Perencanaan Acara Perusahaan 101: 5 Tips Untuk Sukses

Acara perusahaan dapat mengambil banyak bentuk, termasuk peluncuran produk, promosi, pembangunan tim, jaringan, serta pelatihan dan pengembangan profesional. Apa pun alasannya, perencanaan bisa sangat melelahkan – terutama jika itu adalah konsep baru.

Selain itu, Anda perlu memulai dari awal agar berhasil. Dengan begitu banyak detail yang perlu dipertimbangkan, memberi diri Anda lebih banyak waktu akan membantu mencegah kesalahan seperti mengabaikan informasi penting seperti mengundang pemegang saham atau merencanakan anggaran.

Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk bekerja sama dengan perencana acara di area Anda untuk mengurangi tekanan. Misalnya, jika Anda berencana mengadakan acara di London, hubungi perencana acara berpengalaman untuk mendapatkan ide tentang perencanaan acara perusahaan terbaik.

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana mengatur acara perusahaan yang sukses, panduan ini memberikan wawasan, tips, dan trik baru untuk membantu Anda dalam perencanaan:

1. Evaluasi Tujuan Utama Anda

Mengidentifikasi maksud dan tujuan acara adalah cara yang bagus untuk memulai perencanaan. Ini akan memberi Anda gambaran yang jelas tentang segmen apa yang akan disertakan dalam program, orang yang akan diundang, dan tugas mana yang akan didelegasikan ke tim.

Secara umum, ini memandu semua keputusan Anda dan memungkinkan Anda mengukur kesuksesan acara. Selain itu, ini akan memberi Anda wawasan tentang setiap langkah seiring perkembangannya.

Untuk merampingkan perencanaan, ingatlah untuk menyertakan beberapa tujuan utama ini:

• Menghasilkan pendapatan bagi perusahaan
• Tingkatkan kesadaran merek Anda
• Pikat calon investor dan klien baru
• Menciptakan komunitas melalui interaksi sosial
• Memperkenalkan konsep baru atau menantang
• Merayakan pencapaian atau terobosan baru-baru ini
• Mengakui karyawan atas dedikasi mereka
• Dorong kerja tim dan kolaborasi

Menentukan tujuan Anda adalah batu loncatan untuk merencanakan, menyelenggarakan, dan menyelesaikan acara perusahaan yang sukses.

2. Tentukan Jenis Dan Ukuran Acara

Setelah Anda mengetahui tujuannya, lebih mudah untuk menentukan jenis acara yang akan direncanakan. Bergantung pada nada yang ingin Anda atur, setiap acara juga dapat berbeda dari acara berikutnya. Untuk alasan ini, perusahaan harus hati-hati mempertimbangkan ukuran acara mereka.

Rata-rata, sebagian besar acara perusahaan termasuk dalam salah satu kategori berikut:

• Mikro: Ini untuk organisasi yang mengadakan acara sederhana dengan tamu hingga 100 orang. Merencanakan acara semacam itu relatif mudah tetapi bisa bergantung pada delegasi yang diundang. Misalnya, jika Anda memiliki lebih banyak manajer senior, Anda mungkin harus meluangkan lebih banyak waktu untuk mengatur logistik dan akomodasi tergantung pada jangka waktunya.
• Kecil: Acara ini biasanya menampung 100-250 delegasi. Jumlah pekerjaan yang Anda lakukan juga akan bergantung pada peringkat peserta. Namun, seperti untuk acara mikro, Anda harus membuat program yang memungkinkan istirahat dan merencanakan transportasi untuk tamu manajer senior.
• Menengah: Ini adalah acara yang lebih besar hingga 2000 tamu, terutama untuk jaringan dan pameran dagang ketika manajemen puncak ingin bertemu dengan klien teratas mereka. Ini melibatkan lebih banyak perencanaan karena Anda mungkin juga harus memasukkan hiburan setelah pertemuan di samping akomodasi dan logistik.
• Skala Besar: Ini adalah acara perusahaan yang paling menonjol, dengan sekitar 10.000 delegasi. Menavigasi pengaturan ini bisa jadi menantang, dan Anda memerlukan bantuan profesional untuk melewatinya. Anda juga dapat menggunakan teknologi perusahaan untuk pemesanan penerbangan dan akomodasi, pendaftaran, dan alokasi anggaran untuk efisiensi.

