Otomasi CRM: Panduan Cepat dan Sederhana

Untuk bisnis dengan berbagai ukuran, spreadsheet dan pencatatan manual bisa sangat cepat melelahkan. Itulah mengapa banyak perusahaan B2B dan B2C yang ingin memprioritaskan pertumbuhan menggunakan sistem CRM, seperti Salesforce, untuk mengatur proses bisnis dan menyederhanakan tugas yang rumit.

Sistem CRM memiliki berbagai kemampuan, mulai dari membantu bisnis mengelola data pelanggan dan mendukung tim pemasaran hingga meningkatkan kepuasan pelanggan dan bahkan membantu dengan dukungan pelanggan. Namun, karena semakin banyak data yang masuk ke CRM (lebih dari 2,5 triliun byte dibuat setiap hari!), kualitas keseluruhan data CRM menjadi lebih sulit dipertahankan.

Mengapa? Nah, banyak tugas prospeksi dan manajemen pelanggan yang berulang dan memakan waktu. Jadi, semakin banyak data yang masuk ke CRM, semakin banyak tugas yang harus diselesaikan, dan semakin banyak waktu yang diambil dari tanggung jawab lainnya. Pada dasarnya, ini berarti produktivitas berkurang, penjualan lebih sedikit, dan pada akhirnya, penurunan pendapatan. Astaga.

Untungnya, otomatisasi CRM memungkinkan pengguna meninggalkan tugas yang membosankan dan memakan waktu di masa lalu tanpa mengorbankan kualitas data CRM mereka. Teruslah membaca untuk semua yang perlu Anda ketahui tentang otomatisasi CRM.

Apa itu otomatisasi CRM?

Otomatisasi CRM adalah cara mengotomatiskan tugas manual yang berulang untuk merampingkan proses dan meningkatkan produktivitas. Mengotomatiskan CRM Anda menangani tugas sehari-hari seperti memperbarui informasi pelanggan, manajemen kalender, entri data, dan lainnya.

Kekuatan otomatisasi CRM

CRM dengan otomatisasi membuka dunia manfaat, yang semuanya pada akhirnya dapat menghasilkan hal-hal hebat untuk keuntungan Anda.

Peningkatan produktivitas dan efisiensi

Bagian terbaik dari otomatisasi adalah kebebasan yang diberikannya kepada Anda. Otomatisasi CRM memungkinkan pengguna untuk merampingkan tugas, membebaskan sisa hari mereka untuk fokus pada hal yang penting.

Bagi tim penjualan, ini bisa berarti kebebasan untuk mengirim lebih banyak email atau menjangkau lebih banyak pelanggan melalui telepon, yang pada akhirnya berarti meningkatkan peluang penjualan bagi perusahaan.

Pengalaman pelanggan yang lebih baik

CRM otomatis tidak hanya menguntungkan penggunanya. Pelanggan juga akan merasakan manfaatnya!

Ketika segala sesuatu di CRM perlu dilakukan secara manual (terutama dengan longsoran data yang masuk ke sistem), tidak butuh waktu lama sebelum tugas mulai ditinggalkan di backburner. Masalah? Ini menghasilkan pemeliharaan data yang buruk, yang dapat menyebabkan banyak gesekan dengan pelanggan.

Misalnya, seseorang di tim penjualan memutuskan untuk menghubungi prospek. Saat mereka menelepon, ternyata orang tersebut sudah dihubungi oleh seseorang di perusahaan! Karena penjual tanpa sadar mengandalkan catatan duplikat untuk menginformasikan panggilan tersebut, mereka tidak menyadari bahwa prospek ini telah dihubungi.

Lebih buruk lagi: pelanggan sudah membuka beberapa kasus dukungan terkait produk yang mereka beli dari perusahaan. Mereka sekarang kesal karena alih-alih memperbaiki masalah mereka, perusahaan mencoba menjual produk lain kepada mereka. Hal ini tidak hanya mempermalukan wiraniaga, tetapi pelanggan memutuskan untuk tidak lagi berbisnis dengan perusahaan.

