Cara Menulis Kode Etik yang Bermanfaat bagi Karyawan

Diterbitkan: 2023-05-10

Menetapkan harapan penting dalam beberapa bidang kehidupan.

Misalnya, saat Anda menyewa apartemen baru dengan teman sekamar, kemungkinan besar Anda berharap pintu depan selalu terkunci.

Dalam dunia bisnis, menetapkan ekspektasi sangatlah penting, karena hal itu memberikan kejelasan bagi semua karyawan dan menyiapkan perusahaan menuju kesuksesan. Dan kesuksesan dimulai dengan menulis kode etik yang komprehensif.

Apa itu kode etik?

Kode etik menguraikan apa yang diharapkan pemberi kerja dari karyawan mereka mengenai seperangkat nilai, standar, aturan, dan prinsip spesifik mereka. Ini juga mencakup perincian tentang perilaku dan norma yang dapat diterima yang harus diikuti oleh karyawan.

Sudah umum bagi bisnis untuk memasukkan nilai inti dan misinya ke dalam kode etik mereka. Kode tersebut harus digunakan sebagai pedoman untuk menetapkan landasan yang kokoh bagi kebijakan perusahaan lainnya. Detail tentang perilaku dan interaksi karyawan ini harus ada dalam buku pegangan karyawan perusahaan.

Bisnis yang menulis kode etik biasanya beralih ke perangkat lunak pencegahan pelecehan untuk memberikan konten pembelajaran standar seputar aturan, prinsip, dan standar yang harus dijunjung tinggi oleh karyawan.

Kode etik vs kode etik

Kode etik sering dikacaukan dengan kode etik, padahal keduanya berbeda.

Kode Etik vs. Kode Etik

Kode etik perusahaan adalah seperangkat aturan yang memandu perilaku. Ini adalah kumpulan prinsip, dan perilaku yang diyakini bisnis berperan dalam kesuksesannya. Ini juga biasanya menggabungkan unsur budaya perusahaan .

Kode etik adalah seperangkat prinsip yang memungkinkan karyawan untuk mengetahui yang benar dan yang salah. Dalam arti tertentu, ini lebih luas dari kode etik dan memberikan prinsip-prinsip yang memengaruhi pola pikir karyawan dan proses pengambilan keputusan.

Kedua komponen tersebut harus menjadi bagian dari buku pegangan karyawan .

Mengapa menulis kode etik itu penting

Apakah bisnis Anda memiliki sepuluh karyawan atau 1.000, semua orang yang terlibat, mulai dari CEO hingga pekerja magang, dan bahkan dewan direksi, mendapat manfaat dari mengetahui detail kode etik. Saat kepemimpinan menuliskan ekspektasi mereka, mereka menciptakan kerangka kerja di mana semua orang tahu cara memberikan dukungan.

Dengan menulis kode etik, bisnis:

  • Menguraikan nilai-nilai perusahaan. Kode etik menunjukkan nilai-nilai yang ingin dijunjung oleh perusahaan, menyoroti perilaku yang dapat diterima dan tidak dapat diterima. Jika diputuskan untuk membagikan kode tersebut secara publik, orang yang tertarik untuk melamar peran terbuka dapat mempelajari lebih lanjut tentang etika bisnis , nilai, dan moral calon pemberi kerja mereka sebelum wawancara.
  • Memandu perilaku di tempat kerja. Harapan yang jelas mempermudah terciptanya lingkungan kerja yang sehat di mana semua karyawan berperilaku profesional. Kode etik harus mengarahkan perilaku dengan menyelaraskan perilaku dengan nilai-nilai perusahaan.
  • Mematuhi hukum yang berlaku . Karena kode etik membahas perilaku yang tidak pantas, seperti pelecehan dan metode pelatihan pencegahan pelecehan , hal ini memastikan karyawan bertindak sesuai hukum dan semua orang merasa aman di tempat kerja. Selain itu, Undang-Undang Sarbanes-Oxley tahun 2002 mewajibkan perusahaan publik untuk menerapkan kode etik.
  • Meningkatkan moral karyawan. Karyawan yang memperlakukan satu sama lain dengan setara dan dengan rasa hormat cenderung menjadi anggota tim yang lebih baik. Ketika kode etik memperkuat perilaku ini, karyawan saat ini memiliki dorongan moral, yang dapat membantu mempertahankan talenta terbaik.

