Cara Mengumpulkan Umpan Balik Pelanggan Sambil Melindungi Informasi Pribadi Mereka

Jika Anda ingin melihat bisnis Anda berkembang, Anda memerlukan gambaran yang jelas tentang apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak, dan di mana Anda dapat tumbuh. Dan penilaian ini tidak mungkin dilakukan tanpa umpan balik pelanggan berkualitas tinggi.

Perkembangan teknologi dan industri menawarkan lebih banyak pilihan untuk mengumpulkan umpan balik daripada sebelumnya. Ulasan, survei, formulir, dan pesan langsung dapat disampaikan di berbagai platform dan umumnya digunakan di hampir setiap industri konsumen.

Tetapi peningkatan aksesibilitas juga menyebabkan peningkatan risiko.

Menurut AAG, kejahatan dunia maya memengaruhi sekitar 53 juta orang Amerika selama paruh pertama tahun 2022. Berita utama seperti ini cukup untuk menakuti pemilik atau pengguna bisnis mana pun saat menjelajahi dunia online.

Dengan mengingat hal ini, Anda mungkin bertanya-tanya…

• Bagaimana saya bisa mengumpulkan umpan balik penting meskipun masalah privasi semakin meningkat?

• Seperti apa rencana yang solid untuk menjaga privasi pelanggan?

• Bagaimana keamanan data dan umpan balik pelanggan terkait?

• Bagaimana semua ini bisa membantu saya dalam jangka panjang?

Anda datang ke tempat yang tepat! Hari ini, kami akan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan banyak lagi.

Mari kita lihat lima aspek penting untuk memperkuat rencana privasi pelanggan Anda, dengan fokus khusus pada bagaimana perlindungan ini mendukung upaya Anda untuk mendapatkan umpan balik yang berharga dari pelanggan Anda.

Mari kita mulai!

Kembangkan Kebijakan untuk Keamanan Siber

Menetapkan dan mempertahankan kebijakan keamanan siber yang efektif akan memengaruhi kemampuan Anda untuk berkomunikasi secara efektif dengan pelanggan dan banyak lagi.

15 juta catatan data yang terungkap melalui pelanggaran selama kuartal ketiga tahun 2022 menunjukkan bahwa keselamatan dan kelangsungan hidup organisasi Anda mungkin dipertaruhkan.

( Sumber Gambar)

Itulah mengapa penting untuk memulai dengan mengidentifikasi risiko dan kerentanan yang relevan dengan bisnis Anda. Jenis informasi dan sistem organisasi apa yang perlu Anda amankan? Apa beberapa perangkap umum dan sumber daya yang terbukti untuk industri Anda?

Pastikan juga untuk mempertimbangkan persyaratan undang-undang tata kelola data yang berlaku untuk pekerjaan Anda, seperti HIPPA, Peraturan Administrasi Ekspor, dan Standar Keamanan PCI.

Bertanggung jawab untuk memahami dan mematuhi peraturan ini sejak awal untuk memastikan ketenangan pikiran di kemudian hari.

Setelah kebijakan keamanan siber Anda dibuat, kembangkan rencana untuk menguji dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan.

Anda dapat melakukannya dengan menjadwalkan latihan "meja", di mana situasi keamanan hipotetis diusulkan dan Anda serta tim Anda mendiskusikan cara terbaik untuk merespons. Tim Anda juga dapat bersiap dengan menanggapi simulasi pelanggaran dan ancaman keamanan aktual.

Strategi seperti ini mendukung kemampuan Anda untuk memberikan umpan balik pelanggan karena pencegahan selalu merupakan garis pertahanan terbaik. Anda akan berada dalam posisi yang jauh lebih baik untuk menanggapi kebutuhan pelanggan Anda sebagai organisasi dengan riwayat transaksi aman yang solid.

Mengontrol Akses Data

Mulai dari mempromosikan restoran baru terpopuler di kota hingga memamerkan ulasan kartu kredit Revvi terbaru Anda , setiap bisnis memiliki kebutuhan data pelanggan yang berbeda.

( Sumber Gambar)

Mengidentifikasi anggota tim Anda dan jenis data apa yang dapat mereka akses adalah bagian penting dalam membuat rencana keamanan siber Anda. Untuk setiap peran di organisasi Anda, tentukan jenis informasi yang dibutuhkan orang tersebut.

