Mengaktifkan Keunggulan: Memigrasikan HCI ke HubSpot

Bermigrasi dari satu sistem ke sistem lainnya dapat menjadi tugas yang menakutkan bagi perusahaan mana pun, tetapi juga dapat memberikan peluang untuk pertumbuhan dan peningkatan efisiensi. Baru-baru ini, tim kami mendapat kesempatan untuk bekerja dengan HCI, sebuah perusahaan manajemen lingkungan yang ingin pindah dari Quickbase ke HubSpot. Dalam prosesnya, kami menerapkan dan merancang ulang struktur dan proses data kompleks mereka, serta melatih tim mereka tentang alat HubSpot.

Perusahaan dan Tantangannya

HCI menggunakan Quickbase sebagai basis data utamanya selama beberapa tahun. Meskipun Quickbase telah memenuhi kebutuhan mereka dengan baik, mereka berupaya merampingkan proses dengan otomatisasi dan meningkatkan kemampuan pelaporan. Setelah berinteraksi dengan Kuno Creative dan mempelajari kemampuan HubSpot, mereka memutuskan beralih ke HubSpot adalah keputusan yang tepat. Selain tantangan normal untuk memigrasikan data ke sistem baru dan memfasilitasi semua proses yang menyertainya, HCI juga memiliki tim yang nyaman dengan proses sehari-hari mereka dan membutuhkan dukungan melalui proses untuk memastikan adopsi dan tingkat kenyamanan yang cukup melalui manajemen perubahan.

Belajar Tentang Proses HCI

Kuno menghabiskan sebagian besar minggu pertama untuk mempelajari bisnis, proses, dan tantangan unik HCI. Hal ini memungkinkan kami untuk mengembangkan instans HubSpot mereka dengan cara yang masuk akal bagi mereka sekaligus tetap dapat diadopsi dan diakses. Penting juga untuk tidak mengulangi kesalahan yang dibuat dalam CRM sebelumnya: lagipula, HCI bergerak karena suatu alasan dan HubSpot memberikan peluang unik untuk mengatur ulang proses yang cacat dan membangun proses yang berfungsi dalam solusi CRM yang lebih disesuaikan.

Penting juga untuk menyelaraskan garis waktu, tonggak sejarah, dan urutan peristiwa. Hal ini memberikan kepercayaan tim HCI untuk terus bekerja dalam CRM mereka saat ini melalui rencana proyek yang dikomunikasikan secara efektif selama lima bulan.

Solusi Kami

Membuat Objek Kustom Di HubSpot

Salah satu item pertama yang ditangani dalam migrasi adalah memetakan objek khusus untuk "penjadwalan pekerjaan". Untuk melakukannya, tim Kuno mempekerjakan Lucidchart untuk membuat ERD dan memproses dokumentasi dan diagram alur, membantu tim HCI memvisualisasikan data mereka di lingkungan baru. Ini juga memberikan kesempatan untuk mendemonstrasikan kemampuan HubSpot sehubungan dengan fungsionalitas dan penyesuaian CRM-nya—sesuatu yang mereka perjuangkan di Quickbase. Kami bekerja sama dengan mitra HCI untuk memastikan objek kustom baru akan memenuhi kebutuhan mereka dan menyediakan pelaporan yang memadai.

Memigrasikan Data Dari Quickbase ke HubSpot

Setelah objek khusus dibuat dan divalidasi, langkah selanjutnya adalah migrasi data ke HubSpot. Ini adalah proses kompleks yang membutuhkan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat. Rencana kami termasuk memetakan data dari Quickbase, menyelaraskan objek, menguji proses migrasi, dan menerapkan pemeriksaan validasi data untuk memastikan akurasi di HubSpot.