Ini adalah salah satu masalah otomatisasi CRM yang dapat membantu menyelesaikannya. Mengotomatiskan proses deduplikasi dapat menjangkau semua catatan duplikat yang tidak sempat ditangani oleh tim penjualan, mengurangi tingkat stres mereka, dan menjaga hubungan pelanggan tetap utuh. Skor!

Peningkatan akurasi data dan organisasi

Salah satu kelemahan terbesar dari entri data manual adalah meningkatnya kemungkinan kesalahan. Ada banyak kesalahan yang bisa dilakukan saat memasukkan data secara manual, termasuk salah mengeja nama seseorang, lupa simbol “@” di alamat email seseorang, melewatkan kolom sama sekali… Sayangnya, daftarnya terus berlanjut.

Otomatisasi data CRM dapat mengurangi jumlah proses entri manual untuk memperkecil kemungkinan kesalahan dan meningkatkan akurasi data secara keseluruhan.

Tapi bukan hanya entri data yang bisa diotomatisasi. Pembaruan rekaman juga dapat diotomatisasi! Ini bagus untuk diingat karena dengan begitu banyak data yang masuk ke CRM, mudah lupa untuk kembali dan memperbarui informasi kontak lama. Mengotomatiskan proses ini memastikan semua informasi kontak terbaru dan akurat, meningkatkan kualitas keseluruhan data CRM Anda.

Pengambilan keputusan yang lebih baik

Perusahaan mengandalkan data CRM untuk menginformasikan keputusan bisnis. Misalnya, data CRM digunakan untuk membuat prakiraan penjualan, yang kemudian digunakan untuk mengaktifkan perencanaan strategis dan merampingkan arus kas.

Seperti disebutkan di bagian sebelumnya, otomatisasi data CRM dapat memainkan peran utama dalam meningkatkan akurasi data. Data yang akurat sangat penting untuk membuat prakiraan penjualan yang akurat, yang menginformasikan keputusan bisnis yang lebih besar—terutama yang berkaitan dengan masalah anggaran.

Misalnya, Kepala Penjualan memperkirakan penjualan sebesar $60 juta untuk tahun ini. Jumlah ini lebih rendah dari yang mereka harapkan, yang berarti bisnis perlu mengecilkan anggaran, ukuran tim, dan lainnya untuk mencapai target pendapatan. Tidak lama kemudian karyawan diberhentikan, tim pemasaran berhenti mensponsori dan berbicara di acara industri, dan perusahaan memindahkan karyawan yang tersisa ke ruang kerja yang lebih kecil dan kurang efisien untuk memangkas biaya.

Kemudian, Kepala Penjualan membuat realisasi yang tidak menguntungkan: perkiraannya terlalu rendah. Data CRM yang dia gunakan untuk membuat prakiraan penuh dengan kesalahan, menghasilkan prakiraan yang kurang dari $50 juta dari yang seharusnya. Semua perubahan yang dilakukan perusahaan untuk memastikan profitabilitasnya memiliki efek sebaliknya—dan sekarang para eksekutif mempertanyakan keputusan bisnis lain apa yang telah dipengaruhi oleh kualitas data yang buruk.

Singkat cerita, otomatisasi CRM dapat mencegah kesalahan buatan manusia yang menyebabkan kesimpulan bencana tersebut.

Merevolusi pemasaran email dengan CRM

Salah satu cara terbaik untuk memanfaatkan otomatisasi CRM? Untuk meningkatkan upaya pemasaran email Anda. Anda dapat menggunakan pemasaran email dan platform CRM secara bersamaan untuk mengatur kontak, menyimpan data pelanggan, dan—Anda dapat menebaknya—mengotomatiskan kampanye.

Keajaiban otomatisasi pemasaran email

Otomatisasi pemasaran email adalah email (atau rangkaian email) yang dikirim setelah pelanggan melakukan tindakan tertentu, seperti mendaftar ke program email, melakukan pembelian, atau menggunakan kode diskon.

Misalnya, Anda mendaftar untuk program email toko ritel. Beberapa menit setelah mendaftar, Anda menerima email "Selamat Datang" di kotak masuk Anda. Kebetulan? Kurang tepat—itu otomatisasi pemasaran email yang berperan. Saat Anda mendaftar untuk program email, otomatisasi pemasaran email merek yang ada memicu email "Selamat Datang" untuk dikirim ke kotak masuk Anda.

