Mengapa Integrasi Berbasis File CSV Bisa Lebih Baik daripada Integrasi Berbasis API

Pedagang sering kali perlu memindahkan data dalam jumlah besar (seperti katalog produk, pesanan, atau data pelanggan) dari satu sistem ke sistem lain untuk pemrosesan atau organisasi. Masalahnya adalah bagaimana satu sistem menyusun dan menerima data mungkin tidak sama dengan sistem tujuan. Bagaimana Anda mentransfer dan berbagi data antar sistem (selain memasukkannya dengan tangan)?

banyak yang mengandalkan integrasi yang menggunakan file CSV (comma-separated values) untuk mengekspor dan mengimpor file teks data mereka antar sistem. CSV adalah jenis file universal yang didukung oleh banyak sistem dan pedagang merasa nyaman mengelolanya. Meskipun integrasi file sering kali merupakan opsi integrasi, ia juga memiliki keterbatasan. Saat Anda mengevaluasi pendekatan integrasi data ini, artikel ini mempertimbangkan mengapa integrasi berbasis file melalui file CSV bisa lebih baik daripada integrasi berbasis API.

Apa itu Integrasi File Datar?

Integrasi berbasis file adalah saat data sumber dan/atau data tujuan Anda harus direpresentasikan dalam file (seperti file CSV). Beberapa sistem memerlukan ini sebagai alternatif untuk API atau koneksi database langsung. Integrasi berbasis file memungkinkan data untuk dilewatkan antara database yang berbeda, atau sistem operasi, tanpa harus terhubung langsung ke database tersebut.

Meskipun integrasi berbasis file dapat mencakup berbagai jenis file (misalnya XML, JSON), artikel ini secara khusus berfokus pada integrasi file CSV. File CSV hanya dapat memiliki satu file di dalamnya, meskipun terkadang integrasi berbasis file mengharuskan Anda untuk menggabungkan elemen dari beberapa file. Mereka disebut file 'flattened' di mana satu record didefinisikan di beberapa baris.

CSV digunakan untuk menyimpan data tabular. Ini berarti mereka dapat diimpor dan diekspor dari program yang menyimpan data dalam tabel, seperti Microsoft Excel atau perangkat lunak spreadsheet lainnya, menjadi format yang dapat dibaca. Penting untuk dicatat bahwa CSV tidak dapat menyertakan rumus atau fitur pemformatan apa pun yang disediakan lembar Excel. Jika Anda menyimpan dokumen Excel sebagai CSV, semua hal tambahan itu akan dihapus.

Pedagang telah berhasil menggunakan integrasi file CSV selama beberapa dekade untuk memindahkan data antar sistem karena berbagai alasan. Namun, dalam 10 – 15 tahun terakhir, API telah muncul sebagai cara yang lebih “modern” bagi dua sistem untuk berkomunikasi atau berintegrasi satu sama lain. Apa bedanya?

Integrasi API vs Pendekatan Integrasi CSV

API (Application Program Interface) adalah seperangkat kode yang memungkinkan dua program perangkat lunak untuk berkomunikasi satu sama lain. API perangkat lunak menjelaskan cara standar yang dapat diprediksi bagi pengembang untuk menulis program yang meminta layanan dari sistem atau aplikasi lain.

API REST (REpresentational State Transfer) menerima permintaan HTTP untuk GET, PUT, POST atau DELETE data. REST mewakili gaya arsitektur dan pendekatan komunikasi yang digunakan di sebagian besar pengembangan layanan web modern. Oleh karena itu, sering digunakan untuk membangun API yang memungkinkan pengguna untuk terhubung dan berinteraksi dengan layanan cloud.

SOAP (Simple Object Access Protocol) adalah protokol lain yang digunakan untuk mengembangkan API. Ini kurang umum di API baru daripada REST, tetapi pada dasarnya menyelesaikan hal yang sama.

Integrasi API memungkinkan Anda menghubungkan dua sistem dengan menafsirkan dan menerjemahkan data antara dua sistem melalui API mereka. Ini memungkinkan aliran data seperti “GET Product” dari titik akhir API yang dikenal di ERP dan “Produk PUT” ke titik akhir API yang dikenal di platform eCommerce.

Meskipun integrasi API adalah pendekatan yang lebih modern, itu tidak selalu merupakan solusi yang tepat (atau mungkin) bagi pedagang yang ingin mengintegrasikan sistem mereka. Inilah pandangan mendalam tentang mengapa integrasi berbasis file bisa lebih baik daripada integrasi API.

Mengapa Integrasi Berbasis File Bisa Lebih Baik daripada Integrasi API

Ada skenario di mana integrasi CSV mungkin paling masuk akal untuk bisnis Anda. Lihat di bawah ini beberapa keuntungan utama dari pendekatan integrasi sistem ini.

Simpan dan Hubungkan Sistem tanpa API

Tidak semua sistem perangkat lunak memiliki API yang tersedia untuk integrasi. Ini sering terjadi pada perangkat lunak "warisan" yang lebih lama, tetapi bahkan terjadi pada sistem modern seperti platform eCommerce Salesforce Commerce Cloud (Demandware). Mengintegrasikan dengan sistem ini harus dilakukan tanpa menggunakan API, artinya opsi terbaik Anda mungkin adalah integrasi berbasis file.