Acara perusahaan Anda akan lebih berhasil jika Anda memperkirakan tamu yang akan direncanakan. Ini memungkinkan Anda untuk merencanakannya dengan tepat dan menghindari kejutan yang dapat merusak keseluruhan program. Bayangkan apa yang akan terjadi jika Anda memiliki 500+ delegasi padahal Anda hanya merencanakan untuk 200!

3. Buat Anggaran Anda

Tujuan dan ukuran acara akan memengaruhi anggaran. Tidak seperti investasi keuangan lainnya, di mana Anda membuat anggaran dan memfokuskan keputusan Anda, merencanakan acara perusahaan melibatkan penetapan anggaran Anda tergantung pada ukuran, sasaran, dan jenis tamu yang Anda undang.

Misalnya, saat seminar mikro hanya untuk manajer puncak, Anda mungkin membutuhkan lebih banyak sumber daya daripada saat merencanakan pelatihan staf kecil dengan sekitar 200 anggota tim.

Mungkin karena perusahaan mungkin harus menyediakan transportasi, akomodasi, dan hiburan untuk para VIP, yang bisa lebih mahal, anggaran biasanya mencakup hal-hal berikut:

• Tempat dengan peralatan dan bahan
• Minuman dan makanan
• Hadiah premium
• Biaya promosi
• Keadaan darurat mencakup pemadaman listrik yang tidak terduga di mana diperlukan solusi cadangan.

Mempertimbangkan biaya potensial dan darurat lainnya akan memastikan Anda mengalokasikan sumber daya yang memadai untuk acara apa pun yang terjadi. Tidak akan ada ruang untuk kejutan, dan Anda memiliki peluang yang lebih baik untuk acara perusahaan yang sukses.

4. Pilih Tempat Dan Tanggal Yang Nyaman

Tempat yang Anda pilih akan bergantung pada posisi dan jumlah delegasi yang datang ke acara tersebut. Namun, pastikan Anda memesan tempat tersebut setidaknya beberapa bulan sebelumnya untuk memastikan tempat tersebut tersedia. Semakin awal Anda dapat mengamankan tempat tersebut, semakin awal pula Anda dapat mengirimkan undangan.

Saat memilih tempat Anda, pastikan Anda mempertimbangkan anggaran Anda. Anda mungkin menginginkan sesuatu yang mewah dan rumit untuk membuat gebrakan, tetapi Anda juga tidak ingin menggunakan sumber daya perusahaan secara berlebihan. Jika anggaran tidak memungkinkan untuk tempat mewah, pilih lokasi yang bagus dan hiasi dengan standar perusahaan Anda.

Anda juga harus mempertimbangkan lokasi tempat tersebut. Itu harus dapat diakses oleh para tamu, dengan fasilitas penting seperti toilet. Itu harus cukup besar untuk menampung semua peserta dan memungkinkan tata letak yang layak tanpa terlihat terlalu sempit. Tempat itu juga harus aman dan terlindungi, dengan protokol darurat dan rencana evakuasi yang sesuai.

5. Bangun Tim Anda

Anda memerlukan tim ahli untuk membantu perencanaan acara, mulai dari pemesanan tempat dan akomodasi tepat waktu, penjadwalan, dan pengiriman undangan hingga pembuatan materi. Melibatkan tim Anda dalam persiapan semacam itu mendorong keterlibatan dan membantu memastikan bahwa tugas didelegasikan dan diselesaikan secara mendetail.

Selain itu, ini merupakan kesempatan untuk memamerkan keterampilan dan pengetahuan staf saat ini dalam hal perencanaan acara. Misalnya, tim pemasaran dapat membantu dengan item promosi dan pamflet, jika diperlukan, sementara departemen grafis mengambil alih desain kartu undangan dan spanduk online.

Mereka juga dapat memberikan wawasan dan ide berharga untuk menyukseskan acara, bagaimana merencanakan program dengan lebih baik, dan pertimbangan lainnya. Oleh karena itu, meskipun Anda mungkin memiliki perencana acara profesional yang dibayar, pastikan Anda juga menyisihkan sebagian tanggung jawab untuk rekan kerja Anda.

Kesimpulan

Perencanaan acara perusahaan, baik virtual maupun fisik, dapat menuntut dan menakutkan. Ingatlah bahwa pertimbangan terpenting adalah ukuran acara dan tujuan. Dengan tim yang tepat yang terdiri dari staf terbaik saat ini dan perencana acara profesional outsourcing, acara perusahaan pertama Anda bisa sangat sukses sehingga Anda akan dipercaya untuk menanganinya lagi di lain waktu.