Apa Itu Pengarsipan Data? Tujuan, Teknik, dan Praktik Terbaik

Setiap klik, geser, atau ketuk meneruskan jejak data yang menambah mosaik luas dunia online kita. Menjaga, menjaga, dan mengatur nilai-nilai digital kita menjadi semakin penting.

Solusi penyimpanan arsip dirancang untuk pelestarian data jangka panjang. Data semacam ini tidak diperlukan untuk operasional sehari-hari, namun disimpan untuk alasan komersial atau peraturan. Solusi penyimpanan, yang sering kali menggabungkan kompresi data, deduplikasi, dan enkripsi, dimaksudkan agar hemat biaya sekaligus menjaga integritas data.

Adopsi data digital menjadi pusat perhatian ketika inovasi terus terjadi dan informasi digital mengalir seperti sungai yang tidak pernah berakhir. Mengelola dan melindungi kekayaan data ini menjadi sangat penting seiring dengan berkembangnya jejak digital kita secara eksponensial.

Seperti bagaimana kita menempatkan dekorasi musiman di ruang penyimpanan hampir sepanjang tahun untuk menjaga ruang keluarga tetap rapi, pengarsipan data memindahkan informasi yang jarang digunakan ke lokasi yang aman. Hal ini memudahkan pengambilan informasi penting tanpa menyumbat ruang penyimpanan aktif Anda.

Dalam skenario lain, anggap situs web Anda sebagai harta karun berupa materi, dengan setiap informasi berfungsi sebagai permata yang berharga. Seiring berjalannya waktu, beberapa harta karun ini mungkin menjadi kurang relevan atau mudah diakses namun masih memiliki makna sejarah.

Pengarsipan data secara sistematis menyimpan permata yang jarang digunakan namun penting, menjamin bahwa peti virtual Anda tetap teratur dan kelebihan data tidak memperlambat kinerja situs web Anda.

Strategi pengarsipan data tidak hanya meningkatkan kinerja situs web Anda tetapi juga berkontribusi dalam melestarikan riwayat digital Anda.

Tujuan pengarsipan data

Tujuan pengarsipan data termasuk berkontribusi terhadap pengelolaan data yang efektif, mematuhi peraturan, melestarikan sejarah digital, dan memulihkan data dari bencana jika terjadi. Secara khusus, hal-hal tersebut menyangkut:

• Penyimpanan jangka panjang. Pengarsipan bertujuan untuk menjamin bahwa data penting dan tidak aktif tetap dapat diakses dan tidak rusak untuk jangka waktu lama. Ini melindungi entitas dari kehilangan data akibat kegagalan perangkat keras, kerusakan sistem, atau perubahan teknis.
• Optimalisasi biaya. Pengarsipan membebaskan sumber daya dalam sistem penyimpanan aktif dengan memindahkan materi usang ke tempat lain. Hal ini meningkatkan kinerja sistem secara keseluruhan dan menurunkan biaya opsi penyimpanan berkinerja tinggi.
• Persyaratan kepatuhan dan peraturan . Undang-undang mengharuskan banyak industri untuk menyimpan jenis data tertentu untuk jangka waktu tertentu. Pelestarian data yang benar membuat perusahaan selalu mengikuti perkembangan peraturan.
• Referensi dan analisis sejarah. Data yang diarsipkan berisi silsilah data, wawasan, tren, dan pola yang signifikan dari masa lalu, meskipun saat ini data tersebut tidak beroperasi. Ini mungkin masih berisi informasi yang membantu membuat keputusan bisnis yang tepat atau memperkirakan tren.
• Manajemen data yang efisien. Lingkungan data yang terorganisir dengan baik memerlukan data yang terpelihara dengan baik. Ini menjauhkan materi lama dari lokasi penyimpanan aktif, memungkinkan pengguna untuk mengidentifikasi dan mengambil informasi yang mereka inginkan dengan cepat.
• Manajemen pengetahuan . Pengetahuan institusional yang penting sering kali dimasukkan ke dalam data historis dalam organisasi. Organisasi sering kali memasukkan informasi penting ke dalam penyimpanan data historis mereka. Pengarsipan yang tepat menjamin bahwa informasi ini tersedia bahkan ketika terjadi perubahan staf.

Arsip data vs. penyimpanan data vs. cadangan data

Penyimpanan data membuat informasi tetap mudah dijangkau. Pencadangan data berkaitan dengan pemulihan cepat data terbaru yang disusupi untuk memastikan kelangsungan bisnis. Terakhir, meskipun pengarsipan data mengambil sedikit dari penyimpanan dan sedikit dari cadangan, fokus utamanya adalah melestarikan data lama yang jarang digunakan.

