Bagaimana dan Mengapa Manajemen Data

Perusahaan mengandalkan data untuk membangun kecerdasan bisnis, menyempurnakan prosesnya, dan menghasilkan lebih banyak pendapatan. Namun, peluang yang dibawa oleh data datang dengan risiko.

Ketika data tidak dikelola dengan baik, data dapat memburuk, menjadi tidak dapat digunakan, atau bahkan hilang, merugikan bisnis yang seharusnya didukungnya.

Oleh karena itu, manajemen data yang tepat sangat penting untuk kesuksesan bisnis.

Apa itu manajemen data CRM?

Manajemen data CRM adalah praktik mengumpulkan, memverifikasi, menyimpan, dan menggunakan data manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk mendukung operasi bisnis dan mencapai tujuan bisnis. Manajemen data CRM yang baik terjadi dengan cara yang aman dan efisien, memungkinkan perusahaan mendapatkan hasil maksimal dari data mereka sambil tetap hemat biaya dan beroperasi sesuai dengan semua peraturan data.

Strategi yang dipikirkan dengan baik diperlukan untuk mencakup banyak fungsi manajemen data yang berbeda, seperti:

• Membuat data dapat diakses oleh orang yang tepat
• Memperbarui data
• Mengatur dan menyimpan data di cloud dan/atau di tempat
• Menjaga privasi data
• Mengamankan data
• Menawarkan opsi pencadangan dan pemulihan data
• Menghapus data bila diperlukan untuk tetap mematuhi undang-undang dan peraturan privasi global

Fungsi atau aktivitas ini berlangsung di berbagai alat dan platform, yang bersama-sama membentuk sistem manajemen data.

Penting untuk diperhatikan bahwa pengelolaan data mencakup pengelolaan semua jenis data, bukan hanya data CRM. Itu juga mengawasi catatan karyawan, data referensi, data penelitian, laporan, data penggajian, dan jenis data internal lainnya serta informasi yang bersumber dari luar.

Dengan demikian, manajemen data memengaruhi semua orang yang berinteraksi dengan data yang disimpan perusahaan Anda.

Pentingnya manajemen data

Data telah menjadi aset inti di banyak perusahaan. Perusahaan menggunakan data untuk mengarahkan kampanye pemasaran, meningkatkan layanan pelanggan, mengoptimalkan alur kerja, dan membuat keputusan bisnis tingkat tinggi.

Penggunaan (dan bahkan ketergantungan pada) data yang ekstensif ini berarti manajemen data yang tepat sangat penting. Tanpa itu, hanya masalah waktu sebelum masalah kualitas data muncul dan menyebabkan masalah di semua tingkat organisasi Anda.

Data yang tidak konsisten, tidak lengkap, atau salah dapat menyebabkan:

• Tim penjualan tidak memiliki detail yang memadai untuk menutup transaksi.
• Tim pemasaran tidak dapat membuat kampanye yang efektif dan bertarget.
• Dukungan pelanggan tidak dapat menawarkan bantuan yang disesuaikan.
• Manajemen membuat keputusan strategis berdasarkan informasi yang salah.

Dan jika Anda tidak menyiapkan proses pengelolaan data yang tepat, tidak lama kemudian semua data yang Anda kumpulkan menjadi sulit ditangani dan mulai menghabiskan lebih banyak sumber daya Anda alih-alih membantu Anda bekerja lebih baik.

Singkatnya, tanpa pengelolaan data yang tepat, Anda berisiko kehilangan waktu, uang, dan bahkan reputasi merek Anda.

Selain itu, perusahaan memiliki kewajiban hukum untuk menjaga keamanan data mereka dan mematuhi peraturan privasi seperti GDPR dan Undang-Undang Privasi Konsumen California. Manajemen data sangat penting untuk tetap mematuhi peraturan ini.

Manfaat manajemen data

Pentingnya manajemen data yang tepat melampaui pencegahan masalah. Strategi manajemen data yang kuat membawa banyak manfaat.

