Bagaimana Analisis Perjalanan Bisnis Membantu Membuat Keputusan yang Lebih Cerdas

Data selalu menjadi landasan dalam semua keputusan bisnis strategis.

Namun, pendekatan ini belum begitu luas dalam mengarahkan keputusan berdasarkan data mengenai perjalanan karyawan.

Seiring dengan semakin pentingnya perjalanan bisnis , penting bagi perusahaan untuk mengalihkan fokus mereka ke solusi teknologi. Analisis perjalanan bisnis dapat digunakan untuk mendapatkan wawasan tentang kebutuhan perjalanan Anda. Hal ini dapat membantu mentransformasi manajemen perjalanan perusahaan Anda, mengoptimalkan biaya, meningkatkan pengalaman wisatawan, dan membantu mengambil keputusan yang lebih cerdas.

Namun bagaimana Anda dapat memanfaatkan sepenuhnya peluang tak terbatas yang menyertai analisis perjalanan bisnis?

Baca artikel ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang pentingnya analisis perjalanan bisnis dalam merestrukturisasi praktik manajemen perjalanan perusahaan Anda dan cara membuka potensinya yang tak terbatas.

Analisis data perjalanan mencakup empat langkah:

• Mengumpulkan data perjalanan bisnis.
• Memproses data yang dikumpulkan dan mengelompokkannya menjadi informasi yang dapat dikonsumsi.  
• Mengidentifikasi tren perjalanan, pola pengeluaran, kebocoran biaya, dan lainnya dari data yang diproses.
• Membuat keputusan berdasarkan informasi berdasarkan wawasan ini.

Dengan kekuatan wawasan ini, perusahaan dapat lebih memahami pengeluaran perjalanan, perilaku wisatawan, dan manajemen risiko mereka, yang bermanfaat bagi organisasi dan karyawannya.

Apa saja jenis analisis perjalanan bisnis?

“Dengan kekuatan yang besar, datang pula tanggung jawab yang besar.” Kutipan terkenal ini berlaku bagi manajer perjalanan yang memiliki tanggung jawab untuk meningkatkan program perjalanan perusahaan mereka agar lebih efisien.

Oleh karena itu, mengumpulkan data perjalanan perusahaan saja tidak cukup. Manajer perjalanan harus dapat mengkategorikan dan memproses data ini secara bermakna untuk meninjau, meningkatkan, dan memperkenalkan kebijakan perjalanan yang lebih baik dalam organisasi mereka.

Berikut adalah tiga jenis analisis data yang tidak hanya memberikan visibilitas lengkap namun juga membuka peluang untuk mengambil keputusan yang lebih baik terkait perjalanan bisnis dan manajemen pengeluaran perusahaan:

Sumber: myBiz oleh MakeMyTrip

Analisis biaya

Pengeluaran perjalanan adalah elemen penting dari data perjalanan bisnis. Dengan memantau dengan cermat biaya perjalanan karyawan perusahaan, mudah untuk mengidentifikasi bidang-bidang inti dari:

• Tabungan
• Perundingan
• Kepatuhan yang lebih baik

Hal ini dapat lebih menyoroti bidang-bidang yang memerlukan alokasi anggaran dan bidang-bidang yang mempunyai peluang untuk mengurangi biaya. Dengan solusi data perjalanan yang cerdas, perusahaan dapat merencanakan anggaran perjalanan mereka untuk menghasilkan penghematan yang lebih tinggi.

Analisis perilaku wisatawan

Meskipun meningkatkan penghematan perjalanan bisnis adalah tujuan akhir, perusahaan juga harus berupaya meningkatkan pengalaman wisatawan. Sasaran ini mudah dicapai dengan analisis perjalanan bisnis karena menganalisis perilaku wisatawan, tren, dan preferensi pemesanan.

Dengan menerapkan wawasan perjalanan ini, bisnis dapat memperoleh profitabilitas yang lebih tinggi karena memungkinkan mereka menyelaraskan tujuan tabungan dengan kepuasan pelancong bisnis. Memperhatikan rekomendasi khusus yang dihasilkan oleh analisis data perilaku dapat mempermudah personalisasi perjalanan karyawan, sehingga dapat meningkatkan produktivitas.

Analisis manajemen risiko

Memprioritaskan keselamatan karyawan adalah suatu keharusan dalam mengelola perjalanan perusahaan. Analisis manajemen risiko dapat digunakan untuk mengidentifikasi potensi risiko perjalanan, menilai kemungkinan dampaknya, dan meminimalkannya secara proaktif.

