikan tanda tangan tulisan tangan dalam proses yang berbeda.

Secara sederhana, tanda tangan elektronik adalah tanda tangan dalam bentuk elektronik. Anda dapat menggunakan komputer atau perangkat elektronik untuk mengautentikasi penanda tangan dan memastikan keamanan dokumen.

Kita dapat mengatakan indikasi elektronik dari niat seseorang untuk menerima ketentuan dokumen atau kumpulan data dan mengembalikan data ini dengan tanda tangan elektronik dikenal sebagai tanda tangan elektronik. Ada tiga jenis tanda tangan elektronik:

• Tanda tangan elektronik sederhana
• Tanda tangan elektronik tingkat lanjut
• Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat

Ini dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti transaksi, kontrak, dan prosedur administrasi. eSignatures dipercaya, dapat ditegakkan, dan legal di seluruh dunia. Ini akan membantu Anda mempercepat proses penandatanganan Anda, dan Anda dapat menghemat waktu berjam-jam dari proses ini.

Tanda tangan elektronik adalah cara baru berbisnis dengan klien Anda, oleh karena itu Anda harus memiliki aplikasi tanda tangan elektronik yang dapat Anda percayai.

Dengan alat eSignature, Anda bisa mendapatkan cara mudah dan cepat untuk menyelesaikan masalah tanda tangan. Anda dapat memastikan keamanan klien Anda dan mengembalikan dokumen dengan mudah tanpa harus pindah kemana-mana.

Ini lebih merupakan pendekatan ramah lingkungan yang dapat menghemat jutaan cetakan kertas. Selain itu, ini membantu menjaga dokumen Anda tetap teratur, diperhitungkan, dan dapat diakses.

Selain itu, menggunakan tanda tangan elektronik dapat menghemat banyak waktu dan uang. Ini juga merampingkan alur kerja bisnis Anda dan dapat membawa efisiensi ke industri atau departemen.

eSignatures dapat digunakan di berbagai industri seperti penjualan, SDM, layanan keuangan, TI, ilmu kehidupan, pemerintahan, dan lainnya.

Mari bandingkan Dropbox Sign dan DocuSign, dimulai dengan Dropbox Sign.

Apa itu Tanda Dropbox?

Dropbox Sign (sebelumnya dikenal sebagai HelloSign) adalah tanda tangan elektronik dan aplikasi manajemen transaksi digital yang menyertakan pelacakan tanda tangan, riwayat tanda tangan, penandatanganan dokumen, kepatuhan terhadap peraturan, dan banyak lagi.

Ini memungkinkan Anda meminta tanda tangan elektronik dan menambahkan tanda tangan yang mengikat secara hukum ke dokumen. Itu dimiliki oleh Dropbox, yang berjanji untuk memungkinkan pelanggan menutup transaksi lebih cepat, menyelesaikan dokumen darurat tepat waktu tanpa kesalahan, segera merekrut karyawan baru, dan banyak lagi.

Dropbox Sign adalah solusi bermanfaat untuk pekerja lepas. Freelancer dapat dengan mudah mengirim dokumen ke klien mereka dan menerima dokumen seperti perjanjian untuk ditandatangani secara elektronik. Platformnya kokoh, dengan banyak integrasi, kemampuan branding khusus, dan banyak lagi.

Dari pengguna pribadi hingga perusahaan besar dapat menggunakan platform ini tanpa kerumitan. Baik Anda ingin menggunakannya di ponsel atau desktop, aplikasinya didukung oleh semua perangkat sehingga Anda dapat menggunakannya di mana pun Anda mau.

Selain itu, Dropbox Sign tersedia dalam lebih dari 20 bahasa dan dapat diintegrasikan dengan alat populer seperti Salesforce, Slack, HubSpot, dan lainnya. Selain itu, ini menyederhanakan alur kerja dan membuat komunikasi antara klien, vendor, dan kolega menjadi lebih mudah.

Dengan Tanda Dropbox, Anda dapat:

• Kumpulkan tanda tangan elektronik dengan aman dan aman dengan enkripsi data
• Tutup transaksi dengan cepat dengan proses otomatis untuk proposal dan penandatanganan kontrak
• Mengotomatiskan tugas, memperkuat kepatuhan, dan mengelola risiko dalam fitur AI-nya
• Rutekan dokumen ke pekerja yang ditugaskan untuk mengelola alur kerja internal
• Buat dan edit kontrak Anda menggunakan templat yang dapat digunakan kembali dan dapat disesuaikan
• Beralih dari dokumen yang sibuk ke pekerjaan tanpa kertas untuk menyelamatkan pohon

Dropbox Sign menawarkan paket gratis yang menyertakan fitur dasar dan tiga permintaan tanda tangan setiap bulan. Ini menjadikannya pilihan yang baik bagi mereka yang memiliki kebutuhan penandatanganan volume rendah.

