Panduan Lengkap Migrasi Data Cloud untuk Bisnis

Migrasi data cloud bersifat komprehensif untuk bisnis yang menjadikannya kompleks dan menantang secara teknis. Tetapi pada saat yang sama, ini membuka banyak peluang bagi bisnis untuk meningkatkan proses internal di cloud tujuan baru, yang pada akhirnya membantu mencapai tujuan bisnis.

Jika Anda merencanakan migrasi data cloud perusahaan Anda, panduan ini dapat menawarkan wawasan Anda untuk menyiapkan peta jalan yang tepat dan menyusun seluruh proyek migrasi.

1. Melakukan penilaian pra-migrasi

Tim TI dari setiap bisnis yang merencanakan migrasi data cloud harus melakukan penilaian pramigrasi yang mendalam untuk:

• Temukan dan selesaikan jumlah pengguna yang sebenarnya dan ukuran data yang akan dimigrasikan.
• Pahami struktur kolaborasi cloud sumber dan pertahankan di cloud tujuan.
• Rencanakan keseluruhan SOW (lingkup pekerjaan).
• Dapatkan penawaran harga dari penyedia layanan migrasi.
• Siapkan cloud tujuan.
• Ubah S&K, kebijakan keamanan, dan hukum (jika perlu).

Melakukan analisis pramigrasi yang mendalam juga membantu bisnis dan tim TI mereka mengidentifikasi tantangan dan mencari solusi untuk mengatasinya. Mengidentifikasi tantangan sebelum memulai migrasi dan mengatasinya membantu menurunkan risiko celah dalam proyek migrasi.

Setiap tim yang terkait dengan proyek migrasi harus menghadiri demo, sesi POC, dan pertemuan dengan penyedia layanan migrasi untuk mendapatkan kejelasan tentang alat migrasi dan roadmap proyek migrasi.

Direkomendasikan untuk Anda: Bagaimana Broker Keamanan Akses Cloud Mencegah Pencuri Mencuri Data?

2. Merencanakan jadwal migrasi yang masuk akal

Salah satu indikator kinerja utama dari proyek migrasi data cloud yang sukses adalah penyelesaian tepat waktu. Penyelesaian proyek migrasi tepat waktu merupakan kebutuhan mutlak bagi bisnis dengan tenggat waktu singkat untuk meninggalkan sistem penyimpanan sumber (penyimpanan cloud atau penyimpanan lokal) sebelum rencana tahunannya diaktifkan kembali.

Oleh karena itu, bisnis harus memprioritaskan TI mereka dan tim lain untuk berkolaborasi dan merencanakan jadwal migrasi yang menetapkan ekspektasi yang tepat untuk:

• Inisiasi tepat waktu dari setiap kumpulan migrasi.
• Validasi tepat waktu dari setiap batch migrasi setelah selesai.
• Inisiasi migrasi delta tepat waktu.
• Validasi migrasi delta dan delta perbandingan tepat waktu.
• Penonaktifan tepat waktu dari sistem penyimpanan sumber.

Selain itu, yang terbaik adalah memberikan ruang untuk fleksibilitas dalam garis waktu migrasi untuk mempertimbangkan potensi hambatan seperti pelambatan API dan konflik file. Menyelesaikan pelambatan API dan konflik file dapat memakan sedikit waktu. Jadi, timeline harus disesuaikan.

3. Memilih fitur yang akan dimigrasi beserta datanya

Karena migrasi data cloud untuk bisnis bukanlah proses dump data langsung, sangat penting untuk memilih semua fitur penting yang ditautkan ke data dan mentransfernya ke cloud tujuan. Fitur tersebut meliputi:

• Root folder dan izin file.
• Folder dalam dan izin file.
• Selektif atau semua versi file.
• Stempel waktu.
• Tautan tersemat.
• Tautan bersama.
• Saham eksternal.
• Komentar file sebaris.

Mentransfer dan mempertahankan fitur ini membantu bisnis memastikan bahwa kolaborasi antara pengguna dan timnya tidak terpengaruh. Bisnis juga perlu memindahkan file khusus penyimpanan sumber dan memastikan bahwa alat vendor migrasi dapat mengonversi file spesifik tersebut ke format yang didukung cloud tujuan.

