Pengadaan langsung vs tidak langsung: Apa 4 perbedaan utama?

Pengadaan langsung adalah proses memperoleh bahan mentah dan setiap persediaan, barang, dan jasa penting yang menghasilkan produk akhir Anda ke pelanggan akhir. Ini adalah tulang punggung aktivitas bisnis Anda, sehingga berdampak langsung pada profitabilitas.

Beberapa contoh pengadaan langsung dapat berupa:

• Produsen kain membeli bahan katun dan sutra untuk memproduksi pakaian jadi
• Seorang tukang roti membeli tepung dan telur untuk membuat kue
• Restoran yang memesan daging, ikan, sayuran, dan minuman
• Sebuah perusahaan konstruksi yang mengakuisisi semen dan blok untuk proyek-proyeknya

Pengadaan langsung adalah umum di industri manufaktur fisik di mana bahan baku diubah menjadi produk fisik.

Pengadaan tidak langsung berkaitan dengan perolehan produk dan layanan yang mendukung operasi perusahaan sehari-hari, tetapi tidak memainkan peran penting dalam produksi barang atau jasa. Sebaliknya, tujuan mereka adalah untuk membantu proses produksi berlangsung dengan lancar.

Misalnya, pengadaan tidak langsung dapat berupa:

• Menyewa
• Layanan SaaS, misalnya Slack, Trello
• Layanan terkait SDM
• Layanan terkait pemasaran
• Layanan outsourcing seperti konsultan dan penasihat
• Fasilitas dan perawatan
• Utilitas, misalnya air, listrik
• Perlengkapan kantor, alat tulis, dan dekorasi

Rasio antara 2 kategori pengadaan berbeda antar industri. Perusahaan manufaktur tradisional terutama mengandalkan pengadaan langsung, sementara penyedia layanan cenderung bergantung pada pengadaan tidak langsung. Oleh karena itu, Anda perlu memahami bisnis Anda dan jenis pengadaan apa yang menjadi fokus untuk membuat strategi pengadaan dan pembelian yang efektif. Manajemen biaya pengadaan langsung dan tidak langsung yang kompeten memungkinkan Anda menjalankan perusahaan Anda secara efektif, dan pada gilirannya, menciptakan keunggulan kompetitif.

Tabel di bawah ini merangkum perbedaan utama antara pengadaan langsung dan tidak langsung:

Ciri	pengadaan langsung	Pengadaan tidak langsung
Fungsi	Mengamankan bahan baku inti yang menjadi produk Anda setelah diproses.	Memperoleh pasokan barang spontan.
hubungan vendor	Membina hubungan jangka panjang dengan vendor.	Menjaga hubungan transaksional dengan pemasok.
Manajemen persediaan	Membutuhkan perencanaan dan penganggaran yang tepat untuk memiliki persediaan yang cukup.	Tidak ada strategi manajemen jangka panjang untuk barang spontan.
Struktur organisasi	Dikelola oleh tim pengadaan terpusat	Fungsi terdesentralisasi untuk berbagai departemen

Sekarang mari kita bahas detail masing-masing karakteristik.

Fungsi

Perbedaan paling mencolok antara pengadaan langsung vs tidak langsung adalah fungsinya. Pengadaan langsung bertujuan untuk mengamankan bahan inti yang merupakan bahan utama produksi Anda, sehingga mendorong kinerja dan profitabilitas perusahaan.

Di sisi lain, pengadaan tidak langsung sebagian besar mencakup pengeluaran barang, jasa yang dibutuhkan untuk operasi sehari-hari, dan pemeliharaan peralatan dan fasilitas. Dengan demikian, tidak secara langsung mempengaruhi bottom line bisnis Anda, tetapi berperan sebagai pendukung untuk menjalankan bisnis Anda dengan lancar.

Dengan fungsi pengadaan langsung dan tidak langsung yang berbeda, Anda harus memiliki pendekatan yang berbeda untuk mengoperasikannya dengan paling efektif.

hubungan vendor

Karena pengadaan langsung berhubungan dengan bahan inti produk akhir Anda, Anda harus mengembangkan strategi pengadaan untuk memilih pemasok terbaik. Kemudian, pastikan untuk memelihara hubungan jangka panjang yang kolaboratif dengan mereka. Jika Anda sering memesan barang atau jasa yang sama dari satu pemasok, Anda harus mengadopsi pesanan pembelian menyeluruh dengan mereka. Jenis kontrak ini memungkinkan Anda untuk membeli barang dengan harga tetap untuk jangka waktu tertentu, menghemat biaya dari fluktuasi harga dan memberi Anda lebih banyak daya tawar untuk menegosiasikan diskon.

