Manajemen Krisis: Bagaimana Menjaga Bisnis Anda Tetap Bertahan?

Pernahkah Anda khawatir melakukan kesalahan bisnis yang dapat merusak nama baik perusahaan Anda?

Karena kemungkinan ini, banyak bisnis berhati-hati tentang hubungan masyarakat mereka. Untungnya, ada cara untuk mencegah terjadinya krisis.

Blog di bawah ini menjelaskan apa itu manajemen krisis dan bagaimana menerapkannya.

Apa itu manajemen krisis?

Manajemen krisis menggunakan strategi manajemen khusus untuk secara terampil menangani kejadian buruk yang tiba-tiba dan signifikan bagi perusahaan.

Peristiwa ini bisa berbeda, akibat dari konsekuensi tindakan Anda atau peristiwa yang tidak terduga. Namun, Anda harus siap membuat keputusan cepat yang meminimalkan kerusakan dalam kedua kasus tersebut.

Misalnya, kerusakan dapat terjadi pada keselamatan, kesehatan karyawan, keuangan organisasi, dan, tentu saja, reputasi perusahaan.

Oleh karena itu, akan lebih baik untuk mempersiapkan dan menjadi efektif dalam tindakan Anda untuk ini dan banyak pilihan lain yang mungkin.

Tujuan dari manajemen krisis adalah untuk mengetahui apakah ada krisis yang sedang dalam perjalanan untuk mencegahnya terjadi. Begitu krisis terjadi, tetap berpegang pada strategi manajemen krisis Anda untuk memadamkan api dengan cepat. Mari kita lihat bagaimana membuat strategi seperti itu.

Manajemen krisis adalah proses yang panjang, dan Anda harus menerapkannya sebelum potensi kerusakan terjadi. Tentu saja, ini bertujuan untuk meminimalkan kerusakan pasca-krisis dan mempraktekkan manajemen krisis baik sebelum, selama, dan setelah peristiwa yang merugikan terjadi.

Aturan pertama manajemen krisis: ketahui apa yang dikatakan tentang Anda

Ketika berbicara tentang prinsip utama manajemen krisis, ada baiknya menekankan tanggung jawab Anda kepada publik. Krisis tersembunyi dapat merusak reputasi Anda, dan opini publik negatif yang biasanya terbentuk ketika krisis PR terjadi dapat merusak kepercayaan Anda. Itulah mengapa sangat penting untuk segera bereaksi. Selain itu, respon yang cepat kepada publik akan membuat pesan lebih terlihat dan kredibel.

Memposting informasi tentang situasi di profil media sosial Anda dan mengirim email ke pelanggan Anda sangat baik untuk membuat audiens Anda tetap up-to-date. Dengan demikian, Anda mengurangi risiko kehilangan kepercayaan mereka. Dan, kehilangan kepercayaan pelanggan Anda bisa berarti mereka juga berhenti menggunakan produk atau layanan Anda, yang bisa menjadi bencana lain yang bisa Anda derita dalam krisis PR.

Untuk menciptakan strategi manajemen krisis yang kuat, penting untuk memantau apa yang dikatakan tentang perusahaan Anda secara online secara berkelanjutan. Anda perlu tahu berapa banyak umpan balik negatif dan positif yang Anda capai setiap hari dan waspada jika reputasi Anda mulai menurun.

Selain itu, penting untuk memupuk keterampilan khusus yang akan membantu Anda mengatasi krisis dengan sukses.

Keterampilan manajemen krisis yang penting

Terlepas dari situasinya, orang yang bertanggung jawab untuk menangani krisis harus menunjukkan beberapa keterampilan universal untuk setiap masalah potensial.

Kontrol diri

Hindari panik di semua biaya. Keputusan emosional akan menyebabkan lebih banyak kekacauan. Sangat penting untuk menjaga kejernihan pikiran, yang membantu membuat keputusan yang rasional dan secara efektif memecahkan masalah apa pun.

Komunikasi

Waktu sangat penting dalam krisis, sehingga orang yang bertanggung jawab harus berkomunikasi dengan jelas dan lugas. Dengan cara ini, rekan kerja akan mengambil tindakan lebih cepat dan tetap tenang. Komunikasi yang efektif dengan kuat diterjemahkan ke dalam kualitas kerja tim.

Kreativitas

Krisis tidak akan pernah menjadi kasus sederhana yang ditempa. Kreativitas penting ketika masalahnya menuntut. Anda harus berpikir dan mengembangkan tindakan yang cepat dan efektif.

Menggunakan kreativitas Anda juga akan memungkinkan Anda untuk melihat masalah dari perspektif yang berbeda, yang mengarah ke penilaian faktual situasi.

