Apa Itu Tanda Tangan Digital? Pelajari Cara Mengamankannya

Munculnya revolusi perangkat lunak telah membawa produktivitas dan kenyamanan yang belum pernah terjadi sebelumnya. Namun, hal ini juga menyebabkan peningkatan ancaman dalam bentuk peretasan dan pelanggaran data.

Memalsukan tanda tangan adalah salah satu bentuk penipuan tertua dan mungkin merupakan cara tercepat bagi penjahat untuk meyakinkan lembaga hukum atau bisnis bahwa mereka bukanlah orang yang sebenarnya. Berkat keamanan tanda tangan digital, kami akhirnya memiliki cara untuk memverifikasi aktivitas online.

Di permukaan, peralihan dari tanda tangan tertulis tradisional ke perangkat lunak tanda tangan elektronik untuk menjalankan bisnis tampaknya telah membuat peniruan yang berbahaya ini menjadi lebih mudah dari sebelumnya. Bagaimanapun, seni fisik dalam membuat tanda tangan digantikan dengan goresan stylus dan gambar sederhana.

Untungnya, masalah ini telah menjadi perhatian utama para pakar TI dan perusahaan perangkat lunak tanda tangan elektronik. Perlindungan identitas dan data sejauh ini merupakan salah satu bagian terpenting dari model bisnis mereka.

Meskipun demikian, tidak semua solusi perangkat lunak diciptakan sama, sehingga ada baiknya Anda mengembangkan pemahaman tentang tindakan keamanan apa yang diperlukan untuk melindungi bisnis dan klien Anda.

Cara kerja tanda tangan digital

Inti dari semua bentuk keamanan data ini adalah tanda tangan digital. Tanda tangan digital terpisah dari tanda tangan elektronik biasa karena tanda tangan tersebut bukan representasi tanda tangan fisik 'formal' dan tidak digunakan untuk notaris perjanjian bisnis dan hukum.

Sebaliknya, tanda tangan digital adalah alat keamanan yang terdiri dari algoritma matematika kompleks yang digunakan untuk memverifikasi keaslian dan validitas pesan yang dikirim melalui internet.

Perangkat lunak tanda tangan elektronik memanfaatkan tanda tangan digital untuk memberikan peningkatan keamanan bagi penggunanya. Fungsi dasar dari proses ini adalah untuk menyediakan dua set “kunci” digital untuk sebuah dokumen menggunakan apa yang dikenal sebagai sistem infrastruktur kunci publik (PKI).

Kunci pertama adalah kunci publik yang dimiliki oleh pengirim dokumen, sedangkan kunci kedua adalah kunci privat yang dihasilkan oleh tindakan penandatanganan dokumen itu sendiri.

Ketika dokumen yang dinotariskan dikembalikan ke entitas aslinya, algoritma kriptografi yang tertanam akan membandingkan kedua kunci tersebut. Jika kunci pribadi yang dikirim oleh penerima tidak cocok dengan kunci publik yang dimiliki penerima, dokumen akan tetap terkunci.

Meskipun demikian, proses enkripsi sederhana ini merupakan cara yang sangat efektif untuk memastikan bahwa tanda tangan elektronik tetap aman dan bahwa catatan kesepakatan dan perjanjian yang dibuat bersifat akurat dan mencerminkan keadaan aktual suatu bisnis atau badan hukum lainnya.

Jenis tanda tangan digital

Meskipun sistem PKI standar secara umum lebih dari cukup untuk sebagian besar bisnis, beberapa organisasi bekerja dengan data yang sangat sensitif dan memerlukan lapisan perlindungan ekstra untuk perjanjian yang mereka tangani.

Tanda tangan bersertifikat

Tanda tangan bersertifikat seperti tanda tangan elektronik pada umumnya yang digunakan untuk mengesahkan dokumen hukum dan bisnis. Namun, hal tersebut juga mencakup tingkat keamanan dan jaminan tambahan dalam bentuk sertifikat digital.

