Manajemen Transaksi Digital: 4 langkah menuju perusahaan tanpa kertas

Untuk perusahaan yang sukses saat ini, tidak ada yang namanya Transformasi Digital yang matang kecuali solusi Manajemen Transaksi Digital terbaik diterapkan secara menyeluruh. Mari kita mulai dengan mengajukan pertanyaan: apa isi akronim DTM?

Ini mencakup kategori luas layanan cloud yang dibangun untuk mengelola transaksi secara digital berdasarkan aliran dokumen . Semua ini dilakukan dalam konteks yang memastikan keamanan data dan mematuhi peraturan privasi (terus diperbarui).

Kita berbicara tentang: transaksi elektronik, transfer dokumen, otentikasi, tanda tangan digital, sertifikasi, dan penyimpanan yang aman dan tidak berwujud, aspek hukum " non-penolakan " dan penelusuran bersama antara perusahaan dan pelanggan.

Dari contoh-contoh ini, kita dapat memahami bahwa solusi Manajemen Transaksi Digital cocok dengan bidang tindakan yang sangat luas dan jelas yang melibatkan banyak aspek yang saling terkait.

Dalam posting ini, kami akan fokus pada 4 poin utama yang penting untuk transisi ke perusahaan yang cerdas dan tanpa kertas. Namun, pertama-tama, mari kita cepat memahami manfaat penerapan sistem DTM.

Manfaat manajemen transaksi digital

Kami telah berbicara tentang manfaat solusi Manajemen Transaksi Digital , yang dapat Anda rujuk untuk tinjauan yang lebih mendalam. Di sini, kami dapat merangkum manfaat utama:

1) Penghematan biaya : Dengan proses digital, biaya pencetakan, pengiriman surat, pengarsipan, dan sertifikasi (dan personel terkait) dihilangkan.

2) Penghematan waktu : penghematan waktu yang dicapai saat transisi dari analog ke digital juga memiliki dampak finansial. Ingat: penghematan waktu tidak hanya di sisi perusahaan, tetapi juga di sisi pelanggan ... dan ini sangat penting untuk reputasi merek, pengalaman pelanggan, dan aspek loyalitas.

3) Peningkatan keamanan : dengan DTM, risiko– terkait dengan penyimpanan dokumen fisik, kehilangan atau kerusakan selama transfer, pemalsuan, dan yang terkait dengan kebocoran atau kehilangan data– secara umum diturunkan. Semuanya selalu tetap dapat dilacak dengan sempurna, dapat diambil kembali, dan dapat diverifikasi, dengan cepat dan intuitif.

4) Fleksibilitas dan skalabilitas : dua karakteristik yang berasal langsung dari arsitektur komputasi awan di mana sistem DTM selalu dibangun, dan yang penting untuk memenuhi tantangan ekosistem yang lancar dan cepat saat ini.

Sebuah start-up kecil, misalnya, dapat menemukan dirinya harus mengelola lonjakan transaksi yang tak terduga dalam jangka waktu yang singkat. Tanpa solusi Manajemen Transaksi Digital yang efisien, tentu akan berisiko mengalami kemacetan yang mencegahnya merebut peluang pertumbuhan yang cepat dan tidak terencana.

5) Integrasi dengan sistem CRM dan CCM : ini adalah poin sentral yang tidak dapat diringkas hanya dalam beberapa baris. Tapi kita akan kembali ke sana nanti di posting ini, ketika kita akan fokus pada proses digital.

Akhirnya, berikut adalah sosok yang fasih yang muncul dari penelitian terbaru: pada tahun 2021, pasar Manajemen Transaksi Digital global bernilai $8,04 miliar . Diperkirakan akan tumbuh dari tahun 2022 hingga 2030 dengan tingkat rata-rata tahunan (CAGR) sebesar 25,5% (sumber: grandviewresearch.com).

Sekarang, seperti yang dijanjikan, mari kita membahas secara spesifik solusi Manajemen Transaksi Digital . Seperti yang diantisipasi, kami telah mengisolasi empat yang paling penting dan menjanjikan untuk saat ini dan waktu dekat.

1. Tanda tangan elektronik

Menurut situs web Agency for Digital Italy (AgID), “Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat (FEQ) – atau tanda tangan digital – adalah hasil dari prosedur komputer, yang disebut validasi, yang menjamin keaslian, integritas, dan tidak dapat dibantah. dokumen komputer” (agid.gov.it).

Berasal dari definisi yang lebih teknis, apa keuntungan dari tanda tangan digital?

Pertama dan terpenting, kecepatan dan kenyamanan : dokumen komputer dapat divalidasi di mana pun Anda berada, tanpa batasan geografis atau terkait perangkat. Lebih sedikit kertas : dengan penghapusan biaya pencetakan dan kemudian pengarsipan (dengan semua risiko terkait yang telah kita diskusikan). Hal ini berdampak positif dalam hal efisiensi , membuat proses penandatanganan kontrak apapun menjadi lebih lincah dan cerdas. Selain itu, ada juga peningkatan keamanan .

Dengan mengandalkan layanan tanda tangan elektronik seperti yang ditawarkan oleh Doxee, ada aspek penting dari integrasi dengan solusi Manajemen Transaksi Digital lainnya. Solusi tanda tangan elektronik Doxee dapat dengan mudah diintegrasikan dengan produk lain seperti faktur elektronik, penyimpanan digital yang sesuai dengan peraturan, tetapi juga dengan sistem CRM dan CCM.

Singkatnya, ini adalah proses orientasi digital lengkap yang menggabungkan kepatuhan terhadap peraturan dengan pengalaman pelanggan dan pengguna tingkat tinggi .