Pendekatan berbasis data, berkat analisis data perjalanan, dapat membantu memitigasi risiko ini sekaligus memungkinkan perusahaan memenuhi kewajiban kewajiban mereka.

Mengapa analisis perjalanan bisnis penting?

Data yang tepat dapat memberikan organisasi Anda informasi yang diperkaya dan sangat penting dalam meningkatkan praktik dan kebijakan perusahaan. Manfaat analisis perjalanan bisnis tidak terbatas, dan keunggulan tersebut dapat membedakan Anda dari pesaing .

Meningkatkan efisiensi dan penghematan biaya

Mengelola biaya perjalanan bisnis dapat menjadi tantangan. Ketika perjalanan dipesan melalui platform yang berbeda, akan sulit untuk memperkirakan proyeksi pengeluaran secara akurat, dan mudah untuk melampaui anggaran jika Anda tidak hati-hati.

Analytics memecahkan masalah ini dengan menawarkan visibilitas terhadap pola pembelanjaan, membantu tim keuangan menentukan area pengeluaran yang berlebihan, dan menerapkan langkah-langkah penghematan biaya.

Meningkatkan kepuasan dan produktivitas wisatawan

Dengan mempersonalisasi pengalaman perjalanan bagi karyawan, perusahaan dapat menunjukkan bahwa mereka peduli terhadap kesejahteraan mereka.

Dengan bantuan data, mengatasi masalah mereka dan memperhatikan preferensi mereka menjadi lebih mudah. Hal ini memastikan karyawan menjadi lebih bahagia dan terlibat, sehingga berdampak positif pada tingkat produktivitas.

Pengambilan keputusan yang lebih cerdas

Data memberikan gambaran paling akurat, menawarkan wawasan untuk membantu pemangku kepentingan seperti manajer perjalanan, tim keuangan, dan SDM membuat keputusan cerdas.

Dengan kekuatan analitik, mereka dapat menyempurnakan kebijakan yang ada, mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik, dan memilih pemasok yang baik untuk bisnis. Hal ini memudahkan dalam mengenali tren dan mengembangkan strategi efektif untuk meningkatkan praktik pengelolaan.

Cara meningkatkan program perjalanan perusahaan melalui analisis data

Setelah manajer perjalanan mengumpulkan semua data yang diperlukan, mereka dapat menggunakannya sebagai panduan untuk meningkatkan program perjalanan perusahaan mereka.

Mereka dapat memanfaatkan data untuk mencapai keseimbangan antara pembelanjaan cerdas dan operasional yang efisien. Hal ini dapat menghasilkan penghematan yang lebih tinggi, kepatuhan yang lebih baik, dan pengalaman perjalanan karyawan yang lebih nyaman.

Sumber: myBiz oleh MakeMyTrip

Menyusun pedoman pemesanan terlebih dahulu

Analisis menyeluruh mengenai jadwal pemesanan, mulai dari tanggal keberangkatan hingga pemesanan kembali, dapat membantu perusahaan menetapkan kebijakan yang mendorong pemesanan di muka.

Oleh karena itu, data ini memiliki kemungkinan untuk mengurangi peningkatan biaya akibat pemesanan menit-menit terakhir.

Pemesanan di luar kebijakan

Mengamati peningkatan pemesanan di luar kebijakan dapat memberikan petunjuk mengenai perlunya pengecualian kebijakan.

Dengan menyadari sifat sensitif terhadap waktu dan ketidakpastian yang terkait dengan perjalanan bisnis, perusahaan dapat membuat pengecualian dalam kebijakan yang menyeimbangkan kepatuhan dan fleksibilitas.

Membatasi pengeluaran pemesanan penerbangan

Jika biaya pemesanan perjalanan perusahaan menumpuk, inilah saatnya menganalisis frekuensi pemesanan penerbangan premium.

Dengan mengidentifikasi dan membatasi pemesanan tersebut, pengeluaran yang tidak diperlukan untuk perjalanan perusahaan dapat dibatasi, dan secara proaktif mengelola biaya. Alternatifnya, tentukan contoh di mana pemesanan tersebut diperbolehkan beserta alur persetujuan yang harus diikuti.

Menerapkan batasan biaya hotel

Dengan mengevaluasi pengeluaran perjalanan untuk pemesanan hotel di berbagai kota, manajer perjalanan dapat menerapkan batasan jumlah pengeluaran berdasarkan penunjukan karyawan dan tingkatan kota.