Fitur Tanda Dropbox

Dropbox Sign memiliki fitur unik, yang menjadikannya pilihan tepat untuk semua orang. Biasanya berfokus pada penyederhanaan proses untuk pengguna dan organisasi. Mari kita bahas fitur-fiturnya:

#1. Templat

Anda dapat mengubah dokumen yang sering digunakan menjadi templat Dropbox Sign untuk merampingkan setiap permintaan tanda tangan. Anda dapat memformat dokumen dalam beberapa menit untuk membuat setiap pengiriman menjadi mudah dan cepat.

Yang Anda butuhkan hanyalah empat langkah untuk diikuti saat memformat dokumen:

• Unggah Dokumen Anda: Pilih dokumen yang Anda kirim berulang kali, seperti non-disclosure atau perjanjian W2.
• Putuskan Siapa yang Akan Menandatangani: Tetapkan peran penandatangan, seperti klien, pemilik bisnis, karyawan, penyewa, dll.
• Tempatkan Bidang atau Ruang: Untuk setiap peran, seret dan lepas bidang tanda tangan tempat Anda ingin penandatangan mengisi bagian itu.
• Simpan, Kirim, dan Gunakan Kembali: Setelah Anda membuat template, akan mudah mengirim dokumen dengan cepat dan mulus tanpa pengulangan.

Dengan fitur ini, Anda dapat mengotomatiskan pekerjaan Anda yang membosankan, menyederhanakan pengiriman massal menggunakan kemampuan multi-signer, dan menyiapkan dokumen untuk segera ditandatangani.

#2. Pengeditan Dokumen

Fitur seperti editor dokumen adalah fitur yang sangat umum di setiap aplikasi. Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat menambahkan kolom di dokumen Anda sehingga penanda tangan dapat mengisi informasi yang diperlukan. Ini termasuk fitur navigasi yang merupakan fitur unik di Dropbox Sign.

Dropbox Sign memungkinkan Anda menambahkan branding khusus dan menyesuaikan bahasa aplikasi. Ini membantu perusahaan Anda untuk meningkatkan mereknya dan meningkatkan komunikasi dengan pemangku kepentingan. Saat menambahkan elemen email, Anda harus mengunggah logo perusahaan, menambahkan tagline perusahaan, mengedit nama pengirim, dan tanda tangan email.

#3. Pengiriman Dokumen

Ada beberapa cara untuk mengirim dokumen. Dropbox Sign dapat mengunggah file CSV yang menghasilkan tautan penandatanganan atau file CSV untuk tanda tangan massal dan penandatanganan langsung.

Saat Anda mengirim dokumen melalui email, Anda dapat menyesuaikan judul dokumen, meminta lampiran, menyesuaikan pesan untuk penanda tangan, dan menetapkan CC.

#4. Penandatanganan dan Penyimpanan Dokumen

Dropbox Sign menyediakan fitur berharga, termasuk tombol "Berikutnya" yang mengarahkan penerima ke bidang kosong untuk langsung menandatangani.

Setelah Anda mengeksekusi dokumen, mereka harus diakses dengan mudah dan efisien. Dropbox Sign adalah platform penyimpanan dokumen berbasis cloud yang menyimpan semua dokumen Anda dan memberi Anda akses untuk digunakan kapan pun Anda mau.

#5. Keamanan

Perangkat lunak tanda tangan elektronik harus dilengkapi dengan keamanan khusus dan kepatuhan hukum. Dropbox Sign menawarkan enkripsi SSL, autentikasi dua faktor, kepatuhan hukum internasional, kepatuhan HIPAA, kepatuhan ESIGN, dan penyimpanan dokumen yang aman.

Alat ini memberikan laporan audit untuk melacak perubahan dan aktivitas penting setiap dokumen. Mereka dilampirkan ke dokumen yang ditandatangani secara otomatis.

#6. Integrasi dan API

Dropbox Sign memiliki banyak integrasi dan API yang membantu merampingkan alur kerja dokumen. Anda dapat mengintegrasikan alat favorit Anda dengan Dropbox Sign dan membuat aplikasi khusus melalui fungsionalitas Dropbox Sign.

#7. Dukungan Pelanggan

Dropbox Sign memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik. Itu menggunakan obrolan langsung dan saluran email untuk berkomunikasi dengan pelanggannya. Dukungan tersedia 24/7, dan Anda akan mendapatkan halaman status aplikasi, sumber daya yang didukung, dan pemberitahuan pembaruan platform.

Apa itu DocuSign?

DocuSign, didirikan pada tahun 2003, adalah salah satu aplikasi tanda tangan elektronik pertama, dengan lebih dari 1 juta pelanggan, 44 bahasa, dan 400 integrasi.

