Perangkat Lunak Manajemen Siklus Hidup Kontrak: Tidak Ada Lagi Sakit Kepala

Setiap dolar masuk dan keluar dari perusahaan terikat pada kontrak.

Kontrak adalah kejahatan yang diperlukan untuk sebagian besar bisnis, dan membawanya melalui departemen hukum akan menghambat kesepakatan. Tetapi sementara penjualan, pengadaan, dan tim bisnis lainnya memiliki alat khusus untuk mengotomatiskan proses mereka, departemen hukum telah macet dengan Word lama, utas email, dan drive cadangan (baik online maupun offline) selama beberapa dekade.

Itulah masalah yang dipecahkan oleh perangkat lunak contract lifecycle management (CLM). Alat CLM membantu Anda mengubah kekacauan kontrak menjadi kohesi, menyatukan semua aspek proses kontrak dalam satu platform dan menjembatani kesenjangan antara hukum dan bisnis.

Sistem manajemen siklus hidup kontrak membantu perusahaan mengotomatiskan dan merampingkan proses ini. Ini memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam kontrak atau kesepakatan tertentu, dari hukum hingga perusahaan, terhubung dari awal hingga akhir dan dapat dengan mudah mengakses informasi terkait.

Meskipun manajemen siklus hidup kontrak tidak selalu memerlukan perangkat lunak khusus, kompleksitas bisnis modern dan lingkungan yang serba cepat memerlukan lebih dari sekadar spreadsheet, folder, dan rantai email untuk mengelola bagian bergerak yang berbeda secara efektif.

Siklus hidup kontrak mencakup serangkaian tugas yang beragam dan kompleks, biasanya terjadi dalam fase berikut:

1. Penulisan atau pembuatan kontrak
2. Kontrak kerjasama dan negosiasi
3. Persetujuan kontrak
4. Pelaksanaan kontrak
5. Pelacakan kontrak, audit, dan pelaporan
6. Perpanjangan atau berakhirnya kontrak

Perangkap manajemen kontrak tradisional

Secara tradisional, tim hukum bekerja dalam lingkungan yang terpisah, terpisah dari departemen lain, tetapi masih sangat terlibat dalam semua aspek bisnis. Ini menciptakan kemacetan karena kolaborasi berjenjang dan aliran informasi yang terganggu antar fungsi, yang mengakibatkan inefisiensi proses.

Tim hukum yang bekerja dengan model usang mungkin menghadapi tantangan berikut.

Kurangnya standarisasi

Tanpa proses dan template standar untuk membuat dan mengelola kontrak, kekacauan akan terjadi, mengakibatkan tim berjuang dengan format dan bahasa yang berbeda. Hal ini tidak hanya membuat pelacakan kontrak menjadi mimpi buruk, tetapi juga memperumit persyaratan kontrak yang akurat dan tepat waktu.

Hal-hal yang jatuh melalui celah-celah

Tanda terbesar dari tim hukum yang terlalu banyak bekerja dan proses kontrak yang tidak terorganisir adalah ketika Anda melewatkan perpanjangan kontrak penting atau tanggal kedaluwarsa atau berjuang untuk melacak kontrak yang Anda jalankan, yang menyebabkan kesalahan yang mahal dan kurangnya kepatuhan.

Kurangnya keselarasan antara prioritas bisnis dan hukum

Komunikasi yang buruk antara tim bisnis dan hukum menyebabkan ketidaksejajaran dengan prioritas perusahaan. Mereka akhirnya dapat bekerja secara mandiri tanpa kolaborasi yang produktif. Hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman dan penundaan yang membuat frustrasi kedua tim dan berdampak negatif pada bisnis.

Visibilitas dan dokumentasi yang tidak memadai

Siapa yang akan Anda hubungi jika Anda mencari kontrak tertentu atau ingin tahu lebih banyak tentangnya? Apakah informasi ini tersedia? Tidak memelihara dokumen kontrak dengan benar membuat sulit untuk menemukan dan merujuk syarat dan ketentuan khusus bila diperlukan, terutama seiring pertumbuhan bisnis Anda.

