Manajemen Transaksi Digital: semua dokumen yang dapat Anda dematerialisasikan

Istilah “Transformasi Digital” merupakan ungkapan yang sering terdengar di mana-mana, dalam bidang dan konteks yang paling beragam. Ini juga praktis slogan tanpa makna operasional.

Sebaliknya, bisnis apa pun adalah dan harus menjadi ranah operabilitas . Jadi, revolusi digital harus selalu diterjemahkan ke dalam perbaikan proses yang konkrit, penyederhanaan, penghematan, perluasan peluang, dan perubahan mentalitas yang nyata di dalam perusahaan , di semua tingkatan. Dengan kata lain: “transformasi digital” harus menjadi “ kematangan digital ”.

Dan langkah dasar, sangat konkrit dan sangat diperlukan dalam kedewasaan ini adalah sistem Digital Transaction Management (DTM).

DTM adalah kategori layanan yang sangat beragam yang dibangun untuk mengelola transaksi berbasis dokumen secara digital, dan melalui komputasi awan .

Bidangnya memang luas, seperti yang bisa Anda bayangkan: Dari transaksi elektronik hingga transfer dokumen (di dalam atau di luar perusahaan); dari sertifikasi, otentikasi, dan pengarsipan dematerialisasi ; dari tanda tangan elektronik , hingga aspek hukum " non-penolakan " , hingga penelusuran bersama antara perusahaan dan klien ... dan banyak lagi.

Untuk menjawab pertanyaan, " dokumen apa yang dapat saya digitalkan berkat solusi DTM ?", Jawabannya sangat mudah: " berpotensi semuanya ".

Namun, dalam posting ini, kami memutuskan untuk mengisolasi 3 area spesifik yang kami rasa penting untuk fungsi sehari-hari perusahaan dan arus operasionalnya, dan yang mencakup cakupan seluas mungkin. Kami mengacu pada pengarsipan dokumen , otentikasi, dan tanda tangan elektronik , dan akhirnya, semua yang terkait dengan aliran dokumen internal dalam departemen SDM .

Katakanlah segera: ini adalah tiga sisi yang menentukan yang memiliki banyak titik tumpang tindih dan integrasi (istilah yang harus selalu kita ingat ketika kita berbicara tentang digitalisasi!).

Namun, sebelum kita membedah ketiga poin ini, yuk simak dulu manfaat dan penawaran Manajemen Transaksi Digital . Itulah yang akan kita lakukan di bagian selanjutnya.

Manfaat dari penawaran Manajemen Transaksi Digital

Ada banyak manfaat dan peluang yang dihasilkan dari penerapan sistem DTM yang lebih luas. Mari kita kumpulkan mereka di sekitar beberapa poin utama:

1. Penghematan biaya : berkat pengurangan biaya pencetakan, pengiriman surat, pengarsipan, dan sertifikasi (dan personel terkait yang dipekerjakan).

2. Penghematan waktu : aspek intuitif saat beralih dari analog ke digital. Pikirkan saja perbedaannya, misalnya, antara mengirim dan menandatangani kontrak melalui surat dan melakukannya secara digital, dari jarak jauh. Perhatian: penghematan waktu tidak hanya untuk perusahaan dan karyawannya, tetapi juga untuk pelanggan, dan ini sangat penting dalam hal reputasi, pengalaman pelanggan, dan loyalitas.

3. Peningkatan keamanan : dengan DTM, risiko yang terkait dengan penyimpanan dokumen fisik, kehilangan atau kerusakan selama transfer, manipulasi, dan kebocoran atau kehilangan data secara umum, diturunkan. Semuanya selalu tetap dapat dilacak dengan sempurna, dapat diambil kembali, dan dapat diverifikasi, dengan cepat dan intuitif. Tentu saja, ini benar jika infrastrukturnya berbasis cloud.

4. Fleksibilitas dan skalabilitas : dua fitur yang diturunkan langsung dari arsitektur Cloud Computing di mana sistem DTM selalu dibangun. Fitur-fitur ini sangat penting untuk mengatasi tantangan ekosistem saat ini, yang begitu lancar dan cepat, dan di mana sangat penting untuk menghindari cegukan dan kemacetan.