Apa yang harus dimasukkan dalam kode etik

Informasi yang termasuk dalam kode etik merinci kebijakan kerja, perilaku, tindakan, dan konsekuensi yang dapat diterima dan tidak dapat diterima. Ini adalah panduan bagi karyawan untuk mengakses selama orientasi dan selama masa kerja organisasi mereka.

Setiap perusahaan beroperasi secara berbeda, sehingga kode etik tidak mengikuti template. Terlepas dari itu, informasi di bawah ini menjelaskan apa saja yang dapat disertakan di setiap bagian.

Nilai-nilai perusahaan, etika, dan tanggung jawab

Bagian kode etik ini merinci topik apa pun yang terkait dengan nilai-nilai yang dijunjung tinggi oleh organisasi dan bagaimana organisasi bermaksud menerapkannya.

Informasi tentang nilai dapat mencakup:

  • Etika bisnis.
  • Hak karyawan.
  • Keanekaragaman dan inklusi .
  • Tanggung jawab sosial .
  • Tanggung jawab lingkungan.
  • Komitmen dan tanggung jawab.

Contoh tanggung jawab lingkungan: Kami di [Nama Perusahaan] berkomitmen untuk memastikan bahwa semua langkah dalam proses produksi kami mengurangi polusi, limbah, emisi, plastik sekali pakai, dan/atau konsumsi sumber daya alam.

Perilaku dan tindakan karyawan

Di bagian perilaku dan tindakan karyawan dari kode etik, kepemimpinan harus membahas apa yang diharapkan terkait dengan kinerja dan perilaku. Ini dapat mencakup elemen-elemen seperti cara memperlakukan sesama karyawan atau hal-hal spesifik terkait cara menjalankan peran mereka secara profesional. Itu juga dapat menggambarkan topik tentang perilaku karyawan.

Contoh perilaku dan tindakan dalam bagian ini adalah:

  • Kejujuran terkait komitmen kerja
  • Standar profesionalisme
  • Penggunaan media sosial berkaitan dengan apakah pantas berada di platform seperti Facebook, Twitter, atau Instagram selama jam kerja
  • Penggunaan aset perusahaan – biasanya aturan yang menguraikan mobil, telepon, atau komputer perusahaan.
  • Aturan komunikasi.
  • Hubungan romantis dengan karyawan lain.
  • Tindakan disipliner.

Contoh penggunaan media sosial : Selama jam kerja standar, [Nama Perusahaan] hanya mengizinkan karyawan untuk menggunakan platform media sosial non-profesional selama jam istirahat. Templat yang disetujui sebelumnya akan diberikan saat memposting konten terkait perusahaan di outlet media sosial profesional seperti LinkedIn.

Untuk semua konten terkait perusahaan lainnya, karyawan harus menyatakan bahwa mereka memposting pemikiran atau pendapat atas nama diri mereka sendiri, bukan perusahaan. Semua pendapat harus menghormati perusahaan. Jika seorang karyawan memiliki komentar atau kekhawatiran tentang perusahaan, harap hubungi manajer atau anggota tim sumber daya manusia alih-alih memposting keluhan secara online.

Kebijakan internal

Porsi kebijakan internal dari kode etik mencakup operasi bisnis sehari-hari. Bagian ini bertujuan memberi karyawan informasi yang diperlukan untuk pertanyaan yang muncul lebih dari yang lain, seperti berapa banyak cuti berbayar yang mereka terima atau apa yang harus dilakukan selama keadaan darurat cuaca.

