Apa Itu Surat Pengakuan Sumbangan?

Donor yang bersemangat memungkinkan inisiatif nirlaba Anda. Dan meskipun pendukung mungkin tidak meminta imbalan apa pun, ada satu hal yang selalu dapat Anda berikan kepada donatur Anda: surat pengakuan donasi. Hari ini, kami akan menunjukkan cara menggabungkannya.

Surat pengakuan donasi melampaui konfirmasi dan ucapan terima kasih— Internal Revenue Service (IRS) secara hukum mewajibkannya. Namun jangan khawatir—kami akan menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang surat pengakuan donasi untuk membuat donatur Anda merasa dihargai sambil memenuhi kewajiban hukum Anda.

Pertama, mari kita pahami tentang apa itu surat pengakuan donasi sebelum masuk ke tenggat waktu, informasi yang diperlukan, dan praktik terbaik.

Apa Itu Surat Pengakuan Sumbangan?

Memahami cara mendapatkan donasi itu penting, tetapi mengetahui cara menunjukkan rasa terima kasih Anda kepada donatur sama pentingnya untuk keberhasilan kampanye penggalangan dana Anda. Surat pengakuan donasi (terkadang disebut tanda terima donasi atau surat terima kasih) adalah email atau kertas yang mengakui kontribusi amal. Paling tidak, ini adalah tanda terima konfirmasi kepada donatur Anda yang mengakui bahwa Anda telah menerima donasi mereka.

Namun, surat pengakuan donasi Anda seharusnya lebih dari sekadar mengakui hadiah amal . Manfaatkan kesempatan ini untuk menunjukkan rasa terima kasih Anda dan beri tahu pendonor nilai sumbangan amal mereka. Buat mereka merasa spesial dan terlihat.

Laporan Why America Gives terbaru kami menemukan bahwa 48% pendonor paling terdorong untuk mengulang donasi setelah organisasi memberikan pembaruan tentang dampak uang mereka. Surat pengakuan donasi Anda adalah tempat yang tepat untuk menunjukkan kepada donatur bagaimana mereka berperan dalam tujuan dan misi Anda yang lebih besar. Gunakan cerita, gambar, dan video untuk mengilustrasikan dampak yang mereka bantu buat.

Dan meskipun donasi satu kali itu bagus, Anda ingin melakukan semua yang Anda bisa untuk mengubah donor Anda menjadi pemberi berulang — dan surat pengakuan Anda memainkan peran besar dalam proses itu.

Surat pengakuan donasi tidak hanya untuk mengucapkan "terima kasih". Donor Anda memerlukan dokumentasi saat mengajukan pengurangan pajak mereka, dan IRS memiliki persyaratan ketat untuk apa yang harus disertakan dalam surat tersebut (lebih lanjut tentang itu nanti).

Anda juga ingin mengirimkan surat pengakuan kepada donatur Anda, terlepas dari bagaimana mereka memberi hadiah kepada organisasi nirlaba Anda:

• Donasi tunai
• Sumbangan daring
• Barang yang disumbangkan
• Layanan yang disumbangkan
• Kartu hadiah
• Donasi saham
• Sumbangan warisan

Apakah Anda Perlu Mengakui Setiap Donasi?

Secara hukum, tidak. Anda hanya perlu mengirimkan surat pengakuan kepada donatur yang memberikan hadiah sebesar $250 atau lebih. Dan terserah Anda apakah Anda ingin mengakui donasi melalui donasi atau dengan satu surat pengakuan akhir tahun yang merangkum semua kontribusi donatur. Kami merekomendasikan untuk mengirim keduanya.

Mengakui setiap donasi memberi Anda kesempatan tambahan untuk menunjukkan rasa terima kasih Anda kepada para donatur. Ini juga berfungsi sebagai konfirmasi langsung. Pada saat yang sama, surat pengakuan akhir tahun adalah kesempatan yang sangat baik untuk meringkas pemberian donor Anda dan menyoroti apa yang telah dicapainya. Memiliki satu dokumen untuk diserahkan untuk pengurangan pajak daripada menggali melalui surat atau akun email mereka untuk menemukan tanda terima individu juga bermanfaat bagi para donor.

Tapi bagaimana dengan semua donor Anda yang menyumbang kurang dari $250? Haruskah Anda mengirimi mereka surat pengakuan donasi?

Sangat.

Sambil memenuhi persyaratan hukum, surat pengakuan juga merupakan kesempatan sempurna untuk menunjukkan rasa terima kasih kepada donatur Anda dan mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima donasi mereka. Setiap donasi berarti, jadi jangan biarkan perbuatan baik donatur Anda tidak dikenali.

Apa Batas Waktu untuk Mengirimkan Ucapan Terima Kasih Donasi?

Tidak ada persyaratan tenggat waktu formal, tetapi mengirimkan ucapan terima kasih akhir tahun Anda sebelum 31 Januari tahun setelah donasi adalah praktik terbaik. Berpegang teguh pada kerangka waktu itu memberi donor Anda waktu yang cukup untuk mengirimkan pengembalian pajak sesuai jadwal mereka.