5. Integrasi dengan sistem CRM dan CCM : ini sangat penting. Perusahaan tanpa kertas adalah perusahaan yang lebih efisien, mengurangi pemborosan, mengoptimalkan biaya, beroperasi lebih cepat, dan membuat proses internalnya lebih cerdas. Tetapi yang paling penting, ini adalah perusahaan yang mampu menawarkan Pengalaman Pelanggan terbaik kepada pelanggannya.

Seberapa penting solusi DTM dalam hal ini? Hasil penelitian yang ditugaskan Forrester memberi tahu kami:

• 32% orang yang mengabaikan kontrak penutupan, perjanjian, dan transaksi melakukannya karena mereka tidak menyukai prosedur kertas dan manual (sumber: docusign.co.uk).

Mari kita tutup bagian ini dengan gambar lain yang menunjukkan semakin pentingnya sistem DTM di semua ekosistem produksi:

• pada tahun 2021, pasar Manajemen Transaksi Digital global bernilai $8,04 miliar. Dari tahun 2022 hingga 2030, diperkirakan akan tumbuh rata-rata sebesar 25,5% (CAGR) setiap tahun (sumber: grandviewresearch.com).

Seperti yang dijanjikan, kami akan membahas tiga sisi yang kami sebutkan, dimulai dengan topik pengarsipan dokumen.

1. Pengarsipan dokumen yang didematerialisasi

Titik awal untuk perusahaan tanpa kertas hanya dapat berupa sistem pengarsipan digital. Tanpa fondasi ini, sisa arsitektur tidak dapat berdiri. Namun berhati-hatilah: dematerialisasi adalah konsep yang melampaui digitalisasi dokumen sederhana .

Melalui proses dematerialisasi, dokumen kertas dapat sepenuhnya dihilangkan, karena rekanan digital memiliki nilai hukum dan pembuktian penuh . Kita berbicara tentang perbedaan dengan nilai hukum yang halus dan sangat penting. Apa keuntungan dari dokumen dematerialized atas dokumen analog? Ada banyak.

Sekali lagi, ini masalah efisiensi dan penghematan waktu dan uang . Kemudian ada aspek penting terkait kemudahan pencarian , tidak hanya terkait keseluruhan dokumen, tetapi juga sebagian (dengan asumsi proses pemindahan dokumen dematerialisasi telah dilakukan dengan sebaik-baiknya). Kemudian pikirkan segala sesuatu yang berkaitan dengan berbagi , kedekatan, multi-saluran, dan transparansi.

Singkatnya, ini adalah serangkaian keuntungan yang sangat jelas dan intuitif. Namun, kami ingin fokus pada aspek yang tidak terlalu mendesak, tetapi aspek yang mungkin paling menentukan.

Arsip yang tidak berwujud berubah menjadi tambang data yang tak ternilai . Data itu, seperti yang sering dikatakan, adalah aset nyata perusahaan modern. Di sini, pada kenyataannya, informasi tentang berfungsinya proses internal dan, di atas segalanya, tentang hubungan dengan pemasok dan pelanggan, tetap disimpan dan selalu tersedia.

Memiliki informasi ini, mengetahui bagaimana menafsirkannya secara otomatis dan cerdas, dan membuat keputusan dari pengetahuan ini adalah rahasia untuk meningkatkan efisiensi dan terus meningkatkan hubungan dengan pelanggan seseorang .

2. Otentikasi dan tanda tangan digital

Identifikasi dan autentikasi merupakan prasyarat untuk segala hal yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen digital.

Di sinilah keamanan, kepatuhan terhadap peraturan saat ini , dan segala sesuatu yang terkait dengan kepatuhan , secara umum, menjadi sangat penting. Dan di sini muncul pentingnya mengandalkan perusahaan khusus untuk mengelola area ini untuk mengurangi segala jenis risiko, sementara pada saat yang sama mengoptimalkan efisiensi sistem yang diterapkan. Tapi mari kita kencangkan lingkaran di sekitar salah satu alat yang paling luas dan sangat diperlukan: tanda tangan elektronik .