Sertifikat ini diterbitkan oleh pihak ketiga yang dikenal sebagai Certificate Authority (CA) dan membantu penerima memverifikasi asal dan keaslian dokumen yang dipermasalahkan.

Tanda tangan persetujuan

Tanda tangan persetujuan berfungsi sedikit berbeda dibandingkan bentuk tanda tangan elektronik lainnya.

Faktanya, itu sama sekali bukan hal yang ingin ditandatangani oleh penerima akhir. Sebaliknya, dokumen tersebut berfungsi untuk menandakan bahwa suatu dokumen tertentu telah disetujui oleh orang atau badan tertentu untuk mencegah korespondensi yang tidak perlu dan mengoptimalkan alur kerja dan proses birokrasi.

Tanda tangan yang tidak terlihat

Bentuk tanda tangan digital ini memungkinkan pengirim untuk mentransfer jenis dokumen yang representasi visual dari tanda tangannya mungkin tidak sesuai sambil tetap memverifikasi bahwa dokumen tersebut telah disetujui oleh orang yang tepat (dalam hal tanda tangan persetujuan) dan/atau telah disetujui. keasliannya bersertifikat.

Pilihan antara memberikan tanda tangan digital yang terlihat atau tidak terlihat umumnya ditentukan oleh kebijakan spesifik perusahaan dan seberapa banyak informasi yang ingin Anda berikan kepada penerima tanda tangan.

Kelas tanda tangan digital

Selain berbagai jenis tanda tangan digital, terdapat juga tingkatan keamanan digital tertentu, mulai dari yang paling tidak aman hingga yang paling aman. Kehadiran fitur keamanan tertentu dapat memengaruhi peringkat solusi tertentu dan terkait dengan keseluruhan proses sertifikasi tanda tangan yang dibahas di atas.

Kelas I

Tanda tangan digital tingkat pertama, sertifikat tanda tangan kelas I, memberikan tingkat keamanan dasar dan umumnya hanya divalidasi berdasarkan ID email dan nama pengguna. Oleh karena itu, tanda tangan yang terikat pada hal ini tidak sah untuk dokumen hukum atau sebagian besar perjanjian bisnis.

Kelas II

Tanda tangan digital kelas kedua sering digunakan untuk mengamankan pajak dan dokumen serta catatan keuangan lainnya di mana risiko dan masalah keamanan umum rendah atau sedang.

Tanda tangan Kelas II berfungsi dengan membandingkan identitas penerima tanda tangan dengan database yang aman untuk membantu mengontrol siapa yang memiliki akses ke informasi spesifik tertentu.

Kelas III

Tingkat ketiga dan terakhir dari keamanan tanda tangan digital hadir dalam bentuk “pos pemeriksaan” online yang mengharuskan organisasi atau orang untuk menunjukkan bentuk identifikasi tertentu, seperti SIM, sebelum mereka dapat menandatangani perjanjian atau dokumen yang dimaksud. .

Jenis keamanan tanda tangan ini digunakan untuk hal-hal seperti pengajuan pengadilan, e-tiket, dan area lain yang memerlukan tingkat keamanan tinggi.

Fitur keamanan tanda tangan digital

Meskipun konsep umum ini pasti akan membuahkan hasil berkali-kali lipat sepanjang karier Anda, terkadang Anda hanya perlu mengevaluasi perangkat lunak tanda tangan elektronik tertentu berdasarkan seluk beluk spesifikasinya.

Di bawah ini adalah daftar berbagai fitur terkait keamanan dokumen dan tanda tangan yang dimaksudkan untuk membantu memandu pencarian Anda saat Anda menemukan cara untuk memastikan integritas data Anda.

PIN, kata sandi, dan kode

Fitur pertama ini adalah yang paling mendasar dan mudah; namun, keberadaannya yang hampir ada di mana-mana merupakan bukti betapa efektifnya hal ini sebagai tingkat keamanan dasar dan tampaknya rumit.