2. Blockchain

Dari alat yang sudah mapan seperti tanda tangan elektronik, kami beralih ke teknologi yang agak muda, yang masih memiliki lebih banyak hal untuk ditawarkan.

Kami mengacu pada Blockchain , yang merupakan bagian dari bidang yang lebih luas dari Teknologi Buku Besar Terdistribusi (DLT). Teknologi ini melompat ke garis depan masyarakat umum pada gelombang antusiasme untuk Bitcoin dan ekosistem cryptocurrency, tetapi aplikasinya jauh melampaui yang bersifat keuangan ketat.

Faktanya, blockchain didasarkan pada konsep konsensus terdistribusi dan merupakan buku besar transaksi yang tidak dapat diubah , tanpa memerlukan entitas pusat untuk bertindak sebagai perantara. Ini adalah revolusi sejati, yang sebagian besar belum dieksplorasi , yang berdampak pada semua jenis transaksi, transfer dokumen, kepemilikan, sertifikasi, dan otentikasi.

Pikirkan saja apa yang disebut " kontrak pintar ". Ini mengacu pada aktivasi otomatis kontrak antara berbagai jenis pihak swasta berdasarkan teknologi perangkat lunak buku besar terdistribusi dan dengan jaminan paling kuat terkait dengan integritas data tentang layanan, proses, transaksi, atau dokumen.

Kata kuncinya adalah disintermediasi . Dan justru ke arah inilah lingkungan sosial dan ekonomi bergerak dengan langkah-langkah yang semakin menentukan. Tidak mengherankan, regulator di seluruh dunia (termasuk Italia) semakin terbuka terhadap jenis teknologi ini untuk mengatur cara penggunaannya.

3. Penyimpanan dematerialisasi

Solusi Manajemen Transaksi Digital yang Efisien dimulai dengan pelestarian dokumen yang tidak berwujud.

Tetapi sebelum kita melangkah lebih jauh, mari kita bersihkan suasana kesalahpahaman: digitalisasi dan dematerialisasi adalah dua konsep yang berbeda .

Dematerialisasi adalah proses yang melampaui digitalisasi sederhana. Dengan itu, dokumen kertas dapat sepenuhnya dihilangkan , karena rekan-rekan digital mengambil nilai hukum dan pembuktian penuh .

Dalam bidang ini Anda tidak dapat berimprovisasi. Dan sangat penting untuk mengandalkan perusahaan khusus. Selama lebih dari 10 tahun sekarang, Doxee Standard Digital Preservation telah dipilih oleh ratusan perusahaan dari berbagai sektor, dengan lebih dari 2 miliar dokumen disimpan, dan lebih dari 400 badan hukum dikelola . 

Lebih penting lagi, solusi pelestarian dematerialisasi Doxee tidak hanya memenuhi kewajiban legislatif dan memastikan pembaruan konstan pada peraturan, tetapi juga dirancang berdasarkan kebutuhan setiap perusahaan sehingga dapat diintegrasikan dengan sistem CRM dan CCM dari perspektif omnichannel dan data-driven .

Justru proses digital, seperti CRM dan CCM, yang akan kita bahas sebagai penutup posting ini.

4. Proses digital CRM dan CCM

Perusahaan tanpa kertas adalah perusahaan yang lebih efisien, yang mengurangi pemborosan, mengoptimalkan biaya, dan mempercepat serta membuat proses internalnya lebih cerdas.

Tapi itu tidak semua. Ada poin yang lebih penting: perusahaan tanpa kertas juga merupakan perusahaan yang dapat menawarkan Pengalaman Pelanggan terbaik kepada pelanggannya.

Seberapa penting solusi DTM dalam hal ini? Di sini, kami akan membiarkan data berbicara untuk kami. Dalam studi yang dilakukan oleh DocuSign untuk Forrester, 32% responden mengatakan bahwa mereka telah mengabaikan kontrak penutupan, perjanjian, dan transaksi karena mereka tidak disarankan oleh prosedur kertas dan manual (sumber: docusign.co.uk).

Dan di sini kita sampai pada titik yang menentukan: kemungkinan mengintegrasikan sistem Manajemen Transaksi Digital dengan sistem Manajemen Hubungan Pelanggan dan Manajemen Komunikasi Pelanggan . Ini adalah lingkaran kebajikan yang nyata: dengan menerapkan solusi DTM, seperti tanda tangan elektronik dan penyimpanan yang tidak berwujud, sebuah perusahaan memiliki sejumlah besar data yang tersedia. Bahkan lebih penting lagi: ia memiliki data yang sangat granular yang dapat diambil dan diurutkan secara otomatis dan fungsional. Apa artinya semua ini?

Ini diterjemahkan ke dalam kemampuan untuk mengambil gambaran yang sangat akurat dari semua proses digital yang terlibat dalam hubungan dengan pelanggan seseorang . Melacak sejarah, mengetahui karakteristik individu, kebiasaan mereka, preferensi, dan kemungkinan kebutuhan.

Dari pengetahuan yang sangat mendalam ini, seseorang dapat membangun sebanyak mungkin hubungan yang dibuat khusus dengan pelanggan itu sendiri: secara otomatis, tentu saja.

Dan di sini, dengan integrasi perspektif berbasis data ke dalam sistem CRM dan CCM, transisi dari hubungan satu-ke-banyak ke dialog satu-ke-satu yang sebenarnya tercapai dengan sempurna.

Singkatnya: buah paling matang dari penerapan solusi Manajemen Transaksi Digital adalah kemampuan untuk mewujudkan janji terpenting Transformasi Digital: kemampuan untuk benar-benar menempatkan individu sebagai pusat dari setiap bisnis .