Alat Pembersih Data Teratas untuk Meningkatkan Kualitas Data Pelanggan

Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) Anda dapat berisi ribuan kontak. Tetapi informasi itu tidak akan membantu Anda mendorong penjualan dan pemasaran jika Anda tidak dapat mempercayainya. Setiap email yang terpental, panggilan tak terjawab, dan pesan yang salah alamat merugikan upaya penjangkauan Anda, dan pada akhirnya, keuntungan Anda.

Mengingat hal ini, tidak mengherankan jika beberapa perusahaan memperkirakan mereka kehilangan lebih dari 10 persen dari pendapatan tahunan mereka karena kualitas data yang buruk —dan itu bahkan tidak memperhitungkan tekanan bahwa data buruk menyebabkan tim mereka. Data CRM Anda memerlukan pemeriksaan rutin, dan pembersihan data adalah proses yang diperlukan untuk memastikan data pelanggan Anda akurat, konsisten, dan dapat ditindaklanjuti. Tapi ini menjadi beban yang semakin berat saat daftar kontak Anda bertambah dan perwakilan Anda berjuang untuk menyulap semua yang ada di daftar tugas mereka.

Sederhananya: Tim pemasaran dan penjualan Anda tidak dapat secara efektif mengelola pemeliharaan data sendirian. Mereka membutuhkan alat untuk membantu. Untungnya, ada banyak solusi pembersihan data yang hemat biaya atau gratis yang membuat prosesnya lebih mudah dan membuat tim Anda tetap fokus untuk melibatkan pelanggan dan prospek.

Mari jelajahi kebutuhan umum pembersihan data dan beberapa alat pembersihan data terbaik yang tersedia untuk membantu Anda merampingkan pencarian.

Bagaimana Anda bisa membersihkan data Anda?

Kebersihan data penting di setiap langkah siklus hidup pelanggan Anda, mulai dari saat pelanggan pertama kali membagikan informasi mereka melalui formulir web, hingga saat perwakilan Anda memperbarui profil tersebut berdasarkan interaksi berkelanjutan mereka dengan pelanggan. Masalah dengan semua data pelanggan adalah kualitasnya cepat menurun.

Ini hanya beberapa alasan mengapa data pelanggan Anda menjadi basi:

• Orang-orang bergerak
• Pelanggan mengubah alamat email—terutama saat mereka berganti pekerjaan
• Seseorang secara tidak sengaja memberi Anda informasi yang salah sejak awal
• Tim Anda salah memasukkan informasi pelanggan ke CRM Anda (oops!)

Terlalu sering, perwakilan Anda tidak mengetahui apakah data salah atau usang sampai mereka mencoba menghubungi. Jika mereka beruntung, mereka akan menerima pengembalian atau konfirmasi bahwa mereka gagal mencapai penerima yang dituju. Namun seringkali, perwakilan Anda tidak mengetahui bahwa kontak tersebut sudah basi—dan akan terus menghubungi email atau nomor telepon lama tanpa tanggapan.

Pemimpin pemasaran dan penjualan yang cerdas mencoba menanamkan pentingnya kualitas data pada setiap orang di organisasi dan memberdayakan perwakilan untuk menangkap data yang buruk sebelum mengarah pada keputusan yang buruk. Tapi itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Bagaimana cara kerja pembersihan data?

Pada intinya, pembersihan data adalah tentang menjaga agar data Anda tetap akurat dan siap digunakan untuk penjangkauan penjualan dan pemasaran Anda.

Pembersihan data mengharuskan tim Anda untuk terus meninjau catatan pelanggan Anda, menambahkan bidang yang hilang, mengidentifikasi data yang berpotensi tidak akurat, menggabungkan catatan duplikat, dan beberapa tugas lain yang akan kami jelajahi di bawah.

Terlepas dari berapa banyak catatan yang dikandung CRM Anda, ada dua cara utama untuk membersihkan data Anda:

1. Manual, upaya manusia
2. Alat pembersih data

Tinjauan manual mungkin cukup ketika bisnis Anda kecil dan CRM Anda berisi catatan terbatas, tetapi apa pun yang lebih besar menjadi terlalu banyak untuk ditangani secara efektif.

Sebagian besar tim membutuhkan teknologi yang tepat untuk menjaga kualitas data mereka secara efektif. Mari kita jelajahi alasannya.

Apa sebenarnya yang dilakukan alat pembersihan data?

Alat pembersih data—juga disebut alat penggosok data atau alat pembersih data—meninjau set data Anda, mengidentifikasi masalah kualitas data, dan menandai masalah untuk ditinjau atau memperbaikinya secara otomatis. Alat-alat ini dapat menganalisis volume data yang sangat besar secara signifikan lebih cepat daripada manusia.