Manajer perjalanan juga dapat memasukkan keadaan di mana pemesanan ini diperbolehkan dan siapa yang perlu menyetujuinya jika ada pengecualian.

Menyesuaikan pilihan hotel berdasarkan struktur organisasi

Manajer perjalanan dapat melihat opsi pemesanan hotel yang sering dipilih dari reservasi sebelumnya dan mencantumkannya sebagai akomodasi pilihan berdasarkan struktur organisasi.

Hal ini membantu menghemat waktu dan uang sekaligus memastikan karyawan Anda merasakan kenyamanan maksimal selama perjalanan bisnis mereka.

Mencari hotel bersertifikat GST

Manajer perjalanan dapat menggunakan data hotel yang dijamin GST di India dan penghematan yang dihasilkan dengan menggunakan faktur ini untuk mengklaim manfaat pajak seperti kredit pajak masukan (ITC) untuk lebih menyempurnakan daftar hotel pilihan mereka. Hal ini tidak hanya akan memastikan bahwa pilihan akomodasi mematuhi peraturan GST di India, namun juga akan berfungsi sebagai jendela penghematan bagi perusahaan.

Untuk memperlancar proses ini, bisnis dapat bekerja dengan perangkat lunak manajemen perjalanan yang tepat yang memfasilitasi faktur hotel GST yang terjamin untuk memaksimalkan penghematan.

Cara mengumpulkan data perjalanan bisnis

Agar perusahaan dapat memaksimalkan manfaat analisis perjalanan bisnis, kuncinya adalah memiliki data yang akurat dan relevan. Oleh karena itu, banyak hal bergantung pada cara bisnis mengumpulkan data ini.

Di sini, kami akan menjelajahi sumber data paling relevan untuk mengoptimalkan strategi perjalanan perusahaan Anda.

Sistem pemesanan perjalanan dan manajemen pengeluaran

Mengumpulkan data perjalanan dapat menjadi mudah dengan sistem manajemen perjalanan dan pengeluaran bisnis yang terintegrasi dengan baik. Dengan bantuan perangkat lunak perjalanan & pengeluaran yang tepat, bisnis dapat dengan mudah menangkap data yang relevan seperti pemesanan perjalanan, pengeluaran perjalanan, kepatuhan perjalanan, pola perjalanan, dan banyak lagi.

Memanfaatkan data yang dikumpulkan melalui sistem ini dapat dilakukan dengan mudah dan efisien, antara lain seperti GST untuk biaya perjalanan atau ITC untuk biaya perjalanan. Hal ini dapat membantu mengumpulkan wawasan mendalam mengenai praktik perjalanan organisasi.

Data yang dikumpulkan kemudian dapat memainkan peran penting dalam memperlancar perjalanan bisnis karyawan Anda, sehingga perjalanan menjadi lebih lancar.

Umpan balik dan survei wisatawan

Pertumbuhan didorong oleh perbaikan terus-menerus. Cara terbaik bagi perusahaan untuk mengetahui perubahan apa yang perlu dilakukan adalah dengan sering mengumpulkan masukan dari karyawan yang melakukan perjalanan bisnis. Survei wisatawan ini dapat menyoroti area inti perubahan berdasarkan preferensi, pengalaman, dan tantangan mereka.

Menggabungkan data kualitatif dengan analisis kuantitatif dapat memberikan pemahaman yang lebih baik dan membantu manajer perjalanan mengembangkan ide perjalanan bisnis untuk perbaikan.

Pemantauan kepatuhan kebijakan perjalanan

Sudah menjadi rahasia umum bahwa kepatuhan terhadap kebijakan perjalanan adalah rahasia menghemat uang dalam perjalanan bisnis. Namun, Anda mungkin tidak menyadari bahwa melacak data kepatuhan dapat memberi Anda wawasan berharga tentang pola perjalanan perusahaan Anda.

Menyusun kebijakan perjalanan yang komprehensif bagi karyawan di India dapat membantu organisasi mengawasi kepatuhan dan memberikan kontrol lebih besar terhadap perjalanan dan pengeluaran perusahaan. Hal ini memberikan pandangan menyeluruh mengenai bidang-bidang ketidakpatuhan yang memerlukan tindakan perbaikan segera.

Oleh karena itu, mengawasi kepatuhan kebijakan adalah cara cerdas menggunakan data guna mendorong penghematan biaya bagi perusahaan.