Dengan menggunakan dokumen yang dilindungi oleh kata sandi yang dikirimkan oleh pemilik dokumen, Anda dapat membantu penerima dokumen mengetahui bahwa dokumen yang mereka tandatangani adalah asli sekaligus mencegah gangguan dokumen yang tidak diinginkan.

Keamanan awan

Dengan banyaknya, jika tidak semua, perangkat lunak tanda tangan digital yang dikirimkan berdasarkan model Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), penting untuk memastikan Anda mengetahui apa yang harus dicari terkait dengan protokol keamanan yang akan diterapkan dari jarak jauh untuk melindungi perjanjian hukum dan bisnis Anda oleh vendor itu sendiri.

Memahami pelanggaran keamanan di masa lalu, kehilangan data, dan risiko lainnya sangat penting jika Anda ingin membuat pilihan terbaik bagi organisasi Anda. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Pertama, Anda ingin memastikan bahwa vendor yang dimaksud menggunakan infrastruktur cloud yang kuat, biasanya melalui kemitraan dengan penyedia layanan seperti Microsoft Azure atau IBM SoftLayer. Manfaatnya adalah memastikan infrastruktur keamanan dasar vendor memenuhi berbagai persyaratan peraturan untuk keamanan digital terbaik.

Bagian berikutnya dari teka-teki muncul dalam bentuk pemahaman cara vendor perangkat lunak melakukan pendekatan enkripsi data. Untuk ini, ada dua istilah utama yang perlu Anda pahami:

• Data Istirahat: Data yang disimpan di server cloud atau di hard drive yang saat ini tidak diakses oleh suatu program.
• Data Transit : Data dalam perjalanan mengacu pada pergerakan data antara server dan aplikasi.

Untuk mendapatkan keamanan cloud yang benar-benar komprehensif, Anda perlu memastikan bahwa vendor yang Anda pertimbangkan memiliki enkripsi data yang kuat selama fase istirahat dan transit dalam siklus hidup data. Hal ini akan membantu melindungi kesepakatan dan perjanjian saat ini serta menjamin keamanan catatan dan dokumentasi.

Otentikasi pengguna

Cara lain untuk memastikan lapisan keamanan tambahan untuk dokumen dan perjanjian Anda dengan cepat dan efektif adalah dengan menerapkan fitur untuk membantu memverifikasi identitas pihak yang menandatangani.

Fitur-fitur ini mencakup alat untuk mengautentikasi penerima tanda tangan sebelum mereka mengeksekusi tanda tangan elektroniknya, serta metode untuk mengaitkan autentikasi tersebut dengan keseluruhan catatan tanda tangan elektronik.

Idealnya, solusi yang memanfaatkan serangkaian protokol autentikasi pengguna yang baik akan memungkinkan beberapa metode autentikasi seperti otorisasi ID dan kata sandi jarak jauh, verifikasi alamat email, atau pengunggahan dokumen seperti SIM atau dokumentasi resmi pemerintah lainnya.

Stempel waktu

Stempel waktu biasanya dikaitkan dengan tanda tangan bersertifikat sebagai cara untuk menampilkan verifikasi dokumen atau perjanjian tertentu secara visual.

Kehadiran stempel waktu yang disahkan secara digital menunjukkan bahwa konten file telah diverifikasi pada waktu tertentu oleh orang atau entitas tertentu dan tidak berubah sejak saat itu. Stempel ini diambil dan diterapkan melalui layanan otomatis yang terkait dengan proses sertifikasi tanda tangan digital.

Uji coba audit tertanam

Kemampuan untuk memverifikasi dan mengarsipkan tanda tangan elektronik secara independen dapat memberikan lapisan keamanan yang penting bagi bisnis Anda.

Proses ini dicapai ketika perangkat lunak tanda tangan elektronik menyematkan tanda tangan langsung ke dalam dokumen itu sendiri, menciptakan catatan portabel yang dapat dikontrol sendiri dan bebas dari pengaruh vendor perangkat lunak asli.