Beberapa praktik internal yang harus dijelaskan di bagian ini adalah:

  • Kode berpakaian perusahaan.
  • Cuti tahunan, cuti berbayar , dan cuti liburan.
  • Kebijakan cuaca buruk.
  • Proses orientasi .
  • Kehadiran, keterlambatan, dan ketepatan waktu.
  • Penggunaan ponsel pribadi selama jam kerja.
  • Rantai komando.
  • Kepatuhan hukum dan SDM .

Contoh kode berpakaian: Kode berpakaian [Nama Perusahaan] santai atau santai bisnis. Karyawan diperbolehkan memakai jeans, T-shirt, sweater, dan legging. Pakaian bisnis formal, seperti kemeja formal, celana panjang, dan blazer, juga sesuai. Hindari pakaian yang menonjolkan sumpah serapah, robekan, lubang, pernyataan kasar, dan zat ilegal.

Jika klien, pelanggan, atau investor mengunjungi kantor, [Nama Perusahaan] akan memberikan peringatan lanjutan yang sesuai di mana perubahan kode pakaian mungkin diperlukan. Contoh-contoh ini mungkin membutuhkan gaun formal, rok, celana panjang, celana khaki, kemeja berkancing, blus, dan sepatu tertutup.

Kebijakan eksternal

Di sisi lain, kode etik juga harus memiliki kebijakan eksternal. Bagian ini merinci bagaimana karyawan harus berperilaku ketika berhadapan dengan pihak eksternal, seperti pelanggan, klien, atau pemangku kepentingan luar.

Bagian ini mengklarifikasi informasi mengenai:

  • Konflik kepentingan.
  • Pribadi.
  • Kerahasiaan.
  • Kebijakan kekayaan intelektual.
  • Persyaratan seputar komunikasi pelanggan.

Contoh kerahasiaan: Karyawan di [Nama Perusahaan] bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi rahasia yang terkait dengan pelanggan, klien, rekan kerja, pemasok, dan semua operasi dilindungi dengan baik. Informasi tersebut tidak dapat disebarluaskan, termasuk di media sosial, kecuali ada persetujuan terlebih dahulu.

Pelanggaran

Akhirnya, bagian yang merinci perilaku yang memenuhi syarat sebagai pelanggaran diperlukan. Secara teknis, pelanggaran dapat terjadi di bagian di atas, tetapi di sini Anda harus secara eksplisit menyebutkan perilaku yang tidak pantas.

Bagian ini harus mencakup kebijakan seputar:

  • Diskriminasi.
  • Pelecehan seksual.
  • Pelecehan atau penyerangan.
  • Kemabukan.
  • Menindas .
  • Plagiat.
  • Melaporkan pelanggaran.

Contoh diskriminasi: Kami di [Nama Perusahaan] mengikuti undang-undang yang diberlakukan oleh Komisi Kesempatan Kerja yang Setara (EEOC), yang menyatakan bahwa mendiskriminasikan siapa pun adalah ilegal, apakah mereka pelamar atau karyawan saat ini, karena ras, agama, warna kulit, jenis kelamin (termasuk kehamilan, orientasi seksual, dan identitas gender), usia, asal kebangsaan, kecacatan, atau informasi genetik.

Bagaimana menangani pelanggaran kode etik

Mengetahui bagaimana mengelola pelanggaran kode etik itu sulit. Jika seorang karyawan tidak menjunjung tinggi standar profesional yang diuraikan dalam kode etik, tindakan yang tepat mungkin diperlukan.

Pada akhirnya, bagaimana pelanggaran ini ditangani tergantung pada elemen kode etik mana yang telah dilanggar. Misalnya, proses disipliner untuk seseorang yang menggunakan media sosial selama jam kerja dan seseorang yang muncul untuk bekerja di bawah pengaruh narkoba tidak akan sama.