Persepsi negatif dalam organisasi

Karena Legal dapat menghambat kesepakatan atau kemitraan bila diperlukan, tim yang tidak memiliki visibilitas untuk mencapai kesepakatan atau saluran komunikasi yang tepat dengan Legal dapat menjadi frustrasi, menciptakan jarak di antara mereka. Semua tim harus bekerja sama untuk mencapai kesepakatan dan memastikan kesuksesan bisnis, sehingga persepsi negatif terhadap departemen hukum hanya akan menyebabkan bisnis lebih bermasalah.

Mengotomatiskan proses kontrak tradisional dengan teknologi

Cara termudah untuk memulai manajemen siklus hidup kontrak adalah pertama-tama menggunakan aplikasi online seperti papan kanban, perangkat lunak manajemen proyek, solusi penyimpanan online, dan spreadsheet untuk menghadirkan beberapa kemiripan organisasi ke repositori kontrak Anda. Banyak tim juga mengadopsi alat tanda tangan elektronik untuk mengotomatiskan pengumpulan tanda tangan.

Ini akan membantu Anda menjauh dari:

• Proses usang seperti kontrak yang disimpan di hard drive individu
• Memilah-milah utas email untuk petunjuk kontekstual
• Kurangnya visibilitas ke dalam kontrak yang dieksekusi yang dapat diperbarui atau kedaluwarsa
• Menandatangani dan memindai perjanjian secara manual untuk menyelesaikan eksekusi

Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak CLM khusus untuk merampingkan manajemen siklus hidup kontrak dan menghapus hambatan. Alat manajemen kontrak khusus membantu tim hukum Anda mengotomatiskan tugas manual yang berulang, memberikan wawasan tentang berbagai tahapan siklus hidup kontrak, dan membantu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam proses Anda saat ini.

Cara mengenali jika tim Anda membutuhkan solusi CLM

Sebelum berinvestasi dalam mengatur proses kontrak, periksa kasus penggunaan CLM di perusahaan Anda. Apakah Anda memerlukan perangkat lunak CLM?

Mengadopsi solusi CLM mungkin merupakan taruhan terbaik Anda jika tim hukum Anda kesulitan menghadapi tantangan manajemen kontrak tradisional. Berikut adalah latihan sederhana untuk mencatat proses Anda saat ini dan mengidentifikasi kebutuhan otomatisasi.

Sumber: SpotDraft

Latihan ini juga akan membantu Anda membuat kasus bisnis saat mengevaluasi berbagai solusi CLM dan meyakinkan pemangku kepentingan untuk mendapatkan pendanaan.

CLM bukan hanya untuk tim hukum

Sementara perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak terutama merupakan pendukung hukum, ia juga bertindak sebagai pendukung bisnis. Seluruh organisasi mendapat manfaat dari manajemen kontrak yang efisien. Tim dan pemangku kepentingan yang berbeda dapat menggunakan perangkat lunak CLM dengan berbagai cara untuk merampingkan tugas hukum dan bisnis, mulai dari membuat kontrak menggunakan templat yang telah disetujui sebelumnya hingga melacak data dan wawasan kontrak.

Tim penjualan menutup transaksi lebih cepat

Alat CLM menyediakan dokumen standar dan pra-persetujuan kepada penjualan untuk membuat dan menyesuaikan kontrak secara mandiri. Ini juga terintegrasi dengan solusi manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk memungkinkan proses pembuatan kontrak yang lebih efisien dan transparan.

Dengan CLM, tim penjualan dapat menutup transaksi lebih cepat, fokus pada proposisi nilai, dan menegosiasikan persyaratan tertentu alih-alih bergulat dengan keseluruhan struktur dan bahasa kontrak. Ini menghemat waktu dan tenaga jika tidak dihabiskan untuk menyusun dan menegosiasikan persyaratan kontrak dari awal. Templat yang telah disetujui sebelumnya mengurangi risiko kesalahan atau kelalaian yang dapat menunda penyelesaian kontrak.