Kepatuhan terhadap peraturan, pengoptimalan, dan referensi historis semuanya diperlukan untuk pengelolaan data yang efektif. Penyimpanan menangani kebutuhan operasional saat ini, dan pengarsipan menangani pelestarian jangka panjang dan efisiensi sumber daya.

Manfaat pengarsipan data

Pengarsipan data lebih dari sekadar menyimpan data; praktik ini memungkinkan perusahaan meningkatkan produktivitas, menjaga kepatuhan, membuat keputusan yang tepat, dan mengamankan aset digital mereka untuk retensi jangka panjang.

• Data historis memberikan wawasan, tren, dan pola yang signifikan. Pengarsipan menjamin bahwa data historis tetap tersedia untuk diperiksa, sehingga dapat membantu pengguna membuat keputusan yang tepat.
• Data yang aktif, dapat diakses, dan dapat diubah sering kali memerlukan penyimpanan dan sumber daya pemrosesan yang kuat. Tidak ada orang yang terlalu sering menggunakan file arsip, sehingga menghemat sumber daya, meningkatkan efisiensi sistem, dan menurunkan biaya.
• Aset digital seperti catatan, makalah, dan studi penelitian seringkali bernilai seiring berjalannya waktu. Pengarsipan data melindungi aset ini dari kehilangan data, masalah perangkat, dan keusangan teknologi.
• Pengarsipan konsisten dengan praktik tata kelola data yang sukses dan menegaskan bahwa data terorganisir dengan baik, mudah diakses, dan diklasifikasikan secara akurat.
• Tindakan pencegahan keamanan disertakan dalam metode pengarsipan yang tepat untuk melindungi data yang diarsipkan dari akses atau pelanggaran yang tidak diinginkan.
• Insiden tak terduga mengganggu operasional bisnis. Dengan mengamankan salinan cadangan data penting, pengarsipan menjaga kelangsungan bisnis tetap berjalan.

Undang-undang pengarsipan data utama

Berikut adalah beberapa undang-undang dan peraturan dengan persyaratan kebijakan penyimpanan data tertentu untuk memberi kita pemahaman yang lebih baik tentang kepatuhan fungsi penyimpanan data.

• Menurut Pasal 5(e) Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), data harus “disimpan dalam bentuk yang memungkinkan identifikasi subjek data tidak lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan pemrosesan data pribadi.” GDPR mengizinkan perusahaan untuk menyimpan data pribadi untuk jangka waktu yang lama “sepanjang data pribadi tersebut akan diproses semata-mata untuk tujuan pengarsipan demi kepentingan publik, tujuan penelitian ilmiah atau sejarah, atau tujuan statistik sesuai dengan Pasal 89(1).”
• Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) tidak memuat kriteria seragam untuk pengarsipan data medis karena kriterianya berbeda-beda di setiap negara bagian. Namun, hal ini mencakup informasi yang jelas tentang penyimpanan dokumen terkait HIPAA.
• Menurut Departemen Tenaga Kerja AS, Fair Labor Standards Act (FLSA) mewajibkan perusahaan untuk menyimpan catatan setidaknya selama tiga tahun. Kartu waktu, jadwal, dan catatan pendapatan harus disimpan selama dua tahun untuk menghitung pembayaran. Agen Departemen Tenaga Kerja harus dapat mengakses semua catatan untuk pemeriksaan.
• Sesuai Detik. 802(a)(1) dari Sarbanes-Oxley Act (SOX), “setiap akuntan yang melakukan audit terhadap penerbit sekuritas yang menerapkan pasal 10A(a) dari Securities Exchange Act tahun 1934, harus melaksanakan semua audit atau mereview kertas kerja untuk jangka waktu lima tahun sejak akhir periode fiskal dimana audit atau reviu tersebut diselesaikan.”

Tantangan pengarsipan data

Pengarsipan data menghadirkan beberapa masalah yang harus diatasi oleh bisnis agar berhasil mengelola data yang disimpan. Berikut adalah lima masalah yang mungkin harus Anda pecahkan.