Karena itu, adalah bijaksana untuk menguraikan dalam kode etik bahwa tindakan disipliner, termasuk pemutusan hubungan kerja, karena melanggar kode etik mungkin diperlukan.

Kiat untuk menulis kebijakan kode etik

Saat menulis kebijakan kode etik, tim sumber daya manusia harus mengingat enam tip ini untuk memastikannya selengkap dan sejelas mungkin.

  • Pertimbangkan industri Anda. Misalnya, kode etik akan berbeda untuk perusahaan dengan karyawan di sekolah dibandingkan dengan perusahaan di pabrik.
  • Hindari jargon hukum. Kode etik harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan dapat dipahami oleh siapa saja. Jargon hukum bisa jadi tidak jelas tergantung siapa yang membacanya.
  • Buat itu dapat diakses. Setelah selesai, kode tersebut harus disimpan dalam sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) sehingga karyawan dapat mengaksesnya kapan saja.
  • Libatkan seluruh tim SDM. Setiap orang dalam departemen sumber daya manusia harus disertakan dalam pembuatan kode etik. Seluruh tim harus menandatangani rincian kunci untuk memastikan tidak ada yang lolos dari celah.
  • Sertakan dukungan dari kepemimpinan senior. Pertimbangkan untuk memulai kode etik dengan catatan atau pesan dari CEO, yang menunjukkan dukungan dari pimpinan senior terkait detail yang dijabarkan di halaman berikut.
  • Pastikan itu komprehensif dan penuh dengan contoh. Kode etik harus menampilkan contoh yang jelas yang mungkin dialami karyawan dan bagian FAQ yang menjawab pertanyaan penting.

Contoh kode etik

Terkadang yang terbaik adalah belajar dari contoh. Di bawah ini adalah beberapa kode etik yang ditulis oleh merek terkenal dan terpercaya.

  • Coca-Cola : Merek minuman ringan memudahkan karyawan menemukan jawaban atas apa yang mereka cari dengan daftar isi yang jelas. Dari sana, anggota tim dapat mencari detail terkait merek, melindungi aset, menghindari konflik kepentingan, dan bekerja sebagai tim.
  • Google : Dari hal-hal yang Anda harapkan, seperti detail integritas, prinsip, dan diskriminasi, hingga hal-hal yang tidak boleh Anda lakukan, seperti kebijakan anjing, kode etik Google bersifat informatif dan lugas karena menguraikan detail utama yang harus diketahui karyawan.
  • IBM : Kode etik mereka adalah tentang kepercayaan, dan karyawan melihat bahwa itulah tema umum di seluruh dokumen ini. IBM memulai dengan daftar isi yang mudah dibaca, pesan dari CEO, dan kemudian menyelami pedoman mereka.
  • Apple : Kode etik ini dimulai dengan "Cara kita menjalankan bisnis", yang mengatur nada langsung untuk detail penting tentang perilaku di tempat kerja, melindungi merek, akuntabilitas individu, dan integritas bisnis.
  • Mastercard : Sangat mudah untuk langsung mengetahui bahwa kode etik Mastercard menentukan merek, tema, dan warna. Dimulai dengan pesan dari CEO dan diikuti dengan catatan dari dewan direksi. Ini juga menawarkan daftar isi sehingga karyawan dapat langsung mencari jawaban yang mereka cari.

Adalah baik untuk memiliki standar yang tinggi

Terutama jika menyangkut kode etik yang dijunjung tinggi oleh bisnis Anda. Dari perincian tentang etika bisnis dan penggunaan media sosial hingga kode berpakaian dan pelecehan, memberikan informasi ini kepada karyawan memastikan lingkungan kerja yang aman dan produktif.

Pelajari lebih lanjut tentang apa yang dapat dilakukan perusahaan Anda untuk menghindari lingkungan kerja yang tidak bersahabat .