Jika tim pemasaran Anda tidak pernah menggunakan informasi akun pelanggan, informasi tersebut tidak boleh diberikan kepada mereka. Staf layanan pelanggan Anda mungkin juga tidak memerlukan akses ke prospek penjualan.

Anda juga harus memutuskan jenis akses apa yang dibutuhkan setiap staf untuk setiap jenis informasi. Tanyakan pada diri sendiri karyawan mana yang harus dapat melihat, mengubah, menyimpan, atau menghapus berbagai jenis informasi sensitif dan menyesuaikan izinnya.

Ketika pelanggan mengamati bahwa umpan balik mereka ditangani oleh seseorang yang memahami peran mereka dalam sistem yang dirancang dengan baik, mereka cenderung memiliki pengalaman positif.

Menetapkan Rencana Tata Kelola Data

Rencana tata kelola data adalah serangkaian kebijakan menyeluruh yang mencakup beberapa area yang telah kita diskusikan: Tingkat informasi, akses untuk berbagai peran, dan respons yang sesuai terhadap ancaman keamanan siber.

( Sumber Gambar)

Itu juga harus mencakup perincian tentang bagaimana dan di mana data sensitif yang dimiliki perusahaan Anda akan disimpan. Rencana tersebut harus menguraikan kebijakan dan prosedur untuk memperoleh, mengirim, dan menghapus data.

Rencana tata kelola data dengan desain terbaik merinci alat dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuannya. Bersiaplah untuk memantau dan menyesuaikan rencana saat Anda menemukan kebutuhan dan masalah baru.

Kerangka keseluruhan untuk bagaimana organisasi Anda menangani data ini diperlukan jika Anda ingin mempersiapkan diri untuk kesuksesan jangka panjang saat Anda mengumpulkan umpan balik pelanggan.

Anda harus berasumsi bahwa audiens Anda sudah menyadari meningkatnya risiko privasi yang terkait dengan berbagi data mereka. Anda dapat membangun kepercayaan dalam organisasi Anda dengan menunjukkan bahwa Anda siap menangani informasi mereka dengan aman.

Memberikan Pelatihan Menyeluruh

Tak satu pun dari rencana dan kebijakan ini akan membantu Anda kecuali Anda telah mengomunikasikannya secara efektif kepada tim Anda.

Kembangkan dan jadwalkan materi dan acara pelatihan yang akan membantu setiap anggota organisasi Anda memahami peran mereka dalam keamanan dunia maya, tata kelola data, dan melindungi privasi pelanggan.

Pertimbangkan bagaimana Anda akan memantau dan menyesuaikan pelatihan ini untuk keefektifan maksimal. Misalnya, pertimbangkan untuk menggunakan salah satu widget Notion terbaik untuk membuat dasbor harian dan laporan pelatihan.

Menganalisis respons terhadap latihan yang disebutkan di atas juga dapat memberikan wawasan yang berharga tentang seberapa baik staf Anda memahami dan menerapkan kebijakan ini. Gunakan informasi ini untuk menyesuaikan arah, bila diperlukan.

Selama pelatihan, pastikan semua anggota tim memiliki akses ke semua alat yang diperlukan dan mereka tahu cara menggunakannya secara efektif.

Anggota staf yang percaya diri dan berpengetahuan harus siap untuk menerima umpan balik dan menanggapi dengan cara yang profesional dan konstruktif setelah menerima pelatihan yang tepat.

Jadilah Transparan

Mengembangkan peran dan kebijakan untuk keamanan siber dan tata kelola data bukan hanya tentang bersiap menghadapi yang terburuk. Menginvestasikan waktu dan energi dalam tugas-tugas ini dapat membantu Anda menyelamatkan muka dan membangun lebih banyak kepercayaan dengan prospek dan pelanggan.

Jadi, setelah rencana Anda dikembangkan, disesuaikan, dan diuji, publikasikan! Pastikan itu tersedia di situs web internal dan eksternal perusahaan Anda. Buat salinan digital dan fisik yang mudah dibaca dan siap didistribusikan.

Misalnya, dalam contoh di bawah ini, VShojo, sebuah agensi bakat blogger video, merevisi beberapa protokol keamanan sibernya setelah serangkaian serangan siber.