Alat eSignature mengumpulkan dan mengelola dokumen dari lokasi atau perangkat secara efisien, memberikan jejak audit, dan merampingkan alur kerja Anda. Dengan DocuSign, Anda dapat mengirim, mensahkan, dan menandatangani dokumen digital dengan mudah.

Selain itu, Anda dapat dengan mudah merutekan dokumen ke pekerja yang ditugaskan untuk mengatur alur kerja internal. Ini membantu mengotomatiskan tugas, memperkuat kepatuhan, dan mengelola risiko menggunakan manajemen siklus hidup kontrak dan fitur kecerdasan buatan yang dinamis.

Buat berbagai kontrak dan edit sesuai dengan penggunaan Anda dengan bantuan templat yang dapat disesuaikan dan digunakan kembali.

DocuSign disesuaikan untuk berbagai industri, sektor bisnis, dan lainnya. Jika Anda memerlukan dokumen yang harus ditandatangani secara teratur dan tidak keberatan membayarnya, DocuSign adalah pilihan Anda.

Dengan integrasi opsional yang kuat, Anda dapat mengintegrasikan DocuSign dengan alat bisnis Anda untuk merampingkan proses bisnis. Selain itu, kemampuan templat tak terbatas akan sangat berguna karena menyimpan berbagai dokumen untuk ditandatangani dan membiarkan variasi tak terbatas pada templat serupa tanpa mengubah apa pun.

DocuSign menawarkan waktu aktif 99,99%, dan lebih dari 180 negara menggunakannya untuk menandatangani perjanjian. Jika Anda ingin melihat kontrak dan menandatanganinya, DocuSign akan menyiapkan semuanya dengan aplikasi seluler unggulannya dan dukungan dalam browser.

Saatnya Anda menjadi pahlawan perusahaan Anda dengan mengurangi tugas manual dan merampingkan proses pengiriman, penandatanganan, dan pengelolaan dokumen dengan DocuSign.

Fitur DocuSign

DocuSign menawarkan fitur fleksibel yang membantu perusahaan menengah dan besar untuk menyimpan dan mengedit dokumen mereka dalam waktu singkat. Fitur seperti templat, laporan audit, penandatanganan langsung, penandatanganan multi-pihak, tanda tangan yang mengikat secara hukum, dan lainnya memungkinkan Anda membebaskan diri dari pekerjaan manual biasa.

Mari kita bahas beberapa fiturnya secara mendetail:

#1. Pembuatan Dokumen

Dengan jutaan pengguna di seluruh dunia, DocuSign memproses lebih dari satu juta dokumen setiap hari. Itu membuat dokumen dapat diakses secara luas dan kompatibel. Ini menawarkan:

• Dukungan Jenis File Luas: DocuSign mendukung semua jenis jenis file dokumen, seperti Microsoft Excel, Word, dan PowerPoint, sehingga Anda dapat mengirim dokumen untuk ditandatangani. Ini juga mendukung .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx, dan banyak lagi.
• Konversi Formulir PDF: Siapkan dokumen dalam waktu singkat dengan konversi formulir PDF. Saat mengunggah file PDF, DocuSign mengenali dan mengonversi file secara otomatis ke kolom penanda tangan.
• 20+ Tag dan Bidang Standar dan Kustom: Dengan fitur ini, Anda dapat memandu klien atau profesional Anda untuk masuk ke tempat yang tepat tanpa kerumitan. Selain itu, Anda dapat mengirim tag standar untuk mendapatkan tanda tangan, judul, inisial, nama perusahaan, teks, angka, nama, dan lainnya.
• Menggambar: Bidang ini memungkinkan penanda tangan dan pengirim mengunggah penanda tangan dan gambar langsung ke dokumen.

DocuSign juga menawarkan integrasi penyimpanan cloud, penempatan tag otomatis, PowerForms, dan dokumen tambahan di bagian ini.

#2. Bidang Data

Kemampuan validasi bidang lanjutan DocuSign mengotomatiskan logika bisnis dan merampingkan proses untuk penanda tangan. Anda dapat mengintegrasikan DocuSign secara mulus dengan aplikasi lain untuk mengisi formulir terlebih dahulu.