Perangkat lunak manajemen kontrak juga membantu tim penjualan merampingkan proses negosiasi kontrak, melacak aktivitas, mempercepat proses peninjauan, melacak status kontrak, mengidentifikasi peluang untuk upselling atau cross-selling, dan banyak lagi.

Keuangan mendapatkan visibilitas dan wawasan penting

Kontrak adalah sumber data yang paling jarang digunakan, biasanya karena sulit untuk melacak dan mengelolanya dalam skala besar. Namun, melalui sistem CLM, tim keuangan dapat menggunakan data kontrak untuk meningkatkan arus kas, meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan membuat keputusan yang lebih tepat.

Manajemen kontrak yang tepat memastikan pembayaran tepat waktu sesuai dengan ketentuan kontrak, meningkatkan arus kas, dan mengurangi risiko gangguan keuangan. Ini juga membuka jalan untuk proses yang lebih efisien, menghemat waktu dan tenaga tim keuangan pada tugas manual seperti menemukan kontrak dan melacak pembayaran.

Dengan manajemen kontrak yang lebih baik, tim keuangan memiliki pandangan portofolio kontrak yang lebih lengkap dan akurat untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan meningkatkan perencanaan keuangan.

CFO, khususnya, dapat memperoleh manfaat luar biasa dari alat CLM, mulai dari memanfaatkan intelijen kontrak untuk membuat prakiraan keuangan yang akurat hingga memastikan kepatuhan dan memitigasi risiko keuangan.

Sumber: SpotDraft

Pengadaan mengendalikan kontrak vendor

Tim pengadaan secara teratur berurusan dengan banyak vendor dan kontrak. Mereka juga mengelola proses, hubungan vendor, kesehatan keuangan, dan melacak pembaruan dan kedaluwarsa.

Perangkat lunak manajemen siklus hidup kontrak membuat hidup lebih mudah dengan menyediakan gudang pusat untuk semua kontrak pemasok dan visibilitas serta pelacakan siklus hidup kontrak yang lebih baik. Ini mengotomatiskan tugas-tugas seperti melacak pembayaran atau mendapatkan pengingat untuk pembaruan kontrak otomatis.

CLM juga membantu tim pengadaan berkolaborasi secara lebih efisien dengan tim lain dalam organisasi, seperti keuangan dan hukum. Ini dapat membantu mengotomatiskan proses persetujuan dan mengatur logika kondisional.

Anda dapat menyiapkan urutan yang memicu persetujuan otomatis untuk kontrak di bawah nilai tertentu dan meninjau permintaan dari pemangku kepentingan untuk kontrak di atas ambang tertentu. Hal ini memastikan bahwa kontrak ditinjau dan dinegosiasikan dengan benar dan bahwa semua pihak terkait terus mendapat informasi selama proses berlangsung.

Selain itu, alat manajemen siklus hidup kontrak membantu tim pengadaan membuat keputusan yang lebih tepat tentang portofolio kontrak mereka, meningkatkan perencanaan strategis, dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya atau peningkatan lain dalam proses pengadaan.

Semua tim dalam organisasi menikmati peningkatan efisiensi

Selain mendukung tim hukum, penjualan, keuangan, dan pengadaan, sistem CLM organisasi memecahkan tantangan bisnis bagi semua orang yang berurusan dengan kontrak dan data.

Sumber: SpotDraft

Ini termasuk:

• Tim SDM menggunakan perangkat lunak CLM untuk mengatur dan merampingkan surat penawaran dan perjanjian karyawan
• Tim operasi menggunakannya untuk visibilitas yang lebih baik dan melacak kontrak yang terkait dengan proyek tertentu
• Tim TI bertanggung jawab atas keamanan data dalam organisasi dan memastikan bahwa semua data kontrak yang sensitif berada dalam satu tempat penyimpanan kontrak yang aman

Bagaimana perangkat lunak CLM mengotomatiskan siklus hidup kontrak?