Semakin baik Anda menangani hubungan pemasok Anda untuk pengadaan langsung, semakin mantap manajemen rantai pasokan Anda, dan semakin efisien produksi Anda. Dengan demikian, hubungan vendor yang andal dan berkelanjutan memberikan keamanan untuk operasi Anda, memungkinkan Anda mengirimkan produk berkualitas tinggi kepada pelanggan Anda tepat waktu dengan harga yang wajar.

Di sisi yang berlawanan, pengadaan tidak langsung berhubungan dengan persediaan non-esensial yang membantu produksi Anda tetapi bukan merupakan dasar dari apa yang ditawarkan perusahaan Anda. Oleh karena itu, menekankan pengendalian pembelian perusahaan dan mengurangi pengeluaran, yang mengarah ke hubungan transaksional dengan vendor. Akibatnya, Anda tidak dapat menerapkan metode manajemen pemasok yang sama seperti untuk pengadaan langsung.

Sebaliknya, Anda harus memiliki daftar pendek vendor dan menggunakan layanan panggilan keluar saat Anda membutuhkannya. Bahkan jika vendor tidak tersedia, Anda bisa mendapatkan alternatif lain atau menunda pengadaan persediaan jika memungkinkan. Tidak seperti pengadaan langsung yang sering membangun hubungan yang mendalam dengan vendor, pasokan tidak langsung terlalu banyak dan dengan demikian memberikan sedikit usaha untuk mempertahankan kontrak jangka panjang.

Untuk meningkatkan manajemen rantai pasokan Anda untuk pengadaan langsung dan tidak langsung, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengadopsi sistem pesanan pembelian PWA Magento. Alat ini akan memberdayakan Anda untuk mengontrol pembelian ujung ke ujung, mulai dari pembuatan PO, persetujuan, hingga penerimaan produk, serta menawarkan wawasan untuk merencanakan dan menghindari pembelian berlebih atau kurang.

Manajemen persediaan

Manajemen persediaan adalah strategi dan pelaksanaan pembelian, penyimpanan, dan perencanaan persediaan. Ini sering menjadi prioritas untuk pengadaan langsung karena input langsung adalah bahan inti untuk produk Anda. Jika Anda tidak bisa mendapatkan pengisian dari vendor Anda tepat waktu, itu dapat menyebabkan masalah besar dan berdampak negatif pada laba Anda. Oleh karena itu, untuk memastikan ketahanan dan mencegah gangguan pada rantai pasokan Anda, Anda perlu merencanakan dan menganggarkan inventaris pengadaan langsung secara menyeluruh terlebih dahulu.

Untuk input tidak langsung, tidak ada strategi manajemen persediaan jangka panjang karena merupakan pembelian spontan. Mungkin sulit untuk mendapatkan jumlah permintaan yang tepat untuk persediaan ini, sehingga sedikit perencanaan yang dibuat sebelumnya untuk mereka. Sebaliknya, barang-barang tidak langsung sering diperoleh secara spontan ketika kebutuhan muncul.

Struktur organisasi

Pengadaan langsung memiliki dampak yang signifikan terhadap keuntungan bisnis Anda, oleh karena itu, Anda harus memiliki tim pengadaan yang berdedikasi dan terpusat untuk mengelola strategi dan mengendalikan biaya.

Sebaliknya, pengadaan tidak langsung tidak menggunakan pendekatan serupa. Itu cenderung lebih terdesentralisasi di antara banyak departemen.

Namun, dengan mempertimbangkan kedua metode pengadaan, keduanya memiliki persyaratan yang sama: keduanya memerlukan penanganan pembelian dan faktur yang cermat untuk efisiensi operasional.

Artikel ini telah memberi Anda informasi tentang perbedaan utama antara pengadaan langsung dan tidak langsung. Kedua jenis ini memiliki tujuan dan metode berbeda untuk mengatasinya. Dengan demikian, Anda harus menerapkan keduanya dengan cerdas untuk mendapatkan keuntungan maksimal bagi bisnis Anda.