• Fungsionalitas Formulir Lengkap: Rancang formulir sesuai keinginan Anda dengan fungsionalitas formulir canggih yang mencakup kotak centang, tag tarik-turun, teks, bidang mata uang, bidang numerik, tombol radio, dll.
• Bidang Data Pihak Ketiga: Anda dapat menautkan bidang Anda ke data dari layanan pihak ketiga. Data diperbarui secara otomatis dari sistem pihak ketiga ke dokumen dan sebaliknya, menghilangkan kerja keras.
• Validasi Data: Batasi tipe data yang dimasukkan ke dalam kolom yang dipilih untuk meminimalkan transaksi yang tidak sesuai urutan. Ini akan menghilangkan pengiriman ulang dokumen dan kesalahan entri data. Ini termasuk email, nomor telepon, kode ZIP 9 digit, teks, tanggal, kode ZIP 5 digit, penyamaran ekspresi reguler, dan nomor jaminan sosial.
• Pemformatan Bidang dan Logika: Anda dapat menggunakan bidang bersyarat untuk menyembunyikan data dan mengungkapkannya saat diperlukan. Nilai dihitung secara dinamis dengan kolom kalkulasi berdasarkan input ke kolom lainnya. Selain itu, bidang yang dikunci mengamankan data, dan bidang yang ditautkan memastikan semua perubahan tercermin di bidang yang serupa.
• Markup Bidang dan Dokumen: DocuSign memungkinkan bidang tertentu dapat diedit. Itu dapat mengelola permintaan dan mengubah inisial yang dibuat. Dengan riwayat transaksi, Anda dapat melacak semua perubahan.

#3. Alur Kerja Penandatanganan

DocuSign memungkinkan Anda menentukan dan memesan jumlah penanda tangan. Anda dapat menetapkan berbagai peran dan akses kepada penerima, dan Anda akan memiliki kendali atas setiap langkah.

Ini mencakup perutean serial, paralel, campuran, pengiriman massal, izin penerima, dokumen yang benar, pengingat dan pemberitahuan, visibilitas dokumen, dan templat.

#4. Otentikasi Penanda Tangan

Dengan beberapa tingkat autentikasi, Anda dapat memastikan bahwa penandatangannya nyata. Ini meningkatkan ambang batas yang diperlukan penanda tangan untuk mengonfirmasi identitas mereka sebelum diberi akses apa pun ke file.

Ini termasuk berbasis email, otentikasi kode akses, SMS, telepon, otentikasi berbasis pengetahuan, verifikasi ID, otentikasi pihak ketiga, dan banyak lagi.

#5. Mengirim dan Menandatangani Pengalaman

Kirim dokumen dengan mudah menggunakan DocuSign dan biarkan pelanggan Anda menandatangani dan mengirimkan kembali dokumen tersebut dalam beberapa menit. DocuSign membuat pengiriman dan masuk dengan cepat dan mudah.

Ini termasuk penandatanganan responsif, pemberitahuan SMS, penandatanganan dan pengiriman offline, aplikasi seluler, akses bersama, penandatanganan elastis, branding, dan banyak lagi.

#6. Pelaporan

Pelaporan produk yang kuat membuat pekerjaan Anda sangat mudah. Ini memungkinkan administrator akun dan pengguna DocuSign mendapatkan visibilitas yang jelas ke dalam akun.

Statistik bisnis selalu dapat diakses dan tersedia dengan akses real-time dan pelaporan terjadwal yang dapat diperluas. Ini mencakup status waktu nyata, wawasan penandatanganan, ekspor data, dokumen, laporan akun, dan banyak lagi.

Selain itu, DocuSign menawarkan berbagai fitur seperti kepatuhan, layanan tambahan, pengarsipan dan penyimpanan dokumen, ketersediaan, keamanan, administrasi internasional, kebijakan kata sandi, dan banyak lagi.

Tanda Dropbox vs. DocuSign

Kedua alat eSignature menawarkan hasil yang serupa. Pada akhirnya, Anda mengirim dokumen untuk ditandatangani oleh klien Anda menggunakan alat tersebut. Perbedaan utama yang dapat kami visualisasikan antara DocuSign dan Dropbox Sign adalah fitur, harga, dan dukungannya. Mari kita lihat bagaimana keduanya berbeda satu sama lain dalam beberapa poin.

Kata Akhir

Kedua alat eSignature, Dropbox Sign dan DocuSign, memiliki fungsi luar biasa yang dapat menguntungkan berbagai jenis bisnis. Dropbox Sign adalah pilihan bagus untuk usaha kecil karena lebih terjangkau dan memiliki fitur standar yang mungkin Anda perlukan. Namun jika Anda membutuhkan lebih banyak fitur dan memiliki bisnis yang lebih besar, Anda mungkin ingin mencoba DocuSign.

Jadi, jika Anda ingin tahu bagaimana alat ini dapat menguntungkan bisnis Anda, cobalah sendiri. Menguji alat akan membantu Anda menentukan mana yang lebih baik untuk kasus penggunaan Anda.

Hebatnya, kedua alat memiliki opsi uji coba gratis untuk membantu Anda memulai dengan cepat dan memutuskan mana yang lebih cocok untuk Anda.

Selanjutnya, Anda dapat memeriksa cara menambahkan tanda tangan ke dokumen Word.