Bagaimana menganalisis data perjalanan bisnis

Mengumpulkan data perjalanan hanyalah langkah pertama menuju analisis perjalanan bisnis. Tantangan sebenarnya adalah mencari cara untuk memahami data yang dikumpulkan dari ratusan dan ribuan pemesanan setiap bulannya.

Di sinilah keajaiban analisis perjalanan bisnis dapat membantu Anda. Namun Anda memerlukan alat dan teknik yang tepat untuk melakukannya.

Sumber: myBiz oleh MakeMyTrip

Visualisasi dan pelaporan data

Sampai data Anda menceritakan sebuah kisah, hal tersebut tidak akan bermakna.

Data yang dapat dicerna adalah cara termudah untuk menganalisis dan memahami perilaku dan pembelanjaan wisatawan. Dasbor yang sangat visual dan mudah dipahami yang memberikan wawasan kinerja sekilas dapat memungkinkan pemangku kepentingan melihat tren dan wawasan dengan cepat.

Visualisasi data memecah informasi kompleks dan membantu menjelaskan pola yang memandu pengambilan keputusan yang efektif.

Analisis prediktif untuk memperkirakan pola perjalanan

Mengidentifikasi peluang pertumbuhan akan lebih mudah jika terdapat wawasan dan pandangan ke depan. Cara mudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan wawasan prediktif untuk bereksperimen dengan perubahan kebijakan perjalanan dan menganalisis pengaruhnya terhadap kinerja di masa depan.

Dengan melihat data historis, perusahaan dapat memperkirakan:

• Pola perjalanan
• Fluktuasi permintaan
• Tren pasar dan harga

Dengan pengetahuan ini, organisasi dapat memperoleh keunggulan dalam negosiasi pemasok, mengantisipasi masalah yang akan datang, dan mengoptimalkan program perjalanan untuk mencapai kesuksesan maksimal.

Aplikasi AI dan ML dalam analisis perjalanan

Penggunaan teknologi canggih seperti AI atau ML dapat membantu bisnis menganalisis data dalam jumlah besar. Memproses hal ini dapat mengungkap pola dan hubungan unik yang dapat meningkatkan pertumbuhan perusahaan mana pun.

Oleh karena itu, dalam hal perjalanan bisnis, mengotomatiskan beberapa langkah yang terlibat dapat membantu mendeteksi anomali dengan cepat dan mengoptimalkan program perjalanan untuk perjalanan yang dipersonalisasi.

Praktik terbaik untuk membangun program analisis perjalanan bisnis yang efektif

Untuk memanfaatkan analisis perjalanan bisnis secara maksimal, setiap organisasi harus mematuhi praktik terbaik berikut:

• Siapkan indikator kinerja utama (KPI) dan tentukan hasil yang diharapkan untuk mengukur keberhasilan secara akurat. Anda dapat mengukur KPI seperti penghematan yang terjadi, tingkat kepatuhan kebijakan, skor kepuasan wisatawan, atau metrik lainnya yang penting bagi perusahaan Anda.
• Pastikan untuk menumbuhkan budaya berbasis data dalam perusahaan Anda. Hal ini akan meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan para pemangku kepentingan dan membantu mereka tetap menjadi yang terdepan.
• Menghormati privasi wisatawan sangat penting untuk membangun elemen kepercayaan. Oleh karena itu, pertimbangkan untuk menetapkan protokol keamanan dan langkah-langkah regulasi data dalam organisasi.
• Mendorong literasi data di dalam perusahaan dengan menyediakan modul pelatihan dan praktik yang memadai.
• Tingkatkan kolaborasi lintas fungsi untuk mendapatkan wawasan yang lebih baik dari setiap perspektif. Bagaimanapun, ini semua tentang kerja tim.

Karyawan yang lebih bahagia akan menghasilkan hasil yang lebih baik

Memanfaatkan manfaat analisis perjalanan bisnis dapat memberikan keunggulan serius bagi perusahaan Anda. Di era pengambilan keputusan berbasis data ini, hal ini benar-benar memegang kunci untuk mengubah bisnis Anda manajemen perjalanan perusahaan.

Memanfaatkan kekuatan analitik dapat memaksimalkan penghematan Anda, meningkatkan kenyamanan wisatawan, dan, yang lebih penting, memastikan keselamatan karyawan Anda. Analisis perjalanan bisnis memberikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat membuat pelancong bisnis lebih bahagia dan memberikan hasil yang meningkatkan pertumbuhan perusahaan Anda.

Bepergian dengan cerdas. Rencanakan perjalanan perusahaan yang hemat biaya dengan bantuan penyedia layanan manajemen perjalanan bisnis.