Untuk memfasilitasi migrasi, kami mengembangkan integrasi kustom satu arah dari Quickbase ke HubSpot. Ini menghubungkan semua aspek database: aktivitas, kontak, perusahaan, peluang, dan, yang sama pentingnya, asosiasi antara entitas ini. Hal ini memungkinkan kami untuk memindahkan kumpulan data besar antara objek khusus dan standar secara massal, membuat migrasi awal menjadi proses yang lancar dan, yang terpenting, memfasilitasi migrasi delta yang mulus. Memiliki data untuk tujuan pelatihan dan penyiapan adalah penting, tetapi memiliki semua data "di antara sistem" sangat penting untuk kenyamanan HCI di HubSpot saat diluncurkan.

Latih Tim di HubSpot

Dengan data yang berhasil dimigrasikan ke HubSpot, langkah selanjutnya adalah melatih HCI untuk menggunakan platform baru. Kami mengembangkan rencana pelatihan khusus yang mencakup sesi pelatihan tatap muka dan virtual, yang mencakup semuanya mulai dari navigasi dasar hingga kemampuan pelaporan yang lebih canggih.

Adopsi

Pelatihan hanyalah salah satu komponen adopsi, tetapi adopsi yang berhasil lebih dalam dari itu—itu berarti memastikan tim klien diperlengkapi sepenuhnya untuk berhasil dan berkembang di lingkungan baru mereka.

• Kami mulai dengan dasar-dasarnya, dengan sengaja mengerjakan fungsi yang lebih kompleks sesuai izin data
• Kami menyetujui tanggal peralihan sebelumnya untuk memastikan semua orang merasa nyaman dan tidak ada kejutan
• Tim Kuno dengan senang hati menyediakan modul pelatihan tambahan dan panggilan dukungan dalam minggu-minggu setelah peluncuran HubSpot untuk memastikan adopsi dan kenyamanan

Ubah Manajemen Dalam Proyek

Manajemen perubahan adalah komponen penting dari proyek ini. Kami menyadari bahwa migrasi dari Quickbase ke HubSpot akan memerlukan perubahan yang signifikan dalam cara kerja tim HCI. Untuk membantu mengelola perubahan ini, kami bekerja sama dengan mereka untuk mengembangkan rencana komunikasi yang mencakup pembaruan rutin tentang kemajuan proyek, sesi pelatihan, dan dukungan berkelanjutan.

Kami juga menyediakan sumber daya, seperti panduan pengguna dan lembar contekan, untuk membantu HCI menavigasi sistem baru. Terakhir, kami melakukan tinjauan pasca implementasi untuk mengumpulkan umpan balik dari tim klien dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Hasil

Kami berhasil memigrasikan HCI ke HubSpot, melatih tim mereka tentang sistem baru, dan memberikan dukungan berkelanjutan untuk memastikan penerapan yang langgeng. Manajemen perubahan adalah komponen penting dari proyek, dan kami membantu mereka dengan mengembangkan rencana komunikasi yang jelas dan menyediakan sumber daya dan dukungan yang disengaja. Hasilnya adalah kesuksesan yang tidak diragukan lagi: klien kami sekarang menikmati proses yang lebih ramping dan peningkatan efisiensi melalui HubSpot.

Benturan

Otomasi saja menghemat HCI sekitar 6,5 jam per hari yang dapat dialokasikan untuk penjualan daripada pekerjaan administratif, yang berdampak positif pada pendapatan. Melalui pelatihan ekstensif dan komunikasi berkelanjutan, tim HCI beroperasi di platform baru mereka dengan mudah, menikmati perolehan dan rotasi prospek otomatis, visibilitas yang lebih baik ke dalam proses penjualan dan penyerahan, dan pelaporan yang lebih jelas, semuanya memungkinkan HCI tumbuh dan berkembang dengan platform yang dapat tumbuh dan berkembang bersama mereka.

Tim profesional HubSpot kami telah berhasil melakukan migrasi HubSpot yang tak terhitung jumlahnya, memperkuat organisasi di seluruh spektrum, memungkinkan mereka memenuhi dan melampaui tujuan bisnis dengan mudah. Hubungi kami dan bersama-sama, mari kita lihat bagaimana kami dapat mengaktifkan keunggulan untuk tim Anda.