Pengunggahan Data ke Salesforce—dan Cara Mengelolanya

Saya yakin, baik Anda sudah lama berada di Salesforce atau baru mengenal ekosistem Salesforce, Anda harus berurusan dengan beberapa kumpulan data yang ingin dimuat seseorang ke Salesforce.

Sebagai Admin veteran, memikirkan situasi ini saja sudah membuat saya merinding.

Namun, ada alat dan proses yang dapat Anda gunakan untuk mempermudahnya. Mari kita jelajahi beberapa.

Templat

Jika Anda belum pernah melihat spreadsheet jenis ini, kemungkinan besar Anda akan segera melihatnya.

Lihatlah contoh kecil hipotetis dari data yang tidak lengkap ini.

Saya yakin Anda dapat melihat beberapa masalah.

• Kami kehilangan data di beberapa kolom
• Bidang negara dan negara bagian tidak terstandarisasi
• Jika beberapa kolom Anda wajib diisi, upload file ini tidak akan berfungsi
• Headernya mungkin cocok atau tidak cocok dengan nama bidang di Salesforce—tetapi memang demikian, karena akan membuat proses pengunggahan lebih mudah.

Jadi, izinkan saya menyarankan ini sebagai praktik terbaik: Berikan templat kepada mitra bisnis Anda. Ini bukanlah solusi tegas yang mungkin Anda harapkan, namun ini pasti akan membantu.

Mari kita lihat caranya.

Masalah pengunggahan data

Nama berbeda untuk bidang yang sama

Pastikan baris header memiliki nama bidang sebenarnya yang cocok dengan yang ada di Salesforce. Hal ini membuat pemetaan baris header ke bidang di Salesforce menjadi lebih mudah.

Misalnya, jika Anda menggunakan alat Pemuat Data dari Salesforce, Anda dapat memilih bidang “Pencocokan Otomatis” dan bidang tersebut akan berfungsi. Ini menghemat waktu Anda untuk memetakan setiap bidang secara manual.

Bidang yang wajib diisi

Jika Anda mengunggah kontak, misalnya, dan salah satu bidang yang wajib diisi adalah email, Anda harus memastikan file Anda memiliki alamat email di kolom berlabel “email.”

Jika tidak, Anda akan mendapatkan kesalahan saat mencoba melakukan pengunggahan. Jadi, ini harus menjadi bagian lain dari template bisnis Anda. Untuk menghindari penundaan, berikan beberapa indikator yang memungkinkan pengguna mengetahui kolom mana yang wajib diisi.

Pemformatan negara bagian dan negara

Jika Anda melakukan unggahan akun atau kontak (atau objek khusus dengan alamat), pastikan untuk memeriksa objek tujuan unggahan—dan pastikan Anda menggunakan format yang sama. Jika negara bagian sudah dituliskan sepenuhnya, maka Anda perlu melakukan hal yang sama.

Atribut bidang

Saya akan mengambil ide templat ini selangkah lebih maju dan menambahkan baris ketiga. Dalam hal ini, template Anda akan terlihat seperti ini:

• Baris tajuk
• Contoh data
• Atribut bidang

Baris atribut bidang harus menunjukkan tipe data (teks, angka, dll.) dan ukuran bidang. Menunjukkan atribut ini dalam templat akan menyelamatkan Anda dari kesalahan saat seseorang memberi Anda kolom dengan data yang terlalu besar untuk bidang di Salesforce.

Alat unggah data

Sekarang setelah kita meninjau beberapa praktik terbaik, mari kita lihat alat yang dapat Anda gunakan untuk menyelesaikan pengunggahan. Saat kita membahasnya, saya pikir Anda akan melihat bahwa dengan memperbaiki masalah yang saya sebutkan di atas, alat ini menjadi lebih mudah digunakan.

Jadi, mari kita mulai dengan opsi “out of the box” Salesforce (Wisaya Impor Data dan Pemuat Data). Kemudian, kita akan melihat solusi berfitur lengkap seperti DemandTools.

Wisaya Impor Data

Wizard Impor Data ditemukan di Penyiapan di dalam Salesforce. Ini memungkinkan Anda mengimpor data dalam objek standar dan khusus. Anda dapat mengimpor hingga 50 ribu catatan sekaligus. Antarmuka penggunanya sederhana dan memungkinkan Anda mengonfigurasi parameter, pemetaan bidang, dan sumber data yang diperlukan untuk menyelesaikan impor. Berikut tampilan antarmukanya.