Anda merasa disambut. Pemasar email tidak pernah mengangkat jari. Dan itu, sobat, adalah keajaiban otomatisasi pemasaran email.

Tapi itu tidak berakhir di sana. Email "Selamat Datang" itu menandai awal perjalanan pelanggan, dan seluruh perjalanan dapat diotomatisasi berdasarkan tindakan yang dilakukan pelanggan. Beberapa hari setelah email sambutan awal, Anda mungkin menerima email dengan diskon 25% untuk pelanggan baru. Jika Anda mengeklik tautan yang disematkan di email dan menggunakan diskon pada barang tertentu, itu menandakan minat terhadap diskon tersebut dan dapat memicu email lain beberapa hari kemudian yang merekomendasikan produk serupa dengan yang Anda beli.

Rekomendasi ini dibuat khusus untuk Anda berdasarkan pembelian Anda sebelumnya, dan konten email dikurasi secara khusus agar sesuai dengan minat Anda. Namun, itu bukanlah pemasar email yang duduk di ujung komputer memilih item yang mereka pikir mungkin Anda sukai. Itu adalah otomatisasi email yang memicu email yang dibuat sebelumnya untuk dikirimkan kepada Anda berdasarkan perilaku Anda.

Pada akhirnya, Anda lebih cenderung melakukan pembelian, dan pemasar email memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas penting lainnya. Ini sama-sama menguntungkan!

Bagaimana otomatisasi CRM meningkatkan pemasaran email

Dalam hal pemasaran, personalisasi adalah kuncinya. Otomatisasi pemasaran email memberi Anda peluang sempurna untuk mengirim konten yang dipersonalisasi yang relevan bagi setiap pelanggan.

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, otomatisasi pemasaran email memungkinkan Anda mengirim email yang dipicu berdasarkan tindakan yang dilakukan pelanggan. Tapi di mana otomatisasi CRM berperan?

CRM adalah peti harta karun tempat semua data pelanggan berharga Anda disimpan. Data ini sangat penting saat membuat kampanye pemasaran email yang dipersonalisasi—nama pelanggan, jenis kelamin, pekerjaan, usia, lokasi, pola perilaku, dan lainnya semuanya disimpan di CRM. Namun agar data ini bermanfaat, data tersebut harus berkualitas tinggi.

Secara umum, data hanya dapat dianggap "berkualitas tinggi" jika:

• Tepat
• Menyelesaikan
• Dapat diandalkan
• Relevan
• Tepat waktu
• Sah

Otomatisasi data CRM dapat membantu memastikan data CRM Anda mencentang setiap kotak tersebut.

Fitur pemasaran email yang didukung CRM

Saat mencari sistem CRM dan/atau platform pemasaran email, ada beberapa fitur utama yang perlu diperhatikan:

Kemampuan pengujian dan analitik

Pemasaran terus berubah, begitu pula pelanggan Anda. Oleh karena itu, data mereka juga berubah.

Platform pemasaran email yang mendukung CRM memberi Anda aliran data pelanggan terkini yang konstan. Plus, itu memberi Anda alat yang Anda perlukan untuk menganalisis data itu, menguji kampanye pemasaran email, dan menyesuaikan strategi Anda sesuai kebutuhan.

Misalnya, Anda dapat menggunakan analitik untuk mengetahui berapa banyak pelanggan yang mengklik tautan yang Anda sertakan dalam kampanye email terakhir Anda. Berdasarkan metrik tersebut, Anda dapat menentukan seberapa sukses kampanye tersebut dan membuat perubahan yang diperlukan.

Integrasi

Saat mencari CRM dan/atau alat pemasaran email, menemukan sesuatu yang sedekat mungkin dengan all-in-one bisa sangat nyaman. Pastikan alat yang Anda cari terintegrasi dengan perangkat lunak dan layanan lain, seperti Microsoft, Salesforce, atau platform pemasaran lainnya.