Manajemen hubungan

Jika krisis berarti konflik dengan perusahaan atau orang lain, posisi Anda harus ramah tetapi tegas. Kesabaran dan pengertian dalam situasi seperti itu adalah kunci aliansi kedua belah pihak. Akibatnya, negosiasi bisa berjalan lebih mudah dan lebih baik dari yang Anda harapkan.

Adaptasi

Bahkan jika Anda telah menangani krisis PR sebelumnya tanpa keluhan, solusi Anda mungkin tidak berfungsi dalam kasus saat ini. Jadi, ada baiknya menerima pendapat rekan-rekan lainnya. Keberagaman pandangan dalam sebuah tim merupakan kontribusi positif dan signifikan terhadap pemecahan masalah.

Setelah Anda mengasah keterampilan ini, Anda siap untuk menjalankan metode manajemen krisis.

Lima metode untuk mengelola krisis secara efektif

1. Tetap tenang

Ketenangan pikiran membuat Anda lebih rasional. Ini akan berhasil lebih baik daripada keputusan yang dibuat di bawah pengaruh emosi negatif dan panik.

2. Bertindak cepat

Jangan menunggu! Tetap up to date dengan laporan Anda dan beri tahu penerima Anda tentang masalah apa pun yang muncul. Pemberitahuan waktu nyata dari Mediatoolkit akan membantu Anda dalam hal ini.

3. Berkomunikasi dengan semua pihak terkait

Mempertimbangkan pendapat orang lain, berkat itu Anda akan menghilangkan kesalahan sebanyak mungkin dan konsekuensi lebih lanjut akibat krisis.

4. Bertanggung jawab

Bersikaplah dewasa dan jangan membuat alasan. Sebaliknya, ambil tanggung jawab untuk bahu Anda dengan memberikan data spesifik. Jika tidak, audiens mungkin berpikir Anda ingin menghindari konsekuensi apa pun.

5. Evaluasi hasil dan buat perubahan yang diperlukan

Mengevaluasi aktivitas pengguna secara berkelanjutan dan bereaksi ketika dibutuhkan. Berkat Laporan Mediatoolkit, Anda akan membentuk gambaran objektif tentang situasi untuk menyarankan lebih banyak solusi dan tindakan positif.

Langkah-langkah menuju rencana manajemen krisis yang sukses

Setelah Anda memiliki keterampilan yang tepat dan mengetahui metode yang sesuai untuk menangani krisis, Anda dapat mulai menyusun rencana manajemen krisis Anda.

Rencana manajemen krisis adalah alat referensi. Ini berisi daftar informasi kontak penting. Ini membantu dalam mengumpulkan informasi dan sumber yang dapat Anda rujuk. Kegiatan tersebut dapat secara signifikan menghemat waktu Anda ketika setiap menit penting.

Langkah 1: Bentuk tim manajemen krisis

Tim manajemen krisis harus mencakup orang-orang yang berhubungan dengan hubungan masyarakat, keamanan, sumber daya manusia, keuangan, keamanan, dan aspek hukum dari bisnis Anda. Memiliki orang-orang dari berbagai tim dalam tim manajemen krisis Anda akan memperkaya upaya Anda dengan perspektif yang berbeda. Itu dapat membantu Anda menciptakan respons rasional terhadap berbagai krisis sambil tetap mempertimbangkan berbagai aspek – dari perspektif SDM hingga prospek keuangan respons Anda.

Langkah 2: Nilai potensi risiko

Nilai elemen mana dari perusahaan Anda yang paling rentan terhadap potensi krisis. Pertama, pertimbangkan bahkan opsi yang paling tidak terlihat saat melakukan penelitian mendalam Anda. Kemudian, identifikasi semua aspek yang mungkin relevan dan analisis bersama dengan anggota tim Anda.

Langkah 3: Hitung dampaknya

Cari tahu dampak dari setiap tindakan dan konsekuensi apa yang mungkin ditimbulkannya. Mungkin krisis tidak akan mempengaruhi seluruh aspek perusahaan, tetapi situasi membawa masalah lain. Bersabarlah dan miliki analisis sebab-akibat yang menyeluruh.

Langkah 4: Buat rencana respons

Tanggapan Anda terhadap krisis harus cepat. Balas dalam beberapa jam pertama awal krisis. Tentu saja, ini memberikan tekanan tinggi pada orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyiapkan pesan semacam itu.