Efisiensi

Dengan menjaga agar data Anda tetap berkualitas tinggi dan tertata dengan baik, akan lebih mudah digunakan untuk semua orang di organisasi Anda. Orang-orang dapat memanfaatkan data yang relevan dengan tugas mereka, menjalankan analisis, dan menyarankan peningkatan tanpa perlu bergantung pada pakar data untuk menginterpretasikan semuanya.

Reputasi

Semua catatan pelanggan dan prospek tersebut memiliki tanggung jawab besar. Amankan mereka, dan Anda akan menjaga kepercayaan orang-orang yang bekerja dengan dan membeli dari Anda. Tetapi jika terjadi kesalahan, pelanggaran keamanan, kehilangan data, atau pelanggaran privasi itu akan merusak reputasi Anda.

Manajemen data CRM yang konsisten memastikan privasi dan keamanan data menjadi prioritas konstan, menjaga reputasi Anda dalam prosesnya.

Daya saing

Mengumpulkan set besar data adalah satu hal, tetapi menggunakannya secara efisien adalah hal lain. Strategi manajemen data CRM yang berorientasi pada tujuan dapat memberi Anda keunggulan kompetitif dengan memberi Anda wawasan yang memungkinkan Anda meningkatkan proses internal, serta upaya pemasaran dan penjualan Anda.

Efektivitas biaya

Ketika aliran data didokumentasikan dengan baik dan data disederhanakan untuk menyediakan satu sumber informasi yang andal di seluruh alat, akan jauh lebih mudah untuk membuat proses berulang dan menghindari menjalankan jenis analisis yang sama berulang kali. (Belum lagi sumber daya yang Anda hemat dengan menghindari duplikasi data.)

Jenis manajemen data

Menjadi bidang yang begitu besar, ada berbagai jenis manajemen data yang masing-masing datang dengan tanggung jawabnya sendiri.

Tata kelola data

Tata kelola data mengacu pada serangkaian prinsip, prosedur, dan kebijakan yang menentukan bagaimana perusahaan mengelola datanya di setiap tahap siklus hidup data, mulai dari saat data dikumpulkan hingga di mana dan bagaimana data disimpan, dibuat dapat diakses, digunakan, dipindahkan , dan (berpotensi) dihapus.

Setiap perusahaan memiliki kerangka tata kelola datanya sendiri berdasarkan tujuan bisnis perusahaan dan kebutuhan data. Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki pengatur data khusus yang mengawasi pengelola data, tim keamanan data, dan profesional manajemen dan kualitas data lainnya, serta siapa pun yang berperan dalam menjaga kualitas dan keamanan data.

penatalayanan data

Penatalayan data adalah seseorang yang menerapkan dan menegakkan kebijakan tata kelola data di seluruh perusahaan. Mereka tidak menetapkan aturan, tetapi pastikan pedoman diikuti dan praktik terbaik diterapkan.

Seringkali, pengelola data juga bertanggung jawab untuk memastikan kualitas data. Namun di perusahaan besar, mungkin ada manajer kualitas data khusus yang membantu tugas ini.

arsitektur data

Di mana tata kelola data menetapkan aturan untuk manajemen data dalam perusahaan, arsitektur data berfokus pada penyediaan infrastruktur teknologi yang memungkinkan data dikelola sesuai dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan.

Keamanan data

Keamanan data menyangkut semua proses yang memastikan data perusahaan terlindungi, seperti:

• Enkripsi data
• Kontrol akses
• pencegahan pencurian data
• Perlindungan terhadap pemindahan atau penghapusan yang tidak disengaja
• Perlindungan terhadap korupsi data
• Proses pencadangan dan pemulihan

Tim keamanan data tidak hanya mengawasi data aktual tetapi juga memastikan perangkat keras dan perangkat lunak tempat data itu berada aman.

Persiapan data

Persiapan data terdiri dari pembuatan profil, validasi, pembersihan, dan transformasi data mentah sehingga dapat digunakan untuk analisis dan sebagai sumber intelijen bisnis. Seringkali juga termasuk menggabungkan data dari sumber yang berbeda.