Untuk donasi individu, kami sarankan untuk mengirimkan surat pengakuan sesegera mungkin. Ini adalah kesempatan langsung untuk menyelesaikan umpan balik dan menunjukkan rasa terima kasih Anda kepada para donatur. Tapi itu juga memberi tahu mereka bahwa Anda menerima donasi mereka alih-alih tersesat di dunia maya.

Meskipun tidak ada hukuman bagi organisasi nirlaba Anda karena gagal mengirimkan tanda terima donasi, hal itu merugikan donatur Anda. Tanpa pengakuan tertulis itu, mereka tidak dapat mengklaim pengurangan pajak yang mereka peroleh. Beberapa donatur mungkin tidak peduli dengan manfaat ini, tetapi kemungkinan besar Anda akan kehilangan donatur di masa mendatang jika Anda tidak memberikan pengakuan yang mereka butuhkan (dan layak).

Mengapa Nirlaba Anda Harus Mengirim Surat Pengakuan

Pikirkan surat pengakuan sebagai bagian berharga dari strategi komunikasi Anda. Surat terima kasih Anda memiliki potensi untuk menjadi lebih berdampak daripada kampanye pemasaran nirlaba mana pun — asalkan Anda memberi mereka waktu, cinta, dan perhatian yang pantas untuk surat-surat ini.

Berikut adalah beberapa alasan Anda harus memprioritaskan surat pengakuan tertulis:

• Alasan hukum: Memenuhi kewajiban hukum Anda untuk mengirimkan surat pengakuan kepada individu yang memberikan sumbangan amal setidaknya $250 selama satu tahun kalender.
• Konfirmasi: Berikan ketenangan pikiran kepada donatur Anda dengan memberi tahu mereka bahwa Anda telah menerima donasi mereka.
• Terima kasih: Tunjukkan penghargaan kepada donatur Anda dan beri tahu mereka seberapa besar artinya bagi organisasi nirlaba Anda dan konstituennya.
• Dampak: Beri tahu donatur Anda bagaimana Anda menggunakan kontribusi mereka dan apa dampaknya terhadap individu dan komunitas.
• Pengingat: Ingatkan donatur Anda di akhir tahun bahwa mereka telah memberikan donasi, mendorong mereka untuk berpikir tentang nirlaba Anda dan kemungkinan berencana untuk berkontribusi lagi.
• Kesadaran: Dorong donatur Anda untuk berbagi penyebab yang mereka dukung dengan teman dan keluarga mereka.

Hal-hal yang Harus Disertakan Surat Pengakuan Anda

Menurut IRS , surat pengakuan harus berisi hal-hal berikut:

• Nama organisasi Anda
• Jumlah kontribusi
• Uraian (tidak harus nilai) kontribusi non tunai
• Pernyataan yang menyatakan tidak ada pertukaran barang/jasa (jika ada)
• Deskripsi dan perkiraan nilai itikad baik dari barang/jasa yang disediakan (jika ada)

Selain itu, meskipun IRS tidak memerlukannya, akan sangat membantu untuk mempersonalisasi pesan Anda dengan nama donor dan tanggal Anda menerima sumbangan amal. Informasi ini menegaskan identitas penerima dan dapat membantu pencatatan mereka.

Nah, itu semua informasi yang wajib Anda sertakan secara hukum. Namun, mempelajari cara membuat tanda terima donasi yang memprioritaskan personalisasi memerlukan beberapa detail lebih lanjut. Misalnya, Anda dapat memberi tahu donor bagaimana Anda menggunakan dana (atau berencana untuk menggunakannya) dan tentang penggalangan dana atau peluang sukarela yang akan datang. Dengan kata lain, jadikan surat pengakuan Anda lebih dari sekadar tanda terima donasi.

Kami juga menyarankan untuk menambahkan sedikit personalisasi pada surat Anda dengan melakukan segmentasi. Pemberi berulang dan donor besar Anda harus menerima ucapan terima kasih khusus atas sumbangan khusus mereka. Beri tahu mereka bahwa Anda menghargai mereka karena melangkah lebih jauh dengan menambahkan sentuhan unik pada surat pengakuan donatur Anda:

• Catatan pribadi: Kirim pesan yang dipersonalisasi kepada donatur Anda untuk mengetahui bahwa mereka telah menyumbang selama beberapa tahun atau memberikan donasi satu kali yang cukup besar.
• Pesan dari pemimpin: Mintalah salah satu pemimpin organisasi nirlaba Anda menulis pesan yang dipersonalisasi untuk memberi tahu donatur seberapa besar kontribusi mereka bagi organisasi.
• Pengakuan: Pertimbangkan untuk mengumumkan pemberi berulang atau donor besar Anda (dengan izin mereka, tentu saja—dan mungkin tanpa angka pastinya) melalui buletin email Anda atau di media sosial.

Contoh Surat Tanda Terima Sumbangan

Berikut adalah beberapa contoh surat pemberitahuan donasi. Ini berkisar dari persyaratan minimum hingga sesuatu yang sedikit lebih pribadi. Temukan yang terbaik untuk Anda.