Perangkat lunak manajemen kontrak melengkapi Anda dengan alat dan fungsionalitas yang diperlukan untuk setiap fase siklus hidup kontrak, mulai dari memasukkan permintaan kontrak dari perangkat lunak CRM atau membuat kontrak langsung di platform hingga melacak status kontrak dan membuat laporan.

Pembuatan kontrak dengan template atau editor online

Lewatlah sudah hari-hari ketika MS Word cukup untuk pekerjaan hukum. Bisnis saat ini membutuhkan solusi yang lebih baik untuk membuat dan mengedit kontrak. Solusi CLM modern menawarkan kepada perusahaan dua cara untuk merampingkan pembuatan kontrak:

• Melalui templat kontrak yang disetujui sebelumnya yang memungkinkan pengguna mengisi detail seperti nama, tanggal, dan nilai kontrak dengan mudah
• Melalui editor kontrak dalam aplikasi yang menyempurnakan perangkat lunak pengolah kata tradisional untuk memberikan solusi yang dirancang khusus untuk menyederhanakan dokumen hukum

Kontrak kerjasama dan negosiasi

Banyak perangkat lunak CLM menyertakan fitur yang memungkinkan kolaborasi yang lebih efisien dengan anggota tim dan pemangku kepentingan dari fungsi bisnis lainnya. Beberapa fitur ini adalah:

• Ruang kerja bersama
• Berbagi dokumen dengan kontrol akses
• Alat anotasi yang memungkinkan lebih banyak fleksibilitas
• Manajemen dan otomatisasi permintaan peninjauan atau persetujuan

Beberapa alat pelacak kontrak juga memberikan solusi untuk melakukan negosiasi kontrak di dalam platform dengan mengaktifkan kolaborasi rekanan melalui alat redlining dan pelacakan aktivitas.

Pelaksanaan kontrak dan penandatanganan elektronik

Meskipun ada solusi tanda tangan elektronik khusus, banyak tim lebih suka menjalankan seluruh proses kontrak pada satu platform. Solusi CLM memungkinkan pelaksanaan kontrak dengan menyediakan solusi tanda tangan elektronik asli atau terintegrasi di dalam platform.

Pengguna dapat menandai kontrak untuk dieksekusi, mengumpulkan tanda tangan secara berurutan, mengirim pengingat, dan melacak status di satu platform.

Manajemen repositori kontrak

Salah satu tantangan terbesar yang diselesaikan CLM untuk tim hukum adalah membuat tempat penyimpanan terpusat dari semua kontrak serta dokumen dan data terkait dan menyediakan log aktivitas untuk lebih banyak konteks dan transparansi.

Pelaporan dan analitik

Banyak solusi CLM modern menawarkan dasbor analitik dan kemampuan pelaporan untuk melacak indikator kinerja utama (KPI) dan kinerja kontrak. Fitur-fitur ini membantu pemangku kepentingan mendapatkan lebih banyak transparansi dan wawasan tentang proses pengadaan, menemukan area untuk perbaikan, mencapai efisiensi yang lebih besar, dan mempresentasikan pekerjaan mereka secara nyata.

Integrasi dengan alat lain

Banyak sistem manajemen kontrak menawarkan integrasi dengan alat bisnis lain seperti CRM seperti Salesforce atau Hubspot, alat kolaborasi seperti Slack atau Microsoft Teams, solusi penyimpanan cloud, dan sebagainya. Integrasi memberikan efisiensi kerja saat bekerja dengan berbagai platform dan tampilan data terkait kontrak yang lebih komprehensif.

Cara memilih perangkat lunak CLM yang tepat untuk Anda

Setelah Anda mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak CLM dalam bisnis Anda, tinjau dengan cermat berbagai solusi di pasar untuk memilih solusi yang tepat. Alat CLM adalah investasi yang signifikan. Untuk mencapai laba atas investasi (ROI) dan memastikan kontrak tidak gagal total, solusi pilihan Anda harus selaras dengan kebutuhan bisnis dan cara kerja tim Anda.

Sumber: SpotDraft

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika mengevaluasi solusi manajemen kontrak.