Pemodelan data

Pemodelan data mendokumentasikan hubungan antara data yang berbeda dan bagaimana data bergerak melalui perusahaan, baik dalam alat khusus maupun lintas sistem organisasi.

Manajemen data induk

Manajemen data master berfokus untuk memastikan perusahaan selalu bekerja dengan informasi tunggal, terverifikasi, terkini, dan andal. Ini berarti menarik data dari semua sumber data Anda yang berbeda dan menyajikannya sebagai satu sumber yang dapat digunakan dan dapat dipercaya. Ini juga melibatkan memastikan data direpresentasikan dengan cara kualitatif yang sama di berbagai sistem dan alat.

Manajemen gudang data

Manajemen gudang data menentukan bagaimana data perusahaan disimpan secara fisik dan/atau di cloud. Ini menyediakan, mengawasi, dan menangani infrastruktur di mana data mentah dikumpulkan dan diatur.

Manajemen data besar

Manajemen data besar mengacu pada bagaimana perusahaan mengumpulkan dan menyimpan sejumlah besar data mentah dan terstruktur sehingga tim di seluruh perusahaan dapat menggunakan data ini untuk meningkatkan proses mereka dan membuat keputusan berdasarkan data.

Praktik terbaik pengelolaan data

Manajemen data akan terlihat berbeda dari perusahaan ke perusahaan tergantung pada tujuan bisnis dan kebutuhan data. Namun, ada beberapa praktik terbaik yang ingin Anda ingat terlepas dari kebijakan dan prosedur yang Anda putuskan untuk diterapkan.

Mengidentifikasi tujuan bisnis

Seperti kebanyakan usaha besar dalam bisnis Anda, praktik manajemen data Anda harus mendukung sasaran bisnis Anda. Ini berarti Anda perlu menentukan data mana yang Anda perlukan untuk bekerja secara efisien dan efektif, serta cara terbaik untuk menyimpan dan menggunakan data tersebut.

Mengumpulkan terlalu banyak data dapat membebani sumber daya Anda dan mengalihkan fokus dari hal-hal yang benar-benar akan membantu Anda menggerakkan jarum. Mengumpulkan terlalu sedikit data dapat membuat Anda kehilangan peluang saat Anda mengembangkan prosedur dan alur kerja yang lebih detail.

Mengutamakan keamanan data

Apa pun tujuan bisnis Anda, menjaga keamanan data Anda harus selalu menjadi prioritas. Penting untuk secara aktif menangani hal ini dan tidak hanya mengambil tindakan saat terjadi pelanggaran. Buat rencana pemeliharaan keamanan data yang memungkinkan tim Anda menemukan risiko keamanan dan menyelesaikannya secara preventif.

Keamanan data bukan hanya tanggung jawab tim manajemen data Anda. Setiap orang di perusahaan yang menangani data perlu dibekali pengetahuan tentang praktik terbaik keamanan data. Idealnya, ini terjadi melalui pelatihan dan komunikasi berkelanjutan seputar ancaman terbaru, seperti teknik phishing dan serangan ransomware.

Fokus pada kualitas data

Untuk melindungi kualitas data Anda, Anda memerlukan definisi yang jelas tentang seperti apa data berkualitas tinggi di dalam perusahaan Anda. Setelah Anda menetapkan standar ini, kembangkan rencana untuk terus memantaunya. Periksa keakuratan dan kemungkinan kerusakan data sehingga Anda dapat memperbaiki kesalahan segera setelah muncul.

Berikut adalah beberapa metrik kualitas data yang dapat Anda sertakan:

• Akurasi: Seberapa benar datanya?
• Relevansi: Seberapa relevan data dengan sasaran bisnis Anda?
• Kelengkapan: Apakah ada yang hilang yang membuat data tidak dapat digunakan?
• Aksesibilitas: Apakah setiap orang yang membutuhkan akses ke data ini memiliki akses?
• Konsistensi: Apakah data Anda diformat dengan cara yang sama di seluruh sumber data dan sistem?