Sebagian besar sistem setidaknya menerima CSV melalui proses impor manual, berapa pun usia perangkat lunaknya. Beberapa (sekali lagi, seperti Salesforce Commerce Cloud) menawarkan kemampuan untuk mengotomatiskan impor CSV dengan mengarahkan ke server SFTP.

Penting untuk dicatat bahwa banyak pedagang akan menggunakan pendekatan integrasi ini daripada mengambil proyek yang terkadang mahal untuk meningkatkan atau mengganti sistem tanpa API ini.

Tidak berpemilik

File CSV tidak dimiliki oleh vendor perangkat lunak tertentu. Membuat dan berbagi CSV adalah cara umum untuk menangani data. Ini membuat mereka mudah untuk berinteraksi dan berbagi di antara orang-orang dan sistem. Anda dapat membuat CSV dengan memanfaatkan Excel atau perangkat lunak spreadsheet lainnya dan kebanyakan orang merasa nyaman menanganinya dengan cara ini. Terlepas dari perangkat lunak tertentu yang Anda gunakan, kemampuan untuk mengimpor dan mengekspor file CSV bukanlah hal yang unik untuk perangkat lunak atau merek tersebut.

Lebih Mudah Membuat File

Karena CSV adalah file teks biasa, lebih mudah bagi pengembang web atau anggota tim Anda lainnya untuk membuat, melihat, dan memvalidasi data sebagai spreadsheet. Yang Anda butuhkan hanyalah baris header di bagian atas dan baris data berikutnya. Anda akan dapat memanipulasi data untuk mengaturnya sesuai kebutuhan. Maka mudah untuk berbagi data ini di berbagai sistem.

Tidak ada hubungan hierarki antara data, kecuali jika Anda merepresentasikan hierarki itu dengan beberapa file CSV. Jika Anda perlu melakukan ini, ini akan membuat integrasi berbasis CSV menjadi lebih kompleks.

Contoh umum dari file CSV yang mungkin dibuat pedagang adalah lembar harga, daftar pelanggan, data produk, data pesanan, dan diskon untuk dibagikan antara sistem eCommerce dan ERP atau POS mereka.

Komunikasi Standar antara Berbagai Sumber

File CSV juga merupakan cara standar untuk mengomunikasikan data, yang menjadikannya alat yang hebat untuk mengumpulkan dan mengkompilasi data dari berbagai sumber atau sistem. Meskipun format data (kolom mana dalam urutan mana) kemungkinan akan bervariasi, CSV adalah jenis file yang sudah mapan dan hampir didukung secara universal.

Misalnya, Anda dapat mengumpulkan katalog produk dari beberapa pemasok yang berbeda. Terlepas dari sistem apa yang mereka gunakan untuk menguasai data produk mereka, mereka harus dapat mengekspor CSV dari semua data produk mereka. Anda kemudian dapat mengambil dan mengimpor CSV ini ke sistem Anda. Anda tidak perlu khawatir untuk mengintegrasikan ke sistem mereka secara langsung. Anda bahkan mungkin tidak memiliki integrasi API langsung sebagai opsi karena keamanan atau masalah lainnya.

Keterbatasan Integrasi Berbasis File

Ada kelemahan pendekatan integrasi ini yang harus Anda pertimbangkan, terutama ketika membandingkan pendekatan ini dengan alternatif seperti integrasi berbasis API.

Tanggung Jawab Keamanan

Saat mengotomatiskan transfer file CSV, pada dasarnya Anda menjatuhkan file di server yang kemudian diambil oleh sistem lain. Siapa yang memelihara server? Bagaimana Anda menjaga keamanan data Anda selama proses itu?

Integrasi berbasis file mengharuskan pedagang untuk memikirkan keamanan dengan cara yang berbeda. Meskipun Anda ingin data Anda aman selama transfer, Anda juga tidak dapat membuat akses terlalu sulit. Jika tidak, akan sangat sulit untuk berkomunikasi dengan sistem bisnis lain. Adalah tanggung jawab Anda untuk menemukan keseimbangan itu dan memastikan semua orang (dan tidak lebih) dapat mengakses file-file ini sesuai kebutuhan.

Sinkronisasi Batch

Saat mengintegrasikan sistem, sebagian besar pedagang menginginkan sinkronisasi data secara real-time, atau instan, antar sistem.

Ini akan menjadi sangat penting untuk data seperti item eCommerce dengan ketersediaan inventaris yang berubah dengan cepat atau pesanan yang harus dipenuhi untuk pengiriman dua hari. Segera setelah pesanan dilakukan secara online, Anda ingin mengurangi jumlah persediaan di semua saluran penjualan Anda dan mulai memproses pesanan. Penundaan sinkronisasi ini, meskipun hanya 30 menit, dapat menyebabkan penjualan berlebih selama masa penjualan puncak seperti obral kilat atau hari libur. Mereka juga dapat memperlambat pemenuhan pesanan yang menyebabkan Anda melewatkan tanggal pengiriman yang dijamin. Pelanggan Anda menanggung akibatnya.