1. Volume dan pertumbuhan data: Mempertahankan dan melestarikan informasi dalam jumlah besar dapat menjadi hal yang sangat sulit karena volumenya meningkat secara eksponensial. Memberikan solusi pengarsipan yang terukur untuk mengakomodasi peningkatan jumlah data bukanlah hal yang mudah.
2. Klasifikasi dan identifikasi data: Anda harus membuat beberapa pilihan sulit tentang data mana yang akan disimpan berdasarkan relevansi, persyaratan peraturan, dan tren penggunaan. Pastikan untuk mengidentifikasi dan mengkategorikan materi pengarsipan dengan benar untuk memastikan pengambilan yang efisien.
3. Peraturan dan kepatuhan penyimpanan data: Setiap sektor memiliki peraturan penyimpanan data yang berbeda. Menyimpan data sambil mematuhi standar-standar ini dan tetap dapat diakses untuk audit menguji setiap profesional informasi, terutama ketika peraturan berubah.
4. Pengambilan dan aksesibilitas materi: Materi yang diarsipkan seringkali kurang dapat diakses dibandingkan data saat ini. Ini adalah tindakan penyeimbang untuk menjaga data yang disimpan mudah dipulihkan tanpa mengorbankan keamanan.
5. Keusangan teknologi: Seiring kemajuan teknologi, format data, metode penyimpanan, dan prosedur pengarsipan perlu diperbarui. Menjamin aksesibilitas jangka panjang atas data yang disimpan menimbulkan kesulitan besar.

Praktik terbaik untuk pengarsipan data

Anda harus memiliki rencana pengarsipan data sebagai komponen penting dari kebijakan manajemen siklus hidup data Anda. Ini memungkinkan Anda menyimpan informasi dan mempertahankan anggaran penyimpanan yang realistis secara bersamaan.

Berikut ini adalah lima teknik yang direkomendasikan untuk membangun strategi pengarsipan data yang kuat.

1. Menetapkan kebijakan pengarsipan yang jelas

Buat kebijakan pengarsipan yang terdefinisi dengan baik yang menentukan jenis data yang akan disimpan dan parameter kapan data tersebut harus diarsipkan dan berapa lama data tersebut harus disimpan. Menerapkan kriteria kelayakan data untuk menjaga konsistensi dan kepatuhan terhadap aturan.

2. Menyortir dan memprioritaskan data

Kategorikan data berdasarkan nilai, sensitivitas, dan frekuensi penggunaannya. Tidak setiap titik data memerlukan tingkat pelestarian yang sama. Prioritaskan pengarsipan data berdasarkan permintaan bisnis, batasan peraturan, dan kepentingan historis.

3. Menerapkan langkah-langkah keamanan data

Siapkan enkripsi, kontrol akses, dan sistem autentikasi untuk memastikan keamanan data tetap terjaga. Audit dan pantau akses ke data arsip secara berkala untuk menghindari akses ilegal.

4. Gunakan solusi penyimpanan yang skalabel dan efisien

Pilih sistem pengarsipan yang dapat menangani perluasan volume data. Pertimbangkan untuk menerapkan penyimpanan hemat biaya seperti arsip tape atau sistem pengarsipan cloud untuk mengelola biaya.

5. Fokus pada pengarsipan dokumen

Simpan catatan menyeluruh tentang operasi pengarsipan data Anda, termasuk aturan, metode, dan alasan di balik pilihan pengarsipan data. Dokumentasi ini berguna untuk audit, memastikan konsistensi, dan berfungsi sebagai referensi untuk pengambilan keputusan di masa depan.

Solusi pengarsipan data

Solusi penyimpanan arsip biasanya menyimpan email, dokumen, dan data lain yang tidak relevan, namun masih memiliki nilai untuk referensi historis, kepatuhan, atau pemulihan data. Sistem ini dapat mendukung penyimpanan fisik, seperti kaset, dan penyimpanan digital, seperti layanan berbasis cloud.

Membuka kunci masa depan arsip data

Pengarsipan data muncul sebagai penjaga informasi yang stabil di era digital kita, menjaga alur sejarah, kepatuhan, dan efisiensi. Saat kami menelusuri arus inovasi, kami menemukan bahwa pengarsipan data melindungi sejarah kita dan mengarahkan masa depan kita. Hal ini memungkinkan kita membuat penilaian yang cerdas, menavigasi lingkungan peraturan, dan mengoptimalkan sumber daya.

Seiring kemajuan teknologi, pentingnya pelestarian dan perlindungan data yang tepat akan tetap konstan, menyediakan hubungan antara masa lalu yang diketahui dan wilayah yang belum ditemukan di masa depan.

Raih peluang ini dan temukan lebih banyak tentang perlindungan data !