Efek keseluruhan dari hal ini adalah untuk memastikan kontrol penuh atas catatan dan dokumen Anda sehingga perubahan akun dengan vendor tidak akan mempengaruhi kemampuan Anda untuk mengakses catatan.

Daftar periksa kepatuhan E-Sign

Kini setelah Anda mengembangkan pemahaman tentang fitur keamanan yang Anda perlukan untuk melindungi data Anda, langkah berikutnya adalah memastikan tanda tangan elektronik Anda tetap mematuhi berbagai peraturan pengawasan organisasi atau industri Anda.

Persyaratan hukum tertentu harus dipenuhi agar tanda tangan elektronik Anda berfungsi sebagai proses bisnis yang sah.

Ini termasuk dalam Undang-Undang Tanda Tangan Elektronik Amerika Serikat, yang memberikan tanda tangan elektronik dengan status hukumnya.

• Niat untuk menandatangani: Seperti halnya tanda tangan tradisional, hal ini mengacu pada kondisi hukum standar di mana sebuah tanda tangan hanya sah jika semua pihak berniat untuk menandatangani.
• Persetujuan untuk melakukan bisnis secara elektronik: Agar tanda tangan elektronik dianggap mengikat secara hukum, semua pihak harus setuju untuk menandatangani dalam format digital.
• Asosiasi tanda tangan dengan catatan: Bagian berikutnya dalam memastikan kepatuhan E-Sign adalah memastikan bahwa solusi perangkat lunak yang digunakan untuk notaris perjanjian menyimpan catatan terkait yang mencerminkan proses pembuatan tanda tangan.
• Retensi catatan: Bagian terakhir adalah memastikan bahwa catatan disimpan sepenuhnya dan dapat direproduksi secara akurat melalui solusi perangkat lunak yang digunakan untuk memfasilitasi penandatanganan.

Proses penandatanganan untuk audit kepatuhan

Salah satu elemen terpenting untuk mengurangi risiko terhadap organisasi Anda adalah dalam bentuk audit kepatuhan.

Ini adalah tinjauan yang dilakukan oleh entitas internal dan eksternal untuk mengevaluasi kepatuhan bisnis terhadap pedoman peraturan dan persyaratan untuk ukuran, lokasi, industri, dan lainnya.

Sebagai bagian dari audit ini, perusahaan biasanya diminta untuk memberikan rincian proses bisnis mereka, termasuk kapan dokumen diubah atau diakses dan oleh siapa.

Ketika menggunakan tanda tangan elektronik untuk menjalankan bisnis, Anda perlu memastikan bahwa penandatanganan yang disediakan oleh solusi perangkat lunak pilihan Anda mampu memberikan audit mendetail tentang proses penandatanganan itu sendiri. Ini akan menunjukkan bagaimana pelanggan atau mitra bisnis menyelesaikan interaksi bisnis melalui internet dan memenuhi perjanjian audit bisnis Anda sendiri.

Hal ini mungkin tidak diperlukan jika perusahaan Anda tidak berada di bawah pengawasan peraturan. Namun, jika Anda melakukannya, Anda harus memastikan bahwa semua dasar Anda sudah tercakup dalam hal kepatuhan.

Ditandatangani dan diamankan

Apa pun bisnis yang Anda rencanakan untuk dijalankan, masalah keamanan tanda tangan elektronik dapat dengan mudah diimbangi dengan pemilihan solusi perangkat lunak yang bijaksana yang memenuhi persyaratan unik organisasi dan industri perusahaan Anda.

Mengikuti daftar periksa kepatuhan di atas dan memahami berbagai fitur keamanan akan membantu Anda memahami dengan tepat apa yang Anda perlukan untuk mengelola setiap dan semua risiko.

Mencari informasi lebih lanjut tentang cara melindungi data Anda? Panduan G2 tentang keamanan siber akan membekali Anda dengan semua pengetahuan yang Anda perlukan untuk menjaga keamanan informasi Anda.