Namun, ingatlah bahwa media sering mengisi celah informasi Anda dengan data palsu. Anda harus menyajikan versi acara Anda dengan data dan informasi akurat yang sulit untuk dipertanyakan karena ada bukti untuk itu. Melakukan ini akan membuat audiens Anda sadar bahwa Anda mengendalikan situasi dan membuat mereka mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat yang lebih dalam untuk Anda. Untuk memiliki semua informasi penting di telapak tangan Anda hanya dalam beberapa detik – beralih ke pemantauan media. Jika menyangkut keamanan siber, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mengawasi pemantauan pencurian identitas juga.

Langkah 5: Buat sistem pemantauan krisis

Selain memiliki keterampilan yang disebutkan di atas dan orang-orang dari berbagai departemen perusahaan dalam tim manajemen krisis Anda, penting juga untuk selalu mengetahui apa yang publik pikirkan tentang perusahaan Anda untuk membentuk respons krisis yang baik.

Seperti yang telah kami sebutkan di atas, untuk memiliki strategi manajemen krisis yang hebat, penting untuk selalu mengetahui persepsi publik perusahaan Anda dan tren keseluruhan di industri Anda untuk menanggapi umpan balik negatif. Hampir tidak mungkin dan sangat memakan waktu untuk melakukan ini secara manual, jadi untuk memulai pemantauan krisis, sangat penting untuk menggunakan alat pemantauan media yang sangat baik, seperti Mediatoolkit.

Alat pemantauan media memantau web untuk penyebutan kata kunci yang Anda inginkan dan harus menjadi penolong utama Anda dalam mencegah dan bereaksi terhadap krisis PR.

Cara menggunakan Mediatoolkit untuk manajemen krisis

Siapkan kueri

Untuk mengumpulkan informasi penting tentang perusahaan Anda, pesaing, dll., mulailah dengan menyiapkan pertanyaan yang Anda minati di Mediatoolkit. Anda dapat mencari kata kunci seperti nama merek, tagar, atau topik.

Kemudian, buat filter cepat, yang memungkinkan Anda menyaring hasil berdasarkan sentimen, pemberi pengaruh, sumber, penulis, lokasi, jangkauan, viralitas, dll. Dengan cara ini, Anda akan memastikan penelitian yang cepat, fokus, dan lanjutan.

Nyalakan Lansiran

Mediatoolkit akan memungkinkan Anda untuk menerima peringatan secara real-time, termasuk pemberitahuan tentang sebutan di portal seperti Facebook, Twitter, Youtube, situs web, blog, dan forum. Anda dapat membuat Peringatan dan memilih kapan dan bagaimana Anda ingin menerima data Anda.

Fitur lain yang berguna untuk manajemen krisis adalah Spike Alert, yang memberi tahu Anda setiap kali ada peningkatan jumlah penyebutan kata kunci yang Anda lacak.

Manfaatkan Intisari

Dengan Mediatoolkit, Anda juga dapat membuat ringkasan harian yang akan membantu Anda membuat laporan yang andal dan menilai keadaan krisis secara objektif.

Langkah 6: Siapkan rencana aksi media sosial

Salah satu kesalahan terbesar yang dapat Anda lakukan adalah mengabaikan kemungkinan bereaksi terhadap profil media sosial Anda. Saat ini, media sosial memiliki dampak signifikan pada audiens Anda, dan itu adalah cara termudah untuk menjangkau publik. Saluran media sosial juga merupakan cara termudah bagi publik untuk mengungkapkan pendapat mereka dalam sebuah krisis. Untuk menghindari kulminasi umpan balik negatif, publikasikan pernyataan tentang kasus Anda melalui media sosial segera setelah krisis terjadi.

Mediatoolkit akan memberi tahu Anda tentang semua buzz online penting seputar kata kunci yang Anda minati di media sosial.

Mulai lacak sebutan online Anda hari ini

Untuk berhasil mengatasi krisis secara efektif, Anda harus mempertimbangkan banyak faktor. Mulai dari sikap Anda, reaksi cepat, dan komunikasi yang memadai dengan alat otomatis. Pertama-tama, ingatlah untuk:

• Menilai tingkat risiko,
• Pilih tim yang tepat,
• Memiliki respon cepat terhadap krisis,
• Analisis dan buat laporan tentang aktivitas Anda

Krisis yang meningkat dapat berdampak signifikan pada bisnis Anda, jadi ada baiknya mengambil tindakan pencegahan. Mediatoolkit akan membantu Anda melacak dengan cermat apa yang dikatakan tentang Anda secara online. Dengan semua informasi dan analisis penting, Anda akan siap untuk mencegah dan mengatasi kemungkinan krisis.

Anda dapat mencoba Mediatoolkit secara gratis hari ini dan melihat mengapa Mediatoolkit harus menjadi penolong utama Anda dalam manajemen krisis.