Sebagian besar integrasi file CSV secara default tidak dapat disinkronkan secara instan. Ini karena tidak mungkin untuk terus menulis baris baru ke CSV sementara beberapa sistem lain terus membaca baris baru dari CSV. Anda harus menulis banyak baris ke file, jatuhkan file itu untuk diambil, lalu mulai file baru.

Ini berarti apakah aturan Anda untuk memulai file baru adalah "jumlah baris" atau "periode waktu", akan ada semacam penundaan dalam prosesnya.

Pikirkan integrasi file CSV dengan cara lain: Anda tidak dikirimi email sesuai permintaan karena datang seperti email akan tiba. Sekali sehari, Anda berpotensi menerima sekumpulan surat, dan Anda juga mengirimkannya secara berkelompok.

Menangani Struktur Data yang Kompleks

Sementara struktur file datar CSV bisa menjadi keuntungan, itu juga bisa menjadi kejatuhannya. Secara desain, data CSV tidak hierarkis atau berorientasi objek, artinya mereka memiliki struktur yang ada di mana-mana. Untuk beberapa pedagang, ini adalah masalah ketika Anda memiliki beberapa lapisan data yang saling berhubungan. Pikirkan tentang bagaimana Anda perlu mewakili pesanan dengan beberapa item baris atau produk yang tersedia dalam berbagai ukuran atau warna.

Anda akhirnya akan membuat beberapa file CSV untuk mencoba merepresentasikan hubungan antara data Anda ini. Mungkin sulit untuk mencoba mengelola dan mengatur kumpulan data yang besar.

Memvalidasi Data

Langkah penting dalam integrasi sistem adalah memvalidasi data yang Anda transfer. Anda tidak ingin mengirim data yang tidak akurat atau buruk ke sistem lain, terutama karena dapat menyebabkan kesalahan "tidak valid". Dengan integrasi file CSV, validasi data merupakan proses manual bagi penggunanya.

Saat Anda berurusan dengan beberapa CSV dengan ratusan baris data, validasi menjadi sulit untuk dikelola. Anda tidak akan hanya bisa "melihat" bahwa semuanya terlihat baik-baik saja untuk dikirim. Sebagai gantinya, pengguna akan mengandalkan rumus atau Makro yang ditulis di Excel untuk menyorot sel jika salah. Kemudian, Anda harus masuk dengan tangan untuk memperbaiki kesalahan apa pun. Proses ini memakan waktu dan salah saat meninjau data dalam jumlah besar.

Dalam beberapa kasus, sistem tempat Anda memuat data CSV dapat memberikan validasi data pada CSV yang diimpor, tetapi ini juga memiliki kelemahan. Keberadaan dan kekokohan fitur ini tidak konsisten antar platform. Dan, seringkali mereka tidak mengelola transaksi impor dengan baik pada suatu kegagalan. Itu bisa berarti bahwa jika satu baris dari 100.000 salah, seluruh impor bisa gagal.

Memulihkan dari Kesalahan Selama Transfer Data

Integrasi file CSV bergantung pada menjatuhkan dan mengambil file di server. Selama proses itu, ada banyak hal yang bisa salah seperti file yang rusak atau server atau sistem file yang sedang down. Juga biasanya tidak ada pemeriksaan untuk karakter yang tidak valid, deskripsi data yang hilang, atau masalah konten file lainnya. Apa yang terjadi ketika Anda mengirim file dengan masalah ini? Bagaimana Anda berencana untuk memperbaikinya?

Mengelola Sumber Daya Komputasi untuk Pemrosesan Data

Bergantung pada bagaimana kode ditulis untuk mengintegrasikan sistem Anda, integrasi berbasis file dapat membutuhkan banyak CPU dan RAM untuk membaca kumpulan data besar di beberapa file.

Masalah Pengkodean Karakter

Setiap sistem memiliki default sendiri untuk pengkodean karakter, misalnya UTF-8. Saat berbagi file teks (seperti CSV), pedagang harus mempertimbangkan bahwa file tersebut harus menggunakan karakter penyandian yang sama. Jika tidak, salah satu file CSV Anda dapat ditolak atau data mungkin tampak salah karena sistem tidak dapat membaca karakter Anda dengan benar. Misalnya, sistem tujuan mungkin tidak dapat membaca apostrof atau karakter khusus untuk bahasa Asia.

Pelajari Lebih Lanjut tentang Integrasi CSV

Pedagang memiliki opsi dalam hal mengintegrasikan sistem mereka. Dan bagi banyak orang, integrasi berbasis file melalui CSV bisa menjadi pilihan yang tepat. Namun, pendekatan integrasi ini tidak datang tanpa kerugian yang harus Anda pertimbangkan.

Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara mengotomatisasi bisnis Anda melalui integrasi berbasis file, pelajari lebih lanjut tentang solusi transfer file nChannel, yang dibuat untuk secara langsung mengatasi semua tantangan yang dijelaskan dalam dokumen ini.