Metadata DAM: Mengapa lebih sedikit lebih baik

Platform manajemen aset digital (DAM) tidak dimaksudkan sebagai kotak kunci atau lubang hitam tempat aset masuk tetapi tidak pernah keluar. DAM Anda menciptakan nilai dan efisiensi dengan memungkinkan Anda menemukan aset yang ada untuk digunakan kembali dengan mudah.

Ini membantu Anda mengelola hak dan batasan penggunaan untuk menghindari masalah peraturan dan hukum saat menggunakan kembali aset. Batu kunci dari proses itu adalah metadata.

Artikel ini membahas mengapa Anda harus menghindari terlalu banyak bidang metadata dan cara merampingkan manajemen metadata di DAM Anda.

Anda tidak akan pernah memiliki terlalu banyak hal yang baik, bukan?

Definisi paling dasar dari metadata adalah data tentang data. Ini adalah informasi yang ditetapkan ke aset Anda untuk mendeskripsikannya. Ini memberi makan hasil pencarian dan filter Anda, memungkinkan Anda menemukan aset yang tepat yang Anda butuhkan.

Sistem DAM pilihan Anda kemungkinan besar dilengkapi dengan serangkaian standar bidang metadata siap pakai yang mencakup dasar-dasar — ​​judul, deskripsi, jenis file, dll. Dan Anda ingin menambahkan bidang khusus tambahan yang disesuaikan dengan industri, perusahaan, dan produk.

Dalam hal metadata DAM, banyak organisasi membuat kesalahan dengan berasumsi bahwa lebih banyak selalu lebih baik, terutama jika ini pertama kalinya mereka menggunakan sistem DAM. Jika metadata adalah batu kunci DAM Anda, maka Anda menginginkan metadata sebanyak mungkin per aset, bukan?

Yah, belum tentu. Anda juga perlu mengingat waktu dan upaya yang diperlukan untuk memasukkan metadata. Meskipun otomatisasi dan AI dapat membantu entri metadata, mereka tidak dapat sepenuhnya menggantikan mata dan pengetahuan manusia.

Gali lebih dalam: Inilah mengapa Anda memerlukan alur kerja DAM — dan cara memetakannya

Menemukan keseimbangan yang tepat

Kuncinya adalah memiliki metadata yang tepat. Anda ingin menemukan keseimbangan antara kegunaan dan nilai metadata serta waktu dan upaya yang dikeluarkan untuk memasukkannya.

Latihan yang baik untuk dilakukan dengan pemangku kepentingan Anda adalah mengambil daftar awal bidang metadata yang telah Anda susun, termasuk bidang siap pakai dan bidang khusus dan memeringkatnya sebagai must-have, nice-to-have dan tidak dibutuhkan atau berlebihan.

Jangan takut untuk mundur dan mempertanyakan apakah suatu bidang benar-benar dibutuhkan. Pertanyaan kunci untuk sering kembali ke dalam diskusi harus:

• Apakah kolom ini berisi informasi yang akan membantu pengguna akhir saya menemukan aset yang mereka perlukan?
• Apakah nilai yang diberikan bidang ini sebanding dengan waktu yang diperlukan untuk memasukkan informasi?
• Apakah ada alasan hukum, peraturan, atau organisasi yang mengharuskan informasi dalam bidang ini dilampirkan ke aset?

Untuk bidang yang harus dimiliki, Anda juga harus menentukan apakah bidang tersebut wajib diisi, artinya semua aset di DAM harus memiliki informasi yang dimasukkan di bidang tersebut agar dapat disimpan dan tersedia untuk digunakan.

Bersikaplah sangat selektif dengan menunjuk bidang sesuai kebutuhan. Semakin banyak bidang yang wajib diisi, semakin banyak waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan metadata per aset. Ukuran yang baik adalah untuk menentukan apakah ada aset yang memerlukan tag pengisi, seperti N/A , Tidak ada atau Lainnya dimasukkan ke dalam bidang itu karena diperlukan, dan tidak ada persyaratan khusus yang berlaku. Itu akan menunjukkan bahwa bidang tersebut sebenarnya tidak diperlukan secara universal.

Apakah Anda mendapatkan hasil maksimal dari tumpukan Anda? Ikuti Survei Penggantian MarTech 2023 singkat kami

Tapi kami benar-benar membutuhkan semua bidang ini!