Anda dapat menyalin/menempelnya untuk memenuhi kewajiban hukum Anda, tetapi kami menyarankan untuk mempersonalisasikannya agar sesuai dengan suara merek Anda.

Contoh 1: Surat Pengakuan Individu

Hai [nama donatur],

Terima kasih atas kontribusi Anda sebesar $500 untuk [nama lembaga nonprofit] yang kami terima pada [tanggal diterima]. Kami tidak menyediakan barang atau jasa sebagai imbalan atas kontribusi Anda.

Contoh 2: Surat Pengakuan Individu

Hai [nama donatur],

Kami sangat berterima kasih atas kontribusi Anda sebesar $250 untuk [nama lembaga nonprofit] pada [tanggal diterima]. Sebagai ucapan terima kasih, kami mengirimkan T-shirt dengan perkiraan nilai pasar wajar sebesar $25 sebagai imbalan atas kontribusi Anda. Kami berharap dapat melihat Anda (dengan baju baru Anda) di acara sukarelawan mendatang pada [tanggal acara]. Sekali lagi terima kasih atas donasi Anda yang murah hati—kami tidak akan dapat membantu masyarakat tanpa donatur seperti Anda.

Terima kasih,

[nama]

Contoh 3: Surat Pengakuan Akhir Tahun

[nama donor] yang terhormat,

Terima kasih telah mendukung organisasi kami tahun lalu. Karena para donatur seperti Anda, kami dapat membantu 500 hewan menemukan rumah baru dengan keluarga yang penuh kasih. Setiap donasi berarti, dan kami berterima kasih atas kontribusi Anda.

Anda memberikan kontribusi total sebesar $1.000 kepada [nama lembaga nonprofit] tahun lalu, dan kami tidak menyediakan barang atau jasa sebagai gantinya. Kami dengan tulus berterima kasih atas bantuan Anda dan berharap kami dapat mengandalkan Anda tahun depan untuk membantu kami membantu lebih banyak hewan lokal yang membutuhkan.

Mendaftar untuk buletin email kami untuk mendapatkan informasi terbaru tentang semua penggalangan dana dan acara sukarela kami yang akan datang. Silakan bagikan dengan teman dan keluarga Anda untuk melibatkan mereka juga.

Terima kasih untuk semua yang Anda lakukan!

Dengan rasa syukur,

[nama]

Melampaui Pengakuan

Anda mungkin mengirimkan surat pengakuan ketika Anda menerima sumbangan, tetapi jangan biarkan itu menjadi akhir dari komunikasi Anda. Kunci untuk mempertahankan sukarelawan nirlaba adalah menindaklanjutinya nanti dan beri tahu donor Anda bagaimana Anda membelanjakan kontribusi mereka. Dan jika mereka ikut serta dalam email Anda, beri tahu mereka tentang peluang penggalangan dana atau sukarelawan lainnya .

Anda juga dapat memberi tahu donatur tentang cara lain yang dapat mereka lakukan untuk membantu lembaga nonprofit Anda, seperti mendaftar ke proyek layanan masyarakat atau membagikan tautan di akun LinkedIn mereka.

Pada akhirnya, Anda ingin mengubah donasi satu kali menjadi hubungan seumur hidup—dan surat pengakuan Anda adalah bagian penting dari proses itu. Jadi hindari godaan untuk melakukan minimal dengan memberikan tanda terima . Lakukan yang terbaik untuk donatur Anda—mudah-mudahan, mereka akan melakukan hal yang sama untuk organisasi nirlaba Anda.

Pikirkan tentang cara unik untuk menunjukkan kepada donor bahwa Anda peduli. Misalnya, Anda dapat melakukan salah satu dari yang berikut:

• Lakukan panggilan telepon: Lakukan panggilan telepon untuk berterima kasih kepada para donatur atas kontribusi mereka secara pribadi.
• Tulis surat tulisan tangan: Tunjukkan pada donatur Anda betapa berartinya donasi mereka dengan catatan terima kasih tulisan tangan.
• Bagikan gambar: Biarkan donatur Anda melihat siapa atau apa yang telah mereka bantu dengan donasi mereka.

Mengotomatiskan Surat Pengakuan

Letakkan surat pengakuan donasi Anda secara otomatis dengan perangkat lunak manajemen donor online . Platform Classy dapat membantu Anda mengotomatiskan ucapan terima kasih, melacak performa kampanye, mengelola pendukung, mengedit donasi berulang, dan banyak lagi.

Tahukah Anda siapa yang memberikan sumbangan terbesar? Bagaimana dengan siapa yang paling sering memberi? Classy Manager dapat membantu Anda mencari, memfilter, dan mengelompokkan pendukung Anda untuk membuat pesan yang lebih bertarget.

Ingin melihat platform beraksi? Minta demo untuk mempelajari bagaimana lembaga nonprofit Anda dapat menggunakan Classy untuk mengelola penggalangan dana, menarik donatur baru, membuka kunci opsi pembayaran intuitif, mengirim surat pengakuan, dan banyak lagi.