Selain itu, kemampuan pembelajaran mesin menjadikannya lebih kuat, semakin lama mereka menganalisis dan memperbarui data Anda.

Sebagian besar solusi pembersihan data menyediakan kemampuan seperti pembuatan profil, standarisasi, deduplikasi, verifikasi, serta otomatisasi dan pemantauan berkelanjutan. Solusi lanjutan bahkan dapat mengakses kumpulan data pihak ketiga untuk memvalidasi alamat email atau alamat rumah untuk Anda.

Mari kita lihat beberapa tugas pembersihan data umum dan bagaimana alat pembersihan data membantu:

• Pembuatan profil data adalah langkah pertama dalam pembersihan data. Alat atau tim Anda akan menganalisis kumpulan data Anda untuk mengenali pola dan menarik wawasan. Pemrofilan ini berfungsi sebagai dasar untuk memahami celah apa yang ada dalam data Anda dan di mana data mungkin tidak konsisten. Solusi bertenaga kecerdasan buatan dapat memindai ribuan kontak dalam hitungan detik, bukan hari atau minggu yang dibutuhkan manusia.
• Standardisasi adalah pengangkatan berat lainnya untuk pembersihan data. Ini adalah saat Anda menerapkan format yang konsisten ke data Anda. Misalnya, jika Anda menstandarkan ulang tahun pelanggan, alat pembersih data Anda dapat menerapkan format MM/DD/YY yang konsisten. Atau, Anda dapat membakukan kode pos AS menjadi format lima atau sembilan digit. Sekali lagi, solusi perangkat lunak dapat membuat tugas ini mudah bagi tim Anda, alih-alih mengharuskan mereka memformat ulang data secara manual (dan berpotensi menimbulkan kesalahan baru saat melakukannya).
• Deduplikasi data adalah kekuatan utama alat pembersih data karena alih-alih mengharuskan pengguna untuk mencari dan menggabungkan duplikat secara manual, alat ini mengingatkan perwakilan Anda dalam alur kerja mereka saat profil pelanggan mungkin digandakan. Sebagian besar alat pembersih data juga akan memungkinkan Anda membuat aturan yang memandu bagaimana catatan digabungkan, memastikan tim Anda tidak secara tidak sengaja menghubungi kontak yang sama berkali-kali.
• Kemampuan verifikasi terhubung dengan kumpulan data pihak ketiga untuk mengonfirmasi apakah alamat email, nomor telepon, dan alamat rumah pelanggan Anda sudah benar. Fitur verifikasi bawaan menghemat banyak waktu bagi tim Anda untuk menjangkau alamat yang tidak valid.

Berapa biaya alat pembersih data?

Alat penggosok data tingkat tinggi dapat menelan biaya beberapa ratus hingga ribuan dolar per tahun, tetapi mereka dengan cepat membayar sendiri. Biaya kualitas data yang buruk sepenuhnya dapat dihindari, dan alat bertenaga AI dapat memperbaiki kumpulan data Anda secara signifikan lebih cepat daripada manusia. Ingat: setiap kesalahan yang tertangkap berarti menghemat waktu untuk tim Anda.

Kemampuan otomatisasi adalah fitur yang sangat kuat dari sebagian besar alat pembersihan data, artinya tim Anda dapat berhenti membuang waktu untuk tugas rutin yang padat waktu dan fokus pada hal yang penting: membantu perwakilan Anda menarik pelanggan baru dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan Anda saat ini.

Cara teratas alat pembersih data meningkatkan proses bisnis Anda

Menemukan alat pembersihan data terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda dapat memberikan manfaat langsung dan secara signifikan membantu tim Anda dalam mencapai tujuan mereka. Saat Anda menilai kasus bisnis Anda untuk mengadopsi solusi pembersihan data, pertimbangkan manfaat khusus tim ini:

Dukungan Pelanggan

Saat pelanggan Anda membutuhkan bantuan dari tim Anda, penting bagi Anda untuk melibatkan mereka dengan cara yang sangat personal dan akurat.

Tim dukungan pelanggan Anda perlu memahami riwayat pelanggan dengan merek Anda, jika mereka pernah mencari bantuan untuk masalah serupa di masa lalu, dan informasi apa pun yang dapat membantu mereka mengubah interaksi yang berpotensi hambar menjadi peluang membangun hubungan.

Segala sesuatu dari bagaimana Anda menangani pelanggan hingga kapan dan bagaimana Anda menjangkau adalah informasi penting untuk disimpan di CRM Anda. Namun, profil duplikat dapat mempersulit untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang pelanggan pada saat yang paling penting.