Jika pemangku kepentingan Anda tidak bergerak dan daftar bidang metadata yang ingin mereka sertakan dalam DAM lebih panjang dari yang Anda rekomendasikan, Anda mungkin harus terlebih dahulu memilih pertempuran Anda. Percayalah, itu akan berhasil.

Pada hari-hari awal DAM, Anda mungkin melihat mereka yang bertanggung jawab untuk mengunggah aset dan menerapkan metadata mengisi sebagian besar bidang. Namun seiring waktu, secara alami akan berkembang bahwa beberapa bidang akan ditinggalkan semua atau sebagian besar karena banyak hal menjadi sibuk dan rutinitas metadata yang lebih efisien berkembang.

Pengunggah Anda akan mengasah informasi apa yang paling berharga untuk waktu yang diberikan untuk masuk dan mulai menyesuaikan entri metadata mereka. Kemudian Anda akan berada di posisi kunci untuk memperketat metadata. Kami akan kembali ke ini nanti.

Memperlancar proses

Anda memiliki berbagai opsi saat menyiapkan bidang metadata. Ada beberapa cara untuk mengatur dan mengelompokkan bidang dan beberapa format yang tersedia untuk bidang tersebut.

Untuk format bidang, lihat semua opsi Anda dan pilih jenis bidang yang paling masuk akal untuk data yang disimpannya. Gunakan bidang tanggal untuk tanggal, bidang angka dengan jumlah batas karakter yang sesuai untuk angka, dll.

Cobalah untuk meminimalkan bidang teks bebas sebanyak mungkin demi kosakata terkontrol di bidang drop-down dan multi-pilihan. Ini menghilangkan kemungkinan kesalahan ejaan dan menghilangkan kebingungan atas istilah berbeda yang digunakan dalam organisasi Anda untuk menjelaskan hal yang sama.

Setiap orang harus menggunakan istilah standar daripada akronim atau singkatan istilah. Menyediakan glosarium untuk bidang kosakata terkontrol juga dapat sangat membantu pengguna Anda, baik yang memasukkan metadata maupun yang mencari aset.

Kelompokkan bidang Anda dengan cara yang masuk akal bagi pengguna yang memasukkan metadata dan mendorong kemudahan dan efisiensi terbesar untuk entri metadata. Temukan bidang yang paling sering digunakan di bagian atas halaman untuk meminimalkan pengguliran. Jika Anda memiliki bidang yang wajib diisi, pastikan bidang tersebut mudah diidentifikasi.

Gunakan penandaan otomatis dan alat AI jika memungkinkan untuk mendorong konsistensi. Namun, ketahuilah bahwa alat tersebut membutuhkan pengawasan. Mereka harus disiapkan, dilatih dan kemudian di-QA dan diperbarui terus menerus. Akan ada perubahan dan pengecualian yang memengaruhi alur kerja pemberian tag otomatis, dan perhatian manusia diperlukan untuk memastikan Anda mempertahankan keakuratan dalam metadata Anda.

Gali lebih dalam: struktur tata kelola DAM didefinisikan dan dijelaskan

Tapi masih banyak bidang!

Mengelola metadata tidak pernah dilakukan. Saat kebutuhan dan proses bisnis berubah, Anda harus selalu memastikan bahwa metadata Anda terus dan tetap relevan. Kolom akan ditambahkan dan dihapus, dan tag metadata di kolom yang ada harus ditambahkan, dihapus, atau diperbarui.

Tetapi bagaimana dengan semua bidang yang menurut bisnis mereka butuhkan tetapi kemudian ditinggalkan? Setelah DAM Anda berjalan lancar dan input metadata menjadi agak rutin, Anda berada dalam posisi yang sangat baik untuk mengunjungi kembali inventaris lapangan tersebut.

Gunakan alat pelaporan apa pun yang tersedia di DAM Anda untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang bagaimana metadata Anda dimasukkan dan digunakan. Jalankan laporan pada semua bidang metadata di DAM Anda, pisahkan menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola, jika perlu, untuk inventaris lengkap aset.

Dari perspektif pengguna akhir, ambil laporan tentang istilah dan filter pencarian paling populer. Selain itu, istilah penelusuran apa yang dimasukkan pengguna yang memberikan hasil nol?