Mengapa ini penting? Integrasi memberi Anda kemampuan untuk meningkatkan kemampuan dan melayani audiens dengan lebih baik. Misalnya, dengan mengintegrasikan dengan Microsoft, Anda akan dapat mengirim kampanye email otomatis ke daftar kontak tersegmentasi tanpa harus berpindah antar sistem.

Pembinaan memimpin

Memelihara prospek terdiri dari membangun dan membina hubungan dengan pelanggan di setiap tahap perjalanan pelanggan. Untuk menghemat waktu (dan uang), cari platform pemasaran email berkemampuan CRM yang mengotomatiskan sebagian (atau semua) dari proses ini.

Respons email otomatis

Kemampuan untuk membuat kampanye tetes adalah salah satu fitur terpenting yang harus diperhatikan, karena dapat menghemat banyak waktu, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Kampanye tetes adalah email yang dikirim secara otomatis ke pelanggan tertentu berdasarkan pemicu tertentu. Contoh kampanye tetes termasuk pengingat keranjang yang ditinggalkan dan pembaruan pengiriman.

Pelacakan keterlibatan pelanggan

Pemasaran email mengharuskan pemasar untuk dengan cepat mengubah strategi mereka ketika segala sesuatunya tidak berfungsi. Dengan pemasaran email CRM, Anda dapat melihat pelanggan mana yang membuka email Anda, mengklik tautan tertentu, dan sebagainya.

Informasi ini memberi Anda kekuatan untuk menyesuaikan strategi Anda sampai Anda mengetahui apa yang sesuai dengan pelanggan Anda. Cari alat dengan pelacakan konversi untuk lebih memahami perilaku pelanggan Anda.

Manfaat pemasaran email yang didukung CRM

Menggunakan platform email marketing yang terintegrasi dengan sistem CRM dapat memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan Anda.

Hub pusat untuk data pelanggan

Saat Anda menggunakan platform pemasaran email dengan sistem CRM, ini memberi Anda satu hub terpusat untuk semua data pelanggan Anda. Hub ini kemudian dapat diakses oleh siapa saja di organisasi Anda yang mungkin membutuhkannya, baik mereka yang bekerja di bidang penjualan, pemasaran, atau bahkan keuangan.

Sistem CRM menyimpan informasi kontak (mis., nomor telepon, alamat email, alamat surat, nomor faks, dll.), aktivitas penjualan, perilaku pengguna, panggilan telepon, catatan pelanggan, dan lainnya. Ini dapat membantu Anda mengungkap pola dan menemukan temuan utama yang terkait dengan pelanggan Anda.

Gambaran yang jelas tentang audiens Anda

Lebih mudah untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang audiens Anda ketika semua data pelanggan Anda ada di satu tempat. Kemampuan untuk melacak semua interaksi pelanggan Anda memungkinkan Anda untuk menentukan strategi mana yang berhasil versus mana yang tidak, dan menentukan area di mana bisnis Anda dapat ditingkatkan.

Kampanye tertarget dan dipersonalisasi

Kampanye pemasaran email yang paling efektif dipersonalisasi untuk memenuhi minat dan preferensi spesifik individu. Sistem CRM memudahkan personalisasi dengan mengumpulkan, mengatur, dan menyimpan data penting pengguna secara otomatis.

Mudah membuat email yang menarik dan responsif

Saat ini, Anda tidak pernah tahu jenis perangkat apa yang akan digunakan seseorang untuk menerima email Anda. Pelanggan mungkin menelusuri kotak masuk mereka di komputer desktop, laptop, ponsel, atau bahkan iPad mereka.

Dengan alat pemasaran email berkemampuan CRM, Anda bisa mendapatkan akses ke template email yang mudah disesuaikan dan responsif di semua jenis perangkat. Ini penting untuk menciptakan pengalaman pengguna yang konsisten dan menarik. Plus, itu dapat berdampak positif pada keterlibatan kampanye.

Negara otomasi sedang meningkat

Semakin banyak data yang masuk ke CRM, menjaga kualitasnya menjadi sangat penting. Otomatisasi CRM dapat membantu Anda mempertahankan data berkualitas tinggi, menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan bahkan meningkatkan upaya pemasaran email.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang manajemen CRM? Lihat laporan kami, Status Manajemen Data CRM.