Pemasaran

Basis data pelanggan yang bersih akan membantu tim pemasaran Anda mengelompokkan daftar pelanggan secara akurat dan lebih memahami seberapa efektif kampanye pemasaran Anda.

Dengan memastikan setiap profil pelanggan lengkap dan benar, perwakilan Anda dapat mendekati kontak dengan percaya diri dengan penawaran yang relevan dan secara akurat melacak keberhasilan upaya tersebut.

Jika basis data Anda dipenuhi dengan duplikat atau alamat yang salah, tim Anda mungkin menganggap strategi Anda kurang efektif daripada yang sebenarnya—yang akan membuat lebih sulit untuk menetapkan strategi pemasaran Anda.

Penjualan

CRM Anda adalah alat penting bagi tim penjualan Anda untuk melacak prospek dan memahami di mana pelanggan Anda berada dalam corong Anda. Misalnya, apakah mereka baru saja mengenal merek Anda? Apakah mereka mempertimbangkan untuk melakukan pembelian? Atau mereka penggemar setia yang rutin berbelanja?

Data yang bersih dan tepercaya memastikan perwakilan penjualan Anda selalu menjangkau dengan pesan yang tepat dengan cara yang benar, yang sangat penting untuk menjaga hubungan pelanggan Anda. Menggunakan alat pembersih data juga akan merampingkan pekerjaan Anda dan memastikan perwakilan Anda tidak bekerja bersama-sama memimpin — pemborosan besar sumber daya tim yang dapat menghalangi seseorang untuk berbelanja dengan merek Anda.

Pendapatan

Tim pendapatan menganalisis pekerjaan Anda di seluruh penjualan, pemasaran, dan kesuksesan pelanggan untuk mengidentifikasi cara mendorong lebih banyak penjualan dan meningkatkan profitabilitas Anda.

Sama seperti CRM yang bersih akan membantu tim penjualan dan pemasaran Anda menjangkau prospek dengan lebih akurat dan mengonversinya menjadi pelanggan, tim pendapatan Anda dapat menjalankan laporan di CRM untuk memahami tren saluran pelanggan dan cara mengoptimalkan hasil.

Dengan setiap orang bekerja dari kumpulan data yang konsisten, Anda dapat menguji strategi baru dan menyesuaikan pendekatan Anda lebih cepat dan lebih percaya diri.

Cara meneliti alat pembersihan data

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang kuat tentang apa yang dapat dilakukan oleh alat pembersih data, inilah saatnya untuk mengeksplorasi pilihan Anda dan menentukan pilihan Anda.

Ada banyak alat pembersih data yang tersedia, masing-masing menawarkan fitur berbeda atau opsi harga yang sesuai dengan kebutuhan tertentu. Kami merekomendasikan untuk meneliti opsi pembersihan data dan meminta demo, jika memungkinkan, untuk melihat setiap alat bekerja.

Saat Anda bersiap untuk meneliti opsi Anda, kami sarankan Anda mengajukan pertanyaan berikut:

• Sumber data apa (seperti CRM Anda) yang Anda perlukan untuk mengakses alat pembersihan data?
• Tahukah Anda berapa banyak waktu pengulangan yang dihabiskan untuk menangani data yang tidak akurat? (Ini dapat membantu Anda membenarkan biaya platform baru.)
• Apa masalah kualitas data teratas yang ingin Anda atasi dengan solusi Anda?

Kami bias—namun kami yakin solusi pembersihan data kami, Validity DemandTools , adalah salah satu cara paling serbaguna dan aman untuk membersihkan dan memelihara data CRM Anda. DemandTools digunakan oleh lebih dari 16.000 organisasi Salesforce yang mengandalkan fitur seperti verifikasi email massal, sesuai permintaan, otomatisasi rutin kualitas data berulang, pencegahan duplikasi waktu nyata, dan kemampuan manajemen data skala besar.

Data berkualitas tinggi membantu kesuksesan bisnis

Bekerja dengan data tepercaya adalah cara paling efisien bagi bisnis Anda untuk menjangkau pembeli baru dan memberikan pengalaman yang luar biasa bagi pelanggan lama Anda. Meskipun sebagian besar solusi data akan menelan biaya ribuan dolar per tahun, mereka dengan mudah membayar sendiri melalui penghematan waktu, akurasi yang lebih baik dengan jangkauan Anda, dan pengalaman karyawan yang lebih kaya.

Mencari lebih banyak sumber daya untuk lebih memahami pentingnya pemeliharaan data dan cara meningkatkan kualitas data Anda? Unduh ebook kami The Dirt on Data Quality hari ini.