Jika ada celah dalam laporan bermanfaat yang tersedia, survei pengguna Anda, baik sebagai pemberi input maupun pengguna akhir. Apa yang membuat mereka frustrasi? Umpan balik apa yang mereka miliki untuk mengubah bidang metadata dan tata letaknya atau filter pencarian yang tersedia yang akan membuat hidup mereka lebih mudah?

Setelah Anda mengumpulkan semua laporan dan umpan balik, lihat riwayat dan status metadata Anda saat ini. Lihat apakah Anda dapat mengeluarkan beberapa tema atau pola:

• Apakah ada bidang yang tidak pernah atau jarang memasukkan metadata?
• Apakah ada ladang yang mungkin telah digunakan secara konsisten di masa awal DAM Anda tetapi telah ditinggalkan sejak saat itu?
• Apakah Anda melihat redudansi dengan potongan metadata tertentu yang dimasukkan di beberapa bidang?

Saat Anda menganalisis data dan menemukan bidang yang merupakan kandidat untuk dihapus dari struktur metadata Anda, ini juga saat yang tepat untuk meninjau kembali pertanyaan yang Anda ajukan kepada diri sendiri dan pemangku kepentingan saat pertama kali mulai menentukan struktur:

• Apakah kolom ini berisi informasi yang akan membantu pengguna akhir saya menemukan aset yang mereka perlukan?
• Apakah nilai yang diberikan bidang ini sebanding dengan waktu yang diperlukan untuk memasukkan informasi?
• Apakah ada alasan hukum, peraturan, atau organisasi yang mengharuskan informasi dalam bidang ini dilampirkan ke aset?

Gunakan data yang dikumpulkan untuk mempresentasikan proposal kepada pemangku kepentingan Anda tentang cara memperketat struktur metadata Anda agar lebih efisien dan efektif. Mendapatkan dukungan mereka seharusnya lebih mudah sekarang karena Anda memiliki umpan balik pengguna, angka, dan informasi historis.

Dan ingat, pembaruan yang bermanfaat tidak terbatas pada menghapus bidang yang tidak terpakai dan kurang dimanfaatkan. Bidang dapat dipindahkan ke lokasi berbeda di halaman. Kolom atau urutan baru di dalam kolom dapat membuat bidang lebih menonjol dan lebih mudah dilihat, meningkatkan peluang untuk digunakan.

Membatasi pengguliran meningkatkan penggunaan

Ketika lebih sedikit pengguliran diperlukan untuk melihat kolom, semakin mungkin kolom itu akan digunakan. Bidang dapat diganti namanya jika deskripsinya tidak jelas. Pengguna mungkin tidak memasukkan metadata dalam bidang tertentu hanya karena mereka tidak yakin persis apa yang diharapkan untuk dimasukkan di sana.

Dalam beberapa kasus, format bidang dapat diubah. Misalnya, apakah mengubah bidang teks bebas tertentu menjadi dropdown memungkinkan untuk menghemat waktu dan meningkatkan akurasi data?

Menghapus bidang yang dianggap asing dapat memberi Anda hasil maksimal dalam hal efisiensi, tetapi ingat bahwa kegunaan, keakuratan, dan integritas metadata Anda adalah tujuan utama Anda.

Beberapa bidang yang tidak digunakan mungkin berisi informasi historis yang harus Anda simpan untuk tujuan hukum, jadi Anda tidak ingin langsung menghapusnya. Dalam kasus ini, Anda dapat menyembunyikan bidang dari tampilan saat ini dan tetap menyediakannya untuk pelaporan atau pemulihan ke formulir metadata Anda jika diperlukan.

Pekerjaan metadata tidak pernah selesai

Seperti sebagian besar area DAM Anda, mempertahankan dan meningkatkan struktur metadata Anda merupakan proses yang berkelanjutan. Sebagai aspek penting dari DAM, metadata memerlukan perhatian rutin untuk memastikan akurasi dan relevansi.

Pelaporan dan umpan balik pengguna akan menjadi faktor penting saat Anda bekerja dengan bisnis dan pemangku kepentingan Anda untuk mempertahankan keseimbangan efisiensi dan nilai tersebut. Dengan perawatan dan perhatian yang tepat, metadata akan memastikan bahwa aset Anda mengalir keluar dari DAM Anda dengan mulus seperti mengalir masuk.