Ini adalah Kode Administrasi Digital yang mengatur berbagai jenis tanda tangan elektronik, yaitu sebagai berikut:

• Tanda Tangan Elektronik Sederhana (SES);
• Tanda Tangan Elektronik Lanjutan (AES) sesuai dengan aturan teknis yang relevan berdasarkan Judul V Pasal 55-61 Keputusan Perdana Menteri tanggal 22 Februari 2013;
• tanda tangan dengan identitas digital aman SPID sesuai dengan Pedoman AgID terkait;
• tanda tangan digital atau tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat ;
• tanda tangan yang diaktakan di hadapan notaris atau pejabat publik sesuai dengan Pasal 25 CAD.

Jangan sampai tersesat dalam hal teknis yang berlebihan. Namun, ada satu aspek yang ingin kami tekankan: jika Anda mengandalkan layanan tanda tangan elektronik seperti yang ditawarkan oleh Doxee , salah satu keuntungan yang paling jelas adalah kemungkinan integrasi dengan solusi Manajemen Transaksi Digital lainnya.

Layanan tanda tangan elektronik Doxee sebenarnya mudah diintegrasikan dengan produk lain seperti faktur elektronik, penyimpanan digital standar, tetapi juga dengan sistem CRM dan CCM.

Singkatnya, ini bukan hanya tentang kepatuhan terhadap persyaratan hukum; ini tentang membangun proses orientasi digital lengkap yang menggabungkan kepatuhan terhadap peraturan dengan pengalaman pelanggan dan pengguna tingkat tinggi.

3. Proses internal dan departemen SDM

Di sini kita sampai pada sisi terakhir terkait solusi Manajemen Transaksi Digital yang menurut kami penting untuk diisolasi. Setelah pengarsipan dematerialisasi dan otentikasi terkait untuk tanda tangan digital, kami ingin fokus pada aliran dokumen internal di dalam perusahaan .

Di bidang ini, tujuan utama perusahaan yang efisien dan kontemporer adalah tidak lagi mencetak kontrak kerja , dalam semua bentuknya yang berbeda dan beragam, di atas kertas : mulai dari perekrutan, pengelolaan hubungan, hingga pemutusan hubungan kerja. Tapi bukan itu saja: ada juga seluruh sisi birokrasi yang melibatkan permintaan liburan, cuti, cedera, sakit, penggantian biaya, dan sebagainya. Kita berbicara tentang masalah yang sangat kompleks dan rumit, di mana risiko mungkin mengintai, termasuk kriminal, kemungkinan tak terduga, tetapi juga – berpotensi – kerugian waktu yang sangat besar .

Untungnya, manajemen arus internal yang tidak material dan profesional ini sangat mengurangi risiko ini, dan, pada saat yang sama, secara drastis mengurangi waktu yang dihabiskan untuk aktivitas ini.

Namun, dokumen yang didematerialisasi harus menjamin persyaratan tertentu yang tidak dapat dihindari:

• memungkinkan identifikasi tertentu dari asal dan kepenulisan dari dokumen itu sendiri ;
• memastikan tidak dapat diubah dan integritas ;
• menautkan secara unik manifestasi kehendak tertentu dalam kaitannya dengan dokumen kepada orang yang menyatakan keinginan itu melalui prosedur komputer (disebut sebagai penandatangan atau pemegang tanda tangan);
• memungkinkan kepatuhan penandatangan terhadap isi dokumen yang terkait dengan tanda tangan (di sini sekali lagi alat yang sangat diperlukan untuk pengembalian tanda tangan elektronik).

Singkatnya: kewajiban, peraturan, dan prosedur sensitif harus diikuti dengan sangat hati-hati untuk menghindari masalah. Solusi Manajemen Transaksi Digital membantu mengelola semua ini dengan cara yang paling aman, gesit, dan transparan.

Namun, mari kita tekankan lagi: bersama dengan semua kewajiban ini juga datang kesempatan untuk direbut . Peluang ini mencakup penghematan (waktu dan uang), peningkatan efisiensi, dan peningkatan hubungan perusahaan dengan karyawan, kolaborator, dan pelanggan.

Produk Pengalaman Tanpa Kertas Doxee, yang memenuhi kebutuhan dematerialisasi proses dalam pajak dan dokumen yang terkait dengan kepatuhan Italia dan Eropa dibangun di atas fondasi ini dan mereka adalah sekutu terbaik untuk membawa perusahaan Anda ke kematangan digital penuh.