Seperti yang Anda lihat, diperlukan beberapa pencocokan dan Anda perlu mengunggah file yang dimaksud. Di layar berikutnya, Anda memetakan bidang Anda ke bidang di Salesforce. Itu berakhir dengan Anda menekan tombol start dan memulai impor.

Pemuat Data Tenaga Penjualan

Data Loader berbeda dari Wizard Impor Data karena tidak ada di dalam Salesforce. Ini adalah "aplikasi" yang perlu Anda instal di PC dan akses dari desktop Anda. Anda dapat memperbarui, menyisipkan, menghapus, mengekspor, dan memasukkan data ke dalam lingkungan produksi atau sandbox.

Agar singkatnya, anggap saja jika Anda melakukan pembaruan, langkah-langkahnya cukup mudah dan antarmukanya mudah digunakan. Anda mulai dengan memilih objek Anda. Selanjutnya, Anda mengunggah file Anda. Terakhir, Anda memetakan bidang Salesforce ke kolom header yang cocok di file Anda.

Setelah beberapa default lagi, unggahan Anda dilakukan. Anda bebas memeriksa catatan secara manual untuk memastikan semuanya telah diunggah dengan benar. Anda mendapatkan file sukses dan kesalahan sehingga Anda dapat memvalidasi unggahan Anda dengan cara itu juga.

Namun, Data Loader tidak menawarkan banyak fitur selain itu.

Alat Permintaan

Sekarang, mari kita lihat Validity DemandTools. Ini adalah solusi berfitur lengkap yang menyediakan kemampuan menyisipkan, memperbarui, meningkatkan, mengekspor, dan menghapus pada steroid. DemandTools dikemas dengan fitur penghemat waktu dan pembersihan data. Catatan yang diimpor dapat dibandingkan dengan catatan Salesforce yang ada padabeberapaobjek (dalam satu proses) yang cocok pada bidang atau kumpulan bidang mana pun untuk memastikan impor bebas duplikat.

Admin juga menyukai fitur “transformasi rumus” dan “tambahkan konstan”, karena fitur ini menghemat waktu Admin dalam menyiapkan data dalam spreadsheet dengan menerapkan pemformatan yang telah ditentukan sebelumnya ke nilai bidang selama impor dan memungkinkan pengguna menetapkan nilai umum untuk bidang yang tidak direpresentasikan dalam file masukan .

Tapi itu hampir tidak menyentuh permukaan.

Berikut adalah beberapa fitur penghemat waktu lainnya yang disertakan dalam produk sehingga Admin, Operasi Pemasaran, dan profesional Operasi Penjualan memiliki apa yang mereka perlukan untuk mengelola data mereka:

• Gunakan aturan penugasan Salesforce untuk mengelola kepemilikan data.
• Buat dan tetapkan Tugas ke rekaman apa pun selama impor.
• Tetapkan Kontak dan Prospek ke Kampanye menggunakan daftar pilihan kampanye aktif atau ID Kampanye.
• Simpan pemetaan lapangan dan logika pencocokan untuk konsistensi impor di seluruh tim dan otomatisasi.
• Andalkan file pemulihan yang dibuat secara otomatis untuk membalikkan perubahan yang tidak diinginkan.
• Gunakan jenis file .xlsx dan .csv.
• Tentukan baris mana yang akan diproses dalam file masukan Anda, misalnya, dimulai pada baris 50 dan berakhir pada baris 200.
• Ekspor file sebenarnya dari Konten Salesforce.

Edisi Gratis DemandTools (fiturnya berbeda dari yang disebutkan di atas) adalah cara terbaik untuk menggunakan alat pemuatan data yang lebih canggih dengan biaya rendah.

Jangan takut dengan beban data. Anda hanya perlu masuk ke sana dan mengendalikan data Anda, serta proses Anda. Mulailah mengerjakan templat tersebut—ini akan membantu!

Bill Hareadalah blogger tamu untuk Validitas.Dia memiliki 2x Sertifikasi Tenaga Penjualan.Selama 10 tahun pengalaman penerapan dan operasinya, dia telah menduduki sejumlah peran yang memungkinkan dia melihat banyak sisi berbeda dari dunia Salesforce.