Misalnya, dalam migrasi Google Drive ke OneDrive, bisnis harus mentransfer Google Spreadsheet, Dokumen, dan Slide dan mengonversinya ke format file yang didukung OneDrive, termasuk Microsoft Excel, Word, dan PowerPoint.

4. Memilih lingkungan migrasi yang tepat

Memilih lingkungan migrasi data cloud yang tepat membantu bisnis mencapai keseimbangan antara keamanan migrasi data dan biaya sesuai kebutuhan mereka. Tim TI memiliki dua opsi lingkungan migrasi untuk dipilih:

• Lingkungan migrasi berbasis cloud.
• Lingkungan migrasi lokal.

Lingkungan migrasi berbasis cloud adalah opsi standar untuk banyak migrasi data bisnis. Itu cukup aman dan memudahkan bisnis untuk menjaga biaya proyek migrasi tetap terkendali. Vendor migrasi data menggunakan server khusus untuk melakukan transfer data secara aman melalui akses data berbasis API.

Di sisi lain, lingkungan migrasi lokal tidak semudah lingkungan migrasi berbasis cloud. Ini mengharuskan bisnis untuk menggunakan alat/platform migrasi di server lokal mereka untuk melakukan migrasi secara lokal.

Sifat lokal/terisolasi dari lingkungan lokal membuatnya sangat aman tetapi, pada saat yang sama, kompleks secara teknis. Selain itu, migrasi berbasis lingkungan lokal biasanya lebih mahal daripada proyek migrasi berbasis cloud karena komplikasi teknis yang terlibat.

5. Memulai migrasi dan memeriksa laporan migrasi reguler

Menyelesaikan semua konfigurasi/parameter migrasi data cloud dan memulai proses transfer data tepat waktu membantu bisnis mengikuti garis waktu proyek yang direncanakan. Tim TI yang mengawasi proyek migrasi harus memeriksa laporan perkembangan harian setelah memulai proses migrasi.

Tim TI dan anggota tim manajemen yang memeriksa laporan migrasi harian harus mencari wawasan penting untuk melacak kemajuan transfer data. Beberapa area utama untuk diperiksa dalam laporan migrasi data meliputi:

• Jumlah item (file, folder, dan akun pengguna) yang dimigrasikan.
• Detail item yang dimigrasikan.
• Tanggal mulai dan akhir transfer item yang dimigrasikan.
• Peringatan file/folder dan status konflik.
• Kumpulan item berikutnya yang dialokasikan untuk kumpulan migrasi lainnya.

Juga, semua orang kunci di perusahaan harus menerima laporan migrasi setiap hari atau setiap minggu. Pendekatan ini membantu memastikan tampilan 360° dari kemajuan migrasi di seluruh perusahaan.

Anda mungkin menyukai: Menggunakan Cloud untuk Data Besar: Tantangan dan Langkah Mengatasinya.

6. Memvalidasi migrasi setelah selesai

Validasi yang tepat diperlukan untuk setiap bisnis yang telah memigrasikan data dari sumber ke tujuan menggunakan alat vendor migrasi. Hanya melalui validasi yang tepat, tim TI dapat memastikan bahwa migrasi berhasil sepenuhnya.

Ada beberapa tingkatan untuk memvalidasi data yang dimigrasikan. Tingkat pertama adalah memeriksa laporan keberhasilan migrasi dari semua kumpulan migrasi. Ini membantu mengidentifikasi apakah satu atau lebih file dan folder mengalami konflik. Memeriksa laporan migrasi juga membantu bisnis memahami waktu yang dibutuhkan untuk memigrasi setiap kumpulan dan apakah proyek berjalan sesuai jadwal yang direncanakan.

Tingkat kedua validasi migrasi data cloud adalah membandingkan data sumber dan tujuan untuk mengidentifikasi file dan folder yang terlewat. Teknik yang disebut delta perbandingan membantu tim TI membandingkan data sumber dan tujuan dengan mudah dan mengetahui apakah ada file dan folder yang terlewat selama migrasi.

7. Memulai migrasi delta untuk mentransfer perubahan inkremental

Mentransfer perubahan inkremental yang dibuat ke data cloud sumber selama migrasi data adalah salah satu cara terpenting untuk memastikan bahwa proyek migrasi data cloud berhasil sepenuhnya. Cara standar industri untuk mentransfer perubahan inkremental adalah melalui migrasi delta.