Dalam hal ini, praktik terbaik manajemen data harus diketahui di seluruh perusahaan sehingga setiap orang dapat melakukan bagiannya untuk menjaga data sebersih mungkin. Anda juga dapat menentukan pedoman manajemen data khusus alat, seperti praktik terbaik manajemen data CRM, selama tidak bertentangan dengan kebijakan tata kelola data menyeluruh Anda.

Kembangkan cadangan data dan strategi pemulihan

Dalam keadaan darurat, prosedur pencadangan dan pemulihan terperinci dapat membantu Anda mengaktifkan dan menjalankan sistem data dengan cepat. Mereka juga memastikan Anda dapat kembali bekerja dengan data berkualitas tinggi yang telah Anda kumpulkan dan pelihara dengan susah payah.

Untuk mempersiapkan tim Anda dengan sebaik-baiknya, tentukan terlebih dahulu apa yang salah dan petakan bagaimana Anda akan menangani setiap skenario. Buat garis besar pendekatan langkah demi langkah dan gunakan bagan alur untuk membuatnya jelas secara visual apa yang perlu terjadi (dan kapan) sehingga semua orang tahu apa yang harus dilakukan saat ada tekanan.

Ini juga merupakan ide bagus untuk mencatat bagaimana semua alat manajemen data Anda bekerja dan seperti apa alur kerja di antara mereka. Ini membuatnya lebih mudah untuk memecahkan masalah dengan cara yang ditargetkan dan menjalankan prosedur pemulihan hanya jika diperlukan.

Dalam hal menyimpan data Anda dengan aman, metodologi 3-2-1 biasanya digunakan dan direkomendasikan. Dikatakan untuk menyimpan tiga salinan data Anda menggunakan dua metode penyimpanan yang berbeda, dengan salah satunya di luar lokasi. Sistem ini memastikan Anda akan selalu memiliki salinan data yang tersisa jika metode atau lokasi penyimpanan hilang atau rusak.

Membuat data dapat digunakan

Inti dari mengelola data Anda dengan benar dan menjaganya agar tetap aman adalah agar dapat berguna bagi perusahaan Anda. Ini berarti itu harus mudah diakses dan digunakan untuk pengguna. Desain database tertentu mungkin bekerja dengan baik untuk tim TI Anda, tetapi mungkin membingungkan pengguna lain.

Saat mengembangkan praktik manajemen data Anda, selalu ingat pengguna akhir dan pastikan pengalaman pengguna yang lancar bagi mereka. Anda mungkin tidak selalu melakukannya dengan benar sejak awal, oleh karena itu penting untuk mengumpulkan umpan balik dan melakukan adaptasi sesuai kebutuhan.

Pada akhirnya, data Anda hanya dapat bekerja untuk Anda sebanyak anggota tim Anda dapat bekerja dengan data tersebut.

Gunakan perangkat lunak manajemen data yang solid

Mengikuti praktik terbaik manajemen data paling mudah jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen data yang dibuat untuk mendukung praktik terbaik ini. Alat yang tepat untuk Anda akan bergantung pada tujuan dan kebutuhan data perusahaan Anda, tetapi berikut adalah beberapa hal yang selalu Anda inginkan untuk dimiliki oleh alat manajemen data:

• Antarmuka yang ramah pengguna
• Fitur pembersihan data
• Fungsi pemulihan
• Skalabilitas
• Opsi yang dapat disesuaikan

Panduan langkah demi langkah untuk manajemen data yang efektif

Manajemen data telah menjadi aspek yang tidak dapat dihindari dalam menjalankan bisnis di dunia yang digerakkan oleh data saat ini. Namun, tidak mudah untuk melakukannya dengan benar.

Karena mencakup begitu banyak cara berbeda dalam menangani data, manajemen data dapat dengan mudah menjadi berantakan dan berdampak negatif pada kualitas data Anda.

Itu sebabnya kami membuat panduan The Dirt on Data Quality. Ini memberi Anda petunjuk langkah demi langkah untuk membuat strategi manajemen data yang efektif sehingga Anda dapat memastikan data Anda bekerja untuk Anda, bukan melawan Anda.