• Catat proses Anda saat ini dan identifikasi masalah yang ingin Anda selesaikan.
• Bicaralah dengan pemangku kepentingan internal tentang masalah yang mereka hadapi.
• Cantumkan persyaratan fitur dan integrasi sesuai kebutuhan.
• Tetapkan anggaran Anda dan tentukan ROI yang diharapkan.
• Kumpulkan rekomendasi dari orang internal dan eksternal yang akrab dengan sistem CLM.
• Tinjau solusi pesaing secara menyeluruh, hadiri demo langsung, dan berpartisipasi dalam uji coba gratis jika memungkinkan.
• Teliti dukungan pelanggan dan proses implementasi perangkat lunak dan bandingkan dengan tingkat dukungan yang Anda perlukan untuk menerapkan dan menggunakan perangkat lunak.

Ini membantu untuk selengkap mungkin dan melibatkan pemangku kepentingan internal yang pada akhirnya akan menggunakan platform dalam proses evaluasi.

Memastikan keberhasilan CLM

Sebagian besar implementasi CLM gagal karena perencanaan yang tidak memadai dan kurangnya penerimaan dalam organisasi. Bisnis sering menemukan keterputusan antara proses tim dan individu yang berbeda. Beberapa menggunakan perangkat lunak sebagaimana dimaksud, dan yang lain lebih suka alur kerja manual atau tidak mengetahui solusi yang tersedia untuk mereka.

Mempelajari solusi baru bisa jadi membosankan. Karyawan Anda mungkin enggan menggunakan perangkat lunak CLM, yang menyebabkan tingkat adopsi yang lebih rendah dan kegagalan implementasi. Kunci keberhasilan penerapan CLM dan pencapaian ROI terletak pada perencanaan yang matang dan peluncuran yang terorganisir dengan baik.

Sumber: SpotDraft

Mulailah dengan membuat rencana yang tepat yang mempertimbangkan dengan cermat semua pemangku kepentingan yang terlibat, tujuan yang ingin Anda capai, proses yang ingin disederhanakan, dan harapan Anda untuk jadwal implementasi. Kemudian, ikuti tips berikut agar berhasil mengimplementasikan solusi baru Anda:

• Tetapkan POC untuk menangani seluruh proses implementasi dari awal hingga akhir dan berkoordinasi dengan vendor CLM Anda.
• Berinvestasi dalam melatih tim menggunakan CLM untuk memastikan penerapan yang cepat.
• Cobalah untuk mengintegrasikan alat yang dapat digunakan oleh tim yang berbeda untuk memastikan kelancaran proses dan menghindari redudansi.
• Rencanakan peluncuran secara bertahap dan tetapkan tenggat waktu.
• Buka saluran komunikasi dan terima umpan balik. Demikian pula, berkomunikasi dengan tim implementasi untuk memahami praktik terbaik.
• Kurangi penundaan untuk memastikan implementasi tepat waktu.

Lakukan yang terbaik; biarkan perangkat lunak CLM sisanya

Siklus hidup manajemen kontrak merupakan aspek penting dari bisnis. Ini berdampak pada biaya, kepatuhan, operasi, dan pertumbuhan. Menyederhanakan proses kontrak Anda dan meningkatkan komunikasi lintas fungsi melalui perangkat lunak manajemen kontrak adalah cara terbaik untuk memastikan transparansi, mengurangi waktu pemrosesan, dan membebaskan tim hukum Anda untuk pekerjaan yang lebih strategis.

Apakah Anda telah mengidentifikasi kemacetan dalam operasi kontrak Anda, memimpin tim hukum ramping yang bergumul dengan tuntutan organisasi penskalaan, atau hanya ingin memberikan ruang untuk lebih banyak efisiensi dalam proses Anda saat ini, solusi manajemen siklus hidup kontrak (CLM) membantu Anda merampingkan pekerjaan yang ditugaskan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Memperbarui kontrak perangkat lunak bukanlah hal yang mudah. Pelajari lebih lanjut tentang kapan harus memperbarui kontrak perangkat lunak dan kapan harus mengucapkan selamat tinggal.