Teknologi migrasi delta bekerja secara cerdas dengan mengidentifikasi perubahan pada data cloud sumber dan secara eksklusif memigrasikannya ke tujuan tanpa memigrasi ulang data asli. Pendekatan ini membantu menghindari penimpaan data dan memastikan hanya perubahan inkremental yang diperbarui di cloud tujuan.

Karena banyak vendor migrasi menawarkan migrasi delta sebagai bagian dari paket layanan lengkap, bisnis harus memastikan bahwa tidak ada biaya tambahan untuk melakukan migrasi delta setelah menyelesaikan migrasi satu kali.

8. Memvalidasi migrasi delta

Memvalidasi migrasi delta sama pentingnya dengan memvalidasi migrasi satu kali. Mirip dengan validasi migrasi satu kali, memeriksa laporan adalah cara terbaik untuk memvalidasi semua jenis migrasi delta, baik sederhana maupun ekstensif.

Meskipun pemeriksaan laporan bekerja secara efisien dalam banyak kasus migrasi data cloud untuk bisnis, hal itu mungkin tidak cukup untuk memvalidasi migrasi delta yang ekstensif dan rumit. Dan di situlah fitur perbandingan delta masuk ke dalam gambar.

Tim TI dapat menggunakan teknik delta perbandingan serupa untuk memvalidasi migrasi satu kali untuk memeriksa perubahan yang terlewatkan selama migrasi delta. Tim TI kemudian dapat membuat perubahan inkremental yang terlewat dimigrasikan kembali ke cloud tujuan untuk memastikan semua data yang dimigrasikan adalah yang terbaru.

Tidak seperti migrasi delta biasa, fungsi perbandingan delta mungkin dikenakan biaya tambahan. Oleh karena itu, bisnis harus memahami penawaran harga migrasi dengan vendor migrasi dan menyesuaikan anggaran migrasi.

9. Mengarahkan pengguna akhir ke cloud tujuan

Setelah menyelesaikan migrasi data cloud, tugas penting berikutnya adalah mengaktifkan pengguna akhir (karyawan dan tim) ke cloud tujuan baru. Cara terbaik untuk maju adalah memiliki rencana orientasi yang tepat yang mencakup pelatihan pengguna terstruktur.

Melatih pengguna akhir untuk menggunakan cloud tujuan sangat penting terutama untuk bisnis yang telah memigrasikan data dari platform penyimpanan berorientasi pengguna (misalnya, Box Business) ke cloud tujuan dengan sistem penyimpanan terpusat, seperti Microsoft 365.

Memahami tata letak terpusat dari cloud suite tujuan baru membantu pengguna akhir mereplikasi alur kolaborasi mereka. Hal ini, pada gilirannya, memastikan bahwa tidak ada penurunan produktivitas individu/tim dan efisiensi operasional secara keseluruhan.

10. Penonaktifan sistem penyimpanan sumber

Bisnis yang telah memigrasikan pengguna dan data ke cloud baru untuk menurunkan biaya pengoperasian perlu menonaktifkan sistem penyimpanan sumber (penyimpanan cloud atau penyimpanan lokal/lokal). Penonaktifan penyimpanan sumber tepat waktu sangat penting untuk menghindari perpanjangan lisensinya.

Namun pada saat yang sama, bisnis perlu memperhatikan pengarsipan data penting di penyimpanan sumber. Misalnya, bisnis harus menghindari transfer data yang ditautkan ke aplikasi lokal saat bermigrasi dari penyimpanan lokal ke cloud.

Anda mungkin juga menyukai: Menyediakan Keamanan Data Melalui Layanan Berbasis Cloud untuk Melawan Tantangan Keamanan.

Kesimpulan

Kesimpulannya, bisnis harus memastikan bahwa tim TI mereka menonaktifkan penyimpanan sumber tepat waktu (sebelum perpanjangan lisensi) sambil mengarsipkan data penting dan memperbarui/membeli lisensi hanya untuk data/pengguna yang diarsipkan.

 Artikel ini ditulis oleh Pankaj Rai. Pankaj di CloudFuze, membantu pemimpin bisnis, pembuat keputusan, manajer TI, dan tim TI mendekati migrasi data secara strategis untuk meningkatkan hasil proses bisnis. Anda dapat mengikutinya di LinkedIn.