Setelah menyelesaikan perubahan, VShojo memposting tautan dan gambar kebijakan barunya di Twitter, lengkap dengan grafik khusus.

( Sumber Gambar)

Bekerja lebih keras seperti ini dapat menginspirasi kepercayaan pada merek Anda, bahkan setelah insiden negatif.

Pastikan juga untuk memasukkan pertanyaan yang sering diajukan dalam pelatihan staf Anda sehingga pelanggan yang mempertanyakan kemampuan Anda untuk melindungi data mereka mendapatkan jawaban yang memuaskan.

Jika kecelakaan terjadi, ambil kepemilikan dan rencanakan bagaimana Anda akan merespons.

Kesediaan Anda untuk berkomunikasi dengan audiens Anda tentang masalah ini dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk mendapatkan umpan balik pelanggan yang bermanfaat.

Kiat Tambahan

Berikut adalah beberapa tip bonus untuk membantu Anda melindungi informasi pelanggan saat mengumpulkan umpan balik.

Tawarkan Anonimitas

Cara yang terjamin untuk melindungi privasi pelanggan Anda adalah dengan menghindari meminta mereka untuk mengidentifikasi diri mereka sama sekali. Tinjau metode pengumpulan data yang Anda gunakan atau pertimbangkan, dan identifikasi metode yang masih efektif tanpa identifikasi pribadi.

Ulasan, keluhan, dan saran masih dapat menawarkan banyak wawasan dan nilai saat dikirimkan secara anonim.

Mengumpulkan umpan balik dengan cara ini memiliki keuntungan tambahan yaitu membuat beberapa responden merasa lebih nyaman untuk menyampaikan pendapat jujur ​​mereka.

Perbarui Perangkat Lunak

Banyak fitur terpenting yang mendukung strategi perlindungan privasi Anda bergantung pada perangkat lunak yang harus diperbarui secara berkala.

Pembaruan ini memungkinkan perangkat dan program Anda berjalan lancar, menggunakan fitur program terbaru, dan tetap kompatibel dengan sistem Anda yang lain.

Kembangkan dan komunikasikan rencana untuk siapa yang akan memelihara pembaruan pada sistem mana. Komunikasikan tentang seberapa sering pembaruan tersebut perlu dilakukan.

Banyak dari pembaruan ini akan dimulai secara otomatis, tetapi memiliki beberapa anggota staf Anda yang mengawasi ini adalah praktik terbaik.

Komunikasikan Perubahan Kebijakan

Karena kebutuhan dan keadaan Anda berkembang dari waktu ke waktu, Anda mungkin perlu memperbarui beberapa kebijakan privasi dan keamanan Anda. Pastikan Anda mengomunikasikan hal ini dengan pelanggan Anda.

Pastikan Anda melakukannya dengan cara yang mematuhi peraturan setempat dan mempromosikan citra positif untuk merek Anda.

Berpikir ke depan

Membuat komitmen seperti ini dapat membantu pemilik bisnis di setiap tahap perjalanan mereka.

Jika Anda dan bisnis Anda baru saja memulai, Anda dapat membangun kebiasaan baik dan mulai menuai manfaat dari mengembangkan langkah-langkah privasi pelanggan sejak awal.

Pemilik bisnis yang berpengalaman dapat membangun kesuksesan masa lalu atau memperbaiki kerusakan dengan melakukan perbaikan di area ini.

Dan jika suatu saat Anda memutuskan untuk mencari pembeli untuk bisnis Anda, keamanan data akan berdampak pada penilaiannya, terutama jika Anda mengelola banyak informasi pribadi.

Dengan kata lain, terus melihat ke depan dan menyempurnakan tindakan privasi Anda.

Bungkus

Bahaya kesalahan penanganan keamanan dan perlindungan privasi bisnis Anda sudah jelas. Tetapi Anda tidak boleh membiarkan hal itu menghentikan Anda dari mencari input pelanggan yang dibutuhkan organisasi Anda untuk berkembang!

Berita bagus?

Dengan kerangka kerja yang tepat, Anda dapat melindungi diri sendiri dan pelanggan sambil menerima aliran umpan balik yang bermanfaat dari klien Anda.

Fiuh.

Itu saja untuk hari ini, teman-teman.

Untuk kesuksesan Anda.